كيفية كتابة رسالة إجازة الغياب

الحياة لا تسير دائما كما هو مخطط لها. وعندما يكون هناك اضطراب كبير، قد يصبح من الضروري أخذ بعض الوقت بعيدا عن العمل. في هذه الحالة، سيكون خطاب الإجازة جزءًا أساسيًا من العملية.

من المهم أن تفهم التوقعات من هذا النوع من الرسائل أو البريد الإلكتروني، لذلك سنلقي نظرة على كل ما تحتاج إلى معرفته للتعامل مع هذا الموقف بأقل قدر ممكن من التوتر، بما في ذلك كيفية كتابة خطاب إجازة احترافي.

ما هي إجازة الغياب؟

الإجازة هي عندما يأخذ شخص ما بعض الوقت من العمل بسبب حدث كبير في الحياة أو بعض الظروف الأخرى غير المتوقعة. يمكن أن تختلف مدة هذه الإجازة، ولكن اعتمادًا على طبيعة الحدث، قد تكون فترة زمنية ممتدة، مثل أسابيع أو حتى أشهر. المفهوم دائمًا هو أنك ستعود إلى وظيفتك في تاريخ لاحق.

تشمل الأسباب التي قد تجعل شخصًا ما يأخذ إجازة غيابًا (على سبيل المثال لا الحصر):

• تبني طفل
• ولادة طفل
• أن تصبح مقدم رعاية لأحد أفراد الأسرة
• التعامل مع حالة صحية خطيرة
• الحداد على وفاة أحد أفراد الأسرة المقربين
• الذهاب في إجازة عسكرية
• مواصلة تعليمك
• الانتقال إلى ولاية أو بلد مختلف

إذا كانت إجازتك مؤهلة بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA)، فيحق لك الحصول على إجازة محمية وغير مدفوعة الأجر لمدة تتراوح من 12 إلى 26 أسبوعًا خلال أي سنة معينة. يجب الموافقة على الأسباب غير المغطاة لإجازة الغياب وفقًا لتقدير صاحب العمل. وفي كلتا الحالتين، من المهم تقديم طلب إجازة مكتوب لبدء العملية.

كيفية كتابة رسالة إجازة

عند كتابة خطاب إجازة، يجب أن تسعى جاهدة للحصول على لهجة احترافية وإبقائها موجزة. وهذا يعني البدء بتحية رسمية، ثم الانتقال إلى طلبك وأي تفاصيل سيحتاج صاحب العمل إلى معرفتها بشأن إجازتك، وانتهاءً بتوقيعك. عندما يكون ذلك ممكنًا، قم بإبلاغ صاحب العمل قبل إرسال خطاب طلب إجازة رسمي، وابذل قصارى جهدك لإعطاء مهلة قصيرة قبل بدء إجازتك. بهذه الطريقة، لن تتفاجأ شركتك وستتاح لها الفرصة للاستعداد.

فيما يلي أربعة تفاصيل تريد تضمينها:

1 الإطار الزمني:يجب أن يُعطى صاحب العمل فكرة واضحة قدر الإمكان عن مقدار الوقت الذي تحتاجه بعيدًا، بما في ذلك تاريخ بدء وانتهاء إجازة الغياب.

2 السبب:ليس من الضروري الخوض في الكثير من التفاصيل، ولكن يجب أن يكون السبب العام للطلب واضحًا. على سبيل المثال، إذا كنت تعاني من حالة صحية خطيرة، فلا يتعين عليك أن تذكر ما هي بالضبط، ولكن يجب أن تذكر أنك قد طورت مشكلة صحية تجعل من المستحيل عليك أداء وظيفتك الحالية واجباتك أثناء علاجك.

3 معلومات الاتصال:أثناء إجازتك، من المفترض أنك لن ترى مديرك أو تصل إلى أشياء مثل البريد الإلكتروني للشركة، لذلك من المهم توفير طريقة لشخص ما للاتصال بك إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

4 خطة للتأكد من عدم تخلف فريقك عن الركب:على الرغم من أن ذلك قد لا يكون ممكنًا دائمًا، إلا أنه إذا كان هناك وقت ومساحة لذلك، فقدم خطة عمل لزملائك. سيضمن ذلك عدم إغفال التفاصيل المهمة (دفع أجور المقاولين، على سبيل المثال)، وإمكانية المضي قدمًا في مشاريع ومبادرات الفريق.

كما هو الحال دائمًا، تأكد من تدقيق رسالتك قبل الضغط على إرسال. وتذكر: أنت لست وحدك في هذا الأمر، فعشرات الملايين من العمال يأخذون إجازة من العمل كل عام في الولايات المتحدة. لذلك من المحتمل أن يكون صاحب العمل قد تعامل مع طلبات الإجازة من قبل، ومن المؤكد أنه سيفعل ذلك مرة أخرى في المستقبل.

مثال على رسالة إجازة الغياب

عزيزي [جهة اتصال الموارد البشرية و/أو المسمى الوظيفي واسم العائلة لمديرك]،

أكتب إليكم لأطلب رسميًا إجازة غياب، تبدأ في [التاريخ] وتنتهي في [التاريخ]، بسبب [سبب الطلب]. [إذا رغبت في ذلك، يمكنك إدراج تفاصيل إضافية حول سببك هنا أو ملاحظة المرفقات ذات الصلة، مثل مذكرة الطبيب.] سأعود إلى العمل في [التاريخ].

ويسعدني أن أطلع [أسماء زملائي في العمل] على مهامي ومشاريعي الحالية لضمان التسليم السلس خلال [أدخل الإطار الزمني، مثلالأسبوع] المتبقي في المكتب. في حال كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية أثناء غيابي، يمكن الاتصال بي على [البريد الإلكتروني] أو عبر الهاتف على [رقم الهاتف].

شكرا لتفهمكم؛ وإنني أتطلع إلى العودة.

مع خالص التقدير، [التوقيع] [اسمك]

الأسئلة الشائعة حول رسالة إجازة الغياب

ما هي إجازة الغياب؟

إجازة الغياب هي الوقت المستقطع من الوظيفة بسبب الظروف المتغيرة للحياة أو الصعبة التي تتطلب الاهتمام الكامل من الشخص. على عكس الإقلاع عن التدخين، فإن الإجازة تعني العودة إلى الوظيفة في وقت لاحق.

متى يكون من الضروري أخذ إجازة؟

هناك بعض المواقف الشائعة التي قد تتطلب إجازة، مثل إنجاب طفل، أو الإصابة بمرض خطير، أو أن تصبح مقدم رعاية لأحد أفراد الأسرة.

ما الذي يجب أن يتضمنه خطاب الإجازة؟

يجب أن يتضمن خطاب الإجازة سبب الطلب ومقدار الوقت الذي ستحتاجه بعيدًا عن العمل، وتاريخ التوقف عن العمل، ومتى ستعود. ويجب أن تحتوي أيضًا على معلومات الاتصال الخاصة بك، وإذا أمكن، خطة لإبقاء فريقك على المسار الصحيح بدونك.