كيفية كتابة خطاب إجازة الغياب

لا تسير الحياة دائمًا كما هو مخطط لها. وعندما يكون هناك اضطراب كبير ، فقد يصبح من الضروري قضاء بعض الوقت بعيدًا عن العمل. في هذه الحالة ، سيكون خطاب الإجازة جزءًا أساسيًا من العملية.

من المهم أن تفهم ما هي التوقعات لهذا النوع من الرسائل أو البريد الإلكتروني ، لذلك سننظر في كل ما تحتاج إلى معرفته للتعامل مع هذا الموقف بأقل قدر ممكن من التوتر ، بما في ذلك كيفية كتابة خطاب إجازة مهنية.

ما هي اجازة الغياب؟

إجازة الغياب هي عندما يأخذ شخص ما وقتًا بعيدًا عن العمل بسبب حدث كبير في الحياة أو بعض الظروف الأخرى غير المتوقعة. يمكن أن تختلف هذه الإجازة في الطول ، ولكن اعتمادًا على طبيعة الحدث ، قد تكون فترة طويلة من الوقت ، مثل أسابيع أو حتى أشهر. الفهم دائمًا هو أنك ستعود إلى وظيفتك في تاريخ مستقبلي.

تشمل الأسباب التي قد تجعل شخصًا ما يأخذ إجازة (على سبيل المثال لا الحصر):

• تبني طفل
• ولادة طفل
• أن تصبح راعيًا لأحد أفراد الأسرة
• التعامل مع حالة صحية خطيرة
• الحداد على وفاة أحد أفراد الأسرة المقربين
• الذهاب في إجازة عسكرية
• مواصلة تعليمك
• الانتقال إلى دولة أو دولة مختلفة

إذا كانت إجازة غيابك مؤهلة بموجب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) ، فيحق لك الحصول على 12-26 أسبوعًا من الإجازة المحمية غير مدفوعة الأجر خلال أي عام معين. يجب الموافقة على الأسباب غير المغطاة لإجازة الغياب وفقًا لتقدير صاحب العمل. في كلتا الحالتين ، من المهم تقديم طلب إجازة كتابي لبدء العملية.

كيفية كتابة خطاب الإجازة

عند كتابة خطاب إجازة ، يجب أن تسعى جاهدًا للحصول على نغمة احترافية وأن تجعلها موجزة. هذا يعني البدء بتحية رسمية ، والانتقال إلى طلبك وأي تفاصيل سيحتاج صاحب العمل إلى معرفتها بشأن إجازتك ، وانتهاءً بتوقيعك. عندما يكون ذلك ممكنًا ، أعط صاحب العمل تنبيهًا قبل إرسال خطاب طلب إجازة رسمية ، وابذل قصارى جهدك لإعطاء مهلة قليلة قبل بدء إجازتك. بهذه الطريقة ، لن تفاجأ شركتك وستتاح لها فرصة للاستعداد.

فيما يلي أربعة تفاصيل تريد تضمينها:

1 الإطار الزمني: يجب إعطاء صاحب العمل فكرة واضحة قدر الإمكان عن مقدار الوقت الذي تحتاجه بعيدًا عنك ، بما في ذلك تاريخ بدء إجازة الغياب وتاريخ انتهائها.

2 السبب: ليس عليك الخوض في الكثير من التفاصيل ، ولكن يجب أن يكون السبب العام للطلب واضحًا.على سبيل المثال ، إذا كنت تتعامل مع حالة صحية خطيرة ، فلا يتعين عليك أن تقول ما هي بالضبط ، ولكن يجب أن تذكر أنك قد طورت مشكلة صحية تجعل من المستحيل عليك أداء وظيفتك الحالية واجباتك أثناء العلاج.

3 معلومات الاتصال: أثناء إجازتك ، من المفترض أنك لن ترى مديرك أو تصل إلى أشياء مثل البريد الإلكتروني للشركة ، لذلك من المهم توفير وسيلة لشخص ما للاتصال بك إذا دعت الحاجة.

4 خطة للتأكد من أن فريقك لا يتخلف عن الركب: بينما قد لا يكون ذلك ممكنًا دائمًا ، إذا كان هناك وقت ومساحة لذلك ، فقدم خطة عمل لزملائك.سيضمن ذلك عدم وقوع التفاصيل المهمة من خلال الثغرات (الدفع للمقاولين ، على سبيل المثال) ، ويمكن لمشاريع الفريق والمبادرات أن تمضي قدمًا.

كما هو الحال دائمًا ، تأكد من تدقيق رسالتك قبل الضغط على إرسال. وتذكر: لست وحدك في هذا - عشرات الملايين من العمال يأخذون إجازة من العمل كل عام في الولايات المتحدة. لذلك من المحتمل أن يكون صاحب العمل قد تعامل مع طلبات الإجازة من قبل ، وسوف يفعلون ذلك بالتأكيد مرة أخرى في المستقبل.

مثال على خطاب إجازة الغياب

عزيزي [جهة اتصال الموارد البشرية و / أو لقب مديرك واسم عائلته] ،

أكتب لأطلب رسميًا إجازة ، تبدأ في [التاريخ] وتنتهي في [التاريخ] ، بسبب [سبب الطلب]. [إذا رغبت في ذلك ، يمكنك تضمين تفاصيل إضافية حول السبب هنا أو ملاحظة المرفقات ذات الصلة ، مثل مذكرة الطبيب.] سأعود إلى العمل في [التاريخ].

يسعدني إحاطة [أسماء زملائي في العمل] بمهامي ومشاريعي الحالية لضمان تسليم سلس خلال [أدخل الإطار الزمني ، مثلالأسبوع] المتبقي في المكتب. في حال احتجت إلى أي معلومات إضافية أثناء غيابي ، يمكن التواصل معي على [البريد الإلكتروني] أو عبر الهاتف على [رقم الهاتف].

شكرا لتفهمك؛ إنني أتطلع للعودة.

مع خالص التقدير ، [التوقيع] [اسمك]

الأسئلة الشائعة حول خطاب الإجازة

ما هي اجازة الغياب؟

إجازة الغياب هي الوقت المستغرق من العمل بسبب ظروف غيرت الحياة أو الظروف الصعبة التي تتطلب اهتمام الشخص الكامل. على عكس الإقلاع عن التدخين ، فإن إجازة الغياب تعني العودة إلى الوظيفة في وقت لاحق.

متى يلزم أخذ إجازة؟

هناك بعض المواقف الشائعة التي قد تتطلب إجازة ، مثل إنجاب طفل ، أو الإصابة بمرض خطير ، أو أن تصبح أحد أفراد الأسرة يعتني به.

ماذا يجب أن يتضمن خطاب الإجازة؟

يجب أن يتضمن خطاب الإجازة سبب الطلب ومقدار الوقت الذي ستحتاجه بعيدًا عن العمل ، مع التاريخ الذي ستتوقف فيه عن العمل ، ومتى ستعود. يجب أن يحتوي أيضًا على معلومات الاتصال الخاصة بك ، وإذا أمكن ، خطة لإبقاء فريقك على المسار الصحيح بدونك.