كيفية كتابة خطاب توصية

إذا طلب منك شخص ما - طالب أو زميل حالي أو سابق أو متدرب أو موظف أو متدرب - أن تكتب له خطاب توصية، خذ لحظة لتفخر بنفسك. لقد أحدثت تأثيرًا عليهم، وهم يثقون بك بدرجة كافية ليطلبوا منك مساعدتهم على المضي قدمًا في حياتهم المهنية أو التعليمية أو غير ذلك.

بعد أن تهنئ نفسك، ابدأ في العمل على كتابة نوع خطاب التوصية الذي سيجعلهم يبرزون كمرشح مثالي للمنصب الذي يبحثون عنه. هذا هو المفتاح لكتابة خطاب توصية فعال: لا يكفي التعبير عن أنهم أشخاص رائعون؛ يجب عليك إثبات أنهم سيكونون مصدر قوة للشركة أو المدرسة أو البرنامج الذي يتقدمون إليه.

ما هو خطاب التوصية؟

خطاب التوصية هو شهادة صادقة عن فرد يوصي به لدور معين أو منحة أو قبول في البرنامج. على الرغم من أن الهدف هو تقديم موضوع الرسالة بأفضل صورة ممكنة، إلا أنك تحتاج إلى تقديم المعلومات بطريقة واقعية.

أنواع خطابات التوصية

هناك عدة أسباب شائعة ومختلفة قد تجعل الفرد يطلب خطاب توصية. الهدف هو نفسه بالنسبة لكل خطاب توصية: تقديم المرشح باعتباره الشخص المثالي للوظيفة أو البرنامج الذي يبحث عنه. لكن المواضيع المناسبة التي يجب تغطيتها في رسالتك تختلف بين الأنواع المختلفة.

خطابات التوصية الأكاديمية

إذا طُلب منك كتابة خطاب توصية لأحد الطلاب، فيجب أن تتحدث رسالتك تحديدًا عن أدائه الأكاديميبالإضافة إلىالسمات الشخصية التي تجعله مرشحًا قويًا للمكان في البرنامج أو المنحة التي يبحث عنها. يمكن أن تكون هناك سيناريوهات تطبيق مختلفة حيث قد يطلب الطالب خطاب توصية:

• الكلية الجامعية
• برنامج أكاديمي محدد داخل الكلية، مثل برنامج الشرف أو تخصص معين
• خريج أو كلية الطب أو القانون
• منحة أو منحة دراسية
• التدريب أو الزمالة

كلما أمكن، قم بتخصيص خطاب التوصية الخاص بك ليناسب المؤسسة أو البرنامج المحدد الذي يسعى الطالب للقبول فيه.

خطابات التوصية المهنية

تعد خطابات التوصية المهنية نوعًا آخر شائعًا إلى حد ما من خطابات التوصية. يطلب العديد من المرشحين من أصحاب العمل والموجهين السابقين مساعدتهم في البحث عن عمل من خلال تزكيتهم للوظائف.

فيما يلي فرق رئيسي بين خطاب التوصية الأكاديمي والخطاب المهني: في خطاب التوصية المهني، يجب أن يكون التركيز حصريًا تقريبًا على الأداء المهني للمرشح وملاءمته للدور المحدد الذي يبحث عنه.

إحالات تأجير المنازل

نوع آخر من خطابات التوصية مخصص لتأجير المنازل. في كثير من الأحيان، يطلب الملاك من المستأجرين المحتملين توصيات من الملاك السابقين حول تجربتهم مع المستأجرين. إذا طُلب منك كتابة هذا النوع من خطابات التوصية، فضع مخاوف المالك الجديد في الاعتبار وقم بإلقاء الضوء على التجارب التي جعلت علاقتك مع المستأجر علاقة إيجابية، مثل سرعته في دفع الإيجار والرعاية التي أولوها للمستأجر. ملكية.

تنسيق خطاب التوصية

يجب ألا يزيد طول خطاب التوصية الخاص بك عن صفحة واحدة. اجعله بنفس طول خطاب التقديم تقريبًا : بضع فقرات ضيقة ومركزة تعبر عن وجهة نظرك دون زغب.

من ناحية اللهجة، يجب أن يكون خطاب التوصية احترافيًا. اكتبه بنفس النغمة التي تستخدمها لكتابة رسالة بريد إلكتروني إلى جهة اتصال مهنية أو خطاب مرجعي . لا ينبغي أن تكون بنفس النبرة الرسمية التي تستخدمها في كتابة مقالة أكاديمية، ولكن لا ينبغي أيضًا أن تفترض أنها مألوفة مع مستلمها أو تُقرأ كرسالة غير رسمية. إن استخدام نبرة غير مناسبة لخطاب التوصية الخاص بك يمكن أن ينعكس بشكل سيء على الشخص الذي توصي به، لذا تأكد من استخدام نبرة صوتك بشكل صحيح .

في معظم الحالات، يجب أن يلتزم خطاب التوصية الخاص بك بالتنسيق التالي:

تحية

في السطر الأول من رسالتك، قم بتحية المستلم مباشرة. لا تحاول أن تبدع هنا؛ عبارة بسيطة "عزيزي السيد/السيدة/السيدة/Mx./Dr. ____" هو الخيار الأفضل. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم، فابدأ رسالتك بـ "إلى من يهمه الأمر".

مقدمة

في السطر التالي، اذكر بوضوح اسم المرشح والمنصب الذي توصي به. يمكنك أيضًا تقديم نفسك في هذا القسم. فيما يلي بعض الأمثلة على خطوط المقدمة الفعالة:

"أكتب إليكم للتوصيةبقبول[الاسم الأول والأخير للمرشح]في[اسم الجامعة]. لقد كان من دواعي سروري تدريس[المرشح]على مدى السنوات الثلاث الماضية في[اسم المدرسة الثانوية]."

"إنه لمن دواعي سروري أن أوصي بـ[الاسم الأول والأخير للمرشح]لمنصب مؤلف الإعلانات مع[اسم الوكالة].لقد عملنا أنا و [المرشح]معًا في [الشركة]على مدى السنوات الست الماضية.

ملخص

في هذا القسم، اذكر بوضوح السمات التي تجعل المرشح الخيار الأمثل للمنصب الذي يبحث عنه. اعتمادًا على نوع التوصية التي تقدمها، يمكن أن تكون هذه مزيجًا من السمات والمهارات الشخصية، أو يمكن أن تركز بشكل صارم على مهارات المرشح وإنجازاته.

حكاية شخصية

قم بتوضيح السمات التي ناقشتها في النظرة العامة الخاصة بك من خلال القصص الشخصية التي تسلط الضوء على سمات المرشح ومهاراته. كن محددًا قدر الإمكان هنا - إذا كان هناك مشروع معين تولى فيه المرشح زمام المبادرة أو كانت هناك إحصائيات يمكنك مشاركتها حول عمله، فقم بإدراجها هنا.

البيان الختامي

أنهِ رسالتك ببيان يكرر توصيتك. يمكن أن يتضمن هذا البيان شهادة شخصية، مثل المثال التالي:

"بعد تأجيرها لـ[المرشحة]على مدار العامين الماضيين، يمكنني أن أوصي بها بكل ثقة باعتبارها مستأجرة مسؤولة وواعية."

إمضاء

قم بإنهاء رسالتك بالتوقيع.

تمامًا مثل توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي، يجب أن يتضمن توقيع خطاب التوصية الخاص بك أكثر من اسمك. على الرغم من أنك ذكرت على الأرجح علاقتك بالمرشح في رسالتك، قم بتضمين لقبك المهني أسفل اسمك.

قد يرغب مستلم الرسالة في الاتصال بك لمناقشة المرشح بشكل أكبر، لذا سهّل عليه الوصول إليك عن طريق تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في توقيعك. عادةً ما يكون رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني من أفضل الخيارات التي يجب تضمينها مع ساعات العمل.

نصائح يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة خطاب توصية

اجعلها ذات صلة

ربما أنقذ المرشح عائلة من الحملان من حظيرة محترقة. هذا أمر بطولي ورائع، لكن ما لم يتقدموا للحصول على وظيفة في قسم إطفاء الماشية المحلي، فمن المحتمل أن يكون هذا غير ذي صلة بخطابك.

تمامًا مثل خطاب التقديم، يجب أن يكون خطاب التوصية موجزًا. يجب أن يسلط الضوء على الأسباب الرئيسية التي تجعل المرشح هو الخيار الأمثل للمنصب الذي يبحث عنه، وأي تفاصيل تختار تضمينها يجب أن تدعم هذه الأسباب. يمكن أن تكون مناقشة شخصية المرشح مفيدة، ولكن اربطها بملاءمته للدور الذي يبحث عنه - إذا كانوا يتقدمون بطلب للالتحاق بمدرسة التمريض، فإن مناقشة التزامهم بالأخلاقيات تعد من التفاصيل المهمة التي يجب تضمينها. إذا كان الطلب للحصول على منحة لإجراء بحث أثري، فتأكد من ذكر المشاريع البحثية التي قادوها أثناء العمل معك.

قم بتضمين حكايات وحقائق وإحصائيات محددة

كلما كانت لديك حقائق محددة حول عمل المرشح، كلما كان خطاب التوصية الخاص بك أكثر إقناعًا. على سبيل المثال، إذا كنت تكتب خطابًا لزميل يبحث عن وظيفة في مجال التسويق الرقمي، فاذكر معدلات التحويل المحددة التي حققها أثناء العمل معك. وبالمثل، إذا كنت توصي بطالب في المدرسة الثانوية لإحدى الجامعات، فتأكد من تضمين حكايات حول أدائه في مهام محددة و/أو الأنشطة اللامنهجية في رسالتك.

استخدم لهجة إيجابية وودية ومهنية

كما ذكرنا أعلاه، فإن النغمة الصحيحة لخطاب التوصية هي تلك التي تكون احترافية، ولكن يمكن الوصول إليها بسهولة. يجب أن تكون علاقتك بالمرشح واحترامك له واضحة في لهجة كتابتك.

إذا لم تتمكن من كتابة خطاب توصية فعال، فلا تفعل ذلك

قد تجد نفسك في موقف لا تستطيع فيه كتابة خطاب توصية صادق وفعال لشخص يطلب ذلك. قد يكون هذا لأنك ببساطة لا تعرف الشخص أو عمله جيدًا بما فيه الكفاية، أو قد تجد أن عمله مخيب للآمال أو غير مرضٍ.

في كلتا الحالتين، الطريقة المهنية لرفض الطلب هي ببساطة إخبارهم أنك لست على دراية كافية بعملهم لمناقشته بشكل فعال، أو لا تعتقد أنك ستكون أفضل شخص لكتابة خطاب توصية لهم. اعتمادًا على الموقف، يمكنك توجيههم إلى شخص آخر في مؤسستك يكون أكثر دراية بعملهم وبالتالي أكثر قدرة على كتابة خطاب توصية فعال. إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فما عليك سوى إخبارهم أنك غير قادر على كتابة خطاب توصية لهم واترك الأمر عند هذا الحد. هذا ليس الوقت المناسب لتشويه سمعة عملهم أو إخبارهم عن سبب عدم إعجابك به.

أخطاء يجب تجنبها

تعميم

أنظر إلى هاتين الشهادتين:

" كان لويس طالبًا عظيمًا. إنه ذكي للغاية ومجتهد، وبسبب هذه الصفات، أعلم أنه سينجح في جامعة روتجرز.

"عندما كان يأخذ دروسي في الكيمياء الأول والكيمياء الثاني، كان لويس يبذل قصارى جهده باستمرار بنسبة 100 بالمائة في واجباته. لقد أظهر ذكاءه الفطري وتفانيه في واجباته المدرسية من خلال استجاباته المدروسة والإبداعية في كثير من الأحيان لأسئلة ومهام التفكير النقدي. وبفضل شغفه واندفاعه وقدرته على التعامل مع الدورات الدراسية الصارمة، أعلم أنه سينجح في جامعة روتجرز.

في المثال الثاني، يناقش كاتب الرسالة دورات محددة أخذها لويس وكيف اجتهد في تلك الدورات. هناك الكثير من الطلاب الرائعين (وهم يتقدمون لنفس العدد المحدود من الأماكن الجامعية)، لذلك من المهم أن توضح رسالتك بالضبط مايجعل المرشح خيارًا مثاليًا.

غلو

تمامًا مثلما لا ينبغي عليك إرسال مقالة عامة عن إنجازات المرشح، تجنب تجميلها. قارن بين هذين المثالين:

"لم يكن أحد مندوب مبيعات أفضل من أليسيا."

"لقد تجاوزت أليسيا أرقام مبيعاتها المتوقعة كل ثلاثة أشهر."

في المثال الأول، حتى لو كان صحيحًا، فإنه يبدو وكأنه وصف لشخصية كتاب هزلي أكثر من كونه شهادة لعمل حقيقي لشخص ما. إن استخدام المبالغة في خطاب التوصية الخاص بك يقوض مصداقيته، مما قد يضر باحتمالية قبول المرشح أو تعيينه.

عدم تقديم نفسك

في رسالتك، أنت شخصيًا تضمن المرشح. لكي يكون لهذا الضمان أي تأثير، يجب على الشخص الذي يقرأ رسالتك أن يعرف من أنت ولماذا أنت مؤهل للتوصية بالمرشح. تكفي مقدمة سريعة وجملة أو اثنتين حول علاقتك بالمرشح.

أمثلة على رسائل التوصية

يمكنك العثور على نماذج رائعة لرسائل التوصية عبر الإنترنت. ما عليك سوى البحث عن نوع الرسالة التي تكتبها وستجد العديد من الأمثلة على الرسائل الناجحة.

ألق نظرة على خطاب التوصية الأكاديمي هذا .

فيه، يناقش مشرف سابق مدى ملاءمة المرشح لبرنامج الدراسات العليا. هذه نقطة مهمة يجب وضعها في الاعتبار - حتى لو كنت تعرف المرشح في بيئة مهنية، فقد تكون رؤيتك لعمله بنفس قيمة توصية جهة الاتصال الأكاديمية عندما يتقدم إلى الكلية أو كلية الدراسات العليا.

فيما يلي مثال على خطاب توصية احترافي .

هل ترى كيف تجعل هذه الرسالة مرشحها بارزًا من خلال مناقشة أمثلة محددة حيث ذهب إلى أبعد من ذلك؟ إذا كان لديك هذا النوع من الحكايات لمشاركتها، قم بإدراجها في رسالتك.

الأسئلة الشائعة حول خطاب التوصية

ما هو خطاب التوصية؟

خطاب التوصية هو شهادة مكتوبة عن قدرات الفرد وإنجازاته وقدرته على النمو المستمر.

كيف يجب أن أبدأ خطاب التوصية؟

ابدأ خطاب التوصية الخاص بك بتحية تعترف بقارئ الرسالة. كلما أمكن، خاطبهم بالاسم. عندما لا يكون ذلك ممكنًا، استخدم تحية رسمية ومهنية مثل "إلى من يهمه الأمر".

ما الذي يجب أن يدخل في خطاب التوصية؟

يجب أن يتضمن خطاب التوصية ما يلي:

• مقدمة توضح اسم المرشح والمنصب الذي يسعى إليه
• بيان واضح لعلاقتك مع المرشح
• شهادة صادقة لعملهم
• توصية واضحة للمرشح
• التوقيع الذي يتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك

كيف يجب أن أنهي خطاب التوصية؟

قم بإنهاء خطاب التوصية الخاص بك بتوقيع يتضمن المسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال الخاصة بك. ومن خلال تضمين هذه العناصر، يمكن لقارئ الرسالة الاتصال بك بسهولة لمناقشة المرشح بمزيد من التفصيل.

اكتب بثقة عندما توصي بالأفضل

حتى خطاب التوصية الأكثر توهجًا سيجعل موضوعه يبدو كمرشح ضعيف إذا كان مليئًا بالأخطاء الإملائية والنحوية. قبل أن ترسل رسالتك إلى صاحبها (أو المشرف الجديد المحتمل)، اطلب من Grammarly إعادة النظر فيها مرة واحدة لملاحظة أي أخطاء قد تكون فاتتك وتقديم اقتراحات يمكنك استخدامها لكتابة خطاب توصية أكثر فعالية.

تمت كتابة هذه المقالة في الأصل بواسطة كيمبرلي جوكي في عام 2017. وتم تحديثها لتشمل معلومات جديدة.