كيفية كتابة خطاب توصية

إذا طلب منك شخص ما - طالب حالي أو سابق ، أو زميل ، أو متدرب ، أو موظف ، أو متدرب - أن تكتب له خطاب توصية ، فتوقف لحظة لتفخر بنفسك. لقد أثرت عليهم ، وهم يثقون بك بدرجة كافية ليطلبوا منك مساعدتهم على المضي قدمًا في حياتهم المهنية أو التعليمية أو غير ذلك.

بعد أن تربيت على ظهرك ، اعمل على كتابة نوع خطاب التوصية الذي سيجعلهم يبرزون كمرشح مثالي للمنصب الذي يبحثون عنه. هذا هو مفتاح كتابة خطاب توصية فعال: لا يكفي التعبير عن أنهم شخص رائع ؛ تحتاج إلى إثبات أنهم سيكونون مصدر قوة للشركة أو المدرسة أو البرنامج الذي يتقدمون إليه.

ما هو خطاب التوصية؟

خطاب التوصية هو شهادة صادقة عن الفرد الذي يوصيهم بدور معين أو منحة أو قبول في برنامج. على الرغم من أن الهدف هو تقديم موضوع الرسالة في أفضل ضوء ممكن ، إلا أنك تحتاج إلى تقديم المعلومات بطريقة واقعية.

أنواع خطابات التوصية

هناك بعض الأسباب الشائعة والمختلفة التي تجعل الفرد يطلب خطاب توصية. الهدف هو نفسه لكل خطاب توصية: تقديم المرشح كمطابقة مثالية للمنصب أو البرنامج الذي يبحثون عنه. لكن الموضوعات الصحيحة التي يجب تغطيتها في رسالتك تختلف بين الأنواع المختلفة.

خطابات التوصية الأكاديمية

إذا طُلب منك كتابة خطاب توصية للطالب ، فيجب أن تتحدث رسالتك تحديدًا عن أدائهم الأكاديمي بالإضافة إلى سمات الشخصية التي تجعلهم مرشحًا قويًا للمكان في البرنامج أو المنحة التي يبحثون عنها. يمكن أن يكون هناك سيناريوهات مختلفة للتطبيق حيث قد يطلب الطالب خطاب توصية:

• الكلية الجامعية
• برنامج أكاديمي محدد داخل الكلية ، مثل برنامج مرتبة الشرف أو تخصص معين
• خريج أو كلية الطب أو كلية الحقوق
• منحة أو منحة دراسية
• فترة تدريب أو زمالة

كلما كان ذلك ممكنًا ، قم بتخصيص خطاب التوصية الخاص بك للمؤسسة أو البرنامج المحدد حيث يسعى الطالب للحصول على القبول.

خطابات توصية مهنية

خطابات التوصية المهنية هي نوع آخر شائع إلى حد ما من خطابات التوصية. يطلب العديد من المرشحين من أصحاب العمل والموجهين السابقين مساعدتهم في عمليات البحث عن وظائف من خلال تزكيةهم للوظائف.

فيما يلي اختلاف رئيسي بين خطاب التوصية الأكاديمي والخطاب المهني: في خطاب التوصية المهني ، يجب أن يكون التركيز حصريًا تقريبًا على الأداء المهني للمرشح وملاءمته للدور المحدد الذي يبحث عنه.

إحالات تأجير المنزل

نوع آخر من خطابات التوصية لتأجير المنازل. في كثير من الأحيان ، يطلب الملاك من المستأجرين المحتملين توصيات من الملاك السابقين حول تجربتهم مع المستأجرين. إذا طُلب منك كتابة هذا النوع من خطاب التوصية ، فضع في اعتبارك مخاوف المالك الجديد وسلط الضوء على التجارب التي جعلت علاقتك بالمستأجر إيجابية ، مثل سرعة دفع الإيجار والعناية التي أخذوها من المستأجر. خاصية.

تنسيق خطاب التوصية

يجب ألا يزيد طول خطاب التوصية عن صفحة واحدة. اجعلها بنفس طول خطاب الغلاف تقريبًا : بضع فقرات ضيقة ومركزة تعبر عن وجهة نظرك دون زغب.

يجب أن يكون خطاب التوصية احترافيًا. اكتبها بنفس النغمة التي تستخدمها لكتابة بريد إلكتروني إلى جهة اتصال مهنية أو خطاب مرجعي . لا ينبغي أن تكون بنفس اللهجة الرسمية التي ستستخدمها في كتابة أكاديمية ، ولكن لا ينبغي أيضًا أن تفترض معرفة متلقيها أو قراءتها كرسالة غير رسمية. يمكن أن ينعكس استخدام نغمة غير لائقة لخطاب التوصية بشكل سيء على الشخص الذي توصي به ، لذا تأكد من استخدام نبرة صوتك بشكل صحيح .

في معظم الحالات ، يجب أن يلتزم خطاب التوصية الخاص بك بالتنسيق التالي:

تحية

في السطر الأول من رسالتك ، رحب بالمستلم مباشرة. لا تحاول أن تكون مبدعًا هنا ؛ بسيطة "عزيزي السيد / السيدة / السيدة / مكس / د. ____ "هو الخيار الأفضل. إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فابدأ رسالتك بـ "إلى من يهمه الأمر".

مقدمة

في السطر التالي ، اذكر بوضوح اسم المرشح والوظيفة التي توصي بها. يمكنك أيضًا تقديم نفسك في هذا القسم. فيما يلي بعض الأمثلة على سطور المقدمة الفعالة:

• "أكتب لأوصي [الاسم الأول والأخير للمرشح] لقبوله في [اسم الجامعة] . لقد كان من دواعي سروري أن أدرس [المرشح] على مدى السنوات الثلاث الماضية في [اسم المدرسة الثانوية] . "
• "إنه لمن دواعي سروري أن أوصي [الاسم الأول والأخير للمرشح] لمنصب مؤلف الإعلانات مع [اسم الوكالة] . لقد عملت أنا و [المرشح] معًا في [الشركة] على مدار السنوات الست الماضية ".

ملخص

في هذا القسم ، حدد السمات التي تجعل المرشح الخيار المثالي للوظيفة التي يبحث عنها بوضوح. اعتمادًا على نوع التوصية التي تقدمها ، قد يكون هذا مزيجًا من سمات الشخصية والمهارات ، أو يمكن أن تركز بشكل صارم على مهارات المرشح وإنجازاته.

حكاية شخصية

تحدث بالتفصيل عن السمات التي ناقشتها في العرض العام بقصص شخصية تسلط الضوء على سمات ومهارات المرشح. كن محددًا قدر الإمكان هنا - إذا كان هناك مشروع معين تولى فيه المرشح زمام المبادرة أو كانت هناك إحصاءات يمكنك مشاركتها حول عمله ، قم بتضمينها هنا.

كلمة الختام

اختتم رسالتك ببيان يكرر توصيتك. يمكن أن يتضمن هذا البيان شهادة شخصية ، مثل المثال التالي:

"بعد التأجير لـ [المرشحة] على مدار العامين الماضيين ، يمكنني أن أوصيها بثقة بصفتها مستأجرة مسؤولة وواعية."

التوقيع

أكمل رسالتك بالتوقيع.

مثل توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي ، يجب أن يتضمن توقيع خطاب التوصية الخاص بك أكثر من اسمك. على الرغم من أنك قد ذكرت علاقتك بالمرشح في رسالتك ، قم بتضمين لقبك المهني أسفل اسمك.

قد يرغب مستلم الرسالة في الاتصال بك لمناقشة المرشح بشكل أكبر ، لذا اجعل من السهل عليهم الوصول إليك من خلال تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في توقيعك. عادةً ما يكون رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني أفضل الخيارات التي يجب تضمينها ، جنبًا إلى جنب مع ساعات عملك.

نصائح يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة خطاب توصية

اجعلها ذات صلة

ربما أنقذ المرشح عائلة من الحملان من حظيرة مشتعلة. هذا بطولي ورائع ، لكن ما لم يتقدموا لوظيفة في قسم إطفاء الماشية المحلي ، فمن المحتمل ألا يكون ذا صلة برسالتك.

تمامًا مثل خطاب الغلاف ، يجب أن يكون خطاب التوصية الخاص بك موجزًا. يجب أن يسلط الضوء على الأسباب الرئيسية التي تجعل المرشح هو الخيار المثالي للمنصب الذي يبحث عنه ، وأي تفاصيل تختار تضمينها يجب أن تدعم هذه الأسباب. يمكن أن تكون مناقشة شخصية المرشح مفيدة ، ولكن اربطها بملاءمة الدور الذي يسعون إليه - إذا كانوا يتقدمون لمدرسة التمريض ، فإن مناقشة التزامهم بالأخلاق هي تفاصيل مهمة يجب تضمينها. إذا كان الطلب للحصول على منحة لإجراء بحث أثري ، فتأكد من ذكر المشاريع البحثية التي قادوها أثناء العمل معك.

قم بتضمين حكايات وحقائق وإحصائيات محددة

كلما زادت الحقائق المحددة التي لديك عن عمل المرشح ، كان خطاب التوصية الخاص بك أكثر إقناعًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب رسالة لزميل يبحث عن وظيفة في التسويق الرقمي ، فذكر معدلات التحويل المحددة التي حققها أثناء العمل معك. وبالمثل ، إذا كنت تنصح طالبًا في مدرسة ثانوية بإحدى الجامعات ، فتأكد من تضمين حكايات حول أدائه في مهام محددة و / أو أنشطة غير منهجية في رسالتك.

استخدم نبرة إيجابية وودية واحترافية

كما ذكرنا أعلاه ، فإن النغمة الصحيحة لخطاب التوصية هي نغمة احترافية ، لكنها ودودة. يجب أن تكون علاقتك بالمرشح واحترامك له واضحة في نبرة كتابتك.

إذا لم تتمكن من كتابة خطاب توصية فعال ، فلا تفعل ذلك

قد تجد نفسك في موقف لا يمكنك فيه كتابة خطاب توصية صادق وفعال لشخص يطلب ذلك. قد يكون هذا بسبب أنك ببساطة لا تعرف الشخص أو عمله جيدًا بما فيه الكفاية ، أو ربما وجدت أن عملهم محبط أو غير مرضٍ.

في كلتا الحالتين ، تتمثل الطريقة المهنية لرفض الطلب في إخبارهم ببساطة أنك لست على دراية كافية بعملهم لمناقشته بشكل فعال ، أو لا تعتقد أنك ستكون أفضل شخص لكتابة خطاب توصية لهم. بناءً على الموقف ، يمكنك توجيههم إلى شخص آخر في مؤسستك يكون أكثر دراية بعملهم وبالتالي يكون أكثر قدرة على كتابة خطاب توصية فعال. إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فأخبرهم ببساطة أنك غير قادر على كتابة خطاب توصية لهم واترك الأمر عند هذا الحد. هذا ليس الوقت المناسب لتشويه سمعة عملهم أو إخبارهم بسبب عدم إعجابك به.

يجب تجنب الأخطاء

التعميم

ألق نظرة على هاتين الشهادتين:

• "كان لويس طالبًا رائعًا. إنه ذكي للغاية ويعمل بجد ، وبسبب هذه السمات ، أعلم أنه سينجح في جامعة روتجرز ".
• "عندما أخذ فصلي Chem I و Chem II ، وضع لويس باستمرار 100 في المائة في مهامه. أظهر تفكيره الفطري وتفانيه في عمله المدرسي من خلال استجاباته المدروسة والإبداعية في كثير من الأحيان لأسئلة ومهام التفكير النقدي. بسبب شغفه وقيادته وقدرته على التعامل مع الدورات الدراسية الصارمة ، أعلم أنه سينجح في جامعة روتجرز ".

في المثال الثاني ، يناقش كاتب الرسالة دورات محددة أخذها لويس وكيف عمل بجد في تلك الدورات. هناك الكثير من الطلاب الرائعين (وهم يتقدمون للحصول على نفس العدد المحدود من المواقع الجامعية) ، لذلك من المهم أن توضح رسالتك بالضبط ما يجعل المرشح اختيارًا مثاليًا.

مقارنة مبالغ فيها

تمامًا كما لا يجب أن ترسل كتابة عامة عن إنجازات المرشح ، تجنب تجميلها. قارن هذين المثالين:

• "لا أحد أبدًا كان مندوب مبيعات أفضل من أليسيا."
• "تجاوزت أليسيا أرقام مبيعاتها المتوقعة كل ربع سنة."

في المثال الأول ، حتى لو كان صحيحًا ، يقرأ مثل وصف لشخصية الكتاب الهزلي أكثر من كونه شهادة عن عمل شخص حقيقي. يؤدي استخدام المبالغة في خطاب التوصية الخاص بك إلى تقويض مصداقيته ، مما قد يضر باحتمالية قبول المرشح أو تعيينه.

لا تقدم نفسك

في رسالتك ، أنت تضمن شخصيًا المرشح. لكي يكون لهذا الضمان أي تأثير ، يحتاج الشخص الذي يقرأ رسالتك إلى معرفة من أنت ولماذا أنت مؤهل للتوصية بالمرشح. يكفي إدخال مقدمة سريعة وجمل أو جملتين حول علاقتك بالمرشح.

أمثلة على خطاب التوصية

يمكنك العثور على عينات رسائل توصية رائعة في جميع أنحاء الإنترنت. ابحث فقط عن نوع الرسالة التي تكتبها وستجد العديد من الأمثلة للرسائل التي تعمل.

ألق نظرة على خطاب التوصية الأكاديمي هذا .

في ذلك ، يناقش مشرف سابق لياقة المرشح لبرنامج كلية الدراسات العليا. هذه نقطة مهمة يجب وضعها في الاعتبار - حتى إذا كنت تعرف المرشح في بيئة مهنية ، فقد تكون رؤيتك لعملهم بنفس قيمة توصية جهة الاتصال الأكاديمية عندما يتقدمون إلى الكلية أو كلية الدراسات العليا.

فيما يلي مثال على خطاب توصية احترافي.

شاهد كيف تجعل هذه الرسالة مرشحها بارزًا من خلال مناقشة أمثلة محددة حيث ذهب إلى أبعد من ذلك؟ إذا كانت لديك تلك الأنواع من الحكايات التي تريد مشاركتها ، فقم بتضمينها في رسالتك.

الأسئلة الشائعة حول خطاب التوصية

ما هو خطاب التوصية؟

خطاب التوصية هو شهادة مكتوبة عن قدرات الفرد وإنجازاته وقدرته على النمو المستمر.

كيف أبدأ خطاب توصية؟

ابدأ خطاب التوصية الخاص بك بتحية تعترف بقارئ الرسالة. كلما أمكن ، خاطبهم بالاسم. عندما لا يكون ذلك ممكنًا ، استخدم تحية رسمية ومهنية مثل "لمن يهمه الأمر".

ما الذي يجب أن يدخل في خطاب التوصية؟

يجب أن يتضمن خطاب التوصية ما يلي:

• مقدمة توضح اسم المرشح والوظيفة التي يبحث عنها
• بيان واضح لعلاقتك بالمرشح
• شهادة صادقة لعملهم
• توصية واضحة من المرشح
• توقيع يتضمن معلومات الاتصال الخاصة بك

كيف يمكنني إنهاء خطاب التوصية؟

قم بإنهاء خطاب التوصية الخاص بك بتوقيع يتضمن المسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال الخاصة بك. بتضمينها ، يمكن لقارئ الخطاب الاتصال بك بسهولة لمناقشة المرشح بمزيد من التفصيل.

اكتب بثقة عندما توصي بالأفضل

حتى خطاب التوصية الأكثر إشراقًا سيجعل موضوعه يبدو وكأنه مرشح ضعيف إذا كان مليئًا بالأخطاء الإملائية والنحوية. قبل إرسال رسالتك إلى موضوعها (أو إلى مشرفهم الجديد المحتمل) ، اطلب من Grammarly إعطائها مرة واحدة للقبض على أي أخطاء قد تكون فاتتك وتقديم اقتراحات يمكنك استخدامها لكتابة خطاب توصية أكثر فعالية.

تمت كتابة هذا المقال في الأصل بواسطة Kimberly Joki في عام 2017. وتم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.