كيفية كتابة محضر الاجتماع مع الأمثلة

قد يبدو تدوين محضر الاجتماع أمرًا عاديًا أو بالغ الأهمية، اعتمادًا على ما هو مدرج في جدول الأعمال، ولكن من المهم دائمًا أن تكون كتابتك واضحة ودقيقة. مهما كان شعورك تجاه دورك كناسخ، فإن تسجيل محاضر الاجتماعات الفعالة يعد أمرًا ضروريًا على المدى الطويل لأي مؤسسة لديها اجتماعات.

في هذه المقالة، سنناقش كيفية كتابة محضر الاجتماع مثل المحترفين حتى يفهم جميع المشاركين بوضوح ما حدث أثناء الاجتماع بمجرد قراءة المحضر. فيما يلي بعض النصائح والنماذج لتسهيل كتابة محاضر الاجتماعات .

ما هي محاضر الاجتماعات؟

محضر الاجتماع هو السجل المكتوب للاجتماع أو جلسة الاستماع. عادة ما تكون المحاضر منظمة ورسمية بحيث يمكن مشاركتها بعد الاجتماع وتكون بمثابة وثائق تاريخية في المستقبل.

بالنسبة لأولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع ، فإن الدقائق تجعلهم يتسارعون. يعرض المحضر أيضًا المسؤولية عن بنود العمل التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع.

والأهم من ذلك، إذا دخلت منظمة ما في أي نوع من الوضع القانوني، فإن المحاضر تكون بمثابة سجل رسمي يثبت العناية الواجبة والأخلاق والامتثال للقانون الداخلي.

من يسجل محضر الاجتماع؟

غالبًا ما يقوم السكرتير بتدوين محضر الاجتماع. عادةً ما يُطلب من المنظمات غير الربحية والهيئات الحكومية والمدارس والشركات العامة والنقابات العمالية تسجيل محاضر الاجتماعات الرسمية. ومع ذلك، تستخدم العديد من الشركات الأخرى أيضًا محاضر الاجتماعات للاحتفاظ بسجل رسمي.

كيفية كتابة محضر الاجتماع

سيختلف أسلوب ومحتوى محضر الاجتماع اعتمادًا على المنظمة وكيفية تنظيمها. بغض النظر، يجب عليك دائمًا تضمين الأساسيات، مثل التاريخ والوقت والمشاركين. لكن العديد من المنظمات ستستفيد أيضًا من وجود عناصر اختيارية أخرى مثل المستندات التكميلية وعناصر العمل. تابع القراءة لمعرفة ما يجب تضمينه في محضر اجتماعك.

8 عناصر أساسية لمحضر الاجتماع

هذه هي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في محضر اجتماعك:

1 تاريخ

2 الوقت

3 الموقع

4 مشاركين

5 مواضيع تمت مناقشتها

6 حركات

7 نتائج التصويت

8 موعد ومكان الاجتماع القادم

ما الذي يجب أن يتضمنه محضر الاجتماع أيضًا؟

ستضيف معظم المنظمات عنصرًا واحدًا أو عنصرين آخرين على الأقل في ملاحظات الاجتماعات الخاصة بها. بالإضافة إلى الأساسيات، يمكن أن تتضمن ملاحظات اجتماعك ويتم تنظيمها بأي طريقة تناسب احتياجات مؤسستك.

فيما يلي بعض العناصر المخصصة التي يمكنك تضمينها في محضر اجتماعك:

• الوثائق التكميلية
• عناصر العمل
• الغرض من الاجتماع
• البنود التي سيتم مناقشتها في المرة القادمة
• تحديثات حالة المشروع ونتائج التصويت
• الخطوات التالية، مثل البحث والمتابعة
• قسم لتحديد الحضور من ضيوف أو غير مصوتين أو متحدثين
• تصويبات أو تعديلات على محضر الاجتماع السابق

5 نصائح لكتابة محضر الاجتماع

بمجرد تأجيل الاجتماع، استخدم ملاحظاتك لكتابة محاضرك وتحريرها، ثم قم بمشاركتها . من المفيد كتابة محضر اجتماعك بمجرد انتهاء الاجتماع حتى لا يفوتك أي شيء.

1 كن متسقًا

من المفيد استخدام قالب في كل مرة تقوم فيها بتدوين محضر الاجتماع. وبهذه الطريقة، يتم وضعها جميعًا بنفس الطريقة، ولن تضطر إلى إضاعة الوقت في إضافة العناوين والنقاط . يكون هذا مفيدًا لاحقًا عندما يحتاج الأشخاص الآخرون في المؤسسة إلى الرجوع إليهم. حتى أن بعض المنظمات تضع جدول أعمالها والحضور المتوقع على ملاحظات الاجتماع لتحقيق الكفاءة.

2 سجله

عندما تبدأ في دور السكرتير الخاص بك، قد تواجه مشكلة في متابعة تدوين الملاحظات. إذا كنت تواجه هذا الأمر، ففكر في تسجيل الاجتماع. يمكنك القيام بذلك باستخدام أي هاتف ذكي أو جهاز تسجيل صوتي أو كاميرا. يمكنك لاحقًا استخدام خدمة نسخ الذكاء الاصطناعي أو مجرد الاستماع إلى التسجيل لتجديد المعلومات عند الحاجة. قبل التسجيل، تأكد من إعلام الحاضرين أنه يتم تسجيلهم.

3 اجعل ملاحظاتك قابلة للعرض أثناء الاجتماع

في بعض الأحيان، تكون الاجتماعات تعاونية . قد يبدو هذا أحيانًا فوضويًا ويجعل من الصعب متابعة كل شيء. إن جعل الملاحظات قابلة للعرض على جهاز عرض أو مشاركة شاشتك أو مستندك أثناء الاجتماعات يسمح لزملائك في الفريق بالمساهمة فيها.

4 تلخيص

عندما تكتب ملاحظات الاجتماع، قم بتلخيصها . يجب عليك توثيق أكبر قدر ممكن من المعلومات، ولكن لا تكتب كل شيء حرفيًا. ليس من الضروري تسجيل كل ما قيل خلال ملاحظات الاجتماع. قد تواجه أيضًا صعوبة في المتابعة إذا حاولت كتابة المحادثة بأكملها كلمة بكلمة. تبسيط وتوضيح ما حدث خلال الاجتماع.

5 قم بتسمية التعليقات بالأحرف الأولى

إذا كان لدى العديد من الأشخاص في الاجتماع مدخلات بشأن مسألة ما، فقد يكون من المفيد استخدام الأحرف الأولى من اسم الحضور للإشارة إلى من ساهم بماذا. يمكنك أيضًا استخدام الأحرف الأولى للإشارة إلى من سيكون مسؤولاً عن الخطوات التالية. يعد أسلوب الاختزال هذا وسيلة فعالة لتوضيح محادثة متعددة الأشخاص.

5 نماذج لمحاضر الاجتماعات

1 محضر اجتماع مجلس الإدارة

اتصل للطلب

بتيسير من رئيس مجلس الإدارة.

دعا [اسم رئيس مجلس الإدارة] إلى طلب عقد اجتماع عادي لـ [مؤسستك] في [وقت الاجتماع] في [تاريخ الاجتماع] في [مكان الاجتماع].

حضور

بتيسير من السكرتير .

أجرى السكرتير نداء الأسماء. وحضر الأشخاص التالية أسماؤهم:

• [اسم]
• [اسم]
• [اسم]

وقد غاب الأشخاص التالية أسماؤهم:

• [اسم]
• [اسم]
• [اسم]

الموافقة على المحضر

[اسم السكرتير] قرأ محضر الاجتماع الأخير. تمت الموافقة على المحضر.

القضايا المفتوحة

• [العدد رقم 1]
• [العدد رقم 2]
• [العدد رقم 3]

أعمال جديدة

• [عنصر عمل جديد رقم 1]
• [عنصر عمل جديد رقم 2]
• [عنصر عمل جديد رقم 3]

تأجيل

قام [اسم ميسر الاجتماع] برفع الجلسة في [وقت انتهاء الاجتماع].

تقديم واعتماد المحاضر

المحضر مقدم من: [اسم السكرتير]

المحضر معتمد من: [اسم رئيس مجلس الإدارة أو منسق الاجتماع]

2 نموذج الاجتماع غير الرسمي

اتصل للطلب

تم عقد اجتماع لـ [اسم المنظمة] في [مكان الاجتماع] في [تاريخ الاجتماع].

الحضور

وحضر من الأعضاء المصوتين:

• [الحاضر رقم 1]
• [الحاضر رقم 2]
• [الحاضر رقم 3]

وكان من بين الضيوف الحاضرين:

• [الضيف رقم 1]
• [الضيف رقم 2]
• [الضيف رقم 3]

الموافقة على المحضر

تم تقديم اقتراح بالموافقة على محضر [تاريخ الاجتماع السابق] بواسطة [اسم السكرتير] وأيده [اسم المساند].

التقارير

• تم تقديم [اسم التقرير] بواسطة [اسم المقدم]
• تم تقديم [اسم التقرير] بواسطة [اسم المقدم]

الحركات الرئيسية

• [اسم الحركة] منقولة بـ [اسم المحرك] ومعار بـ [اسم المثاني]. الاقتراح [تم قبوله أو فشله] مع [عدد الأصوات] مؤيدًا و[عدد الأصوات] ضده.

تأجيل

تم تأجيل اجتماع [اسم ميسر الاجتماع] في [وقت رفع الجلسة].

3 نموذج اجتماع جلسة الاستماع العامة

تاريخ الاجتماع:[تاريخ الاجتماع]

وقت الاجتماع:[وقت الاجتماع]

السكرتير:[اسم السكرتير]

مقدمة

قدم [اسم مدير الاجتماع] الاجتماع:

• [نقاط الحديث]

نداء رول

الأعضاء الحاضرون:

• [الحضور]

الحركة رقم 1

تعليقات:

• [الأحرف الأولى أو اسم المعلق] [تعليق] [تصنيف مثل: فكرة، أو عنصر عمل، أو استنتاج]

الحركة رقم 2

تعليقات:

• [الأحرف الأولى أو اسم المعلق] [تعليق] [تصنيف مثل: فكرة، أو عنصر عمل، أو استنتاج]

أفكار

• [فكرة]

الخطوات التالية

• [الخطوة التالية]

الاستنتاجات

• [خاتمة]

4 ملاحظات اجتماع العميل

المشروع:[اسم المشروع]

الحضور:[الحضور]

التاريخ والوقت:[التاريخ والوقت]

جدول الأعمال

• [موضوع للمناقشة]
  • [موضوعي]
  • [النقاط الرئيسية]

ملحوظات

[أي معلومات إضافية هامة تتم مناقشتها خلال الاجتماع]

النتائج

[القرارات الرئيسية]

عناصر العمل

• [اسم الشخص المسؤول] [الخطوة التالية]
• [اسم الشخص المسؤول] [الخطوة التالية]

5 محاضر إدارة المشروع

التاريخ والوقت:[التاريخ والوقت]

الحاضر:[الحضور]

غائب:[أعضاء المشروع غير حاضرين]

الموقع:[مكان اللقاء]

المشروع:[اسم المشروع]

المواضيع

1. تحديث من [الفريق]
2. التقدم في [المشروع]
3. نتائج الاسبوع السابق

الأسئلة الشائعة حول محضر الاجتماع

ما هي محاضر الاجتماعات؟

يوثق محضر الاجتماع ما حدث خلال الاجتماع. غالبًا ما تتم مشاركتها داخل المؤسسة بعد الاجتماع وتكون بمثابة وثيقة مرجعية في المستقبل.

لماذا تعتبر محاضر الاجتماعات مهمة؟

• إنشاء سجل تاريخي
• إظهار التقدم مع مرور الوقت
• توفير الحماية القانونية للمنظمة
• الالتزام باللوائح المحلية
• اشرح لماذا اتخذت المنظمة قرارًا
• بمثابة تذكير للمهام أو المشاريع
• بمثابة دليل على المواعيد النهائية
• إبلاغ الأعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور

ما الذي يجب أن يتضمنه محضر الاجتماع؟

• تاريخ
• وقت
• موقع
• مشاركون
• المواضيع التي تمت مناقشتها
• الحركات
• نتائج التصويت
• موعد ومكان اللقاء القادم