كيفية كتابة محاضر الاجتماع ، مع أمثلة

قد يبدو تدوين محضر الاجتماع أمرًا عاديًا أو حاسمًا ، اعتمادًا على ما هو مدرج في جدول الأعمال ، ولكن من المهم دائمًا أن تكون كتابتك واضحة ودقيقة. على الرغم من شعورك حيال دورك بصفتك ناسخًا ، فإن تسجيل محاضر الاجتماعات الفعالة يعد أمرًا ضروريًا على المدى الطويل لأي منظمة تعقد اجتماعات.

في هذه المقالة ، سنناقش كيفية كتابة محاضر الاجتماع مثل المحترفين بحيث يفهم كل شخص مشارك ما حدث أثناء الاجتماع بوضوح من خلال قراءة المحضر فقط. فيما يلي بعض النصائح والقوالب لجعل كتابة محضر الاجتماع أمرًا سهلاً.

ما هو محضر الاجتماع؟

محاضر الاجتماع هي السجل المكتوب للاجتماع أو جلسة الاستماع. عادة ما تكون المحاضر منظمة ورسمية بحيث يمكن مشاركتها بعد الاجتماع وتكون بمثابة وثائق تاريخية في المستقبل.

بالنسبة لأولئك الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع ، يحضرهم المحاضر بسرعة. كما تعرض المحاضر المساءلة بشأن بنود العمل التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع.

والأهم من ذلك ، إذا دخلت أي منظمة في أي نوع من الوضع القانوني ، فإن المحاضر تكون بمثابة سجل رسمي يثبت العناية الواجبة والأخلاق والامتثال للقانون الداخلي.

من يأخذ محضر الاجتماع؟

غالبًا ما يأخذ السكرتير محاضر الاجتماع. عادة ما يُطلب من المنظمات غير الربحية والهيئات الحكومية والمدارس والشركات العامة والنقابات العمالية تسجيل محاضر الاجتماعات الرسمية. ومع ذلك ، تستخدم العديد من الشركات الأخرى أيضًا محاضر الاجتماعات للاحتفاظ بسجل رسمي.

كيف تكتب محضر الاجتماع

سيختلف أسلوب ومحتوى محاضر الاجتماع اعتمادًا على المنظمة وكيفية تنظيمها. بغض النظر ، يجب عليك دائمًا تضمين الأساسيات ، مثل التاريخ والوقت والمشاركين. لكن العديد من المنظمات ستستفيد أيضًا من وجود عناصر اختيارية أخرى مثل المستندات التكميلية وعناصر العمل. تابع القراءة لمعرفة ما يجب تضمينه في محضر اجتماعك.

8 عناصر أساسية لمحضر الاجتماع

هذه هي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في محضر اجتماعك:

1 التاريخ

2 الوقت

3 الموقع

4 مشاركين

تمت مناقشة 5 مواضيع

6 حركات

7 نتائج التصويت

8 موعد ومكان الاجتماع القادم

ماذا يجب أن يتضمن محضر الاجتماع؟

ستضيف معظم المنظمات عنصرًا أو عنصرين آخرين على الأقل في ملاحظات الاجتماع. بالإضافة إلى الأساسيات ، يمكن أن تتضمن ملاحظات اجتماعك وتنظيمها بأي طريقة تناسب احتياجات مؤسستك.

فيما يلي بعض العناصر المخصصة التي يمكنك تضمينها في محضر الاجتماع:

• المستندات التكميلية
• خطوات العمل
• الغرض من الاجتماع
• البنود التي سيتم مناقشتها في المرة القادمة
• تحديثات حالة المشروع ونتائج التصويت
• الخطوات التالية ، مثل البحث والمتابعة
• قسم لتحديد الحاضرين من الضيوف أو غير المصوتين أو المتحدثين
• تصحيحات أو تعديلات على محضر الاجتماع السابق

5 نصائح لكتابة محضر الاجتماع

بمجرد تأجيل الاجتماع ، استخدم ملاحظاتك لكتابة محاضرك وتعديلها ، ثم قم بمشاركتها. من المفيد كتابة محضر الاجتماع بمجرد انتهاء الاجتماع حتى لا يفوتك أي شيء.

1 كن متسقًا

من المفيد استخدام قالب في كل مرة تقوم فيها بتدوين محضر الاجتماع. بهذه الطريقة ، يتم وضعها جميعًا بنفس الطريقة ، ولن تضطر إلى إضاعة الوقت في إضافة العناوين والنقاط . يكون هذا مفيدًا لاحقًا عندما يحتاج الأشخاص الآخرون في المؤسسة إلى الرجوع إليهم. حتى أن بعض المنظمات تضع جدول أعمالها والحضور المتوقعين على ملاحظات الاجتماع من أجل الكفاءة.

2 سجلها

عندما تبدأ في منصب سكرتيرتك ، قد تواجه مشكلة في مواكبة تدوين الملاحظات. إذا كنت تواجه هذا ، ففكر في تسجيل الاجتماع. يمكنك القيام بذلك باستخدام أي هاتف ذكي أو جهاز تسجيل صوتي أو كاميرا. في وقت لاحق ، يمكنك استخدام خدمة نسخ ذكاء اصطناعي أو مجرد الاستماع مرة أخرى إلى التسجيل لتجديد المعلومات عند الحاجة. قبل التسجيل ، تأكد من إعلام الحاضرين أنه يتم تسجيلهم.

3 اجعل ملاحظاتك قابلة للعرض أثناء الاجتماع

في بعض الأحيان ، تكون الاجتماعات تعاونية . قد يشعر هذا أحيانًا بالفوضى ويجعل من الصعب تتبع كل شيء. يتيح جعل الملاحظات قابلة للعرض على جهاز عرض أو مشاركة شاشتك أو مستندك أثناء الاجتماعات لزملائك في الفريق المساهمة فيها.

4 لخص

عندما تكتب ملاحظات الاجتماع ، لخص . يجب عليك توثيق أكبر قدر ممكن من المعلومات ، لكن لا تكتب كل شيء حرفيًا. ليس من الضروري تسجيل كل ما قيل خلال ملاحظات الاجتماع. قد تواجه أيضًا صعوبة في المواكبة إذا حاولت كتابة المحادثة بأكملها كلمة بكلمة. تبسيط وتوضيح ما حدث خلال الاجتماع.

5 تعليقات تسمية بالأحرف الأولى

إذا كان لدى العديد من الأشخاص في الاجتماع مدخلات بشأن مسألة ما ، فيمكن أن يساعد ذلك في استخدام الأحرف الأولى للحاضرين للإشارة إلى من ساهم بماذا. يمكنك أيضًا استخدام الأحرف الأولى للإشارة إلى المسؤول عن الخطوات التالية. يعد أسلوب الاختزال هذا طريقة فعالة لتوضيح محادثة متعددة الأشخاص.

5 قوالب لمحاضر الاجتماع

1 محضر اجتماع مجلس الإدارة

اتصل للطلب

بتيسير من رئيس المجلس.

تم استدعاء [رئيس مجلس الإدارة] لطلب عقد اجتماع عادي لـ [منظمتك] في [وقت الاجتماع] في [تاريخ الاجتماع] في [مكان الاجتماع].

حضور

بتيسير من السكرتير.

أجرى السكرتير نداء الأسماء. كان الأشخاص التالية أسماؤهم حاضرين:

• [اسم]
• [اسم]
• [اسم]

تغيب الأشخاص التالية أسماؤهم:

• [اسم]
• [اسم]
• [اسم]

اعتماد المحاضر

[اسم السكرتير] قرأ محضر الاجتماع الأخير. تمت الموافقة على المحضر.

القضايا المفتوحة

• [المشكلة رقم 1]
• [العدد رقم 2]
• [العدد رقم 3]

عمل جديد

• [عنصر العمل الجديد رقم 1]
• [عنصر العمل الجديد رقم 2]
• [عنصر العمل الجديد رقم 3]

تأجيل

[اسم ميسر الاجتماع] قام بتأجيل الاجتماع في [وقت انتهاء الاجتماع].

تقديم واعتماد المحاضر

محضر مقدم من: [اسم السكرتير]

تمت الموافقة على المحضر من قبل: [اسم رئيس مجلس الإدارة أو ميسر الاجتماع]

2 نموذج اجتماع غير رسمي

اتصل للطلب

عقد اجتماع [اسم المنظمة] في [مكان الاجتماع] في [تاريخ الاجتماع].

الحاضرين

ومن بين أعضاء التصويت الحاضرين:

• [الحاضر رقم 1]
• [الحاضر رقم 2]
• [الحاضر رقم 3]

من بين الضيوف الحاضرين:

• [الضيف رقم 1]
• [الضيف رقم 2]
• [الضيف رقم 3]

اعتماد المحاضر

تم تقديم اقتراح بالموافقة على محضر [تاريخ الاجتماع السابق] السابق بواسطة [اسم السكرتير] وتم دعمه بواسطة [اسم الثاني].

التقارير

• [اسم التقرير] قدمه [اسم المقدم]
• [اسم التقرير] قدمه [اسم المقدم]

الحركات الرئيسية

• [اسم الحركة] تم نقله بواسطة [اسم المحرك] وثانيًا بـ [اسم الثاني]. الاقتراح [مقبول أو فشل] مع [عدد الأصوات] لصالح و [عدد الأصوات] ضد.

تأجيل

[اسم ميسر الاجتماع] تم تأجيل الاجتماع في [وقت رفع الجلسة].

3 نموذج اجتماع جلسة الاستماع العامة

تاريخ الاجتماع: [تاريخ الاجتماع]

وقت الاجتماع: [وقت الاجتماع]

السكرتيرة: [اسم السكرتير]

مقدمة

قدم [اسم قائد الاجتماع] الاجتماع:

• [نقاط الحديث]

نداء رول

الأعضاء الحاضرون:

• [الحاضرين]

الحركة رقم 1

تعليقات:

• [الأحرف الأولى أو اسم المعلق] [تعليق] [تسمية مثل: فكرة أو عنصر عمل أو استنتاج]

الحركة رقم 2

تعليقات:

• [الأحرف الأولى أو اسم المعلق] [تعليق] [تسمية مثل: فكرة أو عنصر عمل أو استنتاج]

الأفكار

• [فكرة]

الخطوات التالية

• [الخطوة التالية]

الاستنتاجات

• [استنتاج]

4 ملاحظات اجتماع العميل

المشروع: [اسم المشروع]

الحضور: [الحضور]

التاريخ والوقت: [التاريخ والوقت]

جدول أعمال

• [موضوع للمناقشة]
  • [هدف]
  • [النقاط الرئيسية]

ملحوظات

[أي معلومات مهمة إضافية نوقشت أثناء الاجتماع]

النتائج

[قرارات رئيسية]

خطوات العمل

• [اسم الشخص المسؤول] [الخطوة التالية]
• [اسم الشخص المسؤول] [الخطوة التالية]

5 دقائق لإدارة المشروع

التاريخ والوقت: [التاريخ والوقت]

الحاضر: [الحضور]

غائبون: [أعضاء المشروع ليسوا حاضرين]

المكان: [مكان الاجتماع]

المشروع: [اسم المشروع]

المواضيع

1. تحديث من [الفريق]
2. التقدم في [المشروع]
3. نتائج الأسبوع الماضي

الأسئلة الشائعة حول محضر الاجتماع

ما هو محضر الاجتماع؟

توثيق محضر الاجتماع ما حدث أثناء الاجتماع. غالبًا ما يتم مشاركتها داخل منظمة بعد الاجتماع وتكون بمثابة وثيقة مرجعية في المستقبل.

لماذا محضر الاجتماع مهم؟

• قم بإنشاء سجل تاريخي
• إظهار التقدم بمرور الوقت
• تقديم الحماية القانونية للمنظمة
• الالتزام باللوائح المحلية
• اشرح لماذا اتخذت المنظمة قرارًا
• بمثابة تذكير بالتعيينات أو المشاريع
• العمل كدليل على المواعيد النهائية
• إبلاغ الأعضاء الذين لم يتمكنوا من الحضور

ماذا يجب أن يتضمن محضر الاجتماع؟

• تاريخ
• زمن
• موقع
• مشاركون
• المواضيع التي تمت مناقشتها
• حركات
• نتائج التصويت
• موعد ومكان الاجتماع القادم