مراجعة الفكرة: هل هذا مدير المشروع يستحق كل هذا العناء؟

تتناول هذه المراجعة ما تحتاج إلى معرفته قبل استخدام Notion وكيف يمكنها تبسيط عملية عملك. تعرف على المزيد من مراجعة Notion أدناه.

يعد تنسيق فريقك مع قائمة لا نهائية من أنظمة البرامج أمرًا مملًا. إنه يضيع الوقت ويزيد من احتمالية عمل الموظفين في صوامع. لذا ، فإن استخدام أداة مثل Notion أمر منطقي. يمكنك مشاركة المعرفة والتعاون مع أعضاء الفريق وتتبع المشاريع ، كل ذلك من شاشة واحدة.

تغطي هذه المراجعة كل ما تحتاج لمعرفته حول Notion. سأتحدث عن تجربتي مع الأداة ، وكيف يمكنها تمكين حياتك ، وما إذا كانت تستحق وقتك.

ما هي الفكرة؟

الفكرة هي أداة لإدارة المشاريع تركز على التعاون. أسسها Ivan Zhao في عام 2012 أثناء إقامته في سان فرانسيسكو ، ولاحظ أنه كان من المستحيل تقريبًا على الفرق العمل على تحقيق الأهداف معًا لأنها تتطلب عدة منصات وساعات من الإدارة يوميًا. أدى هذا غالبًا إلى الحصول على معلومات منعزلة ، خاصة بعد مغادرة موظف رئيسي.

لذلك ، أسس شركة Notion بهدف جعل إدارة المشروع والفريق مباشرة. بعد عقد من الزمن ، من الآمن أن نقول إنه وصل إلى هدفه لأن Notion تقدم كل ما تحتاجه لإدارة فعالة للمشاريع ومشاركة المعرفة.

حتى أن شركات مثل Pixar و Spotify و Headspace و Cornershop تستخدم Notion لإدارة المهام. إنه متاح على أجهزة Windows و Mac و iOS و Android.

تسعير الفكرة

تقدم Notion أربع خطط تسعير:

1. الخطة الشخصية المجانية
2. تبلغ تكلفة برنامج Personal Pro 5 دولارات شهريًا أو 48 دولارًا في السنة
3. يكلف الفريق 10 دولارات شهريًا أو 96 دولارًا في السنة
4. تعتمد تكاليف المؤسسة على احتياجات عملك

الإصدار المجاني مثالي للأفراد الذين يتطلعون إلى تجربة Notion دون إنفاق المال. على عكس برامج تخطيط المشاريع الأخرى ، يقدم Notion العديد من الميزات في خطتهم المجانية. هذا يشمل:

• صفحات وكتل غير محدودة
• شارك المشاريع والسباقات مع ما يصل إلى خمسة ضيوف
• مزامنة عبر أجهزة غير محدودة
• واجهة برمجة التطبيقات المتقدمة أو API
• التعاون في الوقت الحقيقي

إذا كنت كاتبًا يتطلع إلى تنظيم سير العمل خلال الأيام أو الأسابيع القليلة القادمة ، فيمكنك القيام بذلك من خلال خطة فكرة مجانية.

إذا كنت بحاجة إلى شيء أكثر تقدمًا ، ففكر في خطة Personal Pro. إنه مشابه للإصدار المجاني ، لكنه يوفر عددًا غير محدود من الضيوف وتحميلات الملفات وسجل الإصدار لمدة 30 يومًا.

ولكن إذا كنت تدير فريقًا ، فقم بالتسجيل في خطة Notion Team. يقدم نفس الميزات مثل الخطط السابقة ، لكنه يجعل الإدارة سهلة. ستجد ميزات إضافية مثل:

• أدوات المشرف
• مجموعات الأذونات
• مساحة عمل تعاونية
• عدد غير محدود من أعضاء الفريق والمستندات

إذا كنت بحاجة إلى عناصر تحكم ودعم للمساعدة في إدارة شركة أكبر ، فجرّب خطة Enterprise. لن تجد سعرًا على موقع Notion. ولكن إذا اتصلت بفريق المبيعات ، فسوف يساعدون في وضع خطة حول احتياجاتك. يقدم ميزات مثل:

• SAML SSO
• أمان وتحكم متقدمان
• الوصول المبكر إلى الميزات الجديدة
• العقود والفواتير المخصصة
• إدارة نجاح مخصصة
• تصدير مجمّع لملفات PDF

هذا يجعل إدارة الشركة أسهل. يمكنك تتبع جميع المشاريع على لوحة القيادة التعاونية ولا يفوتك الموعد النهائي مرة أخرى.

لمن الفكرة؟

بعد استخدام Notion لتتبع مشاريع الكتابة الخاصة بي ، لاحظت أنه يمكن أن يفيد حياة:

• كتاب مستقلون
• فرق
• الشركات الكبيرة

كتاب مستقلون

يعد تنظيم أسبوعك أمرًا ضروريًا إذا كنت تريد أن تصبح كاتبًا مستقلًا ناجحًا. يسمح لك بإكمال مشاريع العميل أثناء تسويق خدمات الكتابة الخاصة بك.

القيام بذلك بدون أداة إدارة المشروع أمر شاق. ولكن مع Notion ، يمكنك إنشاء بعض الكتل لمشاريع مختلفة. بهذه الطريقة ، ستعرف ما يجب عليك فعله لليوم وتقريبًا المدة التي سيستغرقها ذلك.

فرق

تم تصميم Notion للفرق لأنها تؤكد على التعاون. هذا ضروري لأن تبادل المعرفة يحسن الإنتاجية ويمنع المعلومات المنعزلة. إذا كنت تدير فريقًا ، فيمكن أن تساعد فكرة Notion في تبسيط عمليات العمل.

قم بدعوة جميع الأعضاء حتى يتمكن الجميع من التعاون. ما عليك سوى إنشاء سباقات سريعة تساعدك في الوصول إلى هدف أكبر وتتبع تقدم الموظفين.

يمكن لأعضاء الفريق مشاركة أي مشاكل يواجهونها أثناء مساعدة بعضهم البعض في إيجاد الحلول. ستكتسب أيضًا نظرة ثاقبة حول إنتاجية فريقك وإذا كنت قد تحتاج إلى تعيين موظفين إضافيين.

الشركات الكبيرة

مشكلة كبيرة تواجهها معظم الشركات عند استخدام برامج إدارة المشاريع هي قابلية التوسع. لحسن الحظ ، أنشأ Zhao هذه المنصة لتنمو مع عملك. يمكنك دعوة عدد غير محدود من المستخدمين وإكمال المهام التي لا نهاية لها. هذا يجعل تتبع تقدم فريقك أمرًا سهلاً للغاية ، حتى لو كان هناك المئات من أعضاء الفريق.

تدرك فكرة أيضًا أن الموظفين في الشركات الكبيرة يكافحون أحيانًا للعثور على المعلومات الأساسية. لهذا السبب يقدم موقع wiki للفريق ، مما يسمح لك بإعداد مستودع مركزي يمكن لعملك الرجوع إليه.

إذا كنت تستخدم تطبيقات أخرى ، فما عليك سوى ربطها بموقع wiki الخاص بك لأن Notion متوافق مع أكثر من 500 نظام أساسي.

كيف تعمل الفكرة؟

استخدام Notion بسيط ومباشر. أولاً ، ستحتاج إلى التسجيل للحصول على حساب مجاني. للقيام بذلك ، توجه إلى Notion.so واشترك عبر البريد الإلكتروني أو Apple أو Google.

من هنا ، ستطرح Notion بعض الأسئلة التي ستساعد في تكييف لوحة المعلومات وفقًا لاحتياجات عملك.

بعد ذلك ، يرشدك Notion عبر برنامج تعليمي سريع سيساعدك على فهم النظام الأساسي. أقترح إنشاء الصفحات التي ستحتاجها. قد يكون هذا:

• عمل قائمة
• مخطط المحتوى
• الأهداف الشهرية
• مجلة
• تعقب العادة

انقر فوق رمز "صفحة جديدة" في الزاوية اليسرى السفلية لإنشاء صفحة. ستجد قائمة بأنواع الصفحات المختلفة مثل الجدول واللوحة والقائمة والمعرض والتقويم. ستحتاج أيضًا إلى إعطائها عنوانًا واختيار رمز لتسهيل العثور عليه لاحقًا.

الآن دعونا نلقي نظرة على بعض الميزات التي جعلت حياتي أسهل.

من السهل أخذ الملاحظات

يعمل Notion كأداة كتابة خالية من الإلهاء. لتدوين الملاحظات ، انقر فوق الزر "صفحة جديدة" في الزاوية اليسرى السفلية واختر صفحة فارغة. من هنا ، قم بتسجيل أي أفكار إبداعية تود مشاركتها مع الآخرين. استخدم ميزة السحب والإفلات لإضافة الفيديو والصورة والصوت ورمز البرمجة.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك بعض الأفكار الجديدة لمنشورات المدونة المحتملة ، فقم بتدوين أفكارك في Notion ، وسيتمكن استراتيجي المحتوى الخاص بك من رؤيتها. يمكنهم إجراء تحليل SERP والبحث عن الكلمات الرئيسية لمعرفة ما إذا كانت فكرة موضوع عملية.

Notion متاح أيضًا على الهاتف المحمول ونظرًا لأنه يتزامن عبر الأجهزة ، يمكنك تدوين الملاحظات على هاتفك ، وستظهر على سطح المكتب.

تحقق من مراجعتنا الحرفية.

إدارة المهام عبر الأنظمة الأساسية

باستخدام مدير المهام عبر الأنظمة الأساسية ، يمكن للأقسام المختلفة مشاركة المعرفة بنقرة زر واحدة مما يساعد على منع المعلومات المنعزلة.

ولكن يمكنك أيضًا إنشاء مشاريع ومجلدات منفصلة للأقسام الفردية. هذا يجعل إدارة الفرق والمشاريع المختلفة أمرًا سهلاً لأنه يمكنك تتبع تقدم المعينين.

قاعدة بيانات عرض الجدول

يوفر عرض تقويم Notion واجهة فعالة لتخزين المعلومات وتنسيقها. على سبيل المثال ، إذا كان لديك تقويم لإنشاء المحتوى ، فيمكنك إنشاء مقالات مختلفة بمواعيد نهائية وتعيين كتاب لكل مشروع.

انقر فوق صف ، وسيتم فتحه كصفحة خاصة به ، مما يسمح لك بتعديل المواعيد النهائية ، والروابط ، والوسائط ، والمكلفين ، والحالة.

إذا قمت بالنقر فوق الأزرار الثلاثة في الزاوية اليمنى العليا ، فستتمكن من إخفاء أو إظهار خصائص معينة. هذا مفيد إذا كان لديك الكثير من المعلومات على طاولتك ولكنك تريد التركيز فقط على بعضها. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد فقط عرض عناوين المقالات والحالة والمواعيد النهائية والمعينين ، فكل ما عليك فعله هو تعطيل الخصائص الأخرى.

على الرغم من أن Notion هي أداة قيمة للفرق والشركات والكتاب ، إلا أن هناك بعض المجالات التي أود أن أرى تحسينها.

مناطق للتحسين

فيما يلي بعض مجالات التحسين التي لاحظتها عند استخدام Notion:

• يمكن أن يكون مربكا للمستخدمين الجدد
• تطبيق الهاتف بطيء

يمكن أن يكون مربكًا للمستخدمين الجدد

عندما قمت بالتسجيل لأول مرة للحصول على حساب Notion مجاني ، شعرت بالحيرة والتخويف لأنني لم أكن أعرف من أين أبدأ. حتى بمساعدة البرنامج التعليمي ، كان هناك العديد من الخيارات والميزات.

توجد رموز للقوالب وخيارات المشاركة والصفحات والجداول وميزات التتبع على اليسار.

على الرغم من أنني بدأت في التعرف على الواجهة بعد فترة وجيزة ، إلا أنها متقدمة قليلاً للمستخدمين الجدد. أرغب في أن تقدم Notion في البداية خيارات وميزات أقل على لوحة القيادة لمساعدة المستخدمين في الحصول على تعليق لإدارة المشاريع.

بمجرد أن يطلع المستخدم على الأساسيات ، يمكن لـ Notion بعد ذلك البدء في تقديم المزيد من الميزات المتقدمة.

إذا كنت تبحث عن تطبيق إنتاجي أبسط ، ففكر في Trello أو Airtable.

تطبيق الهاتف بطيء

يكون تطبيق الهاتف مفيدًا عندما أكون أثناء التنقل وأحاول تدوين الأفكار الإبداعية. ومع ذلك ، فهو ليس سريعًا. عند كتابة جدران نصية طويلة أو إدارة العديد من سباقات السرعة ، يميل التطبيق إلى التجميد. أحيانًا يتم إغلاق التطبيق عشوائيًا ، وسيتعين عليك فتحه مرة أخرى. لحسن الحظ ، لن تواجه هذه المشكلات مع تطبيق الويب أو سطح المكتب.

أود أن أرى Notion تطور تطبيقها للجوال لتجنب التأخير أو التعطل. هذا أمر مزعج عندما تتفاعل مع فريقك على iPad أو iPhone.

إذا كنت تبحث عن أداة ذات تطبيق أكثر استجابة يسمح لك بتدوين الملاحظات ، ففكر في Evernote أو Onenote.

اقرأ مراجعة Evernote.

معايير مراجعة الفكرة

عند اختبار الفكرة ومراجعتها لمعرفة ما إذا كانت أداة قيّمة لإدارة المشاريع ، استخدمت المعايير التالية:

• سهولة الاستعمال
• المرونة
• ميزات قيّمة
• القدرة على تحمل التكاليف
• حماية

بعد استخدام Notion لتتبع مشاريعي في الكتابة والتحرير ، أشعر أنها تفي بكل هذه المعايير.

بمجرد اجتياز منحنى التعلم الأولي ، ستجد أنه سهل الاستخدام لأن جميع الميزات التي تحتاجها لإدارة المشروع والمعرفة موجودة على لوحة المعلومات الخاصة بك. كما أنه مرن لأنه يمكنك استخدامه على جميع الأجهزة أثناء الوصول إلى ميزات مثل موقع wiki للفريق ومهام سير العمل المتقدمة.

لكن أفضل جزء هو أنك إذا كنت ترغب في تجربته ، فلن تضطر إلى دفع أي شيء. تتيح لك الخطة المجانية إدارة المشاريع أثناء دعوة أعضاء الفريق.

لماذا يمكنك الوثوق بي

بصفتي كاتبة مستقلة ، أجرب دائمًا الأدوات التي تساعد في إدارة مشاريع الكتابة مع تحسين الإنتاجية. ما أعجبني في Notion عند التسجيل لأول مرة هو أنه يقدم كل ما أحتاجه لإدارة المشاريع.

يتضمن ذلك القوالب وميزات المشاركة وعمليات التكامل المتقدمة مع الأدوات الأخرى وقدرات مشاركة المعرفة السريعة. تساعدني هذه الميزات في إدارة مشاريع الكتابة والتحرير المستقبلية حتى لا يفوتني المواعيد النهائية.

نظرًا لأنني أستخدم أيضًا أدوات أخرى مثل Google Keep و Kanban Board و Asana و Google Docs و Markdown ، فقد وجدت Notion مريحًا للغاية لأنه يتكامل مع كل منهم.

سأستمر بالتأكيد في استخدام Notion. حاليًا لا أدير فريقًا ، ولكن عندما أحتاج إلى محررين وكتاب للمساعدة في المشاريع في المستقبل ، يمكنني ببساطة إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني وتصبح الإدارة أسهل.