اكتب مراجعة فعالة للأداء: دليل خطوة بخطوة

أحد أهم جوانب دور المدير هو تقديم الملاحظات التي تُعلم أعضاء الفريق وتثقيفهم وتمكنهم من النمو والنجاح. ولا يوجد هذا أكثر أهمية من مراجعة الأداء. تعد مراجعة الأداء هي الفرصة الأكثر تنظيماً للمديرين لتقييم أداء الموظفين وتقديم تعليقات شفهية وكتابية وتحديد أهداف التطوير المستقبلي.

إذا تم تنفيذه بشكل جيد، فإنه يعزز أيضًا التواصل المفتوح بين المديرين والموظفين ويترك الموظف يشعر بالتقدير والوضوح بشأن كيفية تحقيق المزيد من النجاح في دوره. تابع القراءة لتتعلم كيفية كتابة وإجراء مراجعات الأداء البناءة والمؤثرة.

ما هي مراجعة الأداء؟

مراجعة الأداء هي تقييم رسمي ومنظم لأداء العمل، بما في ذلك الإنجازات ومجالات التحسين، وتوفر ردود الفعل للتطوير المهني.

يمكن أن تكون مراجعة الأداء تقييمًا سنويًا شاملاً للأداء يجريه المدير، أو مراجعة أكثر شمولية بزاوية 360 درجة تتضمن تعليقات في مكان العمل من المشرفين والأقران والمرؤوسين، أو مراجعة من نظير إلى نظير تتضمن تعليقات قيمة حول العمل الجماعي والتعاون مهارات من الزملاء الذين يعملون بشكل وثيق مع الموظف. يمكن أن تمتد مراجعات الأداء أيضًا إلى البيئات التعليمية، حيث يمكن أن تكون مراجعات الأقران مؤثرة.

في جميع الحالات، تعد مراجعة الأداء أداة حاسمة مصممة لتعزيز النمو والنجاح من خلال التحسين المستمر ومواءمة الأهداف الفردية والتجارية.

يمكن أن تكون مراجعة الأداء أيضًا بمثابة أداة مهمة للتوثيق الرسمي للسلوك أو الأداء غير المرضي، بهدف إما تحديد مسار للتحسين أو احتمالية إنهاء العمل.

المكونات الثلاثة الرئيسية لمراجعة الأداء الفعالة

تعتمد مراجعة الأداء الفعالة على ثلاثة عناصر أساسية تضمن تقييماً شاملاً وعادلاً ومثمراً:

1 أهداف واضحة

يجب أن يكون لدى موظفك أهداف ذكية واضحة - أهداف ومسؤوليات محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً - من خلال الاتصالات الداخلية قبل فترة طويلة من مراجعة الأداء. هذه الأهداف الواضحة هي خريطة طريق موظفك لتحقيق النجاح في دوره. إنها أيضًا دليلك لتقييم الأداء؛ يجب أن يكون محور مراجعتك هو كيفية أدائهم فيما يتعلق بالأهداف المحددة لهم.

أمثلة على أهداف الأداء الواضحة

• قم بتحسين درجة رضا العملاء في قسمك من 81% إلى 85% وزيادة درجة رضا العملاء في القسم من 85% إلى 90% من خلال تنفيذ مبادرتين جديدتين لخدمة العملاء خلال الأشهر الستة المقبلة.
• قم بتطوير وإطلاق ميزة منتج جديدة تلبي أهم طلبات مستخدمينا، كما هو محدد في آخر استطلاع أجراه الفريق بنهاية الربع الثالث.
• خفض معدلات تجاوز المشروع من 15% إلى 5% من خلال تحسين تخصيص الموارد خلال العام المقبل؛ تقديم عمليات تسجيل التقدم الأسبوعية خلال الربع التالي للمساعدة في ضمان حدوث ذلك.

2 ردود فعل متوازنة

ردود الفعل المتوازنة تشمل الإنجازات ومجالات التحسين. كلاهما مهم في مراجعة الأداء.

يتمتع كل موظف بالتقدير على العمل الجيد الذي قام به. إن مراجعة الأداء هي الوقت المناسب للاحتفال بهذه الإنجازات بالتفصيل. يعزز هذا التكريم الشعور بالفخر الشخصي، ويعزز الروح المعنوية، ويلهم الرغبة المستمرة في النمو المهني داخل الشركة. كما أن الثناء على الإنجازات يجعل من السهل تلقي النقد البناء، وهو أمر ضروري لمساعدة موظفيك على النمو والتقدم في دورهم.

سواء كانت التعليقات إيجابية أو سلبية، يجب أن تكون مدعومة بأمثلة وبيانات ملموسة، مثل الملاحظات أو رسائل البريد الإلكتروني أو النتائج القابلة للقياس. يوفر هذا النهج القائم على الأدلة الوضوح، ويثقف الموظفين حول تأثيرهم، ويوضح معرفتك واستثمارك في جهودهم ونجاحهم.

3- أن تكون محددة وذات صلة وقابلة للتنفيذ

تخيل لو كان التعليق الوحيد الذي قدمته أثناء مراجعة الأداء هو "أنت بحاجة إلى تحسين عملك". بدون تحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين أو السياق أو الارتباط بدور الموظف أو مسؤولياته، أو إرشادات حول كيفية التحسين أو الخطوات التي يجب اتخاذها بعد ذلك، فإن تعليقاتك ليست ذات قيمة لتحسين الموظف أو نموه أو تطويره أو لمساعدتك و فريقك يحصل على أفضل النتائج من عضو فريقك.

ولهذا السبب يجب أن تكون التعليقات دائمًا محددة وذات صلة وقابلة للتنفيذ:

تتيح التعليقات المحددةللموظف فهم ما تتحدث عنه بالضبط.

تضمن التعليقاتذات الصلةأنك تقدم تعليقات ضمن تأثير الموظف وذات صلة بالمناقشة المطروحة.

ردود الفعلالقابلة للتنفيذتمنح الموظف فهمًا واضحًا للخطوات التالية، سواء كان ذلك لتحسين أدائه أو مواصلة العمل الممتاز.

يمكن أن تكون العبارة الأكثر تحديدًا وذات صلة وقابلة للتنفيذ فيما يتعلق بالحاجة إلى تحسين الأداء هي: "لقد لاحظت أن تقاريرك غالبًا ما تحتوي على معلومات غير دقيقة في تحليل البيانات. على سبيل المثال، كان معدل الخطأ في التقرير الأخير 10%. للتحسين، أوصي بالتحقق مرة أخرى من حساباتك واستخدام أدوات التحقق من البيانات لدينا قبل الإرسال. فلنحدد أيضًا وقتًا لمراجعة هذه الأدوات معًا.

أمثلة على ردود الفعل الفعالة

• "لقد تحسنت مهارات العرض لديك بشكل ملحوظ. لقد كان التقرير ربع السنوي الذي قدمتموه الشهر الماضي واضحًا وموجزًا ​​ولاقى قبولًا جيدًا من قبل الفريق التنفيذي.
• "على الرغم من أن مهاراتك التقنية قوية، إلا أن هناك مجالًا للتحسين في إدارة المشاريع. أوصي بالتركيز على تقدير الجدول الزمني وتخصيص الموارد في الربع القادم.
• "على مدى الأشهر الثلاثة الماضية، لاحظت أنك تلتزم دائمًا بالمواعيد النهائية للمشروع، ولكن غالبًا ما يكون ذلك على حساب معنويات الفريق. على سبيل المثال، في الحملة التسويقية الأخيرة، أفاد أعضاء الفريق أنهم عملوا ساعات إضافية لمدة أسبوعين متتاليين. للمضي قدمًا، أود منك التركيز على تحسين مهارات التفويض لديك. فلنقم بإعداد اجتماع لمناقشة استراتيجيات توزيع المهام بشكل أكثر توازناً واستكشاف تقنيات إدارة الوقت التي يمكن أن تساعد في الحفاظ على الكفاءة ورفاهية الفريق.

7 خطوات لكتابة وإجراء مراجعات الأداء

إن كتابة وإجراء مراجعات الأداء الهادفة يستغرق وقتًا وجهدًا. لكن المكافآت تفوق التكلفة بكثير. إلى جانب تقدير موظفيك لعملهم وتقديم تعليقات مفيدة حول أدائهم، ستعمل مراجعتك على تعزيز التواصل المفتوح المستمر، وتساعد على تحديد التوقعات بوضوح، وتضع الأساس للنجاح المستقبلي لأعضاء فريقك.

لتبسيط جهودك وتحقيق أفضل النتائج، اتبع أفضل الممارسات السبعة لمراجعة الأداء:

1 اطلب من الموظفين إجراء تقييم ذاتي

التقييمات الذاتية للموظفين، حيث يقدم الموظف مراجعة كتابية لعمله، هي إحدى طرق تقييم الموظفين القوية التي تفيد الموظف والمدير.

بالنسبة للموظف، يعد هذا التأمل الذاتي فرصة لتسليط الضوء على الإنجازات التي ربما لم يلاحظها أحد، والتعرف على مجالات التحسين، واكتساب قدر أكبر من الوعي الذاتي.

بالنسبة للمدير، إنها فرصة لرؤية الأداء من خلال عيون الموظف والحصول على معلومات من شأنها أن تساعد في تقييم أداء أكثر دقة وشمولية.

2 اجمع بيانات شاملة لدعم تقييمك

يعد استخدام البيانات للمساعدة في صياغة المراجعة الخاصة بك أحد أقوى استراتيجيات تقييم الأداء.

توفر البيانات دليلاً لا لبس فيه على كيفية أداء الموظف مقابل أهداف SMART أو الأدوار والمسؤوليات الموثقة. ومن خلال تسلحك بالبيانات، ستكتسب رؤى أكثر وضوحًا حول أداء موظفك، مما يتيح لك صياغة تقييم موضوعي ومستنير وبناء. يمكن أن توفر البيانات أيضًا أمثلة ملموسة لتضمينها في المراجعة المكتوبة ونقاط المناقشة عند إجراء مراجعة الأداء.

عند البحث عن بيانات مراجعة الأداء، قم بجمعها من مصادر مختلفة: توفر تعليقات النظراء، ومراجعات العملاء، ونتائج المشروع، وسجلات الحضور، وأرقام المبيعات، ومقاييس الأداء السابقة رؤية شاملة أكثر وفرصة أقل للتحيز غير المقصود.

3 كتابة مراجعة الأداء

بمجرد دمج أهداف SMART وملاحظات التقييم الذاتي والبيانات، يجب أن يكون لديك رؤية واضحة لأداء الموظف. استخدم هذه المعلومات لكتابة مراجعة الأداء.

ابدأ بالإيجابيات قبل الانتقال إلى مجالات التحسين. يساعد الثناء الحقيقي على تخفيف أي ردود فعل سلبية. اهدف إلى الحصول على نسبة 3:1 من ثلاثة تعليقات إيجابية لكل جزء من التعليقات البناءة، واختر كلماتك بعناية. يضمن هذا التوازن أن يشعر الموظفون بالتقدير ويتعرفون على مجالات التحسين.

للحصول على أفضل النتائج، تأكد من تحديد مجالات التحسين كفرص للنمو بدلاً من الفشل. استخدم نموذج "تأثير الموقف والسلوك" للحفاظ على هدف التعليقات. يجب أن تصف:

• الوضع
• السلوك الملاحظ
• تأثيرها على الفريق أو المنظمة

إن أسلوب التواصل "اعرض، لا تخبر" هذا يجعل تعليقاتك أكثر ارتباطًا وفهمًا. وأخيرًا، قم بتضمين البيانات والإحصائيات والأمثلة ذات الصلة في المستند المكتوب، وقم بتدوين ملاحظات حول أي بيانات أو أمثلة إضافية قد ترغب في استكشافها أثناء اجتماع مراجعة الأداء.

هل تبحث عن المزيد من الإرشادات؟ راجع أمثلة مراجعة الأداء وكيفية تعزيز كتابتك.

4 عقد اجتماع مراجعة الأداء

يمكن أن تثير اجتماعات مراجعة الأداء مزيجًا من الترقب والقلق لدى الموظفين، خاصة عندما تكون المكافآت مرتبطة بالأهداف الفردية أو عندما تكون هناك مخاوف معروفة تتعلق بالأداء سيتم معالجتها. لهذه الأسباب، من المهم خلق جو هادئ ومهني وبناء في بداية الاجتماع.

ابدأ باختيار مكان هادئ ومريح للاجتماع حيث لا يوجد أي تشتيت أو احتمال أن يسمع الموظفون الآخرون محادثتك.

ابدأ الاجتماع بمحادثة قصيرة وغير رسمية لمساعدة الموظف على الاسترخاء: فالتحية الحارة والقليل من المزاح يمكن أن يقطع شوطا طويلا في تهدئة الأعصاب. ثم اشرح بوضوح الغرض من المراجعة وبنيتها.

أثناء قيامك بالمراجعة وتقديم تعليقات متوازنة، ابدأ بالإيجابيات. تسليط الضوء على إنجازات ومساهمات محددة. قم بالخوض في التفاصيل وشارك البيانات التي لديك لتأكيد وعيك بجهودهم.

إذا كان عليك معالجة قضايا حساسة، مثل ضعف الأداء الوظيفي، أو المشكلات السلوكية، أو الصراعات في مكان العمل، فضع في اعتبارك كيفية التعامل معها. بشكل عام، النهج المباشر المقترن بالتعاطف يعمل بشكل أفضل. كن محددًا عند معالجة المخاوف، مع التركيز على السلوكيات والنتائج بدلاً من الخصائص الشخصية. تقديم اقتراحات واضحة وقابلة للتنفيذ للتحسين لتوجيه الموظف بشكل فعال.

استخدم أحد أهم تقنيات تعليقات الموظفين: شجع المحادثة من خلال طرح أسئلة مفتوحة تستقطب وجهة نظر الموظف. على سبيل المثال، يمكن أن يكون "ما هي أفكارك حول ما قمت بمشاركته؟" يوضح هذا أنك تقدر مدخلاتهم، ويخلق تجربة أكثر جاذبية وتعاونية للموظف. طوال الاجتماع، استمع جيدًا، وقم بتدوين الملاحظات، إذا كان ذلك مناسبًا، وأظهر اهتمامًا حقيقيًا بمدخلاتهم.

5 استخدم تقنيات الاتصال الفعالة

لا ينبغي أن تكون هناك أي مناطق رمادية في اتصالات مراجعة الأداء. التواصل الفعال هو الفرق بين المراجعة ذات التعليقات الواضحة، وفهم الخطوات التالية، والنتيجة الإيجابية وبين الموظف المنكمش، المرتبك، أو ربما الساخط الذي لا يعرف كيفية المضي قدمًا بنجاح. فيما يلي خمس طرق لضمان التواصل الواضح والفعال:

• استخدم تقنيات الاستماع النشط: حافظ على التواصل البصري وقدم إشارات لفظية وغير لفظية لإثبات المشاركة.
• استخدم لغة واضحة وموجزة وتجنب المصطلحات أو الغموض عند مناقشة مقاييس الأداء أو التوقعات.
• ممارسة التعاطف: اعترف بوجهة نظر الموظف وعواطفه طوال المحادثة.
• قم بتلخيص النقاط الرئيسية واطلب التأكيد للتأكد من توافقك أنت وموظفك.
• استخدم تمارين لعب الأدوار للتدرب على معالجة المواضيع الحساسة. يمكنك تعيين زميل ليلعب دور الموظف ويقدم استجابات متنوعة لملاحظاتك البناءة بشأن مشكلة أداء افتراضية.

6 جدولة متابعة ما بعد المراجعة

بعد مراجعة الأداء، قم بترتيب اجتماع متابعة لتعزيز المناقشة وتحديد مسار واضح للمضي قدمًا. هذه هي فرصتك لوضع خطط جديدة وقابلة للتنفيذ بشكل تعاوني تتوافق مع دور الموظف واحتياجات التطوير وأهداف الشركة.

ابدأ متابعة ما بعد المراجعة من خلال تلخيص النقاط الرئيسية من المراجعة، بما في ذلك نقاط القوة التي يجب الاستفادة منها ومجالات التحسين. ثم اعمل مع الموظف على إنشاء أهداف SMART جديدة تتناول مجالات النمو المحددة.

على سبيل المثال، إذا تم تسليط الضوء على مهارات الاتصال كمجال للتطوير، فقد يكون الهدف هو: "إكمال دورة مهارات العرض التقديمي المتقدمة وتقديم ثلاثة عروض تقديمية جماعية خلال الأشهر الستة المقبلة".

قم بإنشاء خطة عمل مفصلة لكل هدف، مع تحديد الخطوات المحددة والموارد اللازمة والمعالم الرئيسية. تأكد من أن الخطة تتضمن عمليات تسجيل وصول منتظمة أو مراجعات تطوير الموظفين لمراقبة التقدم وتقديم الدعم المستمر.

لا يعزز هذا النهج التعاوني التزام الموظف بتطوره فحسب، بل يوضح أيضًا استثمارك واستثمار المنظمة في نجاحهم.

ومن خلال وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس وخطة منظمة لتحقيقها، فإنك تمهد الطريق للتحسين المستمر وتعزيز الأداء في فترة المراجعة القادمة.

7 الدعم المستمر والتسجيلات

لا يكفي تقديم مراجعة وتحديد الخطوات التالية ثم البدء في عملك. باعتبارك مديرًا لموظفك، فإن القليل من الجهد المستمر منك يقطع شوطًا طويلًا نحو تعزيز الأهداف والنجاح، وتوفير الفرص للتعليقات والأسئلة، وضمان دعم موظفك في رحلة التطوير الخاصة به.

إحدى الإستراتيجيات الفعالة هي جدولة لقاءات قصيرة وغير رسمية. إن إعداد محادثة قهوة سريعة ومتكررة أو تخصيص وقت خلال الاجتماعات الفردية لمناقشة التقدم والتحديات يخلق بيئة بناءة وداعمة لتحقيق النجاح. بالإضافة إلى ذلك، فإن الاحتفال بالانتصارات الصغيرة على طول الطريق يمكن أن يعزز الروح المعنوية ويحافظ على التحفيز بينما تتجه أنت وموظفك نحو مراجعة الأداء التالية.

النقاط الرئيسية

• وضع أهداف ذكية واضحة لأداء الموظفين.
• تقديم تعليقات متوازنة تعترف بالإنجازات وتحدد مجالات التحسين.
• تأكد من أن التعليقات محددة وذات صلة وقابلة للتنفيذ.
• قم بتشجيع ثقافة ردود الفعل المستمرة والنمو من خلال عمليات تسجيل الوصول المنتظمة التي تعزز الأهداف وتقدم الدعم والتعليقات ومناقشة التقدم والتحديات والاحتفال بالمكاسب الصغيرة على طول الطريق.

الأسئلة الشائعة حول مراجعات الأداء

كم مرة ينبغي إجراء مراجعات الأداء؟

من الناحية المثالية، ينبغي إجراء مراجعات الأداء سنويًا على الأقل، ولكن إجراء المزيد من عمليات تسجيل الوصول المتكررة - مثل ربع سنوي أو نصف سنوي - يمكن أن يعزز التواصل والتطوير. يعزز هذا النهج ثقافة التحسين المستمر ويسمح بإجراء تعديلات في الوقت المناسب على الأهداف وتوقعات الأداء.

كيف يمكن معالجة مشكلات الأداء دون تثبيط تحفيز الموظفين؟

لمعالجة مشكلات الأداء دون تثبيط تحفيز الموظفين، استخدم الحقائق، وليس الآراء، واتبع نهجًا مباشرًا مقترنًا بالتعاطف. التركيز على سلوكيات ونتائج محددة بدلاً من التركيز على الخصائص الشخصية. قدم اقتراحات واضحة وقابلة للتنفيذ للتحسين، وحدد مجالات التطوير كفرص للنمو، واستخدم نموذج "تأثير الموقف والسلوك" للحفاظ على ردود الفعل موضوعية ومترابطة.

ما هي أفضل الممارسات لتوثيق مراجعات الأداء؟

تتضمن أفضل الممارسات لتوثيق مراجعات الأداء جمع بيانات شاملة من مصادر مختلفة حتى تتمكن من إجراء تقييمك بناءً على الحقيقة بدلاً من الرأي. قم بصياغة تعليقاتك لتحقيق النجاح: ابدأ بالإنجازات، ثم استهدف نسبة 3:1 من التعليقات الإيجابية إلى التعليقات البناءة، باستخدام نموذج "الموقف - السلوك - التأثير" لتحقيق الموضوعية. قم بتضمين البيانات والإحصائيات والأمثلة ذات الصلة لدعم التقييم.