كيفية استخدام Kanban الشخصية لتصبح منتجًا بجنون

يمكن أن يساعد Kanban الشخصي في تحقيق توازن إبداعي في إدارة أعمالهم مع العمل في حرفتهم. يشرح هذا الدليل كيف يعمل.

هل تبحث عن نظام الإنتاجية الشخصية المثالي لعملك الإبداعي؟

أولا الأخبار السيئة: لا وجود لها. كما هو الحال مع برنامج الصفحة المقصودة ، عليك القيام بالعمل بغض النظر عن نظامك.

الآن الخبر السار: كانبان هو نظام سهل الاستخدام والتعلم يمكن أن يساعد في تجنب الشعور بالإرهاق من قوائم المهام التي لا تنتهي. يمكنك استخدام السبورة البيضاء أو أداة مثل Trello للقيام بذلك.

دعنا نتعمق.

ما هو كانبان؟

كانبان طريقة رشيقة لإنشاء المنتجات بناءً على عمليات التسليم المستمرة. نشأ هذا النظام من نظام التصنيع الياباني.

أنشأ المهندس الصناعي في Toyota Taiichi Ohno النظام لمساعدة مديري المصانع المشغولين على التعامل مع المشاريع المعقدة وأعباء العمل.

ما هو كانبان الشخصي وكيف يعمل؟

كانبان الشخصي هو تكيف لطريقة أجايل للأفراد وحتى أصحاب الأعمال الصغيرة. إنه يعمل عن طريق إجبار المستخدمين على تصور العمل في مكان واحد وتقييد ما يعملون عليه.

يقدم Jim Benson و Tonianne DeMaria Barry هاتين القاعدتين باستخدام نظام الإنتاجية هذا في كتابهما الممتاز إلى حد ما Personal Kanban.

1. تصور عملك
2. تقييد عملك قيد التقدم (WIP)

قالوا عن القاعدة الأولى ، "عندما نرى العمل في سياقاته المختلفة ، تصبح المقايضات الحقيقية واضحة. لدينا الآن سجل مادي لكل تلك المطالب في عصرنا. هذه النظرة الأكبر لعملنا وسياقنا تسمح لنا باتخاذ قرارات أفضل.

وأضافوا حول القاعدة الثانية "يتيح لنا الحد من العمل قيد التقدم الوقت للتركيز والعمل بسرعة والرد بهدوء على التغيير والقيام بعمل مدروس."

الخطوة 1: قم بإعداد لوحة كانبان الخاصة بك

قسّم السبورة إلى ثلاثة أعمدة. إذا لم يكن لديك واحد ، ففكر في شراء Magic Whiteboard وتثبيته على الحائط الخاص بك أو حتى تقسيم دفتر كبير بحجم A4 أو بحجم letter.

قم بتسمية العمود الأول "المهام المطلوبة" ، والعمود الثاني "العمل" والثالث "تم".

العمود الأول مخصص لالتقاط عنصر العمل في قائمة المهام الجديدة. الثاني لتحديد ما ستعمل عليه الآن والثالث لتسجيل ما انتهيت منه.

تذكر أن تتجنب خطأ الإنتاجية الكلاسيكي المتمثل في تحويل المشروع إلى مهمة. يتطلب الأمر سلسلة من المهام (أو البطاقات) لإنجاز المشروع. يمكنك استخدام الملاحظات اللاصقة لتمثيل بطاقة كابان أيضًا.

الخطوة 2: العمل باستخدام Kanban

أضف عناصر أو بطاقات إلى عمود "المهام المطلوبة" على لوحة كانبان الخاصة بك باستخدام علامة أو ملاحظات لاصقة.

استخدم فعل العمل واكتب المهمة المعنية. إذا كنت تنقل منزلًا ، فقد يكون هذا هو "استئجار شركة نقل". بدلاً من ذلك ، إذا كنت تحضر عرضًا تقديميًا كبيرًا ، فقد يكون هذا هو "صور مخزون المصدر".

عندما تكون جاهزًا للعمل ، اسحب عنصرًا أو مهمة من عمود "المهام الواجبة" إلى "العمل".

عادةً ما أجد أنه من المنطقي عدم الاحتفاظ بأكثر من ثلاثة عناصر في عمود "التنفيذ". هذا يحد من تقدم عملي ويساعد في تصور ما أعمل عليه. (تذكر القواعد!)

عند الانتهاء من العمل ، اسحب مهمة كاملة من عمود "العمل" إلى عمود "تم". ثم اسحب بطاقة كانبان أخرى من "المهام" إلى "الفعل".

الخطوة 3: مراجعة مجلس الإدارة الخاص بك

أثناء عملك ، ستقوم بسحب المهام بشكل طبيعي من اليسار إلى اليمين من اللوحة.

العمل البسيط المتمثل في سحب مهمة من عمود إلى آخر يجبرك على تحديد الأولويات. كما أنه يشجع على إجراء مراجعات منتظمة لقائمة المهام الخاصة بك.

طريقة العمل هذه تشجع على حالة التدفق. إن عملية نقل البطاقات من عمود إلى آخر تشعر بالرضا. يمكنك أن ترى بسرعة المهام التي يسهل إنجازها ، تلك التي تستغرق الكثير من الوقت وحتى المهام التي تكون عالقًا فيها. قال لي بنسون ،

"الخطأ الأكثر شيوعًا هو عدم تقييد العمل قيد التقدم ... يتخطى الأشخاص أحيانًا الخطأ الثاني نظرًا لوجود" الكثير مما يجب فعله "، والذي ، ومن المفارقات ، هو ما هو حد العمل قيد التقدم في المقام الأول."

جيم بنسون

بمجرد أن تصبح أكثر راحة مع طريقة Kanban ، أضف أعمدة إضافية إلى لوحة Kanban الشخصية أو تطبيق Kanban.

على سبيل المثال ، قمت بإنشاء عمود يسمى "Waiting For" لالتقاط المهام التي منعت من القيام بها والمهام التي أحتاج فيها إلى شخص ما للعودة إلي. لقد قمت أيضًا بإنشاء عمود "التالي" للمهام التي أردت العمل عليها أثناء يوم العمل ولكن ليس على الفور.

نصيحة احترافية: إذا كنت بحاجة إلى مصدر إلهام ، فابحث في صور Google عن "لوحة Kanban الشخصية".

يوصى باستخدام أدوات كانبان

عندما بدأت في استخدام Personal Kanban ، قمت باختبار طريق لوح أبيض كبير وجهاز كمبيوتر محمول. تعمل كلتا الأداتين بشكل جيد وستساعدك على إتقان أساسيات كانبان. يمكن لأي شخص تسجيل مهمة مفتوحة ومكتملة بهذه الطريقة.

بمجرد أن تتعرف على كيفية عمل نظام الإنتاجية هذا ويكون جزءًا من أسبوع عملك ، فأنت جاهز لـ Kaban Board شخصي رقمي.

Trello هو تطبيق لإدارة المشاريع على شبكة الإنترنت. إنه في الأساس نوع من برامج Kanban. يمكنك تحميل الملفات إلى المهام أو البطاقات الخاصة بك ، وتسميتها ، وتعيين تواريخ الاستحقاق وما إلى ذلك.

يعد تحميل المرفقات على البطاقات مفيدًا لتجميع كل عملك في مكان واحد. وبالمثل ، فقد استخدمت ميزات التعاون لتطبيق Trello للعمل مع متعاقدين خارجيين.

بقدر ما أحب Trello للإنتاجية الشخصية ، أوصي بالتعامل مع Kanban على السبورة البيضاء أو النظام التناظري أولاً. بعد كل شيء ، الأداة دائمًا ما تكون أقل أهمية من القيام بالعمل. بعد ذلك ، يمكنك الانتقال إلى تطبيق أو برنامج مخصص.

جرب كانبان الشخصي اليوم

لا يوجد شيء مثل أداة كابان المثالية. إذا كانت قائمة المهام البسيطة الخاصة بك تساعدك في إنجاز المهمة ، فالتزم بها.

لقد جربت الكثير من برامج إدارة المشاريع على مر السنين. أكبر مشكلة هي أن القائمة الكبيرة قد تشعر أحيانًا بالإرهاق.

إذا حدث هذا لك ، فلن يستغرق تعلم Kanban الشخصي وقتًا طويلاً ، وسيساعدك على إدارة عملك اليومي دون الشعور بالإرهاق. يساعد نظام الإنتاجية الشخصية هذا أيضًا في تصور العمل في مكان واحد. أو كما قال بنسون ،

"تم تصميم النظام لتوفير المرونة على وجه التحديد من خلال وجود مجموعة صغيرة من القواعد. هذا هو السبب الرئيسي الذي جعلنا نرى أنه تم تبنيها في كل بلد وكل قطاع على وجه الأرض - بما في ذلك المنزل. يستمتع الأطفال بإكمال أعمالهم المنزلية. تعمل الفرق بذكاء على حل المشكلات المعقدة. يمكن تصور وإكمال المشروع والعمل المحيط بسهولة. "

جيم بنسون

ظهرت نسخة من هذا المنشور في الأصل على Forbes.

إنه أيضًا مقتطف محرّر من فصل من كتابي الجديد هذا يعمل: ركز على ما يهم واحصل على النتائج التي تستحقها.

تخفيض السعر

هذا يعمل: ركز على ما يهم واحصل على النتائج التي تستحقها

• كولينز ، بريان (مؤلف)
• الإنجليزية (لغة النشر)
• 296 الصفحات - 05/27/2019 (تاريخ النشر) - Nielsen (الناشر)

شراء على أمازون

أسئلة وأجوبة