8 عبارات لتنظيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
نشرت: 2022-03-29عادات الكتابة السيئة تتراكم مثل الفوضى المنزلية. من المفيد أن نتخلص بشكل دوري من تراكم أكواب القهوة الفائضة والقمصان التي يمكن نسيانها، فلماذا لا نأخذ مخزونًا مشابهًا لتخليص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من بعض الكليشيهات والتعبيرات العميقة في مكان العمل؟
يجب أن نعترف بأننا مذنبون أيضًا: فقد تبين أن وصف الكليشيهات بأنها "رثة" هو في حد ذاته نوع من الكليشيهات، لذلك حذفنا ذلك. في الواقع، كاتبك المتواضع ليس فخورًا بالتفكير في حجم رسائل البريد الإلكتروني التي لا حياة فيها على الإطلاق والتي "يرسلها" عليها. يمكننا جميعا أن نفعل ما هو أفضل.
مع أخذ ذلك في الاعتبار، قمنا بجمع بعض العبارات اللطيفة والتي لا معنى لها والتي قد تقرر التخلص منها بشكل عام أثناء تنظيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - إلى جانب بعض البدائل الأنيقة والواضحة.
1 أتمنى أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة.
قد تقصد ذلك بطريقة حنونة، لكن هذه العبارة مرهقة وعامة للغاية لدرجة أنها تخاطر الآن بالإيحاء بالعكس: أقل من مجرد مشاعر مدروسة من مجرد هراء لا معنى له.
من الأفضل غالبًا أن تكتب هذا الجزء وتنتقل إلى صلب الموضوع، ولكن إذا كنت تريد حقًا سطرًا آخر بعد التحية، فاعترف بالقارئ من خلال التحدث إليه على وجه التحديد:
أنا أحب آخر مشاركة لك على المدونة.
أنا أقدر العرض الذي قدمته الأسبوع الماضي حول خفض إنتاج الكربون لخوادمنا.
الصور التي شاركتها على Slack لجروك الجديد رائعة.
إذا كنت تكتب لشخص لا تعرفه جيدًا، أو لا تعرفه على الإطلاق، فلا يزال بإمكانك مجاملته أو البدء ببعض التلميحات حول كيفية معرفتك أو سبب تواصلك معه:
التقينا لفترة وجيزة في مؤتمر من خلال صديقنا المشترك، أرجون.
أخبرني شخصان الآن أنك ستكون الضيف المثالي للبودكاست الخاص بنا.
الهدف هو أن تُظهر للقارئ أنك فكرت فيما كنت تكتبه.
2 متابعة فقط . . .
يمكنك نشر هذه العبارة المجهدة عند تنبيه شخص لم يرد على رسالة بريد إلكتروني. في بعض الأحيان يكون ذلك ضروريًا، لكن هذه العبارة غالبًا ما تفشل في تحقيق هدفها المتمثل في الحصول على رد. لذا يجدر بك أن تسأل نفسك أولاً: "هل تتطلب رسالتي الرد؟" إذا كانت الإجابة "نعم"، فابحث عن خيار أكثر مباشرة.
المثال دون الأمثل 1:ما عليك سوى المتابعة لمعرفة ما إذا كان هناك أي اهتمام بـ . . .[البيان الصحفي، على سبيل المثال]
الاقتراح:بصراحة، نوصي بقطع الخط تمامًا.
المثال دون الأمثل 2:ما عليك سوى المتابعة لمعرفة ما إذا كان لديك أي مدخلات قبل أن نرسل هذا التكرار إلى العميل.
الاقتراح:يتوقع العميل شيئًا منا بعد ظهر هذا اليوم، لذا أود أن أحصل على أي تعديلات نهائية بحلول الظهر.
لاحظ أن الاقتراح الأخير نجح في توصيل المزيد من المعلومات - بشكل أكثر إقناعًا - دون أن يكون أطول أو أقل أدبًا.
3 تدور حول الظهر . . .
كل نفس القضايا المذكورة أعلاه، باستثناء المزيد من الدوار. يمكنك الاستغناء عنها.
4 عادي جديد
قد تتضمن القائمة غير الشاملة للأسباب التي تدفعنا إلى التوقف عن استخدام هذه العبارة أنها مفرطة الاستخدام وغامضة، وأنها لا تترك أي شخص يكتبها أو يقرأها يشعر بالارتياح، وأنها ترمي إلى الاعتراف بمجموعة من الحقائق غير السارة مع تقليلها إلى الحد الأدنى.
قد يكون هذا واحدًا يمكنك ببساطة رميه والمضي قدمًا:
مثال دون الأمثل:لا يزال فريقنا يتأقلم مع الوضع الطبيعي الجديد، ونحن بحاجة إلى إعادة تنظيم عملية المقابلة وفقًا لذلك.
الاقتراح 1:حان الوقت لإعادة تجهيز عملية المقابلة.
خيار جيد آخر هو أن تكون أكثر تحديدًا وأكثر إنسانية قليلاً:
الاقتراح 2:لقد دمر الوباء عملية المقابلة القديمة لدينا، لذلك دعونا نستغرق بعض الوقت لتطوير عملية جديدة.
يبدو هذا أقل بكثير من أن الكمبيوتر هو من كتبه مقارنة بالمثال الذي بدأنا به - وبكلمات أقل.
5 كما نوقش. . .
يُستخدم هذا بشكل شائع عندما تشير رسالة البريد الإلكتروني إلى مهمة ما بعد الاجتماع، ولكنها تميل إلى أن تكون غامضة. اسأل نفسك: "ما هي الطريقة الأفضل لتذكير القارئ بالمحادثة التي أشير إليها؟"
مثال دون الأمثل:كما تمت مناقشته خلال اجتماع جميع الموظفين يوم الأربعاء، قمت الآن بصياغة المبادئ التوجيهية المرفقة.
الاقتراح 1:بناءً على تعليقات الموظفين الذين يرغبون في إحضار الكلاب إلى المكتب، قمت بصياغة بعض الإرشادات.
الاقتراح 2:أحضر الكلاب دائمًا إلى المكتب.
(هذه الأخيرة هي مزحة. نوعاً ما.)
6 آسف على التأخير.
إحدى فوائد البريد الإلكتروني هي أنه يمكنك في كثير من الأحيان الانتظار حتى بعد اجتماعك التالي، أو بعد الغداء - أو حتى الغد - للرد. إذن، كم مرة تحتاج حقًا إلى الاعتذار عن استخدام هذه الميزة؟
كما هو الحال مع العديد من العبارات الأخرى المذكورة أعلاه، غالبًا ما يكون من المقبول قطع هذه الفكرة دون استبدالها، ولكن إذا كان يجب عليك استخدامها، فابحث عن طرق لجعلها جديدة أو متميزة. لقد اعتذرت لك حقًا ذات مرة عن نسيان رسالة بريد إلكتروني بعد ظهر يوم الجمعة من خلال إعادة صياغة عبارة غاندالف الموقر: لقد أخذ الظلام ردي، و"ضل عن التفكير والوقت".
لقد تمكنت من الاستمرار في الحصول على عمل من ذلك المحرر على أي حال، فهل هذا يشير إلى البراعة، على الأقل؟
7 إذا لم يكن الأمر كذلك، فلا تقلق!
نريدك أن تعرف أنه من المقبول طلب المساعدة في العمل أو إبلاغ القارئ أنك بحاجة إلى إنهاء شيء ما قبل الموعد النهائي. انها ليست مستبدة. إنها الحقيقة فقط.
مثال دون المستوى الأمثل:هل من الممكن إخباري إذا كنت مهتمًا اليوم بحلول الساعة 4 مساءً؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فلا تقلق!
اقتراح:يتطلع فريقي إلى وضع اللمسات الأخيرة على تشكيلة الفريق في وقت لاحق اليوم، لذا إذا كنت ستلعب، فيرجى إبلاغي بذلك بحلول الساعة 4 مساءً
تجدر الإشارة إلى أن الاقتراح الأخير يشغل مساحة أكبر قليلاً. مسموح به. أنت كذلك.
8 أنا أتطلع إلى ردكم.
ماذا سيقول عن البريد الإلكتروني الذي تكتبه إذا لم يكنهذا صحيحًا؟ تميل هذه الفكرة إلى أن تكون غير أساسية ويمكن حذفها بسهولة، ولكن إذا كنت تقصد التأكيد على رغبتك في الحصول على رد في الوقت المناسب، فحاول الاستفادة من المثال الأخير أعلاه، والذي يعطي سببًا وإطارًا زمنيًا محددًا.
إذا لاحظت وجود موضوع في اقتراحاتنا هنا، فقد يكون من الأفضل إزالة العديد من أشكال فوضى البريد الإلكتروني، وليس استبدالها. بعد كل شيء، فإن الهدف من التنظيف الربيعي ليس ترقية الأشياء التي لا تستخدمها أبدًا، ولكن التخلص منها. كما هو الحال مع المنزل المرتب، ينطبق الأمر نفسه على رسائل البريد الإلكتروني المرتبة: من بين أعظم الكماليات المساحة الفارغة.