8 عبارات لتنظيف الربيع من رسائلك الإلكترونية
نشرت: 2022-03-29عادات الكتابة السيئة لها وسيلة للتراكم مثل الفوضى المنزلية. من المفيد التخلص من تراكم أكواب القهوة الفائضة والقمصان التي يمكن نسيانها بشكل دوري ، فلماذا لا تأخذ مخزونًا مشابهًا لتخليص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من بعض الكليشيهات والتعبيرات العميقة في مكان العمل؟
يجب أن نعترف بأننا مذنبون أيضًا: اتضح أن تسمية الكليشيهات "الرثة" هي في حد ذاتها شيء مبتذل ، لذلك حذفنا ذلك. في الواقع ، كاتبك المتواضع ليس فخورًا بالتفكير في حجم رسائل البريد الإلكتروني المهملة تمامًا التي "أرسلها". يمكننا جميعا أن نفعل ما هو أفضل.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، قمنا بتجميع بعض العبارات الأكثر رقة ، والتي لا معنى لها ، وغير ذلك بشكل عام والتي قد تقرر التخلص منها أثناء تنظيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - جنبًا إلى جنب مع عدد قليل من البدائل المنظمة والواضحة.
1 أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني في حالة جيدة.
قد تقصد هذا بطريقة حنونة ، لكن هذه العبارة مرهقة للغاية وعامة لدرجة أنها تخاطر الآن باقتراح عكس ذلك: ليس شعورًا مدروسًا أكثر من مجرد قشر لا معنى له.
غالبًا ما يكون من الأفضل أن تضرب هذه النقطة وتنتقل إلى النقطة المهمة ، ولكن إذا كنت تريد حقًا سطرًا آخر بعد التحية ، اعترف للقارئ بالتحدث معه على وجه التحديد:
أنا أحب آخر منشوراتك على المدونة.
لقد أقدر العرض الذي قدمته الأسبوع الماضي بشأن خفض إنتاج الكربون لخوادمنا.
الصور التي شاركتها على Slack لجروك الجديد رائعة.
إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه جيدًا ، أو على الإطلاق ، فربما لا تزال تمدحه أو تبدأ ببعض التلميح حول كيفية معرفتك أو سبب التواصل معك:
التقينا لفترة وجيزة في مؤتمر من خلال صديقنا المشترك أرجون.
أخبرني شخصان الآن أنك ستكون الضيف المثالي للبودكاست الخاص بنا.
الهدف هو أن تُظهر للقارئ أنك فكرت فيما كنت تكتبه.
2 متابعة فقط. . .
يمكنك نشر هذه العبارة المرهقة عند تنبيه شخص لم يرد على رسالة بريد إلكتروني. يكون ذلك ضروريًا في بعض الأحيان ، ولكن غالبًا ما تكون هذه العبارة غير ثابتة في هدفها المتمثل في الحصول على رد. لذا يجدر أن تسأل نفسك أولاً: "هل تتطلب رسالتي ردًا؟" إذا كانت الإجابة "نعم" ، فابحث عن خيار أكثر مباشرة.
المثال دون الأمثل 1: . . [البيان الصحفي ، على سبيل المثال]
اقتراح: بصراحة ، نوصي بقطع الخط تمامًا.
المثال دون الأمثل 2: اقتراح: لاحظ أن الاقتراح الأخير ينجح في توصيل المزيد من المعلومات - بشكل أكثر إقناعًا - دون أن يكون أطول أو أقل مهذبًا.
3 مجرد الدوران للخلف. . .
جميع القضايا نفسها المذكورة أعلاه ، باستثناء المزيد من الدوار. يمكنك الاستغناء عنها.
4 جديد عادي
قد تتضمن قائمة غير حصرية من الأسباب للتقاعد من هذه العبارة أنها مفرطة الاستخدام وغامضة ، ولا تترك أي شخص يكتبها أو يقرأها يشعر بالرضا ، وأنها تدعي الاعتراف بمجموعة من الحقائق غير السارة مع التقليل منها.
قد يكون هذا أمرًا يمكنك ببساطة إلقائه والمضي قدمًا:
مثال دون المستوى الأمثل: الاقتراح 1: خيار جيد آخر هو أن تكون أكثر تحديدًا وأن تكون أكثر إنسانية:
الاقتراح 2: يبدو أن هذا يشبه إلى حد كبير ما كتبه الكمبيوتر مقارنة بالمثال الذي بدأنا به - وبكلمات أقل.
5 كما تمت مناقشته. . .
يستخدم هذا بشكل شائع عندما يشير البريد الإلكتروني إلى مهمة ما بعد الاجتماع ، لكنه يميل إلى أن يكون غامضًا. اسأل نفسك: "ما هي أفضل طريقة لتذكير القارئ بالمحادثة التي أشير إليها؟"
مثال دون المستوى الأمثل: الاقتراح 1: الاقتراح 2: (هذا الأخير مزحة. نوع من.)
6 آسف على التأخير.
تتمثل إحدى مزايا البريد الإلكتروني في أنه يمكنك في كثير من الأحيان الانتظار حتى بعد اجتماعك التالي ، أو بعد الغداء - أو حتى الغد - للرد. إذن كم مرة تحتاج حقًا إلى الاعتذار لاستخدام هذه الميزة؟
كما هو الحال مع العديد من العبارات الأخرى أعلاه ، غالبًا ما يكون من المقبول قطع هذه الفكرة دون استبدالها ، ولكن إذا كان لا بد من استخدامها ، فابحث عن طرق لجعلها جديدة أو مميزة. لقد اعتذرت حقًا مرة واحدة عن نسيان رسالة بريد إلكتروني بعد ظهر يوم الجمعة من خلال إعادة صياغة قاندالف الموقر: لقد أخذ الظلام ردي ، و "ضاع عن الفكر والوقت".
تمكنت من الاستمرار في الحصول على عمل من هذا المحرر على أي حال ، لذا هل يشير ذلك إلى البراعة ، على الأقل؟
7 إذا لم يكن كذلك ، فلا تقلق!
نريدك أن تعرف أنه لا بأس من طلب المساعدة في العمل أو إبلاغ القارئ أنك بحاجة إلى إنهاء شيء ما قبل الموعد النهائي. ليس من الاستبداد. إنها فقط الحقيقة.
مثال دون المستوى الأمثل: إذا لم يكن كذلك ، فلا داعي للقلق!
اقتراح: تجدر الإشارة إلى أن الاقتراح الأخير يشغل مساحة أكبر قليلاً. يُسمح بذلك. حتى أنت.
8 إنني أتطلع إلى ردكم.
ماذا سيقول عن البريد الإلكتروني الذي تكتبه إذا لم يكن هذا صحيحًا؟ تميل هذه الفكرة إلى أن تكون غير ضرورية ويمكن قطعها بسهولة ، ولكن إذا كنت تقصد التأكيد على رغبتك في الحصول على استجابة في الوقت المناسب ، فحاول الرسم من المثال الأخير أعلاه ، والذي يعطي سببًا وإطارًا زمنيًا محددًا.
إذا لاحظت موضوعًا مع اقتراحاتنا هنا ، فقد يكون من الأفضل إزالة العديد من أشكال البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه ، وليس استبدالها. بعد كل شيء ، ليس الهدف من التنظيف الربيعي هو ترقية الأشياء التي لا تستخدمها أبدًا ، ولكن التخلص منها. كما هو الحال مع المنزل المرتب ، ينطبق الشيء نفسه على رسائل البريد الإلكتروني المنظمة: من بين أعظم الكماليات المساحة الفارغة.