تجدون مرفقًا: هل تحتاج إلى إخطار جمهورك؟

عندما كنت جديدًا في سوق العمل وأرسل السير الذاتية بالبريد (على الرغم من أنني أواعد نفسي ، إلا أنني أعترف أن هذا كان قبل أيام البريد الإلكتروني بوقت طويل) ، أرسلت خطاباتي المقدمة بعناية مع ملاحظة نصها:

مرفق من فضلك ابحث عن سيرتي الذاتية.

أسفرت إحدى هذه المراسلات البريدية عن إجراء مقابلة. كنت هناك في مكتب محامي مكسو بألواح خشبية. بينما كنت أنتظر بفارغ الصبر على كرسي جلدي ضخم بجناح خلفي ، جلس على مكتبه ينقر أعلى قلمه ويفحص سيرتي الذاتية ورسالة الغلاف. نظر إلى الأعلى فجأة وابتسم ابتسامة عريضة ، مشيرًا إلى الرسالة. "أحبه عندما يكتب الناس" مرفق من فضلك ابحث عن سيرتي الذاتية ". لم أكن أعرف حتى أن سيرتك الذاتية ضاعت! "

كانت لحظة محرجة. كنت أقوم بتقليد أسلوب خطاب العمل الذي كنت أتعلمه في فصل الكتابة بالمدرسة الثانوية ، ناهيك عن كل خطاب عمل آخر رأيته أو تلقيته. لكن هذا المحاور أوضح إلى أي مدى يمكن أن يكون الحديث عن الأعمال التجارية خجولًا وخانقًا. أنا لم أستخدم المرفقة ، الرجاء البحث مرة أخرى.

في هذه الأيام ، من المرجح أن نرغب في لفت الانتباه إلى المرفقات أكثر من العناصر المضمنة في رسالة بريدية ، ولكن لا يزال الناس يستخدمون ، يرجى العثور على المرفقات طوال الوقت. هل هذا الاحتفاظ بكتابة الأعمال ضروري؟

هل هناك أي سبب لاستخدام تجدونه مرفقًا ؟

لا! ليست هناك حاجة لهذه العبارة. وهناك عدة أسباب وجيهة للتخلص منه.

بالنسبة للمبتدئين ، يبدو خانق وقديم الطراز. حتى في المراسلات الرسمية ، يجب أن يكون هدفك هو التواصل بطريقة مباشرة ومحادثة وخالية من الكلام أو المصطلحات. تجدون المرفق هو المصطلحات الالزمة في أسوأ حالاتها. من غير الضروري أيضًا أن نقول إن شيئًا ما مرفق ثم يوجه المستلم للعثور عليه من فضلك.

الغرابة الأخرى مع المرفقات تجدها وهي أنها أمر عندما لا تحتاج إلى أن تكون كذلك. مدونة اللغة الإنجليزية الشهيرة ، مفصولة بلغة مشتركة ، تضعها على النحو التالي:

ليست هناك حاجة للتغلب على الشخص الآخر للبحث عن الأشياء ، لأن الجملة هي مجرد توصيل "لقد أرفقت مستندًا من أجلك". في الواقع ، سيكون من الغريب ببساطة وضع هذا في نموذج طلب آخر مثل هل يمكنك العثور على المستند مرفقًا؟ أو سأكون ممتنًا جدًا لو وجدت الوثيقة مرفقة . هذا التأكيد الذي تجده مرفقًا ليس كثيرًا من الطلب على الإطلاق. إنها بدلاً من ذلك عبارة محددة في شكل حتمي لا تؤدي وظيفة تتطلب الكثير.

هي لغة قانونية أساسية "الرجاء العثور على المرفق"؟

مرفقًا ، يُرجى العثور على قراءات مثل legalese ، لذلك قد تتساءل عما إذا كان ذلك ضروريًا في مستند قانوني. يقول خبير الكتابة بريان غارنر لا.

تشاهد عبارات معلبة مثل مغلق الرجاء البحث عنها وفي كل الأوقات بأحرف. إنها عالية الصوت ولكنها منخفضة الأداء. ستكون رسائلك أكثر وضوحًا وجاذبية بدونها.

هل تجدون المرفقات صحيحة نحويًا؟

من الناحية الفنية ، لا حرج في قول شيء مثل "الرجاء العثور على المستند المرفق". على الرغم من أن البحث يمكن أن يعني الوصول إلى شيء ما من خلال البحث عنه (ومن هنا جاء تأكيد محامي smart-alec أن سيرتي الذاتية يجب أن تضيع) ، ابحث أيضًا عن وسائل للتعرف أو اكتشاف وجود شيء ما. نظرًا لأنك تريد أن يكتشف المستلم ما قمت بإرفاقه ، فيرجى البحث عن أعمال.

ولكن ، للأسباب التي قدمتها لك أعلاه ، لا يزال من الأفضل لك تجنبها.

ما هي بعض البدائل لتجدها مرفقة ؟

من السهل تجنب هذه العبارة. ما عليك سوى استخدام اللغة المباشرة وإسقاط لغة الأعمال. فيما يلي بعض البدائل:

• لقد أرفقت [عنصر].
• يرجى إلقاء نظرة على [العنصر] المرفق.
• تم إرفاق [العنصر] الذي طلبته.
• يرجى الرجوع إلى [البند] المرفق لمزيد من التفاصيل.
• يتضمن [العنصر] المرفق. . .

آداب المرفقات 101

هناك بعض الإرشادات الخاصة بآداب السلوك التي يجب اتباعها عند استخدام المرفقات.

1 أعط تنبيهًا قبل إرسال مرفق إذا كان غير متوقع.

يُعد إرسال إشعار إلى المستلم عند إرسال أحد المرفقات نموذجًا جيدًا. لقد جعلتنا الفيروسات المنقولة عن طريق المرفقات حذرين من فتح تلك التي لا نتوقعها. (إذا كان عملك يتضمن إرسال المرفقات ذهابًا وإيابًا بانتظام ، فربما لا يكون ذلك ضروريًا.)

2 لفت الانتباه إلى المرفقات.

دع المستلم يعرف أن المرفق موجود. غالبًا ما يفوتهم الناس ، لذا فإن القليل من الإشعار (عبر العبارات البديلة المقترحة أعلاه) سيساعدك على تجنب الالتباس.

3 إذا ذكرت مرفقًا ، فلا تنساه!

لقد فعلنا كل هذا. (أسميها "التهاب المرفقات".) إذا ذكرت مرفقًا في بريدك الإلكتروني ، فلا تنس إرفاقه بالفعل. إذا نسيت ، ولم تدرك خطأك إلا بعد النقر على إرسال ، رد سريعًا على سلسلة الرسائل قائلاً "هذا هو المرفق. اسف بشأن ذلك!" يجب أن تفعل الحيلة.

4 لا تقم بإرفاق ملفات ضخمة.

لا يقتصر الأمر على أن عملاء البريد الإلكتروني لديهم حدود لحجم الملف ، ولكن الملفات الكبيرة يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً للتنزيل ، خاصةً على الهاتف المحمول. (لا تريد أن تلتهم تخصيص بيانات الجوال الخاص بالمستلم ، أليس كذلك؟) إذا كان لديك ملف كبير لنقله ، فاستخدم خدمة مثل Dropbox أو أرسله عبر رابط إلى مستند عبر الإنترنت ، مثل محرر مستندات Google.