كيفية كتابة بيان صحفي: دليل خطوة بخطوة

يعد البيان الصحفي أحد الأشكال التأسيسية للعلاقات العامة (PR). تعد العلاقات العامة والبيانات الصحفية أدوات أساسية لإدارة الإدراك. تعد معرفة كيفية كتابة بيان صحفي مهارة حيوية إذا كنت ترغب في جذب انتباه وسائل الإعلام لشركتك أو مؤسستك.

تقليديًا، يتم توزيع البيانات الصحفية على وكالات الأنباء، والتي تقوم بعد ذلك بنشر المعلومات على الصحفيين. ونظرًا لتاريخ البيانات الصحفية وطريقة توزيعها، فقد اتخذت شكلًا قياسيًا.

تعد البيانات الصحفية وسيلة للتحكم في السرد المحيط بعلامتك التجارية مع اكتساب الزخم العضوي والوصول. في هذا الدليل، سنرشدك إلى كيفية كتابة البيانات الصحفية للأحداث أو الإعلانات المهمة التي تبرز وتحظى باهتمام وسائل الإعلام.

ما هو البيان الصحفي، وما هو الغرض منه؟

البيان الصحفي هو بيان رسمي توزعه المنظمة على وسائل الإعلام أو الجمهور. إنها طريقة رسمية لجمع كل المعلومات ذات الصلة بقصة ما في مصدر من صفحة واحدة. وظيفة البيان الصحفي هي جذب انتباه وسائل الإعلام.

متى يجب إنشاء بيان صحفي أو استخدامه؟

يجب إنشاء البيانات الصحفية في أي وقت تريد فيه المنظمة اهتمام وسائل الإعلام بحدث كبير. ويمكن استخدامها أيضًا لتشكيل السرد عندما تواجه شركة أو مؤسسة التدقيق. يمكن أن تشمل هذه الأحداث ما يلي:

1 التغييرات في القيادة على المستوى التنفيذي

2 إطلاق منتج جديد

3 المناسبات العامة والخاصة

4 إعلانات التمويل

5 الأخبار العاجلة

6 عمليات الافتتاح والافتتاح الكبرى

كيف يختلف البيان الصحفي عن إعلانات الشركات الأخرى؟

البيانات الصحفية هي أكثر من مجرد إعلانات رسمية. في الصحافة والكتابة الدقيقة تاريخياً ، يعتبر البيان الصحفي مصدراً أساسياً . وهي وثائق أصلية تحتوي على معلومات رسمية. تختلف البيانات الصحفية أيضًا عن الإعلانات الأخرى لأنها مكتوبة بطريقة معينة، بهدف التقاطها ونشرها بواسطة وسائل الإعلام.

4 أمور و3 أمور لا يجب فعله عند كتابة بيان صحفي

عندما تكتب بيانًا صحفيًا، فمن الأفضل اتباع الإرشادات التقليدية. إذا كنت تريد أن يتم التقاط بيانك الصحفي الجدير بالنشر من قبل إحدى وسائل الإعلام، فيجب عليك اتباع هذه الاقتراحات.

لا تأخذ في الاعتبار زاوية البيان الصحفي الخاص بك

ركز على كيفية تقديم إعلانك قيمة لجمهورك المستهدف. هذه هي زاويتك (وخطافك). عندما يخدم الناس، فإنه يستحق المشاركة. إن نقل منظور أو زاوية واضحة سيجذب المزيد من اهتمام الصحافة. ضع في اعتبارك المنفذ الذي ترسل إليه إصدارك - فقد تستجيب محطة التلفزيون بزاوية مختلفة عن محطة الإذاعة العامة أو الصحيفة.

فكر في كيفية تأثير قصتك على المجتمع. هل هناك أي جدل حول هذا الحدث؟ هل هناك تقدم يتم إحرازه لمعالجة مشكلة معينة؟ كيف يمكن لبيانك الصحفي أن يثير استجابة عاطفية من القارئ؟

هل تشمل الخمسة Ws

الخمسة هيمنوماذاومتىوأين ولماذا.​​​هذه هي أهم المعلومات في البيان الصحفي. يجب مشاركة المعلومات المهمة في وقت مبكر من بيانك الصحفي حتى لا يضطر الصحفي الذي يقرأها إلى البحث عن تفاصيل حيوية، مثل متى وأين يتم الإعلان أو الحدث ومن سيكون هناك.

هل تستخدم الكلمات الرئيسية

إذا تم إرسال البيان الصحفي الخاص بك عن طريق خدمة التوزيع، فعادةً ما يكون قابلاً للبحث عبر الويب. تقوم خدمات التوزيع هذه أيضًا بإرسال بيانك الصحفي مباشرةً إلى صناديق البريد الوارد الخاصة بالصحفيين. سيؤدي استخدام الكلمات الرئيسية في العنوان والملخص إلى ظهور بيانك الصحفي على محركات البحث وتسهيل العثور على المعلومات الأساسية.

قم بعمل ارتباط تشعبي أو مصدر لأي مراجع تستشهد بها

إذا كنت تستخدم أي مراجع في بيانك الصحفي، فاستخدم نص الربط للارتباط التشعبي بالمصدر. يمكنك اختيار الإشارة إلى البيانات أو علامات الاقتباس أو المعلومات الأخرى التي يجب الاستشهاد بها. كثيرًا ما يسأل الصحفيون من أين حصلت على معلوماتك أو عن مصدر بياناتك، لذا فإن عرض هذه المعلومات مقدمًا سيجيب على هذه الأسئلة قبل طرحها.

لا تطول *

يجب أن تكون البيانات الصحفية واضحة وموجزة. ليس لدى الصحفيين الوقت الكافي لقراءة صفحات متعددة، خاصة عندما يتلقون عشرات البيانات الصحفية يوميًا.

*الاستثناء من هذه القاعدة يشمل البيانات الصحفية التي يكون هدفها نقل معلومات معقدة ودقيقة، مثل تلك التي تعلن عن دراسة طبية، أو اختراق تكنولوجي، وغيرها.

لا تنسى التعديل

البيانات الصحفية هي وثائق رسمية ومهنية. أنت لا تريد أن يحتوي بيانك الصحفي على أي أخطاء. قم بمراجعة إصدارك وتحريره بدقة قبل إرساله، مع الانتباه إلى الأخطاء المطبعية والأسماء التي بها أخطاء إملائية والتواريخ غير الصحيحة والمعلومات المفقودة.

لا تكن زائدة عن الحاجة

يمثل كل عنصر من عناصر بيانك الصحفي فرصة أخرى لتوصيل وجهة نظرك وإظهار أن الحدث الخاص بك يستحق النشر. تجنب جعل العنوان الرئيسي والفرعي والجملة الأولى متماثلين. يجب أن تحتوي كل فقرة في بيانك الصحفي على معلومات فريدة ويجب أن تتدفق معًا بسهولة.

كيفية كتابة بيان صحفي

يُظهر الالتزام بمخطط البيان الصحفي النموذجي لوسائل الإعلام أن مؤسستك محترفة. كما أن الهيكل القياسي يسهل على الصحفيين العثور بسرعة على المعلومات التي يبحثون عنها. دعونا نتعمق في أنواع البيانات الصحفية وما يجب أن يتضمنه كل نوع.

الخطوط العريضة للبيان الصحفي

البيان الصحفي هو في الأساس صفحة واحدة من الأخبار تتبع مخططًا تقليديًا. يجب أن يتراوح بين 200 إلى 500 كلمة. فيما يلي مخطط بيان صحفي قياسي.

1 العنوان

2 تاريخ النشر

3 معلومات الاتصال

4 ملخص

5 فقرة مقدمة

6 فقرات تفصيلية

7 حول

8 ###

ما هي الأنواع المختلفة للبيانات الصحفية؟

إطلاق المنتج وتحديثاته

يعد إطلاق المنتج وقتًا رائعًا لإنشاء بيان صحفي. فهو يسمح للشركة بالتحكم في المعلومات المتعلقة بمنتجاتها التي يتم نشرها للجمهور ويولد الإثارة لأحدث ابتكاراتها. قم دائمًا بتضمين صورة عالية الجودة للمنتج في البيان الصحفي للمنتج.

أمثلة:

• Apple تكشف عن أحزمة Apple Watch Pride Edition الجديدة
• تطلق Coding Dojo برنامج UX/UI عبر الإنترنت بدوام جزئي لتحسين مهارات المحترفين العاملين
• جينيسيس تقدم أول سيارة كهربائية GV60 في الولايات المتحدة

إعلانات الحدث أو الدعوات

يمكن استخدام البيانات الصحفية للإعلان عن الأحداث العامة والخاصة. سواء كان ذلك ملخصًا لحدث خيري خاص أو إعلانًا عامًا عن افتتاح كبير قادم، يمكن أن يساهم البيان الصحفي للحدث في تعزيز صورة المؤسسة والتعرف على علامتها التجارية.

إذا كان الحدث مفتوحًا للعامة، فقم بتضمين عبارة واضحة تحث على اتخاذ إجراء وقم بتوزيع بيانك الصحفي قبل أسبوعين على الأقل من الحدث. قم بإظهار الجوانب المرئية للغاية للحدث من خلال الصور لجذب المزيد من الاهتمام.

أمثلة:

• آيس كريم جيني الرائع - المفضل في الغرب الأوسط - يفتتح أول متجر له في سان دييغو
• Bonnaroo يصدر الجدول الزمني الكامل
• تجمع Lupus Charity Walk مليون دولار للبحث
• تساعد المنظمة العائلات التي تعاني من انعدام الأمن السكني في العثور على منازل دائمة

تحديثات العلامات التجارية

يُظهر البيان الصحفي الخاص بتحديث العلامة التجارية للجمهور كيف ولماذا تم تغيير العلامة التجارية لمؤسستك. قم بتضمين اقتباس من قيادة مؤسستك للمساعدة في نقل نوايا تغيير العلامة التجارية. يمكنك أن تأخذ بيانًا صحفيًا لإعادة العلامة التجارية خطوة أخرى إلى الأمام من خلال جعله تفاعليًا. لا تنس تضمين صور لهوية العلامة التجارية الجديدة.

أمثلة:

• دانكن دونتس أصبح الآن دانكن
• جوجل تصبح "الأبجدية" في عملية تغيير العلامة التجارية الضخمة
• مؤسسة التليف الكيسي تحصل على شعار جديد

التغييرات التنظيمية

قد تتضمن البيانات الصحفية الخاصة بالتغييرات التنظيمية قيادة جديدة لمجموعة C، والشراكات مع شركات أخرى، وعمليات الدمج والاستحواذ. يمكن إدراك التغييرات التنظيمية بطرق مختلفة اعتمادًا على تاريخ المنظمة والتغطية المحيطة بالتغيير. البيان الصحفي هو أسهل طريقة لسرد قصة مؤسستك. قم بتضمين اقتباسات من اللاعبين الرئيسيين في التغيير.

أمثلة:

• M&M's وAdidas يتعاونان من أجل إطلاق حذاء رياضي جديد
• تقوم شركة Blueprint Medicines بترقية اثنين من القادة الموهوبين إلى فريقها التنفيذي
• مايكروسوفت تستحوذ على Activision Blizzard لجلب المتعة ومجتمع الألعاب للجميع

الجوائز

إعلانات الجوائز تعزز سمعة شركتك. استخدم الكلمات الرئيسية والصفات المتفضيلة للتأكيد على إنجازاتك في عنوانك. يمكن أيضًا استخدام البيانات الصحفية الخاصة بالجوائز لإثارة ضجة إذا كانت مؤسستك تسعى للحصول على تمويل أو حصلت عليه مؤخرًا.

أمثلة:

• Ologies with Alie Wardيفوز بجائزة Webby لأفضل مضيف بودكاست
• شركات صناعة السيارات الكورية تقود الطريق في مجال اعتمادية المركبات، حسبما وجدت شركة JD Power
• الهواء النقي مع تيري جروسيفوز بجائزة مؤسسة بيبودي
• شركة Novolop الناشئة لإعادة تدوير البلاستيك تجمع 10 ملايين دولار

الأخبار العاجلة

يشجعك الشكل الرسمي المقتضب للبيانات الصحفية على ذكر الحقائق ببساطة وتقديم تفسيرات واضحة دون استخدام لغة عاطفية مفرطة، حتى عند الإعلان عن أخبار عاجلة صعبة. في الواقع، أول بيان صحفي تم توزيعه على الإطلاق كان في عام 1906، حيث غطى حادثًا مأساويًا للسكك الحديدية.

أمثلة:

• تعلن وكالة حماية البيئة عن موارد فيروس كورونا (COVID-19) لحكومات الولايات والحكومات المحلية والقبلية
• زلزال قوي يهز جنوب بيرو
• اليابان تستأنف السياحة في يونيو
• وفاة صوفي ماسلوف، عمدة مدينة بيتسبرغ السابقة، عن عمر يناهز 96 عاماً

8 أشياء يجب أن تحتوي عليها جميع البيانات الصحفية

1 العنوان

نظرًا لأن وسائل الإعلام تتلقى مئات القصص يوميًا، فستحتاج إلى عنوانقاتل حتى يبرز بيانك الصحفي. لإنشاء عنوان رئيسي مميز، جرّب بعضًا من هذه الأساليب:

• مرجع بيانات مثيرة للاهتمام
• التحدث مباشرة إلى القارئ
• اطرح سؤالاً
• تضمين الكلمات الرئيسية
• استخدم الأرقام
• أجب عن سؤال
• تطبيق الجناس
• أضف قيمة

2 تاريخ النشر

تضع معظم البيانات الصحفية ببساطة عبارة "للنشر الفوري" في حقلتاريخ النشر، ولكن هذا ليس خيارك الوحيد. إذا كان لديك حدث قادم، فيمكنك دائمًا إرسال بيانك الصحفي مبكرًا وبدلاً من ذلك قم بإدراج التاريخ الذي تريد إصداره فيه.

3 معلومات الاتصال

يجب أن يدرج حقلمعلومات الاتصالالموجود في البيان الصحفي مسؤول العلاقات العامة في مؤسستك. يجب أن يتضمن هذا الحقل الاسم والمسمى الوظيفي والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

4 ملخص

يقع الملخص فوق نص البيان الصحفي ولكن أسفل العنوان ومعلومات الاتصال والتاريخ.يتكون الملخص من نقطة إلى ثلاث نقاط أو فقرة مائلة مكونة من جملتين إلى ثلاث جمل تنقل أهم المعلومات. اجعلها موجزة.

5 فقرة مقدمة

يجب أن تبدأ الفقرة الأولى، أوفقرة المقدمة، بموقع الحدث وتقدم موضوع البيان الصحفي. تبحث وسائل الإعلام عن إعلان جدير بالنشر وعن ثلاثة من الأسئلة الخمسة - متى وأين ولماذا.

6 فقرات تفصيلية

يمكنك تضمين فقرة أو فقرتينمن التفاصيلالتي تشارك الحقائق والأرقام، أو المزيد من التفاصيل، أو اقتباس من أحد أعضاء المؤسسة ذات الصلة. اختر واحدًا أو اثنين فقط من الاقتباسات أو الإحصائيات المهمة التي تستحق النشر حقًا. يمكنك أيضًا استخدام الفقرة الثالثة لربط بيانك الصحفي بحدث إخباري حالي لجعله أكثر ملاءمة وتوقيتًا.

7 حول

يُسمى أيضًا القسم المعياري،وهوالقسم الذي تخبر فيه الصحافة عن شركتك. يجب أن يتكون هذا القسم من جملتين إلى أربع جمل ويتضمن آخر جملتين من الكلمات الخمسة - من وماذا. قم بتضمين اسم مؤسستك وبيان مهمتها وتواريخ التأسيس وحجم الشركة.

8 ###

تقليديًا، تم تضمين ثلاث علامات جنيه في نهاية البيان الصحفي للإشارة إلى نهاية محتوى البيان الصحفي. تم استخدام اللافتات لإعلام وكالات الأنباء بعدم وجود صفحة أخرى وإخبار الصحفيين أنهم لا يحتاجون إلى الانتظار لصفحة أخرى. في الوقت الحاضر، هذه الرموز ليست ضرورية من الناحية الفنية، لكن العديد من الكتاب ما زالوا يتبعون هذا التنسيق احترامًا للتقاليد .

الأسئلة الشائعة للبيان الصحفي

ما هو البيان الصحفي؟

البيان الصحفي هو بيان رسمي يتم توزيعه على وسائل الإعلام لتوفير معلومات رسمية للجمهور. يعتبر البيان الصحفي مصدرا أساسيا.

متى يجب عليك كتابة بيان صحفي؟

يجب عليك كتابة بيان صحفي للأحداث المهمة والجديرة بالنشر والتي تريد نشرها.

• إطلاق المنتج وتحديثاته
• إعلانات الحدث أو الدعوات
• تحديثات العلامات التجارية
• التغييرات التنظيمية
• الجوائز
• الأخبار العاجلة

ما هي المكونات الرئيسية للبيان الصحفي؟

المكونات الرئيسية للبيان الصحفي هي:

1 العنوان

2 تاريخ النشر

3 معلومات الاتصال

4 ملخص

5 فقرة مقدمة

6 فقرات تفصيلية

7 حول

8 ###