كيفية كتابة بيان المشكلة في 5 خطوات

بيان المشكلة هو ملخص لمشكلة يأمل كاتبها في حلها. وهو يعرض بالتفصيل الأطراف المتأثرة بالمشكلة، والتكاليف المالية وغيرها المرتبطة بالمشكلة، والأسباب الجذرية لها عند الاقتضاء.

ما هو بيان المشكلة؟

بيان المشكلة يشرح بإيجاز المشكلة التي تريد تصحيحها. وفي معظم الحالات، لا يتضمن الحل المقترح. بل إنه ببساطة يوضح المشكلة ويوضح تفاصيل المشكلة. في بعض الحالات، يُعرف بيان المشكلة باسمبيان الفرصة - بشكل عام عندما يقدم البيان فرصة للابتكار أو النمو بدلاً من مشكلة يجب حلها.

غالبًا ما تُستخدم بيانات المشكلة في الملخصات التنفيذية للمشاريع ومقترحات الأعمال ومقترحات البحث. من خلال ذكر تحدٍ محدد، يوضح بيان المشكلة سبب ضرورة المشروع أو الاقتراح.

أجزاء من بيان المشكلة

يجب أن يكون بيان المشكلة حوالي 150 إلى 300 كلمة. ليس من الضروري أن تكون وصفية بشكل مفرط، ولكن يجب أن تتكون من بضع جمل طويلة وتوفر معلومات كافية للقارئ لفهم المشكلة بشكل كامل. يتضمن بيان المشكلة القوي المعلومات التالية:

سبب (أسباب) المشكلة وتفاصيل الخلفية

ابدأ بيان المشكلة بأسباب المشكلة، إن وجدت ويمكنك تسميتها. من الممكن أنك لا تعرف سبب المشكلة. في مثل هذه الحالات، لا تضع افتراضات أو تتطلع إلى إلقاء اللوم. بدلاً من ذلك، قم ببساطة بتوضيح ما يحدث بالضبط.

تأثير المشكلة

بعد طرح المشكلة، ناقش الأشخاص المتأثرين بهاوكيفيةتأثيرها عليهم.

الآثار الأخرى الناجمة عن المشكلة

العنصر الأخير في بيان المشكلة هو تداعيات المشكلة. فكر في هذه الأمور باعتبارها التأثير الأوسع للمشكلة على مجموعة أو منظمة.

كيفية كتابة بيان المشكلة في 5 خطوات

1 أجب عن الخمسث

الخطوة الأولى في كتابة بيان المشكلة هي الإجابة على الأسئلة المعروفة باسم الأسئلة الخمسة:

• ماذا؟
• أين؟
• لماذا؟
• من؟
• متى؟

ما هي المشكلة؟أين تحدث المشكلة؟لماذا يحدث؟من يؤثر؟ متى يسبب صعوبات؟

يجب أن توفر الإجابات على هذه الأسئلة نظرة أكثر شمولاً للوضع. والفهم الأفضل لأوجه المشكلة قد يسهل كتابة بيان مشكلة جيد البناء.

2 وصف الوضع المثالي

الخطوة التالية هي كتابة وصف للسيناريو المثالي. لو لم تكن المشكلة موجودة فماذا سيكون الواقع؟ يساعدك استكشاف الوضع المثالي على تحديد الأسباب والتفاصيل والآثار الجانبية للمشكلة التي ربما فاتتك في البداية. قد تجد عناصر هذا الموقف المثالي طريقها إلى بيان مشكلتك أو بيان الغرض اللاحق.

3 اشرح المشكلة وأسباب أهميتها

من خلال صورة واضحة ومتعددة الزوايا للمشكلة، تصبح جاهزًا لكتابة بيان مشكلة احترافي يوضح الموقف المطروح. في هذه الخطوة، قم بتقديم المعلومات بترتيب منطقي: اذكر المشكلة، والسبب (أو الأسباب) لكونها مشكلة، وبالتالي سبب الحاجة إلى إصلاحها.

4 استكشاف تكاليف المشكلة

في هذه الخطوة، اشرح سبب أهمية المشكلة من خلال دراسة تكاليف الأشخاص المتضررين - ماليًا وغير مالي. على سبيل المثال، قد توضح أن اعتماد شركتك على البرامج القديمة يكلف أموالاً مقابل الإصلاحات المتكررة وأن التوقف الناتج عن ذلك يكلف أيضًا إنتاجية الموظفين.

4 ادعم ادعاءك بالحقائق

أخيرًا، تأكد من أن لديك الحقائق والإحصائيات ذات الصلة لدعم مطالبتك. بخلاف ذلك، ليس هناك سبب وجيه يدفع القارئ إلى تمويل بحثك أو دعم التغييرات التي تدعي أنها ستحل المشكلة.

بيان المشكلة مقابل بيان الغرض

من السهل الخلط بين بيانات المشكلة وبيانات الغرض. بيان الغرضيتبعبيان المشكلة. بعد توضيح المشكلة في بيان المشكلة، يوضح بيان الغرض كيف يقترح المؤلف حل المشكلة. عندما يتم تقديم هذه البيانات من قبل شركة أو مؤسسة، غالبًا ما يتم تقديمها جنبًا إلى جنب مع بيان المهمة.

أمثلة بيان المشكلة

مثال 1

منذ العودة إلى المكتب بدوام كامل، انخفضت إنتاجية مجموعة العمل بنسبة 30 بالمائة تقريبًا. يصل أعضاء الفريق، الذين يتأخرون بسبب حركة المرور في ساعة الذروة، إلى العمل في كثير من الأحيان بعد الساعة 9 صباحًا. عند وصولهم، يشعرون بالتوتر وعدم القدرة على التركيز خلال الساعة الأولى أو نحو ذلك من يوم عملهم. ويعني هذا غالبًا أنه يتم إكمال حوالي خمس ساعات من العمل كل ثماني ساعات يوميًا، على عكس معدل إنتاجية الفريق الأعلى أثناء العمل من المنزل. أعضاء الفريق الذين يعملون خلال فترة الغداء ليسوا أكثر إنتاجية بشكل ملحوظ من أقرانهم الذين يتناولون وجبة الغداء. لقد أدى انخفاض إنتاجيتنا إلى صعوبة اكتساب عملاء جدد في العام الماضي. مع وجود عدد أقل من العملاء الجدد مقارنة بالسنوات الماضية، فمن غير المتوقع أن تحقق مجموعة Hartsgrove أهدافنا المتعلقة بالإيرادات لهذه السنة المالية.

مثال 2

في السنوات الأكاديمية الثلاث الماضية، أمضى المعلمون في مدرستنا الابتدائية شهر سبتمبر في مراجعة المواد التي تعلمها طلابهم في صفوفهم السابقة بدلاً من تقديم مواد جديدة. وقد لوحظ هذا الاتجاه في الفصول الدراسية للصفوف الأول والثاني والثالث والرابع. في الوقت الحالي، لا يُطلب من الطلاب إكمال مهام القراءة الصيفية، ولا توفر مدرستنا الموارد الأكاديمية طوال العطلة الصيفية. نظرًا لأن مهارات الطلاب تتراجع خلال فصل الصيف ويتم إعادة تدريسهم في شهر سبتمبر من كل عام، يجد المعلمون أنفسهم يسارعون إلى دراسة مواد ذات مستوى أعلى في وقت لاحق من العام من أجل إعداد الطلاب للاختبار الحكومي في الربيع. عند اختبار هذه المواد ذات المستوى الأعلى، وجد أن 40 بالمائة من طلاب الصفين الأول والثاني و50 بالمائة من طلاب الصفين الثالث والرابع يؤدون أداءً أقل من معايير مستوى الصف كما هو محدد في المنهج الأساسي للولاية.

الأسئلة الشائعة لبيان المشكلة

ما هو بيان المشكلة؟

بيان المشكلة عبارة عن فقرة قصيرة، من 150 إلى 300 كلمة، تحدد بوضوح مشكلة محددة تحتاج إلى حل.

ما هو الغرض من بيان المشكلة؟

الغرض من بيان المشكلة هو توضيح المشكلة وأسبابها وتداعياتها.

ما هي أجزاء بيان المشكلة؟

يجب أن يتضمن بيان المشكلة المعلومات التالية:

• أسباب المشكلة وتفاصيل الخلفية
• الأشخاص المتأثرين بالمشكلة
• الآثار الأخرى الناجمة عن المشكلة