كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي، مع النصائح والأمثلة

تعد كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية مصقولة مهارة بالغة الأهمية: إنها أداة أساسية ولكنها مهمة للتواصل اليومي مع زملاء العمل والمديرين والعملاء والعملاء.

يتواصل الجميع تقريبًا في المجالات الأكاديمية والمهنية عبر البريد الإلكتروني، لذا فإن معرفة كيفية كتابتها بشكل جيد هي مهارة أساسية يجب على أي طالب أو موظف إتقانها. سنناقش هنا كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي وسنقدم لك النصائح والاقتراحات وما يجب فعله وما لا يجب فعله في التواصل عبر البريد الإلكتروني الاحترافي.

جدول المحتويات

ما هو البريد الإلكتروني المهني؟

8 نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي

3 أمثلة للبريد الإلكتروني الاحترافي

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني الاحترافي

ما هو البريد الإلكتروني المهني؟

البريد الإلكتروني المهني هو بريد إلكتروني يتم إرساله في بيئة احترافية، على سبيل المثال بين زميلين، مشرف وموظف، أو طالب وأستاذه، أو مقدم طلب وظيفة ومدير التوظيف. تحتوي رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية على رسالة واضحة وقابلة للتنفيذ.

يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني المهنية عبارة عن رسائل قصيرة تشكر فيها شخصًا ما على مقابلتك وتتمنى له عطلة نهاية أسبوع سعيدة. ومع ذلك، في معظم الحالات، يتعلق البريد الإلكتروني بمهمة في مكان العمل.

موضوعات البريد الإلكتروني المهنية

• جدولة الاجتماع
• طرح سؤال أو الإجابة عليه
• توضيح بيان أو توجيهات
• متابعة لاتصال سابق
• تذكير المستلم بالموعد النهائي
• شرح شيء ما

وفقاً لتقرير "معيار استخدام البريد الإلكتروني والمستندات"، فإن 91% من الموظفين يتواصلون مع عملائهم عبر البريد الإلكتروني، و61% يفضلونه عن طرق التواصل الأخرى. لذا فمن المؤكد أنك سترسلالكثيرمن رسائل البريد الإلكتروني على مدار حياتك المهنية.

عندما تعرف كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي، فإن ذلك يعطي المستلم انطباعًا إيجابيًا عنك وعن شركتك أو مؤسستك، إن أمكن. إنه يُظهر لأصحاب العمل المحتملين أنك جاد بشأن طلبك ويتيح للأساتذة معرفة أنك جاد بشأن مهامك.

خصائص البريد الإلكتروني الاحترافي

• نغمة احترافية
• تحية مناسبة
• سطر موضوع واضح ومباشر
• رسالة موجزة توضح الغرض منها
• خاتمة مناسبة توضح الإجراء الذي يجب اتخاذه
• تسجيل الخروج

سيناريوهات البريد الإلكتروني المهنية

في أي وقت تحتاج فيه إلى إرسال بريد إلكتروني في بيئة مهنية أو أكاديمية، تحتاج إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي. وهذا يشمل:

• التواصل مع الزملاء والمديرين
• التواصل مع الأفراد خارج مؤسستك مثل البائعين والشركاء والعملاء
• التواصل مع الأساتذة ومديري المدارس
• التواصل مع المسؤولين الحكوميين
• التواصل أثناء عملية التقدم للوظيفة
• التواصل مع خدمة العملاء

بشكل أساسي، يجب كتابة أي بريد إلكترونيغير مرسلإلى صديق مقرب أو أحد أفراد العائلة وفقًا لإرشادات البريد الإلكتروني الاحترافية. وينطبق هذا حتى عندما تكون محبطًا أو غير راضٍ عن المستلم، كما هو الحال عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني للشكوى.

8 نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي

1- أدخل الموضوع في سطر الموضوع

أول شيء يراه المستلم في صندوق الوارد الخاص به هو سطر موضوع بريدك الإلكتروني. في رسالة البريد الإلكتروني التسويقية، يمكن لسطر الموضوع أن يحدث فرقًا بين قيام المستلم بفتحها وحذفها. يجب أن يكون سطر الموضوع موجزًا ​​وملفتًا للانتباه وملائمًا.

اذكر بالضبط موضوع بريدك الإلكتروني في سطر الموضوع. بهذه الطريقة، يعرف المستلم ما يمكن توقعه من بريدك الإلكتروني. ليست هناك حاجة للإبداع أو النقر هنا؛ سيقدر المستلم سطر الموضوع الواضح الذي يساعده على قراءة بريدك الإلكتروني والرد عليه بكفاءة.

2 خاطب المستلم بشكل صحيح

أفضل طريقة لمخاطبة مستلم بريد إلكتروني احترافي هي "عزيزي"، متبوعة باسمه الأول أو اسمه الأخير بالإضافة إلى التكريم المناسب. إذا لم تكن متأكدًا من التكريم الذي يجب استخدامه، فالتزم بالاسم الأول أو الاسم الأول والأخير.

وبدلاً من ذلك، يمكنك بدء البريد الإلكتروني بـ "Hello" أو "Hi"، متبوعًا باسم المستلم. عادةً ما يكون هذا مخصصًا للأفراد الذين تربطك بهم علاقة بالفعل، مثل زميل أو مدير.

3 حافظ على تركيزك

يجب أن يغطي البريد الإلكتروني الاحترافي موضوعًا واحدًا. يمكن أن يكون سؤالاً، أو طلباً، أو إجابة، أو تفسيراً. مهما كان الأمر، يجب أن يركز نص البريد الإلكتروني على هذا الموضوع. اجعل بريدك الإلكتروني موجزًا ​​ولكن لا تتجاهل المعلومات الأساسية."موجز"يعني "فقط طالما يجب أن يكون".

4 تضمين توقيعك

بعد كتابة السطر الختامي للبريد الإلكتروني، والذي يجب أن يتضمن عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو خطوة قابلة للتنفيذ، قم بإضافة تسجيل خروج مناسب وتوقيعك. يجب أن يتضمن التوقيع الاحترافي جميع المعلومات التي قد يحتاجها المستلم للتواصل معك بشكل مناسب، مثل اللقب ورقم الهاتف والرقم الداخلي وعنوان البريد الإلكتروني. نعم، نحن نعلم أنه يمكنهم فقط الضغط على رد للرد، ولكن تضمين عنوان بريدك الإلكتروني يزيل أي ارتباك محتمل حول كيفية الوصول إليك.

5 تدقيق

قبل أن تضغط على إرسال، قم بتدقيق بريدك الإلكتروني. قم بقراءة سريعة للتأكد من أنها لا تحتوي على أي أخطاء إملائية أو أخطاء نحوية. يمكن أن تؤدي أخطاء البريد الإلكتروني إلى تقويض رسالتك بأكملها وتجعلك تبدو غير محترف.

6 تجنب لهجة عارضة

في معظم الحالات، هذا يعني عدم استخدام الرموز التعبيرية.

يجب كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي بنبرة احترافية. تجنب العامية والعامية وأي شيء آخر يبدو غير رسمي بما يكفي ليكون رسالة نصية. وبالمثل، ابتعد عن العبارات المبتذلة مثل "فقط أرجع للخلف" عند المتابعة.

7 انتبه لكلماتك

تذكر أنه يمكن لأي شخص إعادة توجيه بريدك الإلكتروني إلى أي شخص آخر. وبالمثل، يمكن لأي شخص تنزيل بريدك الإلكتروني أو طباعته أو التقاط لقطة شاشة له. البريد الإلكتروني عبارة عن سجل مكتوب لمحادثة، لذا إذا كنت لا تريد تسجيلًا مكتوبًا لشيء ما، فلا تقل ذلك في رسالة بريد إلكتروني.

8 اجعل توجيهاتك واضحة

لا تفترض أن المستلم يعرف مكان وجود ملف معين أو المصادر التي استخدمتها لدعم موقفك في مقال حديث. قم بتوضيح كل ما تذكره وقم بتضمين الروابط عند الاقتضاء حتى يعرف المستلم بالضبط ما تتحدث عنه - ويمكنه الوصول إليه بسهولة.

3 أمثلة للبريد الإلكتروني الاحترافي

الموضوع الأول :نشكرك على اهتمامك ببرنامج الدراسات العليا الصيفي لدينا!

عزيزتي فانيسا،

شكرا جزيلا لاستفسارك. في الوقت الحالي، لا نقبل طلبات جديدة لبرنامج الدراسات العليا الصيفي لدينا.

نتمنى لك حظًا سعيدًا في مساعيك المستقبلية!

مع أطيب التحيات، سيمون بلاكلي، دكتوراه في العلوم الإنسانية، رئيس القسم

2 الموضوع:يرجى إغلاق نافذتك قبل المغادرة

مرحبًا مها،

وفقًا لرسالتي الإلكترونية الأخيرة، يرجى الامتناع عن ترك النافذة مفتوحة بعد مغادرة مكتبك في نهاية كل يوم. الليلة الماضية، أتينا لنجد الماء في مقصورتك.

شكرا لك اليكسي

3 الموضوع: هل لديك وقت لإجراء مكالمة هذا الأسبوع؟

عزيزي السيد ألبانيز،

لقد رأيت مؤخرًا منشورك على LinkedIn حول الرغبة في التواصل مع الوجبات الخفيفة بالجملة

البائعين في منطقتك. أنا أملك وأدير شركة AcmeCo Snacks، وهي شركة موردة للوجبات الخفيفة بالجملة قائمة على الاشتراك. أود أن أحصل على عشرين دقيقة من وقتك لمناقشة ما أحمله وخيارات التسعير. هل أنت متفرغ لإجراء مكالمة سريعة في وقت لاحق من هذا الأسبوع؟

يرجى إعلامي إذا كنت تريد مني مشاركة كتالوج الصيف الخاص بي. لدينا بعض المنتجات الجديدة الرائعة القادمة، وأود أن أطلعكم على عروضنا.

أنا متفرغ أيام الأربعاء والخميس والجمعة من الساعة 12 إلى 5 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة. يرجى إعلامي ببعض الفترات الزمنية التي تناسبك بشكل أفضل.

أنا أتطلع إلى الدردشة أكثر!

الأفضل، ميريام شنايدر المالك والرئيس التنفيذي لشركة AcmeCo Snacks "هل تحتاج إلى وجبة خفيفة؟ لقد حصلنا على ظهرك.

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني الاحترافي

ما هو البريد الإلكتروني المهني؟

البريد الإلكتروني المهني هو بريد إلكتروني يتم إرساله في بيئة أكاديمية أو تجارية ويحتوي على رسالة واضحة وقابلة للتنفيذ.

متى يجب عليك كتابة بريد إلكتروني احترافي؟

• التواصل مع الزملاء والمديرين
• التواصل مع الأفراد خارج مؤسستك مثل البائعين والشركاء والعملاء
• التواصل مع الأساتذة ومديري المدارس
• التواصل مع المسؤولين الحكوميين
• التواصل أثناء عملية التقدم للوظيفة
• التواصل مع خدمة العملاء

ما هي العناصر المهمة للبريد الإلكتروني المهني؟

• سطر الموضوع
• تحية
• فقرة (فقرات) نصية موجزة
• إغلاق القسم بخطوة قابلة للتنفيذ للمستلم
• تسجيل خروج
• إمضاء