كيفية كتابة رسائل Slack احترافية، مع 8 نصائح لآداب التعامل مع Slack

سلاك موجود في كل مكان في العالم المهني. تسمح ميزاته العديدة للفرق بالتعاون ومشاركة المرفقات حتى يتمكن الأعضاء في أماكن مختلفة من العمل معًا. تفضل العديد من الشركات Slack على القنوات الأخرى مثل البريد الإلكتروني لأنه يسمح باستجابات أسرع ويعزز المناقشة الشفافة داخل الشركة.

وكمكافأة إضافية، فإن وظيفة الدردشة مألوفة لدى العديد من المحترفين الذين نشأوا على استخدام AIM وGChat. إلى جانب الرسائل المكتوبة، يتيح Slack استخدام الرموز التعبيرية والصور المتحركة، والتي تضيف عنصرًا من المرح إلى شكل من أشكال التواصل المثقل بالنصوص. لكن Slack هي أداة مكان العمل، لذلك من المهم الحفاظ على الأمور احترافية على المنصة. سنشرح هنا كيفية استخدام Slack كالمحترفين.

ما هي رسالة سلاك؟

رسالة Slack هي مذكرة يتم إرسالها عبر منصة الاتصالات الرقمية Slack. تستخدم العديد من الشركات Slack للتواصل داخليًا. عادةً ما يتم تقسيم Slack الخاص بالشركة إلى عدة مجموعات، تسمى القنوات، والتي يتم تنظيمها حسب الموضوع أو المشروع. يمكن أن تكون المجموعات، المعروفة باسم القنوات، عامة ويمكن لأي شخص في المؤسسة أن يراها. وعادة ما تكون هذه قناة رئيسية لاستراتيجية الاتصالات الداخلية للشركة. لا يمكن مشاهدة القنوات الخاصة إلا من قبل الأشخاص الذين تمت دعوتهم للانضمام إلى المجموعة.

يمكن للموظفين الذين ينضمون إلى المجموعات أو تتم دعوتهم إليها عرض المناقشات والمشاركة فيها. في أي مجموعة واحدة، يمكن لأي عضو جديد ينضم إلى القناة الاطلاع على جميع الرسائل التي تم إرسالها وتبادلها. ليست هناك حاجة لإعادة توجيه الرسائل التاريخية إلى مشاركين جدد، كما هو الحال في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني. على هذا النحو، تظل رسائل Slack موجودة إلى الأبد (ما لم يحذفها الكاتب) ويمكن أن تكون بمثابة سجل للمعلومات.

إلى جانب القنوات، يمكن للموظفين أيضًا إرسال رسائل خاصة إلى شخص واحد أو أكثر من خلال Slack. هذه الرسائل قابلة للعرض فقط من قبل المستلمين المباشرين لها.

أنواع رسائل سلاك

هناك ثلاث فئات رئيسية لرسائل Slack:

• الإعلانات المرسلة إلى القنوات العامة: عادةً ما تكون هذه رسائل حول أحداث الشركة، مثل متى سيتم إغلاق المكتب أو متى سيتم عقد حفلة العطلة، والتي تكون ذات صلة بجميع الموظفين.
• الرسائل الجماعية: يتم إرسال هذه الملاحظات إلى القنوات العامة أو الخاصة الفردية، وعادةً ما تنطبق على مشروع القناة أو موضوعها.
• الرسائل المباشرة الفردية: يتم إرسال هذه الرسائل إلى شخص واحد أو عدة أشخاص ولا يمكن عرضها إلا من قبل المستلمين (وربما مسؤولي Slack، اعتمادًا على كيفية إعداد الشركة لحساب Slack الخاص بها).

كيفية كتابة رسالة سلاك على أساس الجمهور

تأخذ رسالة Slack الفعالة، مثل كل الكتابة الجيدة، في الاعتبار جمهور تلك الرسالة. إذا كان الجمهور يضم مسؤولين تنفيذيين، فيجب أن تكون نغمة الرسالة منضبطة ومهنية. إذا كان الجمهور هو فريقك المباشر، الذي تربطك به علاقة جيدة، فقد تكون الرسالة أكثر مرحًا وربما تشير إلى النكات الداخلية. إليك كيفية كتابة رسالة Slack بناءً على الجمهور:

قناة عامة كبيرة

اكتب ملاحظة كاملة في رسالة واحدة، بدلاً من عدة رسائل مكونة من سطر واحد، بحيث يحصل أعضاء المجموعة على إشعار واحد فقط. اجعل هذه الرسائل سهلة المسح لأن هذا هو ما سيفعله معظم الأشخاص. استخدم النقاط النقطية أو الرموز التعبيرية لتقسيم النقاط التي تريد توصيلها.

أهلاً بكم! يسعدنا جدًا أن نعلن عن سياستنا الجديدة للعودة إلى المكتب. شكرًا لكل من شارك في استبياننا وقدم تعليقاته. فيما يلي بعض الوجبات السريعة:

سنقوم بسن جدول زمني مختلط لمدة 3 أيام في المكتب ويومين عن بعد.

قم بتنسيق أيام تواجدك في المكتب مع فريقك ومديرك.

كل يوم أربعاء سنقدم الغداء في المكتب.

سيكون المكتب الرئيسي في 55 وول ستريت مفتوحًا اعتبارًا من يوم الاثنين 3 يناير.

أسئلة؟ يرجى إعلامي أو @HRteam! شكرًا للجميع، ولا أستطيع الانتظار لرؤيتكم شخصيًا قريبًا!

أصحاب المصلحة متعددي الوظائف

امنح أصحاب المصلحة في الفرق المختلفة سياقًا لرسالتك. إذا كنت ضمن مجموعة كبيرة تضم عدة فرق مختلفة، @ الفريق أو الشخص الذي تريد جذب انتباهه. إذا كان لديك طلب محدد أو موعد نهائي مناسب، وضح ذلك، ربما من خلال كتابة طلبك بالخط العريض. على سبيل المثال:

مرحبًا @فريق المنتجات. نحن نقوم بإنشاء حملة تسويقية حول ميزات الذكاء الاصطناعي الجديدة لصانعي الفشار لدينا. هل يمكنك من فضلك مشاركة أي وثائق لديك حول الميزات الجديدة، والتأكيد على أننا ما زلنا على المسار الصحيح لإطلاقها في 18 ينايربمناسبة اليوم الوطني للفشار؟ شكرًا لك!

فريقك

نظرًا لأن هؤلاء هم زملاء العمل الذين تتفاعل معهم كثيرًا ومن المرجح أن يفهموا سياق الرسالة، فيمكنك استخدام لهجة أكثر مباشرة وغير رسمية. على سبيل المثال:

أهلا بالفريق! تذكير ودي بشأن موقعنا خارج الموقع غدًا. يرجى الحضور بملابس مريحة. سوف نقدم الإفطار والغداء. نراكم في الساعة 9 صباحا!

خاص على انفراد

المحادثات الخاصة على Slack مخصصة للمحادثات التي تكون متأكدًا بشكل معقول من أنها ليست ذات صلة بأشخاص آخرين، أو ذات طبيعة خاصة. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تتصل فيها بشخص ما، فامنحه السياق العام لما تتحدث عنه في رسالتك. على سبيل المثال:

مرحبا آني! أنا مسوق منتج جديد. سمعت من هيذر أننا سنعمل معًا بشكل وثيق، لذا أرغب في تحديد موعد للتعرف عليك. هل يمكنني تخصيص بعض الوقت في تقويمك للأسبوع المقبل؟ نتطلع إلى ذلك!

8 نصائح في آداب الركود

1 حافظ على نبرة صوتك متفائلة

يعد Slack منتدى غير رسمي إلى حد ما مقارنة بالبريد الإلكتروني، لذا من الأفضل الكتابة بنبرة تنضح بالود والتفاؤل والإيجابية. يمكنك القيام بذلك عن طريق استخدام علامات الترقيم مثل علامات التعجب أو حتى الرموز التعبيرية للوجه المبتسم. لا ترغب في أن تبدو أحمقًا على Slack عن غير قصد من خلال التواصل بنبرة مقتضبة أو عن طريق إرسال رسائل بدون سياق.

2 لا ترسل رسائل متعددة ذات سطر واحد

ترسل كل رسالة مباشرة إشعارًا إلى المستلم، مما قد يصرف انتباهه عما يفعله. بدلاً من إرسال رسالة تحتوي على "مرحبًا" فقط! ثم رسائل متابعة إضافية مع طلبك، اجمعها كلها في رسالة واحدة.

3 عند مناقشة موضوع واحد استخدم المواضيع

تحتفظ المواضيع بالردود حول موضوع واحد مقتصرة على رسالة واحدة محددة. لتشكيل واحدة، قم بالتمرير فوق رسالة واحدة في المجموعة وانقر على "الرد في الموضوع". تعمل رسائل الترابطة على إبقاء المجموعة بأكملها نظيفة نسبيًا من موضوعات المناقشة الكبيرة. إذا كان أي شخص مهتمًا بموضوع واحد، فيمكنه النقر فوق الموضوع للتعمق أكثر.

4 قم بتدقيق رسائلك

لا تزال هذه النصيحة القديمة لجميع الاتصالات في مكان العمل تنطبق على Slack. مجرد أنك تكتب بسرعة لا يعني أن تكون رسالتك مليئة بالأخطاء المطبعية. في حالة حدوث أخطاء إملائية، يسمح Slack بتحرير الرسائل بعد إرسالها (وبعد ذلك يتم عرضها بختم "محرر"). يسمح لك Slack أيضًا باستدعاء الرسائل التي أرسلتها عن طريق الخطأ. ولكن من الأفضل تجنب هذين الأمرين في المقام الأول. يمكن لـ Grammarly فحص رسائل Slack بسرعة لمساعدتك على تجنب الأخطاء الإملائية وأخطاء علامات الترقيم.

5 جدولة الرسائل التي ترسلها خارج ساعات العمل

عندما تكتب رسالة إلى قناة عامة أو إلى فرد خارج ساعات العمل، تأكد من جدولة رسائلك لإرسالها خلال ساعات العمل. يظهر أنك تحترم التوازن بين العمل والحياة للآخرين. يعد هذا مهمًا بشكل خاص إذا كنت ترسل رسالة مباشرة لأن المستلم سيتلقى إشعارًا. لجدولة رسالة لإرسالها لاحقًا، انقر فوق زر السهم لأسفل بجوار سهم الإرسال وحدد وقتًا ويومًا خلال ساعات العمل من القائمة المنسدلة. ثم انقر فوق "جدولة الرسالة" لوضع اللمسات الأخيرة عليها.

6 قم بتقليل كمية الإشعارات التي ترسلها

يشير إشعار Slack إلى شعور المستلم بالإلحاح، لذا حاول تقليل الإشعارات غير الضرورية التي سيتم إرسالها برسالة مباشرة أو رسائل تتضمن "@here " أو " @channel" إلى القناة. استخدم هذين @ فقط إذا كنت تحتاج حقًا إلى شيء ما على الفور وتحتاج إلى تنبيه الجميع في القناة به. ويجب أن يقال: لا تستخدم @here أو @channel خارج ساعات العمل (انظر النصيحة رقم 5).

7 استخدم الرموز التعبيرية للدلالة على الاتفاق

بدلاً من كتابة "أوافق" رداً على رسالة شخص ما لإظهار دعمك، حاول استخدام رمز تعبيري ممتاز أو علامة اختيار. وهذا يمنع رسائل "أوافق" المشابهة، والتي تميل إلى تشويش القناة. سيتمكن جميع أعضاء المجموعة من معرفة من أرسل الرموز التعبيرية من خلال التمرير فوقها.

8 إذا سمحت المناسبة، استمتع

يمكن أن يكون Slack منتدى للاحتفال بالانتصارات والاستمتاع. يحتوي على مكتبة من الرموز التعبيرية والصور المتحركة التي يمكنك استخدامها للتعبير عن مشاعر مختلفة. إذا كانت لديك علاقة جيدة مع مجموعة ما وسمحت ثقافة الشركة بذلك، فاستخدم بعضًا منها لإضفاء الحيوية على الأمور.

الأسئلة الشائعة حول رسالة Slack

ما هي رسالة سلاك؟

رسالة Slack عبارة عن مذكرة يتم إرسالها بين زملاء العمل عبر منصة الاتصالات الرقمية Slack. يمكن إرسالها إلى مجموعة كبيرة من الأشخاص في قناة الشركة بأكملها، أو مجموعة صغيرة تشكل فريقًا يعمل في مشروع، أو إلى مستلمين فرديين.

ما هي الأنواع المختلفة من رسائل Slack؟

قد تكون رسائل Slack عبارة عن إعلانات عامة حول الشركة، أو ملاحظات حول مشروع معين، أو مجرد محادثات بين زملاء العمل حول عطلات نهاية الأسبوع.

ما هي النصائح الثلاث لكتابة رسائل Slack؟

لكتابة رسالة Slack فعالة، من الأفضل إرسال رسالة واحدة تتضمن كل ما تريد قوله بدلاً من إرسال "مرحبًا" فقط. رسالة؛ استخدم الرموز التعبيرية للدلالة على الموافقة بدلاً من الرد برسالة منفصلة؛ وجدولة الرسائل التي تكتبها خلال ساعات العمل ليتم إرسالها خلال ساعات العمل.