هل تبدأ مسيرتك المهنية؟ وإليك كيفية التخرج من الكتابة الأكاديمية إلى الكتابة المهنية

تهاني! لقد استغرق الأمر سنوات من الانضباط، بما في ذلك ربما أكثر من نصيبك العادل من السهر طوال الليل أثناء الاختبارات النهائية، ولكنك فعلت ذلك، وسلمت آخر ورقة بحثية لك في الكلية.

خلال رحلتك العلمية، ربما اعتدت على الكتابة بأسلوب أكاديمي . لكن الأمور ستتغير عندما تبدأ البحث عن وظيفة وتنتقل إلى الكتابة في الإعدادات المهنية.

من التنسيق إلى الطول إلى النغمة إلى المفردات، ستختلف الكتابة لعملك عن الكتابة لأساتذتك. على سبيل المثال، لم يعد تحقيق متطلبات عدد الكلمات الطويلة للورقة (بما في ذلك التلاعب بتباعد الأسطر والهوامش وفقًا لذلك) ساريًا؛ بدلاً من ذلك، ستحتاج إلى الكتابة بإيجاز، سواء عبر البريد الإلكتروني أو في العرض التقديمي، لضمان توصيل نقاطك بكفاءة. من بين أمور أخرى، بينما اعتدت على الكتابة بشكل رسمي لجمهور أكاديمي، ستحتاج إلى التحول إلى لهجة احترافية جذابة، الأمر الذي يتطلب التدريب لتحقيق النجاح.

ومع ذلك، لا تقلق: لقد جمعنا أفضل النصائح لمساعدتك في التنقل خلال عملية الانتقال بسلاسة ونجاح.

>>اقرأ المزيد:ما يجب فعله وما لا يجب فعله عند البحث عن وظيفة لأول مرة

الكتابة لجماهير جديدة

أولاً، أنت لست غريباً على التعامل مع البريد الإلكتروني، ولكن من المرجح أنك على وشك الارتقاء بهذه العلاقة إلى مستوى جديد. حتى لو لم تكن كلمة "كاتب" موجودة في أي مكان في المسمى الوظيفي أو الوصف الخاص بك، فقد تصبح قريبًا جزءًا لا مفر منه من روتينك اليومي.

قد تجد نفسك أيضًا تتواصل مع زملائك في منصات المراسلة في مكان العمل مثل Slack، أو تكتب مستندات تعاونية جنبًا إلى جنب مع الزملاء، ومن المحتمل أن تتضمن لغة تتراوح من الخبرة الفنية إلى التوجيه من الفريق القانوني.

بمعنى آخر، يجب أن ترضي كتابتك في مكان العمل العديد من الأشخاص في وقت واحد، بدلاً من مجرد أستاذ واحد. وهذا سبب إضافي لإبقاء الأمور بسيطة ومباشرة حيثما أمكن ذلك، كما سنناقش أدناه.

>>اقرأ المزيد:كيفية اختيار قناة الاتصال المناسبة لكل مهمة

التنسيق مهم في الكتابة الاحترافية

أنت تريد زيادة سهولة القراءة إلى أقصى حد ، حتى على مستوى كل بريد إلكتروني تقوم بصياغته. اجعل الأمور قصيرة عندما تستطيع، وضع نقطتك الرئيسية في البداية. تذكر: الأشخاص الذين تتواصل معهم يعملون أيضًا، وتريد احترام وقتهم وإبقاء الأمور واضحة قدر الإمكان.

حاول أيضًا ألا تدفن المعلومات الأساسية في فقرات كثيفة تحتوي على تفاصيل غريبة حيث من المحتمل أن يتم تجاهلها أو تجاهلها. تتضمن أمثلة العناصر التي قد لا ترغب في أن يفوتها القراء الأسئلة والمبالغ بالدولار والتواريخ أو المواعيد النهائية.

بعض النصائح:

• استخدم قوائم نقطية مثل هذه لتحسين إمكانية القراءة بشكل أكبر.
• ابحث عن فرص لتقسيم الفقرات والجمل الطويلة.
• لاحظ أنه قد يكون من المفيد أيضًا وضع العناصر المهمة بالخط العريض.

لحسن الحظ، يمكن لـ Grammarly مساعدتك على التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تحظى باهتمام القارئ من خلال وضع علامة على هذه المشكلات بالذات في اقتراحات الكتابة الخاصة بها.

>>اقرأ المزيد:ما يجب فعله وما لا يجب فعله في آداب البريد الإلكتروني للأعمال

ما يجب فعله وما لا يجب فعله في النغمة في الكتابة

في الكتابة الأكاديمية، غالبًا ما تكون الإجراءات الشكلية مفضلة، ولكن هناك المزيد من التنوع في الإعدادات المهنية. على سبيل المثال، في حين أن الخطأ في الإجراءات الشكلية هو أمر حكيم عند كتابة خطاب تقديمي ، فقد يكون الأمر غير ضروري، وفي الواقع، محرجًا إذا بدت خانقًا للغاية في رسالة Slack السريعة إلى زميل تعمل معه كل يوم.

بشكل عام، أنت تريد أن تكتب بشكل رسمي بما فيه الكفاية للتعبير عن الاحترام، ولكن ليس بشكل رسمي بحيث تبدو متصلبًا أو متحفظًا. يمكن أن يكون هذا عملاً متوازناً - فقط هذا الجانب من "سيدي العزيز" ولكن ليس على طول الطريق إلى "مرحبًا يا أخي".

بدلاً من ذلك، حاول أن تبدو محادثة محايدة. حاول قراءة مسودتك بصوت عالٍ لترى ما إذا كانت تبدو مهذبة وودودة ولكن ليست ودية بشكل غير ضروري. إذا كانت مليئة باللغة العامية أو تحتوي على عدد من علامات التعجب الكوميدية، فأعد صياغة النص وفقًا لذلك. وإذا وجدت نفسك تلهث قبل نهاية الجملة أو تفقد مكانك في منتصف الفقرة، فأنت تعلم أن هناك حاجة إلى تقسيم شيء ما إلى أجزاء أصغر.

استخدم مفردات بسيطة في الكتابة الاحترافية

ربما تكون قد اعتدت في الكلية على عرض معرفتك الواسعة في مواجهة السيميائية التي يقوم عليها الميزانسين في تحليلك الأدبي الأخير. (ماذا؟) ولكن في مكان العمل، عليك أن تكون أكثر وضوحًا.

كما ذكرنا أعلاه فيما يتعلق بالهيكل والنبرة، فأنت تريد أن تكون كتابتك المهنية تحادثية وسهلة المتابعة. وهذا يعني ترك قاموس المرادفات الخاص بك على الرف وتبسيط الإملاء المفرط في المعرفة. للحفاظ على جاذبية كتابتك، يمكن أن يساعدك Grammarly في العثور على مرادفات قوية إذا كنت تعتمد على بعض الكلمات المباشرة نفسها مرارًا وتكرارًا.

الحصول على الحق

كما هو الحال مع كتابتك للمدرسة، فأنت لا تريد المخاطرة بخسارة النقاط بسبب الأخطاء التي يمكن تجنبها في الإملاء وعلامات الترقيم وما إلى ذلك. ولكن الشيء الوحيد الذي قد يفاجئك هو مدى شيوع ظهور مثل هذه الأخطاء في رسائل مكان العمل التي تتلقاها.

فيما يلي إحدى الإجراءات الوقائية التي تستحق الاعتياد عليها، خاصة بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني: احفظ ملء الحقل "إلى" للأخير. طالما أنها فارغة، فليست هناك فرصة لك (أو لقطتك) للضغط على "إرسال" قبل أن تتاح لك فرصة إعادة قراءة مسودتك ورصد أي أخطاء إملائية واضحة.

ثم هناك ذلك المسيء المتكرر، لوحة المفاتيح المحمولة الغادرة (غير الموثوقة - قلنا اجعل المفردات بسيطة، أليس كذلك؟). على عكس المدرسة، حيث ستظهر المواعيد النهائية لشهر نوفمبر في المنهج الدراسي في وقت مبكر من شهر أغسطس، تميل قيود الوقت في مكان العمل إلى التحول بسرعة، وقد تضطر إلى الاستجابة بسرعة، وفي بعض الأحيان، من جهازك المحمول.

هنا، الشيء الوحيد الذي قد يساعدك على تمييز مراسلاتك هو لوحة المفاتيح النحوية. يمكنه اكتشاف الكثير من تلك الأخطاء المزعجة قبل أن تواجه إدراكًا متأخرًا جدًا لاكتشافها في صندوق الصادر الخاص بهاتفك.