بدء حياتك المهنية؟ إليك كيفية التخرج من الكتابة الأكاديمية إلى الكتابة المهنية

تهاني! لقد استغرق الأمر سنوات من الانضباط ، بما في ذلك ربما أكثر من حصتك العادلة طوال الليل خلال النهائيات ، لكنك فعلت ذلك - لقد سلمت آخر ورقة جامعية لك.

خلال رحلتك الدراسية ، ربما تكون قد اعتدت على الكتابة بأسلوب أكاديمي . لكن الأمور ستتغير عندما تبدأ البحث عن وظيفة وتنتقل إلى الكتابة في الإعدادات المهنية.

من التنسيق إلى الطول إلى النغمة إلى المفردات ، ستختلف الكتابة لوظيفتك عن الكتابة لأساتذتك. على سبيل المثال ، لم يعد تحقيق متطلبات عدد الكلمات الطويل للورقة (بما في ذلك العبث بمسافة الأسطر والهوامش وفقًا لذلك) ساريًا ؛ بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى الكتابة بإيجاز ، سواء عبر البريد الإلكتروني أو في عرض تقديمي ، لضمان حصولك على نقاطك بكفاءة. من بين أشياء أخرى ، بينما اعتدت على الكتابة بشكل رسمي لجمهور أكاديمي ، ستحتاج إلى التحول إلى نغمة احترافية بشكل شخصي ، الأمر الذي يتطلب ممارسة للإضراب.

لا داعي للقلق ، على الرغم من ذلك: لقد جمعنا أفضل النصائح لمساعدتك في التنقل بسلاسة ونجاح.

>> اقرأ المزيد: ما يجب فعله وما لا يجب فعله في أول بحث عن وظيفة

الكتابة لجماهير جديدة

أولاً ، إرسال بريد إلكتروني ليس غريباً ، ولكن من المحتمل أن تأخذ هذه العلاقة إلى مستوى جديد. حتى لو لم تكن كلمة "كاتب" في أي مكان في المسمى الوظيفي أو الوصف الوظيفي ، فقد تصبح قريبًا جزءًا لا مفر منه من روتينك اليومي.

قد تجد نفسك أيضًا تتواصل مع الزملاء في منصات المراسلة في مكان العمل مثل Slack - أو الكتابة في مستندات تعاونية جنبًا إلى جنب مع الزملاء ، ومن المحتمل أن تتضمن لغة تتراوح من الخبرة الفنية إلى التوجيه من الفريق القانوني.

بعبارة أخرى ، يجب أن ترضي كتاباتك في مكان عملك الكثير من الناس في نفس الوقت ، وليس أستاذًا واحدًا فقط. هذا سبب إضافي لإبقاء الأمور بسيطة ومباشرة قدر الإمكان ، كما نناقش أدناه.

>> قراءة المزيد: كيفية اختيار قناة الاتصال المناسبة لكل مهمة

التنسيق في الكتابة المهنية

تريد زيادة قابلية القراءة ، حتى على مستوى كل بريد إلكتروني تقوم بمسودته. اجعل الأشياء قصيرة عندما تستطيع ، و ضع نقطتك الرئيسية في البداية. تذكر: الأشخاص الذين تتصل بهم يعملون أيضًا ، وتريد أن تحترم وقتهم وأن تجعل الأمور واضحة قدر الإمكان.

حاول أيضًا ألا تدفن المعلومات الأساسية في فقرات كثيفة من التفاصيل الدخيلة حيث من المحتمل أن تتعرض للقراءة أو التغاضي عنها. تتضمن أمثلة العناصر التي قد لا تريد أن يفوتها القراء الأسئلة والمبالغ بالدولار والتواريخ أو المواعيد النهائية.

بعض النصائح:

• استخدم قوائم نقطية مثل هذه لتحسين إمكانية القراءة.
• ابحث عن فرص لفصل الفقرات والجمل الطويلة.
• لاحظ أنه قد يكون من المفيد كتابة العناصر المهمة بالخط العريض .

لحسن الحظ ، يمكن أن يساعدك Grammarly على ضمان جذب انتباه القارئ لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال وضع علامة على هذه المشكلات بالذات في اقتراحات الكتابة الخاصة به.

>> اقرأ المزيد: ما يجب فعله وما لا يجب فعله في آداب البريد الإلكتروني للأعمال

ما يجب فعله وما لا يجب فعله في الكتابة

في الكتابة الأكاديمية ، غالبًا ما تكون الرسمية هي الأفضل ، ولكن هناك المزيد من الاختلاف في الإعدادات المهنية. على سبيل المثال ، في حين أن الخطأ في جانب الشكليات أمر حكيم عند كتابة خطاب تغطية ، فقد يكون الأمر غير ضروري ، وفي الواقع ، محرجًا إذا كنت تبدو خانقًا جدًا في رسالة Slack السريعة إلى زميل تعمل معه كل يوم.

بشكل عام ، تريد أن تكتب بشكل رسمي كافٍ للتعبير عن الاحترام ، ولكن ليس بشكل رسمي بحيث تبدو قاسيًا أو متحفظًا. يمكن أن يكون هذا عملًا متوازنًا - فقط هذا الجانب من "سيدي العزيز" ولكن ليس على طول الطريق إلى "مرحبًا يا أخي".

بدلاً من ذلك ، حاول أن تبدو محادثة محايدة. حاول قراءة مسودتك بصوت عالٍ لترى ما إذا كانت مهذبة وودودة ولكنها ليست ودودة للغاية. إذا كانت مكتوبة بالعامية أو تحتوي على عدد هزلي حدودي من علامات التعجب ، فأعد العمل وفقًا لذلك. وإذا وجدت نفسك تلهث لالتقاط الأنفاس قبل نهاية الجملة أو تفقد مكانك في منتصف فقرة ، فأنت تعلم أن شيئًا ما يحتاج إلى تقسيمه إلى أجزاء أصغر.

استخدم مفردات بسيطة في الكتابة الاحترافية

في الكلية ، ربما تكون قد اعتدت على عرض معرفتك الواسعة في مقابل السيميائية التي يقوم عليها المشهد في آخر تحليلك الأدبي. (ماذا؟) لكن في مكان العمل ، عليك أن تكون أكثر وضوحًا.

كما ذكرنا أعلاه من حيث الهيكل والنبرة ، فأنت تريد أن تكون كتاباتك المهنية محادثة وسهلة المتابعة. هذا يعني ترك قاموس المرادفات الخاص بك على الرف وتبسيط الإملاء المتسع بشكل مفرط. للحفاظ على تفاعل كتابتك ، يمكن أن يساعدك Grammarly في العثور على مرادفات قوية إذا كنت تعتمد على بعض الكلمات المباشرة نفسها مرارًا وتكرارًا.

الحصول عليها بشكل صحيح

على غرار كتابتك للمدرسة ، لا تريد المخاطرة بخسارة النقاط بسبب الأخطاء التي يمكن تجنبها في التهجئة وعلامات الترقيم وما إلى ذلك. ولكن الشيء الوحيد الذي قد يفاجئك هو مدى شيوع ظهور مثل هذه الأخطاء في مكان العمل الذي تتلقاه.

إليك أحد الإجراءات الوقائية التي تستحق التعود عليها ، خاصة لرسائل البريد الإلكتروني: احفظ ملء حقل "إلى" للنهاية. طالما أنها فارغة ، فليس هناك فرصة لك (أو لقطتك) لضرب "إرسال" قبل أن تتاح لك الفرصة لإعادة قراءة مسودتك والتقاط أي أخطاء إملائية واضحة.

ثم هناك ذلك المخالف المتكرر ، الغادر (أي ، غير موثوق - قلنا أبقِ المفردات بسيطة ، أليس كذلك؟) لوحة مفاتيح الهاتف المحمول. على عكس المدرسة ، حيث ستظهر المواعيد النهائية لشهر نوفمبر في المنهج الدراسي في وقت مبكر من أغسطس ، تميل قيود وقت العمل إلى التحول بسرعة ، وقد تضطر إلى الاستجابة بسرعة ، وفي بعض الأحيان ، من جهازك المحمول.

هنا ، هناك شيء واحد قد يساعد في تمييز مراسلاتك وهو Grammarly Keyboard. يمكن أن يكتشف الكثير من تلك الأخطاء المزعجة قبل أن تواجه الإدراك المتأخر للغاية لاكتشافها في صندوق الصادر بهاتفك.