كيفية كتابة رسالة مرجعية

لذلك طُلب منك كتابة خطاب مرجعي. هناك مشكلة واحدة فقط: أنت لا تعرف كيف تكتب واحدة. لا تُصب بالذعر. يكون الخطاب المرجعي واضحًا بشكل عام ويصل طوله إلى صفحة واحدة فقط. ولمساعدتك، قمنا بتجميع هذا الدليل حول كيفية كتابة خطاب مرجعي.

الخطاب المرجعي، المعروف أيضًا باسم خطاب التوصية، هو خطاب مختصر إلى المدرسة أو الشركة أو المؤسسة التي يتقدم إليها الفرد. يوضح الخطاب المرجعي المهارات والإنجازات والسمات الشخصية لمقدم الطلب من حيث صلتها بأهداف الفرد.

ما هو الخطاب المرجعي؟

الخطاب المرجعي هو بيان مكتوب عن الوقت الذي قضاه الفرد في شركة أو منظمة أو مؤسسة. يوضح الخطاب المرجعي عنوان الفرد وأدواره وواجباته خلال فترة وجوده في المنظمة. ويناقش أيضًا شخصيتهم وأخلاقيات العمل والإنجازات والمساهمات الفريدة للمنظمة.

الغرض من الخطاب المرجعي هو تزويد صاحب العمل أو مدير البرنامج المحتمل بنظرة حقيقية على الأداء السابق لمقدم الطلب. الهدف ليس "بيع" مقدم الطلب، بل إيصال كيف أن خبراتهم ومهاراتهم تجعلهم مناسبين للوظيفة التي يتقدمون لها. كما أنه يجيب على الأسئلة التي قد تكون لديهم بعد مراجعة السيرة الذاتية لمقدم الطلب أو السيرة الذاتية. بطريقة ما، يشبه الخطاب المرجعي خطاب التقديم - ولكن على عكس خطاب التقديم، يتم كتابة الخطاب المرجعي بواسطة فرد آخر غير مقدم الطلب. يجب أن يتم تنسيقه بشكل مشابه لخطاب العمل.

3 أنواع من الرسائل المرجعية

هناك عدة أنواع مختلفة من الرسائل المرجعية، لكنها تشترك في تفاصيل معينة:

• يتم كتابة كل منها بواسطة فرد يعرف مقدم الطلب جيدًا
• يشير كل منهم إلى الفترة الزمنية التي عمل فيها مقدم الطلب/حضر إلى المدرسة مع كاتب الرسالة
• يناقش كل منها إنجازات مقدم الطلب ومهاراته وشخصيته فيما يتعلق بأهداف مقدم الطلب

والفرق الرئيسي بين الأنواع هو محتواها. تم تحسين كل نوع من أنواع الرسائل المرجعية بما يتناسب مع هدف مقدم الطلب.

1 محترف

خطاب مرجعي مهني يناقش النجاحات والخبرة المهنية لمقدم الطلب. قد يذكر المناصب المختلفة التي شغلها مقدم الطلب أثناء عمله مع صاحب العمل الحالي، والمشاريع المحددة التي ساهموا فيها، والشهادات التي حصلوا عليها، وأي مجموعات مهارات متخصصة لديهم. بشكل عام، تتم كتابة الرسائل المرجعية المهنية من قبل المديرين والزملاء.

2 أكاديمي

خطاب مرجعي أكاديمي يناقش البراعة والخبرات الأكاديمية لمقدم الطلب. عادة، تتم كتابة الرسائل المرجعية الأكاديمية من قبل المعلمين أو رؤساء الأقسام أو القادة الأكاديميين الآخرين. قد يشير خطاب مرجعي أكاديمي إلى الدورات التي أكملها مقدم الطلب والمشاريع والأبحاث التي كان جزءًا منها وأي إنجازات ملحوظة.

3 الشخصية

وإليك كيفية كتابة خطاب مرجعي لأحد معارفك الشخصية. إنه نفس هيكل ونوع المحتوى كرسالة مرجعية أكاديمية أو مهنية ولكن مع التركيز على سماتهم الشخصية. على سبيل المثال، يمكنك مناقشة تعاطف مقدم الطلب وشعوره بالواجب في خطاب مرجعي يرافق طلب الالتحاق بكلية الطب. عادة، تتم كتابة الرسائل المرجعية الشخصية من قبل الأصدقاء والجيران وغيرهم ممن يعرفون مقدم الطلب جيدًا ولكنهم لم يدرسوا أو يعملوا أو يذهبوا إلى المدرسة معهم شخصيًا.

ما يجب تضمينه في الرسالة المرجعية

عندما تتساءل عن كيفية كتابة خطاب مرجعي، فإن أهم شيء يجب أن تضعه في الاعتبار هو أنه يجب أن يقدم نظرة حقيقية على إنجازات مقدم الطلب ومهاراته ونقاط قوته وشخصيته.

على الرغم من أن الرسالة المرجعية تدور حول موضوعها، إلا أنه يجب عليك أيضًا تضمين بعض المعلومات عنك، بما في ذلك:

• موقفك
• علاقتك بمقدم الطلب
• منذ متى وأنت تعرفهم
• معلومات الاتصال الخاصة بك (البريد الإلكتروني ورقم الهاتف)

وهذا يدل على أنك مؤهل لمناقشة عملهم. تأكد من إبقاء هذا القسم مختصرًا، واربط جميع المعلومات التي تشاركها بموضوع الرسالة.

يجب أن يتضمن الخطاب المرجعي سبب وكيفية كون مقدم الطلب مناسبًا للوظيفة التي يبحث عنها؛ ضع ذلك في الاعتبار عند اختيار سمات الشخصية والإنجازات التي تريد تسليط الضوء عليها في كتابتك.

على سبيل المثال، إذا كانوا يتقدمون لبرنامج الدراسات العليا، فركز على إنجازاتهم الأكاديمية وقدرتهم الفكرية. إذا كانوا يتقدمون لشغل منصب إداري، فناقش معهم التجارب التي مررت بها حيث تفوقوا كقائد.

ما يجب تركه من الرسالة المرجعية

احذف أي معلومات ليست ذات صلة بالمنصب الذي يبحثون عنه، حتى لو كان ذلك يرسمهم في ضوء إيجابي. قد يكون زميلك هو الشخص الأكثر مرحًا في المكتب، ولكن ما لم يكن يتقدم بطلب للحصول على مكان في مجموعة ارتجالية أو كلية مهرجين، فلا تضيع مساحة كبيرة من الرسائل المرجعية في مناقشة ذلك. بالإضافة إلى ذلك، اترك المعلومات الشخصية مثل العرق أو العمر أو الجنس أو الخلفية الشخصية - فهي ليست ذات صلة.

تنسيق الرسالة المرجعية

من حيث التنسيق، يجب أن يكون الخطاب المرجعي مشابهًا لأي خطاب آخر.

• تحية
• مقدمة
• فقرة واحدة أو اثنتين من فقرات الجسم
• إغلاق
• تسجيل الخروج والتوقيع

يجب ألا يزيد طول الرسالة المرجعية عن صفحة واحدة.

كيفية رفض طلب خطاب مرجعي

قد تواجه سيناريو يطلب منك فيه شخص ما كتابة خطاب مرجعي، ولكنك إما لا تستطيع كتابة خطاب أو أنك لا ترغب في ذلك. لا تقلق؛ يجد الكثير من الناس أنفسهم في هذه الحالة. إليك كيفية التعامل مع الأمر، اعتمادًا على سبب عدم قدرتك على كتابة الرسالة:

ماذا تقول إذا كنت لا تستطيع أن توصي الشخص

إذا كانت تجربتك مع عمل مقدم الطلب أقل من ممتازة، فهذا ليس الوقت المناسب لإخبارهم بذلك. بدلًا من ذلك، أخبرهم ببساطة أنك لا تشعر بأنك أفضل شخص لكتابة خطاب توصية. ليست هناك حاجة للتوضيح، وإذا طلبوا المزيد من التفاصيل، يمكنك التأكيد على أن شخصًا آخر سيكون خيارًا أفضل لكتابة خطاب مرجعي نيابةً عنهم.

عندما لا تعرف الشخص جيدًا بما فيه الكفاية

في بعض الأحيان، لا يمكنك التوصية بفرد ما لأنك لست على دراية كافية به أو بعمله. عندما يكون هذا هو الحال، لديك مساحة أكبر لتكون صادقا. أخبرهم أنه على الرغم من شعورك بالارتياح لسؤالهم، إلا أنك لا تعرف عملهم جيدًا بما يكفي لمناقشته بدقة.

مثال على الرسالة المرجعية

عزيزي السيد يو،

إنه لمن دواعي سروري أن أوصي بـ Luz Heredia لمنصب مدير مشروع كبير في شركتك. كمديرة إبداعية في Get Samples Content Services، قدمت لوز تقاريري مباشرة منذ أن بدأت كمديرة مشروع في شركتنا في عام 2018.

خلال فترة وجودها في Get Samples، قامت لوز بتبسيط سير العمل لدينا من خلال تعريف فريقنا بمجموعة متنوعة من برامج إدارة المشاريع. بفضل جهودها، تمكنا من مضاعفة عرض النطاق الترددي لدينا لمشاريع العملاء الجدد من أغسطس 2018 إلى مايو 2019. وباعتبارها من أوائل المتبنين للتكنولوجيا، ساعدت لوز مكتبنا على تطوير ثقافته ليصبح أكثر ذكاءً في مجال التكنولوجيا واستعدادًا لاتخاذ إجراءات محسوبة المخاطر على البرامج والأنظمة الجديدة.

لم يكن من الممكن أن يحدث التحول الثقافي في مكتبنا لولا قدرات لوز التعليمية الطبيعية. عند تعريف الفريق بمفهوم جديد، شرحت بدقة ماهيته وما ينجزه وفوائد اعتماده. كما أنها أجابت أيضًا على أية أسئلة طرحها أعضاء الفريق، مما أدى إلى ترسيخ مكانتها كخبير في موضوع SaaS داخل مكتبنا. هذه الصفات ستجعلها قائدة ممتازة في شركتك.

Luz هي شركة موجهة نحو الحلول وتركز على حل المشكلات وتفكر في قدميها وتجد حلولاً لكل تحدٍ تواجهه هي وفريقها. أقدم لها توصيتي الصادقة بفارغ الصبر لأنني أعلم أنها ستكون مصدر قوة لشركتك. إذا كنت ترغب في مناقشة عمل لوز بشكل أكبر، من فضلك اتصل بي على الرقم 212.555.0000 وسأكون سعيدًا بالتحدث معك.

مع خالص التقدير، الناز شميد

المدير الإبداعي احصل على عينات من خدمات المحتوى [email protected] 212.555.0000

الأسئلة الشائعة حول الرسالة المرجعية

ما هو الخطاب المرجعي؟

الخطاب المرجعي، المعروف أيضًا باسم خطاب التوصية، هو خطاب مختصر إلى المدرسة أو الشركة أو المؤسسة التي يتقدم إليها الفرد. يوضح الخطاب المرجعي مهارات مقدم الطلب وإنجازاته وسماته الشخصية من حيث صلتها بأهداف الفرد.

ما الذي يجب أن يتضمنه الخطاب المرجعي؟

يوضح الخطاب المرجعي المسمى الوظيفي للفرد وأدواره وواجباته خلال فترة وجوده في مؤسسته الحالية. ويناقش أيضًا شخصيتهم وأخلاقيات العمل والإنجازات والمساهمات الفريدة للمنظمة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتضمن الرسالة معلومات حول كاتب الرسالة، مثل المسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال والعلاقة مع مقدم الطلب.

من يجب أن يكتب رسالة مرجعية؟

ينبغي كتابة الخطاب المرجعي من قبل شخص يعرف مقدم الطلب جيدًا، ويفضل أن يكون ذلك بصفة أكاديمية أو مهنية. وهذا يشمل المدربين والمشرفين والزملاء السابقين.

كم من الوقت يجب أن تكون الرسالة المرجعية؟

يجب أن يكون طول الرسالة المرجعية صفحة واحدة تقريبًا.