كل ما تحتاج لمعرفته حول كيفية كتابة رسالة مرجعية

لقد طُلب منك كتابة خطاب مرجعي - رائع! من المحتمل أن يُطلب منك ذلك يعني أنك قطعت شوطاً طويلاً في حياتك المهنية بحيث يكون تأييدك مفيداً. على أقل تقدير ، هذا يعني أن شخصًا ما تعرفه يقدر رأيك به شخصيًا.

الرسائل المرجعية هي عنصر أساسي في الاتصالات الحديثة. في وقت ما أو آخر ، يحتاج الجميع تقريبًا إلى واحد لأشياء مثل طلبات التوظيف أو التدريب الداخلي أو طلبات الالتحاق بالجامعة أو المدارس العليا أو حتى فرص التطوع. من المفيد معرفة كيفية كتابتها. لحسن الحظ ، تتبع خطابات التوصية تنسيقًا قياسيًا.

قبل كتابة خطاب مرجعي

هناك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل الجلوس لتوصي بشخص ما. في حين أنه من الممتع أن يُطلب منك ذلك ، ضع في اعتبارك أن موافقتك قد تصبح جزءًا من ملف الموظفين ، لذلك من المهم أن تتأكد من أنه شيء أنت على استعداد للوقوف بجانبه على المدى الطويل. أيضًا ، لدى بعض الشركات سياسات تمنع الموظفين من منح المراجع. قبل أن تمنح شخصًا ما ختم موافقتك ، تأكد من موافقة شركتك على هذه الممارسة.

رفض طلب خطاب مرجعي

ماذا تفعل إذا احتجت إلى رفض طلب خطاب مرجعي؟ الجواب يعتمد على الوضع.

عندما لا يمكنك أن توصي الشخص بصدق

ماذا يحدث إذا طُلب منك تقديم مرجع لشخص لا تشعر بالراحة عند التوصية به؟ دعنا نقول أن أخلاقيات عملهم أو جودة عملهم لا ترقى إلى المعايير الخاصة بك. من المقبول الرفض بأدب مع إجابة عامة مثل ، "لا أعتقد أنني أفضل شخص يكتب لك مرجعًا." ليست هناك حاجة لإعطاء أسباب محددة.

عندما لا تعرف الشخص جيدًا

هل تعرف حقًا الشخص الذي طُلب منك أن توصي به؟ إذا كنت لا تعرف ما يكفي عن جودة عملهم لتقول أشياء متوهجة عنهم ، فمن الأفضل أن ترفض الطلب. ببساطة قل ، "أنا آسف. أشعر بالإطراء لأنك طلبت مني مرجعًا ، لكنني لا أشعر أنني على دراية كافية بك أو بعملك لكتابة واحدة ".

كيفية تنسيق خطاب مرجعي

تتبع معظم خطابات التوصية تنسيق خطاب عمل قياسي. على الرغم من أنه سيتعين عليك ملء جميع الفراغات ، فإن وجود نموذج لمتابعة العملية يجعل العملية أسهل قليلاً. إليك ما يجب أن تتضمنه الرسالة المرجعية.

معلومات الاتصال الخاصة بك والترحيب. من الجيد تضمين المسمى الوظيفي ورقم الهاتف وعنوان بريدك الإلكتروني (إذا لم تكن ترسل بريدًا إلكترونيًا للتوصية مباشرة). افتح رسالتك بتحية رسمية.

فقرة افتتاحية تعرف فيها عن نفسك. أخبر المستلم عنك ولماذا أنت مؤهل لتوصية الشخص الذي تكتب عنه. قم بتضمين أشياء مثل المدة التي عرفتها أو عملت مع الشخص ، وبأي صفة (كمشرف ، مستشار ، إلخ).

تفاصيل حول الشخص الذي توصي به. تحدث عن سبب تأهيل هذا الشخص. ما هي السمات الشخصية التي تجعلهم عاملين أو طالبين جيدين؟ ما هي المهارات التي يجلبونها إلى الطاولة؟ ما هي الإنجازات التي شهدتها أو كنت جزءًا منها؟ إذا كان بإمكانك تضمين مثال موجز لتوضيح مؤهلات الشخص ، فهذا أفضل.

خاتمة وتوقيع. يجب أن يكرر الختام سبب حصول الشخص على موافقتك. إذا كنت مستعدًا لتلقي المزيد من الأسئلة أو للحصول على توصية شفهية ، فأشر إلى ذلك. التوقيع رسميا.

نموذج رسالة مرجعية

طُلب من Wile E.Coyote كتابة خطاب مرجعي للمتدرب الذي أشرف عليه مباشرة. فيما يلي مثال على التنسيق الصحيح لنسخة مطبوعة (أو مرفق pdf) لخطاب التوصية.

ملاحظة حول رسائل مرجعية بالبريد الإلكتروني

عندما ترسل خطابًا مرجعيًا عبر البريد الإلكتروني ، فليس من الضروري تضمين عنوانك أو معلومات الاتصال الخاصة بالمستلم. بدلاً من ذلك ، قم بتضمين رأس موضوع مثل:

خطاب مرجعي: Road Runner

ضع معلومات الاتصال الخاصة بك أسفل توقيعك ، مثل هذا:

بإخلاص،

Wile E. Coyote

مدير التصنيع

شركة أكمي

(123) 456-7890

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الإلهام ، فتفضل بزيارة The Balance للحصول على عينات من أنواع مختلفة من الخطابات المرجعية.