كيفية كتابة بريد إلكتروني تذكيري احترافي

البشر لديهم ذكريات غير كاملة. لهذا السبب توجد رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني. طوال حياتك المهنية، من المحتمل أن تكتب الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية. وهي رسائل البريد الإلكتروني التي تذكر موضوعات تمت مناقشتها من قبل، مثل الطلبات المهنية والاجتماعات ونقاط المناقشة، لمنع المتلقي من نسيانها. تعد رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية مفيدة أيضًا في حياتك غير المهنية، سواء كانت تطلب من شخص ما الرد على دعوة لحضور حدث ما، أو التخطيط لرحلة، أو دفع شخص ما لتحديد موعد.

ما هو البريد الإلكتروني للتذكير؟

يتم إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني لتذكير المستلم باتخاذ إجراء محدد أو للتأكد من أنه لم ينس شيئًا ما. في المجالات المهنية والأكاديمية، غالبًا ما يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية للتأكد من جدولة الاجتماعات ومشاركة المستندات والاعتراف بالمعلومات والالتزام بالمواعيد النهائية. رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية هي نوع من رسائل البريد الإلكتروني المهنية وتشترك في بعض أوجه التشابه مع أنواع أخرى من رسائل البريد الإلكتروني المهنية مثل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمبيعات والمتابعة.

متى يجب عليك إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني؟

عادة ما تكون رسالة التذكير الإلكترونية عبارة عن رسالة متابعة تدعم البريد الإلكتروني السابق. على سبيل المثال، إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى أحد زملائك لجدولة اجتماع ولم تتلق أي رد، فيمكنك إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني لتكرار طلب الاجتماع.

لا يلزم بالضرورة أن تتبع رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية رسائل البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا إرسال رسالة بعد مكالمة هاتفية أو محادثة شخصية. عندما تحتاج إلى تذكير المستلم بشيء ناقشته مسبقًا، فإن إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني يكون مناسبًا.

متى يتم إرسال تذكير

فيما يلي بعض الأمثلة على السيناريوهات التي يمكن حلها من خلال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني:

• تأخر السداد من العميل
• موعد نهائي قادم
• الوثائق التي تحتاج إلى التوقيع
• اجتماع قادم
• الأحداث
• الاتصالات المنقضية

عندما لا ترسل تذكير

لا ترسل رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني إذا مر أقل من 24 ساعة منذ إرسال بريدك الإلكتروني الأولي. ضع ذلك في الاعتبار باعتبارهالحد الأدنىللمدة الزمنية المناسبة للانتظار قبل إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني - في بعض الحالات، قد يكون من المناسب الانتظار لفترة أطول.

4 نصائح لكتابة رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني

1 استخدم لهجة احترافية

يجب كتابة رسالة التذكير الإلكترونية، مثل أي بريد إلكتروني مناسب، بنبرة احترافية ومباشرة. لا تكن اتهاميًا أو توبيخًا في رسالة التذكير عبر البريد الإلكتروني؛ الهدف ليس إحراج المتلقي ودفعه للامتثال ولكن ببساطة تذكيره باجتماع أو مكالمة أو موضوع آخر يمكن نسيانه في خضم الحياة المهنية اليومية.

2 كن مباشرا

بالإضافة إلى كونك مهذبًا ومحترفًا، كن مباشرًا. قم بتقديم طلب محدد، مثل مطالبتهم بإرسال بريد إلكتروني إليك للوصول إلى مستند معين أو أن تقول "نعم" لاجتماع مجدول في التقويم الخاص بهم، واذكر هذا الطلب مباشرة.

3 التوقيت مهم

يعتمد مقدار الوقت المناسب للانتظار قبل إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني إلى حد كبير على مدى إلحاح رسالتك. بالنسبة للمواعيد النهائية الضيقة، أرسل رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني بعد 24 ساعة تقريبًا من اتصالك الأولي. بالنسبة للمشكلات الأقل إلحاحًا، من الجيد الانتظار بضعة أيام قبل إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني. ضع في اعتبارك المدة التي مرت منذ اتصالك الأولي وكذلك مقدار الوقت المتاح لك قبل الموعد النهائي - إذا كان هذا الموعد النهائي يقترب بسرعة، فإن إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني عاجلاً وليس آجلاً، يمكن أن يساعدهم على تجنب تفويت ذلك الموعد.

في أي رسالة بريد إلكتروني تذكيرية حساسة للوقت، قم بتضمين جدول زمني واضح. في المخطط الزمني الخاص بك، قم بتضمين تاريخ محادثتك الأولية والموعد النهائي وأي تواريخ أخرى ذات صلة.

4 لا تعتذر

أخيرًا، لا تعتذر عن إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني. ما عليك سوى إعطاء المستلم شرحًا موجزًا ​​لبريدك الإلكتروني واطلب منه بأدب اتخاذ الإجراء اللازم.

كيفية كتابة رسالة تذكير مهذبة بالبريد الإلكتروني

استخدم التنسيق التالي كقالب لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الفعالة.

سطر الموضوع

استخدم سطر موضوع واضحًا لرسالة التذكير الإلكترونية الخاصة بك. يجب أن يعرف المستلم موضوع البريد الإلكتروني قبل أن يفتحه. فيما يلي بعض الأمثلة على سطور موضوعات البريد الإلكتروني التذكيرية الجيدة:

• تذكير: يرجى تقديم مستندات الإعداد الموقعة الخاصة بك بحلول يوم الخميس 28/9
• متابعة: لقاءنا يوم الثلاثاء القادم الساعة 11 صباحا
• مطلوب إجراء عاجل: مشروع Ward Street

تحية

ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية احترافية قياسية، مثلمرحبًا أو مرحبًاأوعزيزيمتبوعة باسم المستلم.

توضيح

في القسم الأول من نص رسالة التذكير الإلكترونية، اذكر سبب إرسال التذكير. يمكن أن يكون هذا ملخصًا سريعًا لمحادثة أجريتها مع المستلم أو جملة أو اثنتين تشرح سبب تواصلك معه. على أية حال، اجعل هذا القسم قصيرًا ومباشرًا.

الحل المقترح/الدعوة إلى العمل

يجب أن يتضمن النصف الثاني من نص رسالة التذكير الإلكترونية التذكير الفعلي. هذا هو المكان الذي تحدد فيه ما يجب على المستلم القيام به والتاريخ الذي يجب القيام به بحلوله. اعتمادًا على الموضوع والإطار الزمني، يمكنك أيضًا الإشارة إلى أنه يجب اتخاذ الإجراء "في أسرع وقت ممكن" أو في أقرب وقت ممكن.

اعتمادًا على محتوى البريد الإلكتروني، يمكنك أيضًا إخبار المستلم بإرسال بريد إلكتروني أو الاتصال بك لطرح أي أسئلة لديه.

تسجيل خروج

قم بإنهاء رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني مع تسجيل خروج احترافي، مثل:

• أطيب التحيات
• بإخلاص
• أفضل

اتبع تسجيل الخروج بتوقيعك المهني.

5 أمثلة للتذكير بالبريد الإلكتروني

1 رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني إلى المدير

موضوع:رد: PTO من 10/12 إلى 10/20

مرحبًا روزالي،

كنت أرغب في متابعة طلب PTO الخاص بي للفترة من 12 أكتوبر حتى 20 أكتوبر. هل تمكنت من الحصول على تصريح من قسم الموارد البشرية لأخذ هذه الإجازة؟

يرجى إعلامي في أقرب وقت ممكن، لأنني أحتاج إلى تأمين حجوزات الفندق ورحلات الطيران إذا تمت الموافقة على PTO.

شكرًا لك!

أفضل،

دليلة

2 تذكير البريد الإلكتروني للعميل

الموضوع:الموافقة على التصميم

مرحبًا كارولين،

شكرًا لتعليقاتك السريعة على تلك النماذج. يرجى إرسال ملاحظاتك أو موافقتك على تحديث التصميم المقترح بحلول يوم الجمعة للتخلص من الذخائر المتفجرة حتى يتمكن فريقنا الإبداعي من المضي قدمًا في أصوله لحملة البريد الإلكتروني.

إذا كان لديك أي أسئلة أخرى أو كنت بحاجة إلى توضيح، فأنا متاح دائمًا عبر البريد الإلكتروني أو Slack.

بحرارة،

كارمايكل

الرصاص التصميم

وكالة التصميم

3 البريد الإلكتروني للتذكير بالاجتماع

الموضوع:نتطلع إلى مكالمتنا الساعة 2 ظهرًا اليوم

مرحبًا دارين،

آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أود أن أذكرك بمكالمة الحالة التي أجريناها بعد ظهر هذا اليوم. إنني أتطلع إلى مناقشة التقدم الذي أحرزناه في مشروع التجديد الخاص بك وسماع تعليقاتك.

إذا كنت بحاجة إلى إعادة جدولة مكالمتنا، فيرجى القيام بذلك عن طريق اختيار تاريخ ووقت آخرين في التقويم الخاص بي هنا: [رابط إلى التقويم].

أفضل،

فيتوريو مانوي

فورمان

البناء، ذ م م

4 رسالة تذكير عاجلة بالبريد الإلكتروني

الموضوع:عاجل: مطلوب اتخاذ إجراء بحلول الأول من أكتوبر

عزيزي سوميت،

نحن نقدر عملك ونفخر بأن نطلق عليك لقب "واحد منا" على مدى السنوات الثلاث الماضية. نأمل أن تستمر في الاستثمار مع شركة كابيتال. ومع ذلك، للقيام بذلك، نحتاج منك تحديث حساب المستثمر الخاص بك وتفويض المصادقة الثنائية. وذلك لحماية بياناتك الحساسة وضمان الامتثال الأمني.

إذا كانت لديك أي أسئلة حول التحديث أو كيفية الحفاظ على أمان بياناتك، فيرجى الرد على هذه الرسالة الإلكترونية. إذا لم تتمكن من تحديث حسابك وتخويل المصادقة الثنائية بحلول الأول من أكتوبر، فسيتم تعليق حسابك حتى تكمل التحديث.

نشكرك كثيرًا على تعاونك، ويسعدنا مواصلة الاستثمار معك.

أفضل،

استير كلارك

مساعد إدارة الأمن

شركة كابيتال

5 البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع

الموضوع:تذكير: يرجى دفع الفاتورة رقم 008

عزيزي السيدة تيبليتسكي،

هذا تذكير لطيف بأن الفاتورة رقم 008 قد تأخرت عن موعد استحقاقها. يرجى إكمال الدفع في أقرب وقت ممكن.

إذا كنت تعتقد أن رسالة البريد الإلكتروني هذه خاطئة، فيرجى إرسالها إلى سانتوس باوتيستا، رئيس قسم مسك الدفاتر، على [عنوان البريد الإلكتروني] مع شرح موجز للخطأ.

شكرًا لك،

ديبورا

مسؤل. مساعد، استضافة المواقع

الأسئلة الشائعة حول رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية

ما هو البريد الإلكتروني للتذكير؟

البريد الإلكتروني التذكيري عبارة عن رسالة يتم إرسالها لتذكير المستلم بحدث قادم أو بند عمل أو موضوع تمت مناقشته مسبقًا.

متى يجب عليك إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني؟

أرسل رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني بعد يوم واحد على الأقل من اتصالك الأولي مع المستلم. إذا كنت تذكرهم بموعد نهائي، فقد يكون من المفيد أيضًا إرسال رسالة التذكير عبر البريد الإلكتروني قبل 24 ساعة على الأقل من الموعد النهائي.

ما الذي يجب أن تتضمنه رسالة التذكير الإلكترونية؟

يجب أن تتضمن رسالة التذكير الإلكترونية ما يلي:

• سطر موضوع واضح وملفت للنظر
• تحية
• شرح موجز لسبب إرسال البريد الإلكتروني
• طلب أو تذكير واضح ومباشر
• التوقيع والتوقيع المهني

ما هي الأنواع المختلفة لرسائل البريد الإلكتروني التذكيرية؟

• متابعة الاجتماعات
• تذكيرات الدفع الفائتة
• طلبات العمل
• استئناف الاتصالات المنقطعة
• تذكيرات الاجتماع