كيفية كتابة بريد إلكتروني للتذكير - مع العينات
نشرت: 2022-03-22سواء كانت دفعة مفقودة أو اجتماعًا عاجلاً أو طلب إجازة ، فستحتاج أحيانًا إلى إرسال بريد إلكتروني للتذكير.
يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني للتذكير مهذبة واحترافية ومقنعة - إيصال وجهة نظرك مع البقاء على الجانب الصحيح من الوقاحة. بحلول نهاية البريد الإلكتروني ، يجب أن يعرف المستلم بالضبط ما يحتاج إلى القيام به ومتى.
من المعروف أن رسائل التذكير الودية صعبة التحديد ، ولكن لا يلزم أن يكون الأمر كذلك. من خلال قراءة هذا الدليل واتباع مبادئنا لكتابة بريد إلكتروني للتذكير ، ستتمكن من إرسال تذكير لطيف في غضون دقائق.
ما هو البريد الإلكتروني للتذكير؟
هناك العديد من الأسباب التي قد تدفعك إلى إرسال تذكير عبر البريد الإلكتروني. يتضمن بعض هؤلاء تأكيد الحضور في اجتماع أو مقابلة مقبلة ، أو إبراز فاتورة غير مدفوعة ، أو عمل متأخر.
تنقسم تذكيرات البريد الإلكتروني عادةً إلى نوعين:
- تم إرسال بريد إلكتروني قبل حدوث شيء ما - على سبيل المثال تذكير ودي بأن الاجتماع على وشك الحدوث.
- تذكير بالبريد الإلكتروني بعد فشل حدوث شيء - تذكير بأن الفاتورة لم يتم دفعها بحلول تاريخ الاستحقاق ، على سبيل المثال.
البريد الإلكتروني للتذكير له غرض واحد: حث شخص ما على التصرف.
سواء أكان ذلك يعيد إرسال بريد إلكتروني إليك ، أو يتصل بك ، أو يرسل لك العمل ، أو يدفع فاتورتك. في نهاية البريد الإلكتروني ، يجب أن يعرفوا ما تريد منهم أن يفعلوه ، وكيف تريدهم أن يفعلوا ذلك ، ومتى.
الأمر بهذه البساطة ، فلماذا يجد الكثير منا صعوبة في كتابة رسائل تذكير مهذبة؟ إنها الوسيلة التي تجعل الرسالة صعبة.
على عكس المكالمات الهاتفية ، فإن البريد الإلكتروني سلبي. يمكن أن تسبب إزالة العنصر البشري مشاكل في الفهم وتؤدي إلى التجنب وقلة العمل. يجد الناس أنه من الأسهل تجاهل بريد إلكتروني من مكالمة هاتفية.
ذلك ما يمكن أن تفعله؟ سواء كنت تعمل في مجال الأعمال أو بصفة شخصية ، فإن كتابة بريد إلكتروني احترافي هو مهارة أساسية عليك إتقانها.
عند كتابة رسالة بريد إلكتروني للتذكير ، يتمثل التحدي في تحقيق التوازن الصحيح بين أن تكون محترفًا ومهذبًا ومقنعًا. يجب أن تلتزم رسائل التذكير الودية بالقواعد الرسمية لآداب البريد الإلكتروني ولكن تأكد من عدم وجود مجال للارتباك.
توصل الأكاديميون الذين يدرسون رسائل البريد الإلكتروني إلى أن استخدام "اللهجة والموقف المناسبين في رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يساعد في التخفيف من التحديات التي يطرحها هذا الوسيط." من خلال كونك محترفًا ومهذبًا ومقنعًا ولكن طيبًا ، يمكنك حث الناس على الاستجابة. من ناحية أخرى ، من المحتمل أن يتم تجاهل بريدك الإلكتروني إذا ظهر على أنه فظ أو عدواني أو متناقض.
لماذا رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية مهمة؟
تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بأدب ضرورة في حياتنا الشخصية والمهنية. رسائل البريد الإلكتروني هي عملة الأعمال في العالم ، حيث يتم إرسال أكثر من 300 مليار رسالة إلكترونية كل يوم. يتلقى العامل العادي 121 بريدًا إلكترونيًا يوميًا ، ويُقدر أن نسبة لا تصدق (أو صادمة) 35٪ من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل لا تتم قراءتها.
لديهم أيضًا 651 رسالة بريد إلكتروني غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص بهم. هناك الكثير من الرسائل الفائتة والمرسلين غير الراضين. كم لديك؟
إذا وجدت نفسك غارقًا في الاتصالات الرقمية ، فلا تيأس. وجدت الأبحاث التي تركز على البحث والتطوير في الشركات الأمريكية أن "مديري الابتكار لديهم عدد أكبر من جهات الاتصال المباشرة ، وهم أكثر التزامًا بالمحادثات ويتلقون رسائل أكثر مما يرسلونه." ووجدوا أيضًا أن الأشخاص المبتكرين كانوا أكثر استعدادًا للاستجابة السريعة والمهنية.
عندما تفكر في الوقت المستغرق لفتح رسالة بريد إلكتروني وقراءتها والرد عليها ، فليس من المستغرب أنه حتى المراسلات الأساسية يمكن تفويتها. لكن رسائل البريد الإلكتروني المفقودة يمكن أن تترجم إلى خسارة في الإيرادات ، حيث تمتلك الشركات الصغيرة والمتوسطة في المملكة المتحدة ما لا يقل عن خمس فواتير معلقة ، بمتوسط 11700 دولار. كم عدد رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع المتأخرة التي أرسلتها؟
قد لا يتجاهل المستجيبون بريدك الإلكتروني عن قصد. في الواقع ، يمكن لفلاتر البريد العشوائي الحساسة بشكل متزايد أن تلصق مراسلاتك المهمة في مجلد غير هام - خاصةً إذا كانت تحتوي على مرفق.
يمكن أن تكون كتابة رسائل التذكير الودية صعبة كما يصعب تلقيها ، لذا اجعلها موجزة. يحتاج المستلم إلى القيام بأمرين: قراءة البريد الإلكتروني والرد. الأمر بهذه البساطة ، لذلك لا يوجد سبب للإفراط في تعقيد إرسالها.
كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني للتذكير
يجب أن تكون رسائل التذكير بالبريد الإلكتروني قصيرة وسريعة وفي صلب الموضوع. أنت تريد من الشخص أن يفعل شيئًا ، لذلك يجب أن تكون واضحًا. يجب أن تكون حازمًا وتتجنب الوقاحة. إن الظهور بمظهر غير مهذب هو أسرع طريقة لرفض بريدك الإلكتروني تمامًا.
فيما يتعلق بالنبرة ، نوصيك بأن تكون رسميًا عند إرسال رسائل بريد إلكتروني تذكير لطيفة. إذا كنت تتعامل مع شيء خطير ، مثل فاتورة غير مدفوعة ، فقد تحتاج إلى الرجوع إلى البريد الإلكتروني مرة أخرى في المستقبل أو حتى استخدامه كدليل ، لذا كن مهذبًا قدر الإمكان.
توصل بحثنا إلى أن هناك ستة مكونات أساسية لرسائل التذكير الإلكترونية الناجحة:
- سطر الموضوع
- تحية
- قارة
- المحلول
- عمل
- تسجيل خروج
دعونا نلقي نظرة على هذه بمزيد من التفصيل خطوة بخطوة.
1. سطر الموضوع
نوصي بأن تكون واضحًا في سطور موضوع البريد الإلكتروني للتذكير. العينة أدناه تعني أن المستلم لا يشك في ماهية الرسالة الإلكترونية.
2. البريد الإلكتروني التحية
أن تكون مؤدبًا ومهنيًا هو النهج الصحيح. لن نتعمق كثيرًا في الفروق الدقيقة في تحيات البريد الإلكتروني ، ولكن اقرأ دليلنا حول كيفية بدء بريد إلكتروني احترافي إذا كنت تريد معرفة المزيد.
3. الوضع
اشرح المشكلة وكن محدداً. قم بتضمين المراجع والتواريخ والتفاصيل. كن واضحًا وصريحًا.
4. الحل
سنكون أكثر لطفًا في نموذج البريد الإلكتروني للتذكير هذا أكثر مما تحتاج إليه بالضرورة. ومع ذلك ، غالبًا ما يكون مفيدًا - خاصةً إذا كنت شركة صغيرة وكان الشخص الذي تتواصل معه عميلاً أو عميلاً ذا قيمة.
في بعض الأحيان قد تكون هناك أعذار مشروعة لسبب تجاهل أو عدم سداد بريد إلكتروني أو فاتورة. كونك مهذبًا ومهنيًا يمنحك أفضل فرصة لتحقيق نتيجة مرضية.
5. العمل
أخبر المستلم بالضبط بما تريده أن يفعله. إذا كنت تريد منهم أن يدفعوا لك ، فأخبرهم بذلك. إذا كنت تريد تحديد موعد ، فافعل ذلك. لكن قاوم توجيه التهديدات أو أن تغضب. من غير المرجح أن تحقق النتيجة التي تريدها إذا فعلت ذلك.
في حالة تأخر السداد بشكل ثابت ، قد ترغب في تحديد تاريخ للدفع. في بعض الحالات ، قد ترغب في شرح العواقب إذا لم يرد عليك شخص ما بلطف. قد يكون ذلك بسبب عرض خانة المقابلة الخاصة بهم على شخص آخر أو بدء إجراءات رسمية لاسترداد الإيرادات المفقودة.
مرة أخرى: إذا كنت واضحًا بشأن ما تريد ، فلا يوجد هامش لسوء الفهم.
6. تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني
قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بشكل رسمي وأدب. إذا كنت بحاجة إلى تذكير حول كيفية إنهاء بريد إلكتروني بشكل احترافي ، فراجع دليلنا.
عينات البريد الإلكتروني للتذكير
إليك بعض نماذج تذكير البريد الإلكتروني القياسية واللطيفة نسبيًا والتي قد تجدها مفيدة. يستخدمون أيضًا إطار العمل المكون من ست نقاط الذي أنشأناه أعلاه. سواء كنت تستلهم من الأمثلة لدينا أم لا ، تذكر دائمًا الجوانب الأساسية للبريد الإلكتروني اللطيف للتذكير الذي وضعناه في هذه المدونة.
بريد إلكتروني لطيف للتذكير إلى رئيسه
يمكن أن يكون إرسال تذكير لطيف عبر البريد الإلكتروني لرئيسك موضوعًا حساسًا ، لكن المبدأ لا يزال كما هو. اجعلها احترافية ومهذبة ومقنعة. يمكن أن تعمل هذه العينة أيضًا كرسالة بريد إلكتروني تذكير لطيفة إلى مدير الموارد البشرية أو الأستاذ أو الزميل.
بريد إلكتروني تذكير للعميل
في بعض الأحيان ، يمكن تأجيل المشروع إذا فشل العميل أو المقاول أو صاحب المصلحة أو أي شخص آخر في أداء دوره. يمكن أن يؤدي إرسال بريد إلكتروني لطيف للتذكير إلى العميل إلى إعادة مشروعك إلى مساره الصحيح.
البريد الإلكتروني لتذكير الحدث
رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالأحداث ضرورية لضمان نجاح الحدث. من المحتمل أن ترسل عددًا غير قليل من هؤلاء ، لذا فإن عينة البريد الإلكتروني للتذكير هذه قصيرة بشكل مطمئن ، لطيفة ، وفي صلب الموضوع.
البريد الإلكتروني لتذكير الاجتماع
يجب أن تكون طلبات الاجتماع مخصصة دائمًا. يمكنك أن تكون أكثر تحديدًا بشأن أهمية الاجتماع والآثار المترتبة على عدم الحضور مقارنة بالبريد الإلكتروني للحدث. يمكن أيضًا تحويل هذا المثال إلى بريد إلكتروني للتذكير بالمواعيد.
البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع المتأخر
إن تذكيرات الدفع (للأسف) شائعة جدًا ، حيث يواجه دافعو الدفعات المتأخرون مشكلة تواجه جميع الشركات. المفتاح هنا هو إزالة المشاعر ومقاومة إغراء الغضب. اذكر الحقائق ، وامنحهم النتائج وأخبرهم بما تريد منهم أن يفعلوه.
5 أخطاء شائعة للتذكير بالبريد الإلكتروني - وكيفية تجنبها
يجب أن توفر العينات أعلاه بعض الإرشادات القيمة حول كيفية تنظيم رسائل البريد الإلكتروني للتذكير الودية. قبل تسجيل الخروج ، إليك خمسة أخطاء شائعة في رسائل التذكير بالبريد الإلكتروني وكيف يمكنك تجنبها.
1. ندخل في صلب الموضوع
كن ودودًا ولكن حازمًا. أنت تكتب تذكيرًا لسبب ما ، لذا توصل إلى صلب الموضوع بسرعة. كن مفصلاً ومحددًا ومنظمًا.
2. تجنب الإحراج
أنت تعلم أنهم تلقوا البريد الإلكتروني (وربما فعلوا ذلك أيضًا) ، لكن لا تذكر الاسم والعار. اجعل رسائل التذكير اللطيفة مهذبة وودية ومركزة.
3. لا تعتذر أبدا
من السهل الاعتذار (هذا ما نفعله ، أليس كذلك؟) ، لكنه لن يساعد في تذكير بريدك الإلكتروني. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك تخفيف الضربة قليلاً ( ربما تكون قد فاتتك رسالتي الإلكترونية السابقة ) ، لكنك لست بحاجة إلى ذلك. أيضًا ، لا تكتب إحدى رسائل البريد الإلكتروني التي تحمل عبارة "مجرد تذكير ...".
4. تقديم حل
كن واضحًا دائمًا بشأن ما تريد أن يفعله المستلم. تريد استجابة وإجراء يحقق النتيجة التي تريدها. أخبر الشخص بما تريده أن يفعل ومتى.
5. تشجيع الاتصال
في بعض الحالات ، قد تكون هناك أسباب مشروعة لعدم استجابة شخص ما لك. قدم العديد من الفرص والمطالبات لتشجيعهم على الرد عليك. إذا لم يرغبوا في إرسال بريد إلكتروني إليك ، اعرض عليهم فرصة الوصول إليك عبر الهاتف.
هل ما زلت تتساءل عن كيفية كتابة بريد إلكتروني للتذكير بلطف؟ باستخدام Flowrite ، يمكنك تحويل النقاط القصيرة إلى رسالة بريد إلكتروني تذكير جاهزة للإرسال باستخدام AI. اطلب الوصول المبكر لإرسال رسائل بريد إلكتروني ودية للتذكير بشكل أسرع من أي وقت مضى.