الرد على الكل: كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني جماعية بثقة

وظيفة الرد على الكل هي نعمة ونقمة. يمكن أن يكون جزءًا أساسيًا من روتين بريدك الإلكتروني اليومي، ولكن إذا كنت مهملاً، فقد يكون أيضًا طريقة سهلة لإحراج نفسك أمام مديرك وزملائك وجهات الاتصال المهنية وحتى الغرباء.

إن معرفة متى وكيف يتم استخدام الرد على أفضل وجه هو مفتاح النجاح في أي شيء يتضمن إرسال بريد إلكتروني، مثل التواصل مع العملاء أو الاتصالات الداخلية أو التخطيط لنزهة جماعية. سنغطي أدناه أسباب نشرها، والمواقف التي تكون فيها أقل من المثالية، وكيفية الرد عليها بكل براعة وكياسة وثقة.

متى يكون الرد على كل شيء مناسبًا؟

للبدء، دعونا نوضح أنه في كثير من الحالات، من الأفضل الرد على رسالة بريد إلكتروني جماعية عن طريق مراسلة الأفراد بدلاً من الرد على الكل.

السؤال الرئيسي هنا هو،ما هيأبسط طريقة لتقليل فوضى البريد الوارد والارتباك لكل من ترد عليه؟ إذا كنت تستطيع التفكير في طريقة أفضل لتحقيق كلا الأمرين، فمن الأفضل أن تفعل ذلك بدلاً من ذلك.

ومع ذلك، هناك الكثير من المواقف التي يكون فيها استخدام الرد على الكل هو الخيار الصحيح بالتأكيد.

في بعض الأحيان يكون هذا واضحًا: يرسل رئيسك بريدًا إلكترونيًا إلى فريقك ويطلب منك إطلاع الجميع على شيء تعمل عليه، على سبيل المثال. أو يرسل لك أحد العملاء بريدًا إلكترونيًا إليك وإلى رئيسك في العمل وزميلًا آخر يتضمن سؤالًا يتعلق بالتوقيت؛ إذا كنت الشخص الرئيسي المسؤول عن الجدولة، فهذا هو الوقت المناسب لاستخدام الرد على الكل. لاحظ أنه في هذا السيناريو، جزء من سبب الرد هو السماح للآخرين في فريقك بمعرفة أنك اهتمت بالإجابة على سؤال العميل.

على الرغم من أن الرد على الكل قد يكون أمرًا مستهجنًا في بعض الأحيان لأنه ينشئ رسائل بريد إلكتروني مشتتة للانتباه أو مزعجة أو غير ضرورية، إلا أن الرد الفردي المدروس وفي الوقت المناسب يمكن أن يتجنب المزيد من رسائل البريد الإلكتروني وأسئلة المتابعة.

إليك مثال: لنفترض أنك تعمل في غرفة أخبار وقام أحد زملائك بإرسال بريد إلكتروني إلى خمسة عشر شخصًا يسألهم بشكل عاجل عما إذا كان بإمكان أي شخص مساعدتها في فتح خزانة الإمدادات للحصول على مسجل ميداني وميكروفون لرحلتها الصحفية القادمة.

إذا قمت بالرد عليها فقط وقلت: "بالتأكيد، لدي مفتاح ويمكنني التحقق من مجموعة الأدوات لك الآن"، فمن المرجح أن يرد الآخرون ويعرضون عليك القيام بالشيء نفسه، إلى جانب سؤال أحد المحررين عما إذا كان الأمر قد تم إنجازه. في هذه الحالة، من الأفضل الرد على الفور وتوضيح للجميع أنك تتعامل مع الطلب.

والأهم من ذلك، أن هذا المنطق نفسه يعمل على نطاق واسع: إذا تلقى عشرين شخصًا ردك، وسيكون ردك مفيدًا لمعظمهم، فإن الأمر يستحق الإرسال. ومع ذلك، كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين في الموضوع، ارتفع مستوى الصلة بالموضوع.

يعمل هذا النوع من الحسابات أيضًا إذا كنت تفكر في استخدام الرد على الكل لطرح سؤال. إذا كان من المرجح أن يثير قلق معظم الأشخاص الآخرين في الموضوع، فقد يكون من المفيد طرح السؤال بطريقة يمكن للجميع رؤيتها، ولكن احذر من المبالغة في ذلك.

متىلايجب عليك الرد على الكل؟

دعنا نعود إلى السؤال الذي تطرقنا إليه سابقًا: ما هي أفضل طريقة لتقليل الفوضى والارتباك في البريد الوارد؟ إذا لم تكن رسالة البريد الإلكتروني التي تفكر في إرسالها موضع ترحيب أو ذات صلة بمعظم الأشخاص الذين ستصل إليهم، فإن الرد على الكل ليس هو الحل الأمثل.

إليك مثال: تتلقى أنت والجميع في قسمك رسالة بريد إلكتروني تفيد بأن أحد زملائك قد قبل ترقية ونقلًا كبيرًا جديدًا. التهاني جاهزة، والجميع مدعوون للتأرجح في الفناء عند الساعة الرابعة لتناول الكعكة والوداع الجميل.

هل تحتاج أنت (وجميع الأشخاص الآخرين في قسمك) إلى الردبكلمات تهنئةمكتوبة بأحرف كبيرة ورموز تعبيرية للكعكة؟ ربما لا. في هذه الحالة، ما عليك سوى الرد بشكل فردي على الزميل الشهير، أو الأفضل من ذلك، تهنئته شخصيًا على الكعكة.

وينطبق منطق مماثل على الأمور الأكثر حساسية أو الشخصية. عندما تحتاج إلى تصحيح شخص ما بأدب أو التأكد من أن الحسابات المستحقة الدفع تحتوي على نماذج الضرائب الشخصية والعنوان الحالي، نادرًا ما يكون الرد على الكل هو الأمثل، هذا إن كان على الإطلاق.

هذه الفكرة ذات صلة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالملاحظات المهنية لأنه ليس من الصعب تخيل سيناريو يكون فيه التصحيح حسن النية أمام عشرات من الزملاء بمثابة إهانة للمتلقي الرئيسي، ومثير للاشمئزاز لكل شخص آخر في السلسلة، و مخاطر جعل المرسل يبدو غافلاً، في أحسن الأحوال.

مرة أخرى، إذا لم تكن رسالتك الإلكترونية ذات قيمة بالنسبة لمعظم الأشخاص الذين يتلقونها، فلا تستخدم الرد على الكل.

كيف يمكنني استخدام الرد على الكل لتوصيل معلومات مفيدة بلباقة؟

تمامًا كما تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني الموجهة للأفراد، يجب أن تكون مهذبًا وأن تجعلها قصيرة عند الرد على كل شيء. وهذا يعني تقليل التكرار والبحث عن طرق للحد من التكرار. حاول توضيح ما يجب أن يحدث بعد ذلك، خاصة إذا كان الأمر يتعلق ببنود عمل لمستلمين متعددين. في مثل هذه الحالات، قد ترغب في كتابة اسم كل شخص بالخط العريض أو استخدام قائمة ذات تعداد نقطي لتحسين إمكانية القراءة، كما في هذا المثال:

نظرًا لأن ضيف هذه الحلقة اضطر إلى إعادة جدولة جلسة التسجيل الخاصة بنا ليوم سابق، فسنحتاج إلى زيادة الإطار الزمني لدينا.

• ماريسا:هل يمكنك صياغة ملاحظات الإنتاج هذا الصباح حتى يكون لدينا الوقت لتحريرها؟
• فيرجيل:هل يمكنك أن تكون مستعدًا لتعديلها ومن ثم توصيلها إلى المضيف قبل الساعة الثانية بعد الظهر؟
• رايلي:هل يمكنك التأكد من أن الضيف لديه كل التفاصيل حول إعداد التسجيل لدينا؟

ضع جمهورك في الاعتبار. فكر في المعلومات التي ستخدمهم على أفضل وجه وكيفية توصيلها بطريقة واضحة وموجزة ولطيفة وخالية من الأخطاء.

يمكن لـ Grammarly مساعدتك في الرد على كل شيء بثقة

آخر شيء تريده هو الضغط على "إرسال" وإدراك أنك استخدمت للتو الرد على الكل لمهاجمة زملائك أو الغرباء تمامًا برسالة بريد إلكتروني مليئة بعلامات الترقيم والأخطاء الإملائية والنحوية.

يمكن أن يوفر لك Grammarly الوقت مع الحماية من الأخطاء المطبعية المحرجة والفواصل في غير محلها والخلافات بين الفاعل والفعل والأخطاء الأخرى. يمكن لمستخدمي Grammarly Premium الحصول على مساعدة إضافية في إعادة كتابة الجملة التي تركز على الوضوح وتعديلات النغمة ، حتى تتمكن من التواصل بثقة.