الرد على الكل: كيفية الرد على بريد إلكتروني جماعي بثقة

وظيفة الرد على الكل هي نعمة مختلطة. يمكن أن يكون جزءًا أساسيًا من روتين بريدك الإلكتروني اليومي ، ولكن إذا كنت مهملاً ، فقد يكون أيضًا طريقة سهلة لإحراج نفسك أمام مديرك وزملائك وجهات اتصالك المهنية وحتى الغرباء.

إن معرفة متى وكيف يتم استخدام الرد على الكل على أفضل وجه هو مفتاح النجاح ، حسنًا ، إلى حد كبير أي شيء يتضمن إرسال بريد إلكتروني ، مثل التواصل مع العملاء ، أو الاتصالات الداخلية ، أو التخطيط لنزهة فريق. سنغطي فيما يلي أسباب نشره ، والمواقف التي يكون فيها أقل من مثالي ، وكيفية الرد على الكل بلباقة ورشاقة وثقة.

متى يكون الرد على الكل مناسبًا؟

للبدء ، لنكن واضحين أنه في كثير من الحالات ، من الأفضل الرد على بريد إلكتروني جماعي عن طريق مراسلة الأفراد بدلاً من الرد على الكل.

السؤال الرئيسي هنا هو ، ما هي أبسط طريقة لتقليل كل من البريد الوارد والارتباك لكل من ترد عليه؟ إذا كان بإمكانك التفكير في طريقة أفضل لتحقيق كليهما ، فمن المحتمل أن تفعل ذلك بدلاً من ذلك.

ومع ذلك ، هناك الكثير من المواقف التي يكون فيها استخدام الرد على الكل هو الخيار الصحيح بالتأكيد.

يكون هذا واضحًا في بعض الأحيان: يرسل رئيسك بريدًا إلكترونيًا إلى فريقك ويطلب منك إطلاع الجميع على شيء ما تعمل عليه ، على سبيل المثال. أو يرسل إليك أحد العملاء ، ورئيسك ، وزميل آخر سؤالاً عن التوقيت ؛ إذا كنت الشخص الرئيسي المسؤول عن الجدولة ، فهذا هو الوقت المناسب لاستخدام الرد على الكل. لاحظ أنه في هذا السيناريو ، جزء من سبب الرد - الكل هو السماح للآخرين في فريقك بمعرفة أنك اهتمت بالإجابة على سؤال العميل.

على الرغم من أن الرد على الكل يثير الاستياء أحيانًا لأنه يولد رسائل بريد إلكتروني مشتتة أو مزعجة أو غير ضرورية ، إلا أن ردًا واحدًا جيد التوقيت ومدروس - يمكن للجميع تجنب المزيد من رسائل البريد الإلكتروني وأسئلة المتابعة.

إليك مثال: لنفترض أنك تعمل في غرفة أخبار وأن أحد الزملاء أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى خمسة عشر شخصًا يسألهم بشكل عاجل عما إذا كان بإمكان أي شخص مساعدتها في فتح خزانة الإمداد للاستيلاء على مسجل ميداني وميكروفون لرحلة التقرير القادمة.

إذا قمت بالرد عليها فقط وقلت ، "بالتأكيد ، لدي مفتاح ويمكنني التحقق من مجموعة أدوات لك الآن" ، فالاحتمالات هي أن الآخرين سيردون ويعرضون أن يفعلوا الشيء نفسه ، جنبًا إلى جنب مع محرر يسأل عما إذا كان قد تم ذلك. في هذه الحالة ، من الأفضل الرد على الكل فورًا وتوضيح أنك تتعامل مع الطلب.

والأهم من ذلك ، أن هذا المنطق نفسه يعمل على نطاق واسع: إذا تلقى عشرين شخصًا ردك على الكل ، وستكون إجابتك مفيدة لمعظمهم ، فإن الأمر يستحق الإرسال. ومع ذلك ، كلما زاد عدد الأشخاص في الخيط ، زاد شريط الملاءمة.

يعمل هذا النوع من الحسابات أيضًا إذا كنت تفكر في استخدام الرد على الكل لطرح سؤال. إذا كان من المحتمل أن يثير قلق معظم الأشخاص الآخرين في الموضوع ، فقد يكون من المفيد السؤال بطريقة يمكن للجميع رؤيتها ، ولكن احذر من المبالغة في ذلك.

متى يجب ألا ترد على الكل؟

دعنا نعود إلى السؤال الذي تطرقنا إليه سابقًا: ما هي أفضل طريقة لتقليل كل من فوضى البريد الوارد والارتباك؟ إذا لم يكن البريد الإلكتروني الذي تفكر في إرساله مرحبًا به أو ذا صلة بمعظم الأشخاص الذين سيصل إليهم ، فلن يكون الرد على الكل هو السبيل للذهاب.

إليك مثال: تتلقى أنت وكل فرد في قسمك رسالة بريد إلكتروني تفيد بأن أحد زملائك قد قبل ترقية ونقل جديدة كبيرة. التهاني بالترتيب ، والجميع مدعوون للتأرجح في الفناء في الساعة الرابعة صباحًا لتناول الكعك والوداع.

هل أنت (وأي شخص آخر في دائرتك) بحاجة إلى الرد على كل شيء باستخدام CONGRATS مغلق بالغطاء ورمز تعبيري للكيك؟ على الاغلب لا. في هذه الحالة ، ما عليك سوى الرد بشكل فردي على الزميل الشهير ، أو الأفضل من ذلك ، تهنئته شخصيًا على الكعكة.

ينطبق نفس المنطق على الأمور الأكثر حساسية أو الشخصية. عندما تحتاج إلى تصحيح شخص ما بأدب أو التأكد من أن الحسابات المستحقة الدفع بها نماذج الضرائب الشخصية والعنوان الحالي ، نادرًا ما يكون الرد على الكل هو الأمثل ، هذا إن وجد.

هذه الفكرة ذات صلة بشكل خاص عندما يتعلق الأمر بالتعليقات المهنية لأنه ليس من الصعب تخيل سيناريو حيث يكون التصحيح حسن النية الذي يتم تقديمه أمام عشرات الزملاء أمرًا مؤلمًا للمستلم الرئيسي ، مما يؤدي إلى إزعاج كل شخص آخر في السلسلة ، و يخاطر بجعل المرسل يبدو غافلاً ، في أحسن الأحوال.

مرة أخرى ، إذا لم يكن بريدك الإلكتروني ذا قيمة لمعظم الأشخاص الذين يتلقونه ، فلا تستخدم الرد على الكل.

كيف يمكنني استخدام الرد على الكل لنقل معلومات مفيدة بلباقة؟

تمامًا كما تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني للأفراد ، يجب أن تكون مهذبًا وأن تجعلها قصيرة عند الرد على الكل. هذا يعني تقليل التكرار والبحث عن طرق للحد من التكرار. حاول توضيح ما يجب أن يحدث بعد ذلك ، لا سيما إذا كان يتعلق بعناصر عمل لعدة مستلمين. في مثل هذه الحالات ، قد ترغب في كتابة اسم كل شخص بخط غامق أو استخدام قائمة نقطية لتحسين إمكانية القراءة ، كما في هذا المثال:

نظرًا لأن ضيف هذه الحلقة اضطر إلى إعادة جدولة جلسة التسجيل ليوم واحد سابقًا ، فسنحتاج إلى زيادة الإطار الزمني لدينا.

• ماريسا: فيرجيل: رايلي: تبقي جمهورك في الاعتبار. فكر في المعلومات التي ستخدمهم على أفضل وجه وكيفية توصيلها بطريقة واضحة وموجزة ولطيفة وخالية من الأخطاء.

  يمكن أن يساعدك Grammarly في الرد بكل ثقة

  آخر شيء تريده هو النقر على زر الإرسال وإدراك أنك استخدمت للتو الرد على الكل لتفجير الزملاء أو الغرباء تمامًا برسالة بريد إلكتروني مليئة بعلامات الترقيم والتهجئة والأخطاء النحوية.

  يمكن أن يوفر لك Grammarly الوقت مع الحماية من الأخطاء المطبعية المحرجة والفواصل الخاطئة والخلافات بين الفاعل والفعل والأخطاء الأخرى. يمكن لمستخدمي Grammarly Premium الحصول على مساعدة إضافية في إعادة كتابة الجمل التي تركز على الوضوح وتعديلات النغمة ، حتى تتمكن من التواصل بثقة.