كيفية كتابة بريد إلكتروني للإجازة المرضية في 6 خطوات مع أمثلة

يبدأ أسبوع العمل الخاص بك بداية قوية عندما تبدأ فجأة في الشعور بأعراض المرض. أو ربما تعرضت لإصابة، أو حدثت حالة جسدية أخرى (أو حتى حالة نفسية). في بعض الأحيان، على الرغم من نيتك في أن تكون منتجًا، فإن جسدك يتغلب عليك. حان الوقت لمواجهة الأمر: لا يمكنك العمل اليوم. سنركز هنا على المرض، لكن اقتراحاتنا تنطبق أيضًا على الحالات الطبية الأخرى.

الآن، أنت بحاجة إلى إبلاغ مديرك أو فريقك بأنه يتعين عليك أخذ بعض الوقت بعيدًا عن العمل للحصول على راحة. لا ينبغي أن يكون هذا مشكلة كبيرة، لكنك لا تعرف أبدًا كيف سيكون رد فعل الناس. لهذا السبب، وفقًا لدراسة استقصائية أجرتها شركة Bamboo HR، يقول حوالي 65 بالمائة من العمال إنهم يعانون من "التوتر أو القلق أو الذنب أو الخوف" عندما يطلبون إجازة مرضية من صاحب العمل.

أرسل بريدًا إلكترونيًا عن الإجازة المرضية، وضع نفسك (وزملائك في المكتب) في المقام الأول، عن طريق إبقاء الجراثيم في المنزل أثناء تعافيك. سنستكشف هنا فن كتابة رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالإجازة المرضية، بما في ذلك متى وكيف يتم إرسالها، وسنقدم عدة أمثلة. باتباع دليلنا، يمكنك التأكد من أن رسالتك ستترك انطباعًا جيدًا لدى فريقك، مما سيريح عقلك حتى تتمكن من التعافي بسلام.

ما هو البريد الإلكتروني للإجازة المرضية؟

تُعلم رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالإجازة المرضية صاحب العمل أو زملائك بأنك لست على ما يرام وغير قادر على العمل. إنها طريقة رسمية للقول أنك ستأخذ إجازة لأسباب تتعلق بالصحة.

يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالإجازة المرضية قصيرة ومباشرة؛ ليست هناك حاجة للدخول في تفاصيل مرضك. تأكد منإخبارصاحب العمل أنك مريض وتحتاج إلى إجازة، بدلاً منطلبالإذن. تلتزم رسائل البريد الإلكتروني الفعالة المتعلقة بالإجازة المرضية بآداب البريد الإلكتروني المهنية، وتكون حازمة ومباشرة، ولا تبالغ في المشكلة بالمعلومات الزائدة.

متى يجب عليك إرسال بريد إلكتروني للإجازة المرضية؟

كموظف، تقع على عاتقك مسؤولية إخبار مديرك أو فريقك أنك بحاجة إلى أخذ يوم مرضي أو إجازة بمجرد أن تدرك أنك مريض. من الناحية المثالية، سترسل البريد الإلكتروني قبل بدء يوم العمل، مما سيمنحهم الوقت لإجراء التعديلات اللازمة.

ستحتاج أيضًا إلى التحقق من سياسة الإجازة المرضية الخاصة بصاحب العمل لمعرفة أي متطلبات إخطار محددة. تطلب بعض الشركات ملاحظات الطبيب أو لديها قواعد توثيق أخرى.

أهم شيء يجب أن تتذكره عندما يتعلق الأمر بإرسال بريد إلكتروني للإجازة المرضية هو، عندما يكون ذلك ممكنًا، عدم الانتظار حتى اللحظة الأخيرة. إن إرسال رسالة سريعة لن يساعد صاحب العمل على إعادة تخصيص مهامك والتغطية لك فحسب، بل سيُظهر أيضًا اهتمامك واهتمامك.

كيفية كتابة بريد إلكتروني للإجازة المرضية في 6 خطوات

إذا كنت بحاجة إلى البقاء خارج المكتب لبضعة أيام، فهناك بعض التفاصيل التي ستحتاج إلى إرسالها عبر البريد الإلكتروني الخاص بالإجازة المرضية. إليك المعلومات التي نقترحها بما في ذلك:

1 سطر الموضوع

استخدم سطر الموضوع الذي ينقل بوضوح الغرض من رسالتك، مثل "إخطار الإجازة الطبية" أو "طلب الإجازة المرضية"

2 تحية

ابدأ بتحية مهذبة، مثل "أتمنى أن تكون بخير" أو "أتمنى أن يكون أسبوعك بداية جيدة".

3 شرح مختصر

اذكر سبب إرسال البريد الإلكتروني بطريقة واضحة ومباشرة. على سبيل المثال، "أكتب إليك لأخبرك بأنني لست على ما يرام وأحتاج إلى الاستفادة من يوم مرضي."

4 عندما تخطط للعودة

تأكد من تضمين التاريخ الذي تتوقع عودتك فيه إلى العمل حتى يتمكن صاحب العمل من التخطيط وفقًا لذلك وملء مهامك. إذا لم يكن من الممكن التنبؤ بالموعد الذي ستتمكن فيه من العودة، فيمكنك أن تقول، "آمل أن أعود إلى X" أو اترك الأمر مفتوحًا بشيء مثل "سأخبرك عندما أشعر أنني بحالة جيدة مرة أخرى" ".

5 التوفر

قم بالتواصلإذاكنت تخطط للبقاء على اتصال أثناء تواجدك بالخارجوكيفية ذلك- على سبيل المثال، عن طريق التحقق من البريد الإلكتروني أو تلقي المكالمات الهاتفية وما إلى ذلك. إذا كنت متاحًا لتلقي مكالمات عاجلة أو رسائل بريد إلكتروني أو طلبات، فتأكد من أن زملائك على علم بذلك . إذا لم تكن متاحًا، فاطلب من شخص آخر أن يكون مسؤولاً عن الأمور العاجلة أثناء تواجدك بالخارج.

6 الإغلاق

قم بإنهاء رسالتك الإلكترونية بإغلاق مهذب وصادق، مثل "شكرًا لك على تفهمك". أو يمكنك إبقاء الأمر بسيطًا من خلال إغلاق احترافي مثل "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات".

أمثلة على البريد الإلكتروني للإجازة المرضية

هل ما زلت غير متأكد من كيفية بدء البريد الإلكتروني الخاص بالإجازة المرضية؟ في حالة أن معدتك المضطربة قد أدت إلى حالة سيئة من حصار الكتابة، فإليك ثلاثة نماذج مفيدة يمكنك استخدامها أو إعادة توظيفها:

مثال 1: قصير وحلو

مرحبًا [اسم المدير]،

آمل أن يكون هذا يجد لك جيدا. لسوء الحظ، لا أستطيع القدوم إلى العمل اليوم، لأنني أعاني من الحمى وأحتاج إلى قضاء يوم مريض. سوف أتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي وأرد على أي شيء عاجل. ويمكن أيضًا الاتصال بي على هاتفي الخلوي على الرقم 888-888-8888.

شكرا لتفهمك. أهدف إلى العودة يوم الأربعاء!

[اسمك]

مثال 2: مقتضب وسري

مرحبًا [اسم المدير]،

أتمنى أن تقضي أسبوعًا جيدًا حتى الآن. لن أتمكن من العمل اليوم بسبب المرض. أخطط للعودة إلى العمل غدًا وسأتابع إذا تغير هذا الأمر.

بإخلاص،

[اسمك]

مثال 3: أكثر تفصيلاً (إجازة)

مرحبًا [اسم المدير]،

آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا! أكتب إليكم لأطلب رسميًا فترة إجازة مرضية بسبب حالة طبية ظهرت مؤخرًا. لقد أوصى طبيبي بأخذ إجازة طويلة للتعافي.

سيكون غيابي المتوقع من [تاريخ البدء] إلى [تاريخ الانتهاء]. لقد اتخذت خطوات لضمان سير العمل بسلاسة في غيابي:

• لقد ناقشت مسؤولياتي مع [اسم الزميل]، وقد وافقوا على تغطية نفقاتي أثناء إجازتي.
• سيتم التواصل معي عبر البريد الإلكتروني في حالة ظهور أي شيء عاجل، على الرغم من أنني أهدف إلى إبقاء هذا الأمر عند الحد الأدنى.
• إذا لزم الأمر، يمكنني تقديم مذكرة من طبيبي تؤكد حالتي.

تفهمك خلال هذا الوقت هو موضع تقدير كبير!

شكرًا لك،

[اسمك]

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني للإجازة المرضية

ما هو البريد الإلكتروني للإجازة المرضية؟

ترسل رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالإجازة المرضية إلى صاحب العمل أنك لست على ما يرام وغير قادر على العمل بسبب مرض أو سبب متعلق بالصحة. إنها رسالة رسمية تفيد بأنك ستخرج لأنك لست على ما يرام.

متى يجب عليك إرسال بريد إلكتروني للإجازة المرضية؟

يجب عليك إرسال بريد إلكتروني للإجازة المرضية بمجرد أن تعلم أنك غير قادر على الحضور للعمل بسبب مرض أو حالة طبية. قم بإخطار صاحب العمل في أسرع وقت ممكن، ويفضل أن يكون ذلك قبل ساعات العمل المقررة.

ما الذي يجب عليك تضمينه في البريد الإلكتروني للإجازة المرضية؟

عند صياغة البريد الإلكتروني الخاص بالإجازة المرضية، قم بتضمين جميع المعلومات اللازمة لتوصيل حالتك ولتوضيح أنك ستحصل على إجازة. يجب أن تشمل التفاصيل الرئيسية سطر الموضوع، والتحية، والشرح الموجز، والإطار الزمني لغيابك، والتوافر، والإغلاق.