11 طريقة لقول "شكرًا" عبر البريد الإلكتروني، و3 أخطاء "شكرًا" عليك تجنبها

"شكرًا لك": إنها عبارة يرددها معظم الناس كل يوم، لكن هذا لا يعني أنها يجب أن تكون انعكاسية. اعتماداً على الموقف، فإن التفكير قليلاً في الأمر يمكن أن يحدث فرقاً كبيراً.

إليك ما تحتاج إلى معرفته حول التعبير عن الامتنان في رسالة بريد إلكتروني احترافية، بما في ذلك متى وكيف تستخدمها، والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها.

ما هي رسالة "الشكر" الإلكترونية؟

تعبر رسالة "الشكر" الاحترافية عبر البريد الإلكتروني عن التقدير أو الاعتراف بشيء فعله المستلم لك أو لفريقك أو لشركتك - بطريقة موجزة وفعالة.

هناك العديد من الطرق للتعبير عن الامتنان في رسالة بريد إلكتروني، بدءًا من التوقيع البسيط بكلمة "شكرًا" وصولاً إلى شرح أطول لتأثير تصرفات المستلم بطريقة تضع تقديرك في سياقه. يمكنك التعبير عن الامتنان للأفعال الماضية أو المستقبلية، بدءًا من الصغيرة إلى الكبيرة.

ستشكل الكلمات التي تختارها ونبرة صوتك كيفية تلقي المستلم للرسالة.

"شكرًا لك" في رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية

في السياق الصحيح - مثل البريد الإلكتروني المهني - يمكن أن يكون التعبير عن الامتنان أمرًا مؤثرًا. على سبيل المثال، يمكن أن تساعدك رسالة الشكر الصادقة بعد المقابلة على التميز والحفاظ على اسمك في ذهن مدير التوظيف. يمكن لرسالة البريد الإلكتروني "الشكر" أن تجعل العلاقات مع زملاء العمل أكثر ودية، ويمكنها أيضًا مساعدة العملاء في الحصول على الأراضي أو إبرام الصفقات عند نشرها بشكل مدروس.

يعتمد نجاح رسائل البريد الإلكتروني "الشكر" على اللهجة والسياق. إن إضافة عبارة "شكرًا مقدمًا" في رسالة بريد إلكتروني تركز على جعل المستلم يرسل تقريرًا أخيرًا، على سبيل المثال، قد يبدو غير صادق أو حتى عدواني سلبي. وإذا كانت نبرة البريد الإلكتروني تميل إلى الفكاهة، فقد لا يأخذ القارئ امتنانك على محمل الجد. لذا يجب توخي الحذر عند كتابة هذا النوع من البريد الإلكتروني.

"شكرًا لك" في تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني

يوجد سطر إغلاق في نهاية رسالة البريد الإلكتروني، قبل تسجيل الخروج مباشرةً. لذلك، إذا كان هناك شيء تريد أن تشكر شخصًا ما عليه على وجه التحديد في رسالة بريد إلكتروني احترافية، فهذا هو المكان الذي يمكنك فيه إضافة ذلك. يساعدك هذا على إنهاء رسالة البريد الإلكتروني بطريقة إيجابية، حتى لو كانت بقية رسالة البريد الإلكتروني تثير أسئلة أو تركز على عمل إضافي يجب القيام به.

فيما يلي بعض الأمثلة على الخطوط الختامية التي تظهر الامتنان بشكل فعال:

• كملاحظة جانبية، أردت أيضًا أن أشكرك على عملك الجاد في [مهمة العمل] هذه.
• أعلم أنه كان مشروعًا صعبًا، لكنني أقدر مدى المرونة التي أبديتها بشأن [أدخل السبب].
• أخيرًا، أود أن أشكرك على [أدخل السبب].

يتعاون الكثير منا بشكل روتيني مع الزملاء والمديرين لإنجاز مهام العمل اليومية، ومن السهل اعتبار ذلك أمرًا مفروغًا منه. إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني لخدمة غرض آخر ولكن قمت بتضمين كلمة "شكرًا لك" كتوقيع، فهذا يوضح أنك تعلم أن المستلم يساعد ويقر بذلك.

بالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام نسخة من "شكرًا لك" أو "شكرًا مرة أخرى" عند تسجيل الخروج من بريدك الإلكتروني المهني يمكن أن يعيد التأكيد على هذه النقطة، مما يوضح أنك تقصد ذلك.

وفيما يلي بعض الأمثلة في الممارسة العملية:

لم أستطع أن أفعل هذا بدونك!

[اسم]

وأنا أقدر مساعدتكم!

[اسم]

"شكرا لك" وتنوعاتها

هناك العديد من الأشكال المختلفة لكلمة "شكرًا لك" التي تعبر عن الفكرة بسرعة وفعالية، ومن المؤكد أنك تستخدمها بالفعل بانتظام في اتصالاتك عبر البريد الإلكتروني.

• "شكرًا لك" أو "شكرًا":هذه هي المواقف الاحتياطية القديمة ويمكن أن تعمل كإعداد افتراضي، سواء كنت تضيفها إلى نص رسالة البريد الإلكتروني (والتي تتطلب عادةً سياقًا حول الشيء الذي تشعر بالامتنان له) أو تسجيل الخروج.
• "شكرًا جزيلا":هذا الاختلاف هو نسخة أقوى من عبارة "شكرًا لك" وهي أيضًا أقل رسمية بعض الشيء. (على الرغم من ذلك، فإنه لا يزال يعمل في بيئة احترافية). يمكن أن يكون بمثابة تسجيل خروج، ولكن قد تحتاج إلى تضمين سياق حول تقديرك في مراسلاتك التجارية.
• "شكرًا جزيلا":يمكن أن يكون هذا النوع من الشكر أكثر رسمية، لذا فهو يعمل بشكل أفضل مع علاقات العمل الجديدة أو المواقف مثل إرسال بريد إلكتروني إلى عميل محتمل. إنه يوضح أنك تدرك أن المستلم يختار بشكل فعال مواصلة الاتصالات، بالإضافة إلى أي شكر محدد قد يكون لديك.

"شكرًا لك" على سيناريوهات محددة

تتوافق بعض عبارات "الشكر" بشكل أفضل مع مواقف معينة، ومن المهم فهم الفروق الدقيقة في كل عبارة لاستخدامها بشكل صحيح. فيما يلي تحليل سريع لثلاثة خيارات شائعة تعبر عن الامتنان في الإعدادات المهنية:

• "شكرًا مرة أخرى":تشير هذه العبارة إلى التعاون المستمر، ولكن يمكن استخدامها أيضًا لتكرار التقدير الذي تم التعبير عنه مسبقًا في البريد الإلكتروني. لها نغمة محايدة ويمكن أن تناسب الإعدادات الرسمية وغير الرسمية.
• "شكرًا مقدمًا": عندما تستخدم هذه العبارة، فأنت تقول شكرًا لك على إجراء مستقبلي. المعنى الضمني هو أنهم سيفعلون كل ما تشير إليه. ومع ذلك، إذا تم استخدامها في المواقف التي لا يكون فيها المستلم ملزمًا بتنفيذ ما يُطلب منه، فقد تبدو هذه العبارة بمثابة افتراض. لذلك من الأفضل استخدامه عندما يُطلب من المستلم الالتزام (على سبيل المثال، إذا كان ذلك جزءًا من وظيفته).
• ""بتقدير":يمكن أن يكون هذا بمثابة توقيع بسيط وربما رسمي، بحيث يمكن استخدامه لجهات الاتصال الأقل شهرة أو أولئك الذين يشرفون على منصبك. يجب أن تكون رسالتك الإلكترونية صادقة ومقدرة في اللهجة حتى يتم فهم هذه العبارة بشكل صحيح.

3 أخطاء "شكرًا لك" عليك تجنبها

يجب أن تترك رسالة الشكر المكتوبة جيدًا المتلقي يشعر بالرضا تجاه التبادل. العديد من الأخطاء الشائعة يمكن أن تعترض الطريق.

1 الثقة الزائدة

يعد الظهور بمظهر المتغطرس مشكلة إذا كنت تفترض أن المستلم سيقدم لك معروفًا - بدلاً من القيام بمهمة تندرج في الوصف الوظيفي الخاص به أو التي وافق بالفعل على القيام بها. يمكن أن ينطبق هذا على عبارات مثل "شكرًا مقدمًا". في هذه الحالة، يمكن أن تساعدك عبارة مثل "أنا أقدر وقتك" على تجنب فخ الافتراضات.

2 غير رسمية

هناك مأزق محتمل آخر يتمثل في الإفراط في التعامل مع القارئ. كقاعدة عامة، كلما كانت معرفتك بشخص ما أقل، كلما كانت كتابتك أكثر رسمية. يمكن أن تكون عبارات مثل "أقدر [أدخل السبب]" و"أنا ممتن لـ [أدخل السبب]" مفيدة عندما يكون لديك تبادلات محدودة فقط مع الشخص الذي تراسله عبر البريد الإلكتروني. وفي الوقت نفسه، يجب استخدام العبارات غير الرسمية مثل "أنت منقذ الحياة" أو "شكرًا مليونًا" فقط في العلاقات الأقل رسمية والأكثر دراية.

3 المبالغة

إذا شكرت مديرك أو عضو فريقك في كل خطوة على كل خدمة أو إجراء صغير، فإنك تخاطر أ) بالظهور غير الصادق وب) الظهور وكأنك تفتقر إلى الثقة. إن عبارة "الشكر" الانعكاسية التي يتم تطبيقها على كل تفاعل تفقد معناها، وقد يوحي التكرار المستمر بأنك تعتقد أن المساعدة لن يتم منحها إلا إذا تم الثناء على زميلك في العمل. أفضل عبارة "شكرًا" هي تلك التي لديها القليل من التفكير وراءها.

تجاوز البريد الإلكتروني — طرق أخرى لإظهار التقدير

اعتمادًا على الموقف، قد ترغب في التعبير عن امتنانك دون الاتصال بالإنترنت. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كانت كلمات الشكر تتجاوز مجرد التبادلات اليومية، أو إذا كنت تريد أن يشعر المتلقي بمزيد من التميز. على سبيل المثال، يمكنك أن ترسل لهم هدية شكر صغيرة مع ملاحظة تعبر عن تقديرك، على افتراض أن ذلك مناسب للعلاقة. أو يمكنك تسليط الضوء على جهود شخص ما أثناء الاجتماع حتى يتمكن زملاؤه ومدراؤه من التعرف على إنجازاتهم.

يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أسهل طريقة لقول "شكرًا" في المواقف المهنية، لكن التعبير عن امتنانك دون الاتصال بالإنترنت يمكن أن يقطع شوطًا طويلًا في إظهار مدى تقديرك لجهود شخص ما.

الأسئلة الشائعة حول البريد الإلكتروني "شكرًا لك".

ما هو المستوى الصحيح من الشكليات عند قول "شكرًا" في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل؟

السياق هو المفتاح هنا، ولكن بشكل عام، كلما كانت معرفتك بشخص ما أقل، كلما يجب أن تكون أكثر رسمية. (والعكس صحيح).

هل من المناسب أن تقول "شكرًا" في رسالة بريد إلكتروني احترافية؟

نعم، إنها عبارة مناسبة في آداب البريد الإلكتروني للأعمال. إذا كنت تريد التعبير عن الامتنان، سواء بشكل عام أو لسبب محدد، فإن كلمة "شكرًا" السريعة دائمًا ما تكون عبارة مفيدة.

ما هي بعض الطرق للتعبير عن الامتنان في رسائل البريد الإلكتروني دون أن تبدو مبتذلة؟

يعد استخدام عبارة "شكرًا لك" أو أي صيغة أخرى مثل "شكرًا جزيلا" أو "شكرًا جزيلا" طريقة قوية للتعبير عن الامتنان في رسائل البريد الإلكتروني. على الرغم من انتشارها في كل مكان، إلا أنها لا تعتبر كليشيهات.

كيف يمكنني إظهار تقديري لخدمة كبيرة أو مساعدة كبيرة في رسالة بريد إلكتروني؟

في هذه الحالة، من الجيد تخصيص البريد الإلكتروني بالكامل لشكر الشخص بدلاً من إضافته إلى بريد إلكتروني يركز بشكل أساسي على شيء آخر. لذلك يجب عليك الخوض في القليل من التفاصيل حول ما تقدره، وإظهار أنك تدرك أنه يتطلب جهدًا كبيرًا من جانبهم.