10 أشياء لا يجب أن تقولها في بريد إلكتروني

نشرت: 2018-07-09

هناك بعض الأشياء التي تعرفها بالفعل ولا يجب ذكرها عبر البريد الإلكتروني ؛ الآراء السياسية ، أي شيء يمكن اعتباره تحرشًا جنسيًا ، ونميمة المكتب هي من بين الأشخاص الذين لا يحتاجون إلى تفكير. ولكن هناك أيضًا بعض الموضوعات والعبارات الأقل وضوحًا التي من الأفضل الابتعاد عنها ، خاصة إذا كنت تريد الظهور كمحترف وكفء وفوق عبء عملك. بعد كل شيء ، يمكن أن تستمر رسائل البريد الإلكتروني لفترة طويلة ، ولا تعرف أبدًا ما الذي يمكن أن يتم حفره على الطريق.

إليك ما يقول خبراء الموارد البشرية أنه يجب عليك تجنبه بأي ثمن.

1 "فقط تنبيه ، أنا أتصل بالمرض غدًا."

انظر ، لقد دعا الجميع المرضى من أجل صحة عقلية مخطط لها مسبقًا أو يوم شخصي في مرحلة ما من حياتهم المهنية ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك التحدث عن ذلك عبر البريد الإلكتروني للعمل. يلاحظ باتريك كولفين ، الشريك الاستراتيجي للموارد البشرية في USA Today ، أن "إرسال خططك للعب الهوكي في اليوم التالي ليس من أذكى الحركات". "هذا ببساطة يعرض عدم أمانتك للجميع ليروا ما إذا كانت رسالتك في الأيدي الخطأ." على الرغم من أن رئيسك قد يفهم ما إذا كنت قد أوضحت حاجتك لقضاء يوم عطلة شخصيًا ، فإن الحصول عليها في شكل مكتوب يبدو أمرًا مخادعًا بلا ريب. ويضيف كولفين: "ما لم تكن مريضًا حقًا ولديك شعور بأنك لن تكون في اليوم التالي ، فهذه ليست رسالة تريدها هناك".

اقرأ: 5 بدائل أفضل لـ "أتمنى أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا"

2 "لقد أسقط جون الكرة حقًا على هذا."

ينصح كام بيشوب ، الرئيس والمدير التنفيذي لشركة SkillPath: "لا تناقش أبدًا أداء زميل في العمل ، إلا إذا كنت رئيسه وتناقشه مع الموارد البشرية أو رئيسك في العمل". "هذا ليس وقحًا فحسب ، ولكنه ليس مكانك لمناقشة أداء شخص آخر عبر البريد الإلكتروني."

إليك نصيحة: يعمل Grammarly على خوارزميات قوية طورها كبار اللغويين في العالم ، ويمكن أن يخلصك من الأخطاء الإملائية ، ومئات الأنواع من الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم ، والكلمات التي تمت تهجئتها بشكل صحيح ولكنها مستخدمة في سياق خاطئ. يتعلم أكثر

3 "أشعر ..."

من الأفضل الاحتفاظ بأي شيء عاطفي بعيدًا عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، كما يقول جينجر روبيتايل ، خبير الموارد البشرية ، اختصاصي الموارد البشرية في Turning the Corner. "من المهم أن تستند اتصالات البريد الإلكتروني إلى الحقائق ، وأن تشارك المعلومات المطلوبة ، ولكن ليس على المشاعر. يمكن تفسير عواطفنا بعدة طرق مختلفة عندما لا تكون هناك نبرة أو صوت يتماشى مع الكلمات ، "كما تقول. وإذا كنت لا تستطيع إبقاء مشاعرك بعيدة عن محتوى رسالة بريد إلكتروني ، فهذه محادثة يجب أن تجريها على الأرجح شخصيًا أو عبر الهاتف.

اقرأ: 11 طريقة فريدة لقول "شكرًا" في رسالة بريد إلكتروني

4 "هل ما زال يوم الثلاثاء مناسبًا لك لإعادة هذه المستندات إلي ، ربما حوالي الساعة 3 مساءً؟ لا تقلق إذا لم يكن كذلك ".

لا مكان للغة المؤقتة في البريد الإلكتروني ، حسب أماندا بي جولينو ، خبيرة الموارد البشرية ومؤسسة A Better Monday. بدلاً من ذلك ، ابحث عن شيء مثل: "هل أتيحت لك الفرصة لمراجعة المستندات التي أرسلتها الأسبوع الماضي؟ يرجى مراجعتها وإعادتها إلي بحلول يوم الثلاثاء في الساعة 3 مساءً حتى نتمكن من متابعة خطة مشروعنا ". من خلال التواصل بحزم ووضوح في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، ستظهر الثقة والكفاءة.

5 "هذه نسخة من المشروع الذي أعمل عليه مع فريقي. أود أن أحصل على ملاحظاتك ".

يقول جيل تيبوجراف ، الشريك المؤسس لشركة Early Stage Careers: "ما لم يقل رئيسك أنه من المقبول مشاركة مشروع ، احتفظ به لنفسك أو لأعضاء فريق معينين يعملون على مهمتك". قد تبدو مشاركة معلومات سرية أو خاضعة للملكية من شركتك عن غير قصد خطأً بريئًا ، ولكنها قد تكون سببًا للفصل من وظيفتك. ويشير تيبوجراف إلى أن "جيل الألفية على وجه الخصوص يحب التعهيد الجماعي للمواضيع ، وحتى القرارات". لكن سؤال صديقك الذي يتشاور أيضًا حول كيفية حل مشكلة العميل ، على سبيل المثال ، أمر غير مسموح به ".

6 "هذا المكان يحبطني حقًا في بعض الأحيان."

حتى إذا كنت تكتب إلى صديقك المقرب في المكتب بعد يوم صعب حقًا ، فلا يجب عليك أبدًا قول أي شيء سلبي عن مكان عملك عبر البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. "رسالة إلى زملائك في العمل حول مدى احتقارك للعمل الذي تقوم به يمكن أن يشق طريقه بسهولة إلى مديرك ،" تلاحظ تيفاني كويهل ، كبير مسؤولي الموارد البشرية في شركة Versique. "في أفضل السيناريوهات ، يحدد مديرك موعدًا للتحدث معك حول مخاوفك. في أسوأ السيناريوهات ، تكون قد قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى نفسك فور ترك الوظيفة ".

اقرأ: 7 طرق ذكية لقول "أتطلع إلى الاستماع إليك"

7 "نعتذر عن التأخير."

تقول Alayna Frankenberry ، مديرة التسويق الداخلي لشركة BlueSky ETO: "من المهم تحمل المسؤولية والاعتذار من وقت لآخر ، لكن البعض منا يفعل ذلك كثيرًا". "لقد تم إضفاء الطابع الاجتماعي على النساء بشكل خاص للاعتذار والتأجيل وتخفيف عباراتهن بعبارات مثل ،" أخبرني إذا كنت لا توافق "، و" هذا مجرد رأيي ، لكن. . ". الاعتذار المستمر وتصنيف تصريحاتك مثل هذا يقلل من حدة صوتك ويمكن أن يؤدي إلى عدم احترام الزملاء. بغض النظر عن جنسك ، إذا وجدت نفسك تفرط في استخدام هذه العبارات ، تحدى نفسك لاتخاذ نهج أكثر مباشرة وإيجازًا ".

8 "عمل جيد. في المرة القادمة ، يرجى النظر. . . "

قد يبدو من الأسهل توجيه النقد البناء عبر البريد الإلكتروني ، لكنه غالبًا ما يأتي بنتائج عكسية. يقول غولينو: "ارفع الهاتف ، أوجد وقتًا للقاء شخصيًا ، أو التحدث عبر الفيديو". "القصد من الرسالة مختلف دائمًا تقريبًا عن تأثير الرسالة ، مما يعني أن ما تنوي قوله سيصل إلى جمهورك بشكل مختلف ومن المحتمل بشكل سلبي. لم أر أبدًا تعليقات بناءة تم تقديمها بشكل جيد عبر البريد الإلكتروني. على العكس من ذلك ، فقد أوجد مجموعة كاملة من المشاكل الجديدة ، بما في ذلك انعدام الثقة ". وتضيف أنه إذا كان عليك تقديم بعض التعليقات عبر البريد الإلكتروني ، فاحرص على أن تكون إيجابية.

9 "أنا منفتح على الفرص الأخرى."

يعد هذا حقًا أحد أسوأ الأشياء التي يمكنك قولها عبر البريد الإلكتروني للعمل ، ومع ذلك يقوم الأشخاص بذلك طوال الوقت. توصي تيبوجراف "لا تخبر الناس أنك تبحث عن وظيفة أو أنك قد تعرف شخصًا ما يتطلع إلى المغادرة". إن التحدث إلى مسؤولي التوظيف ، والتحقق من العملاء والمنافسين حول الأدوار المفتوحة ، والدردشة مع زملاء العمل حول ما هو التالي بالنسبة لك من حيث الوظيفة ، كلها أمور لا تعد ولا تحصى. "حتى لو كنت تفكر في الأمر ، فليس من الأخبار الإعلان ،" هي تقول.

10 "حسب رسالتي الإلكترونية الأخيرة. . . "

يأتي هذا الشعور في العديد من الأشكال بما في ذلك "كما لوحظ بالفعل أدناه. . . " و "كما نوقش سابقا. . . " يجب تجنب كل التكرارات. يقول جون برودسكي ، المدير القطري لموقع Finder.com: "لقد أصبح التنبيه غير اللطيف أكثر شيوعًا عبر البريد الإلكتروني الاحترافي ، ويبدو أنه ليس سوى شيء آخر". "إنها عدوانية سلبية ومحاولة مستترة للغاية لإلقاء اللوم على مشروع توقف." بدلًا من ذلك ، كرر ما تحتاج إلى تكراره وامض قدمًا.

ظهرت نسخة من هذا المنشور في الأصل على مدونة Glassdoor.

المزيد من Glassdoor:

الدليل النهائي للسير الذاتية

3 أخطاء في البحث عن عمل للتوقف عن صنع اليوم

أفضل نصيحة للبحث عن عمل من كبار المديرين التنفيذيين في GM و 23andMe و Hilton & More