كيف تضرب النغمة الصحيحة في البريد الإلكتروني

ما هي النغمة في الكتابة؟ طريقة رائعة للتفكير في النغمة هي صوت الكلمة المكتوبة ، والتعبير عن المشاعر ، والشخصية ، والحجم ، والتنغيم ، والموقف العام للرسالة. يمكنك أن تقول الفرق بين الاثنين هو أن الصوت هو ما تقوله ، ونبرتك في البريد الإلكتروني هي كيف تقوله. إذا كنت تتواصل شخصيًا ، فهناك الكثير من الإشارات المرئية والجسدية والصوتية التي يجب ملاحظتها والتقاطها أثناء تفاعلك مع شخص ما. يتضمن ذلك أشياء مثل لغة الجسد وإيماءات اليد وسرعة ونبرة حديثك وتعبيرات الوجه وغير ذلك الكثير. كل هذه العناصر تضيف بشكل حاسم إلى نغمة الكلمات التي تقولها.

بمجرد أن يتحول هذا التفاعل إلى النموذج المكتوب ، تتلاشى كل هذه الإشارات ، وأنت تعبر عن نفسك بألوان أقل كثيرًا. كما تحدثنا في منشور مدونة حول بدء بريد إلكتروني احترافي - النغمة هي الطريقة التي تأتي بها شخصية عملك مع كلماتك ، مما يوضح منظورك العاطفي دون هذه الإشارات المفيدة الأخرى. فلماذا لا تتعلم قدر الإمكان عن النغمة في الاتصالات التجارية وتتجنب أي أسلاك متقاطعة؟ كلما زاد اهتمامك بفهم الصوت والنبرة في رسالة بريد إلكتروني ، كان انعكاسك وتمثيلك أفضل بشكل عام.

‍ في منشور المدونة هذا ، نساعدك على فهم ماهية النغمة ، وإظهار كيفية التعرف على جميع أنواع النغمات المختلفة في البريد الإلكتروني واستخدامها ، وكيفية التأكد من أنك تعبر عن نفسك دائمًا كما تقصد. ‍

لماذا النغمة مهمة؟

التعبير عن نفسك بوضوح وكفاءة وأدب هو مفتاح التواصل المهني الناجح. عندما يكون الكثير من هذا التواصل عبر الكلمة المكتوبة ، ستحتاج إلى التوقف والتفكير في نوع النغمة التي تنقلها حتى يكون لدى المستلم فهم جيد لما تشعر به. يمكنك توصيل رسالتك بالطريقة التي تريدها بالضبط.

يمكنك بالفعل أن ترى كيف تؤثر النغمة على أن يُدرك جيدًا ، وفي الواقع ، كيف يمكن أن تكون القدرة على نقل ما تقصده في كثير من الأحيان تعتمد كليًا على نبرة صوتك. في وسيط مكتوب ، هذا لا يختلف. ومع ذلك ، يمكن أن تكون الكلمة المكتوبة أكثر تعقيدًا إذا كان هناك أي شك لدى القارئ. على سبيل المثال ، عندما نفتقد المعلومات ، غالبًا ما تملأ أدمغتنا هذه الفجوات بنفسها - نادرًا ما تملأ الأفكار الإيجابية. يمكن أن يؤدي هذا إلى عدد لا يحصى من الالتباسات والرسائل المختلطة ، والتي لا يريدها أحد شخصيًا ومهنيًا.

إتقان نغمة البريد الإلكتروني الخاص بك يعني:

• ثقة أكبر وتفهم أكبر في بيئات العمل.
• ضاع وقت أقل في إعادة قراءة ومراجعة وإعادة كتابة جميع اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك.
• لا للتراجع عن رسائل البريد الإلكتروني أو الاضطرار إلى إصلاح العلاقات المهنية المتصدعة.
  

في سياق الأعمال ، من مصلحتك أن تُفهم بوضوح وأن يكون لديك الموقف الصحيح الذي يظهر في بريدك الإلكتروني ، مع عدم وجود مجال للارتباك أو سوء التفسير. يمكن أن يؤدي سوء الفهم هذا إلى زميل مستاء ، أو عميل غير سعيد ، أو عميل أو شريك ساخط ، أو حتى رئيس مسيء. القائمة ، للأسف ، طويلة ، ولكن الهدف الأساسي هو منع أي فرصة للصراع على المدى الطويل.

تأكد من أن آداب البريد الإلكتروني الخاصة بك تنقل بشكل طبيعي النغمة المقصودة واستعد للخدش بكل الطرق المختلفة التي يمكن أن يفسر بها صوتك عبر البريد الإلكتروني - ثم قم بتطبيقه على عملك اليومي من أجل راحة البال.

أنواع مختلفة من النغمات في الكتابة

يمكن أن تستغرق النغمة الاحترافية في البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً حتى يتم تصحيحها. يقرأ العديد من الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم عدة مرات ، أو يقرؤونها بصوت عالٍ ، أو حتى يضعونها جانبًا لفترة قصيرة ليعودوا إليها لاحقًا. إن تخمين كيف يُنظر إليك هو أمر محبط تقريبًا مثل التخمين الذي يمكن أن يؤدي إلى محاولة اكتشاف نغمة شخص آخر - محاولة تفسير مشاعر الشخص فيما يتعلق بالموضوع وتأمل أن تكون قد فهمتها بشكل صحيح.

هناك بعض القواعد الذهبية التي يجب على الكاتب مراعاتها قبل البدء في الكتابة والتي تساعد في تحديد النغمة المناسبة:

• لماذا أكتب هذا؟
• لمن أكتب هذا؟
• ماذا أريدهم أن يفهموا هنا؟
  

الإجابة على كل هذه الأسئلة ستعطيك إجابة على السؤال الذي أتى بك إلى هنا: ما نوع النبرة التي يجب أن أستخدمها؟

فيما يلي قائمة بأنواع مختلفة من النغمات المكتوبة للتعرف عليها في رسائل البريد الإلكتروني والمساعدة في تقليل فرصة سوء التفسير.

غير رسمي

• "يا"
• "شكرا جزيلا"
• "لا مشكلة"
  

محترم

• "كما أشارت السيدة دياس في مكالمتنا السابقة"
• "حسب بحث قسمنا"
• أعضاء اللجنة الأعزاء ،
  

ودود

• "كيف حالك؟"
• "اتمنى لك نهايه اسبوع جميله"
• "آمل ان يكون الجميع بخير!"
  

تشجيع

• "أحب أن أسمع أفكارك هنا"
• "لماذا لا تأخذ زمام المبادرة في هذا؟"
• "عمل رائع على العرض التقديمي أمس"

مختصرا

• "الثلاثاء والأربعاء الأسبوع المقبل بعد الساعة 3 مساءً يناسبني بشكل أفضل"
• "يعمل الرسمان البيانيان (أ) و (ب) بشكل جيد ، لكن الإحصائيات الأخيرة في الرسم البياني (ج) ليست ممثلة بشكل كافٍ"
  

حاسم

• "هذه هي أفضل خطة عمل"
• "سأرسم خطاً تحت هذا"
• "دعنا نذهب مع الإستراتيجية ب ونأخذها من هناك"
  

مبتهج

• "أشعر أنه مع أسبوع آخر من إنشاء قوائم العملاء المحتملين ، يمكننا تجاوز هذا الأمر"
• "بمجرد أن ننتهي من الغرفة ، فهي ملكك بالكامل"
• "يسعدني تقديم المساعدة حيث يمكنني ذلك"

ضبط النغمة في البريد الإلكتروني

على غرار منشورنا حول كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي ، تتبع الإرشادات الخاصة بتعيين نغمة البريد الإلكتروني قاعدة سلوك واضحة ومباشرة. أفضل الممارسات هي كما يلي.

كن مؤدبًا وصادقًا

‍ أن تكون مهذبًا سيكون دائمًا مكانًا جيدًا للبدء من أجل تحديد نغمة رائعة من البداية.

استخدم لغة غير تمييزية

معاملة الجميع على قدم المساواة هي علامة على الاحترام وتمنع حدوث أي تحيز أو إهانة بين الكاتب والقارئ.

إعطاء الأولوية للمعلومات الخاصة بك

‍ اكتشف أهم ما تقوله وتأكد من التعبير عنه بوضوح مبكرًا في البريد الإلكتروني. يمكن للغموض أن يربك الرسالة.

حافظ على المقدمة الإيجابية والوسط

وبالمثل ، أكد على الأخبار السارة في اتصالاتك ؛ يظهر أنك تقدر هذا أكثر قبل معالجة أي شيء آخر.

انتبه للتفاصيل

‍ تدقيق القواعد النحوية والإملائية والبنية يعني أنك تهتم بكيفية توصيل هذه الرسالة للقارئ.

مانع الطول

‍ هذا يمكن أن ينقل مجموعة متنوعة من المشاعر للقارئ. قصير جدًا يمكن أن يظهر مقتضبًا أو منزعجًا. تبدو طويلة جدًا غير مركزة وغير واضحة - يمكن لوفرة الكلمات أحيانًا أن تدفن المعنى الحقيقي للرسالة.

أمثلة على النبرة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني

مع أخذ الدروس الجديدة في الاعتبار ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة على لهجة البريد الإلكتروني. إذا وجدت نفسك في المواقف المهنية التالية أو المواقف المهنية المماثلة ، فمن الأساسي أن تمثل بدقة ما تشعر به وتريد أن يُنظر إليك. نأمل أن تساعدك هذه الأمثلة على فهم ونقل النبرة في الاتصالات التجارية.

عدم الاتفاق مع زميل

مرحبا بيث ،

هذا اقتراح رائع ومبدع ، وأنا أقدر حقًا أنك بذلت جهدًا للنظر في بعض هذه الخيارات. من المحتمل أن نستكشف هذا في مرحلة ما اعتمادًا على التعليقات التي نجمعها عبر التركيبة السكانية ، على الرغم من أنني إذا كنت صادقًا ، فسأرى أن هذا النهج ينفر بعض مستخدمينا وسأكره أن تضطر إلى التراجع عن الكثير من عملك الشاق هناك. ربما يتضمن شيء مثل حملة أوسع عبر البريد الإلكتروني جميع نقاط الاتصال التي نحتاج إلى التفاعل معها؟

منفتح على الأفكار رغم ذلك!

شكرا جزيلا،
ستيفن

يتم تفسير نغمة هذا البريد الإلكتروني على أنها غير مباشرة ، وبالتالي فهي غير صادقة بعض الشيء. ما تحاول التعبير عنه هو ضياع في اللغة المنمقة والجمل الطويلة. أفضل طريقة للقيام بذلك يمكن أن تكون شيئًا مثل العينة التالية.

مرحبا بيث ،

فكرة جميلة ، أرى من أين أتيت ؛ ومع ذلك ، نحتاج إلى تمثيل المزيد من قاعدة عملائنا ، بالإضافة إلى أنني أعتقد أننا بحاجة إلى التحرك بسرعة كبيرة في هذه القاعدة. لنجرب حملة بريد إلكتروني بسيطة لجميع الفئات العمرية ونراجع النتائج في غضون أسبوع. يبدو جيدا؟

شكرا،
ستيفن

الإحباط من عدم سماعك

باتريك ،

وفقًا لرسالتي البريد الإلكتروني السابقتين (!) ، لن يعمل هذا. ما الجزء الذي لم تفهمه ؟؟ هذا التاريخ لا يناسب السيد أرنو ، ولن يحضر الحدث الأسبوع المقبل!

جو

هذا البريد الإلكتروني هو مثال على لهجة متعالية للغاية. لا توجد تحية ، والجمل صريحة للغاية ، واستخدام علامات الاستفهام والتعجب المتعددة غير ضروري. تنقل الكلمات بالأحرف الكبيرة أيضًا نغمة غاضبة يجب تجنبها بأي ثمن. خذ نفسًا ، ابقَ هادئًا ، وجرب طريقة جديدة ولكن مباشرة. إليك كيفية أن تبدو أكثر احترافًا أثناء توصيل نفس الرسالة.

مرحبًا باتريك ،

لم يتغير شيء من جانبنا - لا تزال تواريخ الأحداث غير صالحة للسيد أرنو.

يبدو أن أسلاكنا قد يتم عبورها هنا. هل لديك وقت لإجراء مكالمة سريعة بعد ظهر هذا اليوم؟ سيكون من الرائع الحصول على نفس الصفحة.

أفضل،
جو

رفض الشخص الذي تتم مقابلته لدور في فريقك

مرحبا ساره

بينما كان من الجميل التحدث معك بشأن المركز المفتوح الأسبوع الماضي ، يؤسفني أن أخبرك أننا للأسف لن نواصل طلبك. يؤسفني جدًا أن أضطر إلى إخبارك بأخبار سيئة ، وآمل ألا تكون منزعجًا جدًا من هذه التعليقات الناتجة.

أرجو أن تتقبلوا أخلص اعتذاري.

أفضل،
مارتن

النغمة هنا اعتذارية للغاية عن شيء يعد نتيجة طبيعية في عملية المقابلة. ينقل استخدام هذا النمط من اللغة حزنًا غير متناسب ، وشعورًا بالذنب بشكل افتراضي ، وهو ليس انطباعًا رائعًا عن العلامة التجارية لصاحب العمل. هذه هي الطريقة التي يمكنك بها كتابة نفس البريد الإلكتروني بنبرة أكثر احترافية. تحقق أيضًا من بعض النصائح الإضافية حول كتابة البريد الإلكتروني المثالي لرفض المرشح.

مرحبا ساره

شكرا لأخذ الوقت للقاء الأسبوع الماضي. للأسف ، لن نتابع طلبك في الوقت الحالي.

في هذه اللحظة ، نبحث عن مرشحين يتمتعون بمهارات أكثر تحديدًا للقيام بهذا الدور ، على الرغم من أننا قد تأثرنا كثيرًا بتجربتك العامة. نود أن نبقى على اتصال بشأن أي فرص أخرى نشعر أنك قد تكون مناسبًا لها إذا كنت سعيدًا لنا للقيام بذلك؟

أفضل،
مارتن

التحديث على مشروع صعب

اهلا جميعا،

لسوء الحظ ، لم نكن حيث توقعنا أن نكون في هذه المرحلة من التطور. على الرغم من التخطيط بعناية لكل جزء ، إلا أننا نكافح للوصول إلى الأرقام المستهدفة الأسبوعية. لا أرى هذا يتغير في الشهر المقبل ، على الرغم من أننا نشهد بعض النتائج المثيرة للاهتمام في مجالات أخرى من المشروع.

آمل ألا يكون هذا كثيرًا من الانتكاسة. لا تتردد في مشاركة أي أفكار حول هذا.

أفضل،
ميا

وغني عن القول ، هذه نبرة سلبية للغاية. نعم ، من الجيد أن تأخذ ملكية التقدم البطيء أو الفشل ، لكن تأطير البريد الإلكتروني بهذه الطريقة لا يُظهر أي وعد أو أمل أو قناعة تؤكد أن الإدارة تعلم أن الفرد قادر على التعامل مع الموقف. يصور البريد الإلكتروني انعدام الثقة والشعور باليأس تجاه العمل ، وهو ما يجب تجنبه. فيما يلي كيفية تحسين نبرة وطريقة التواصل مع نفس المصاعب.

اهلا جميعا،

عند تحديد أهداف هذا المشروع في الأصل ، أهملت حساب فترة غير موسمها في التقويم الرياضي. من المفهوم أن هذا يعني أن أرقامنا ستكون أقل من المتوقع - ومع ذلك ، فقد رأينا سلوكًا إيجابيًا للغاية للمستهلكين على متجرنا عبر الإنترنت من خلال حملة الوسائط الاجتماعية الرائعة التي يديرها فريقنا ، بالإضافة إلى نمو هائل في متابعينا الاجتماعيين بشكل عام.

سننظر في هذه التطورات أكثر ونبقيك على اطلاع دائم بالأفكار بينما نعيد تعديل أرقامنا المتوقعة لهذا الشهر.

أي أسئلة حول هذا أكثر من موضع ترحيب.

أفضل،
ميا

الإثارة في احتمال بيع

مرحبا جورجي ،

أخبار مذهلة !!! متحمس جدًا لأنك ستأتي على متن الطائرة كعميل Crossify! الفريق هنا مسرور للغاية لأننا عالجنا جميع الأعمال الورقية (انظر المرفق!) على أمل أن نتمكن من إغلاق كل هذا اليوم: D Sound good؟!

أي أسئلة أو استفسارات ، ما عليك سوى الاتصال بي في أي وقت على +34 8711540 ، ويمكننا ترتيب كل شيء.

أطيب التحيات،
نفذ

على الرغم من أنه بالتأكيد سبب للشعور بالسعادة ، إلا أن نغمة البريد الإلكتروني الحماسية هنا غير مناسبة بعض الشيء ومنفصلة بالنظر إلى السياق. قد يقرأ العميل المحتمل هذا على أنه هاوٍ أو غير محترف أو حتى يائسًا - هل مرت فترة منذ أن أجريت عملية بيع؟ قم بالرد بطريقة إيجابية ولكن محسوبة وقبل كل شيء ، كن واثقًا من قدراتك المهنية في هذه المفاوضات. قد تبدو النغمة المناسبة لمراسلات البريد الإلكتروني هذه شيئًا كهذا.

مرحبا جورجي ،

متألق! نتطلع أنا والفريق إلى إعدادك كعميل رسمي في Crossify. يمكنك العثور على جميع الأوراق اللازمة مرفقة ولكن يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة.

بدلاً من ذلك ، يمكننا أيضًا إجراء مكالمة للأسبوع المقبل لإنهاء الأمور شخصيًا. يسعدنا أن أطلعك على الوثائق.

أطيب التحيات،
نفذ

التعرف على هذه النظرة العامة والأمثلة سيعمل كمدقق لا يقدر بثمن لهجة البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا استخدام Flowrite لمساعدتك في أن تبدو كما تريد في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

يحتوي Flowrite على محدد نغمة يساعدك دائمًا على توصيل الرسالة بالطريقة التي تريدها - يمكنك اختيار النغمة التي تريد أن ينقلها بريدك الإلكتروني ، وتهتم أداة الكتابة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي بالباقي. تعرف على المزيد حول أداة الكتابة بالذكاء الاصطناعي الخاصة بنا هنا .