عادات الاتصال الافتراضي التي نحافظ عليها في IRL

مع تحرك العالم نحو العام الثالث من الوباء ، تبنت بعض الشركات عمليات مكان العمل عن بُعد بالكامل بينما اختار البعض الآخر نموذجًا هجينًا أو العودة الكاملة إلى المكتب.

الموظفون الذين يزيلون الغبار عن مكاتبهم القديمة يجلبون معهم عادات تواصل جديدة طوروها أثناء العمل من المنزل. على الرغم من أن بعض الممارسات مثل قواعد اللباس الخاصة بشركة "Business up، Party down down" قد لا تطير شخصيًا ، إلا أن بعض معايير الاتصال عن بُعد قد تكون مفيدة للعمل داخل المكتب.

ممارسات الاتصال الافتراضية للحفاظ عليها

قد تستحق عادات الاتصال الافتراضية الثلاث الحفاظ عليها في مكان العمل المادي.

صد الاجتماعات غير الضرورية

الاجتماعات الافتراضية هي طريقة ضرورية للتواصل والتعاون داخل الفرق وفيما بينها. أدى عدم القدرة على المزامنة بشكل غير رسمي حول حالة المشروع أو التحديثات في الممرات أو الاقتراب من زميل في مكتبهم إلى انتشار الاجتماعات الافتراضية عبر منصات مؤتمرات الفيديو. كما أدى إلى زيادة في عادات تعدد المهام خلال مثل هذه الاجتماعات القائمة على الفيديو ، وفقًا لدراسة أجريت في جامعة ستانفورد عام 2021 .

بالإضافة إلى تعدد المهام ، سعت الفرق إلى استعادة وقتها أثناء العمل عن بُعد من خلال الحد من الاجتماعات غير الضرورية لصالح التواصل عندما يكون ذلك ضروريًا وليس في وقت محدد.

عندما لا يكون التعاون متضمنًا ، يمكن أن يكون استخدام طرق الاتصال غير المتزامن عبر البريد الإلكتروني أو لوحة معلومات المشروع أو الإنترانت أو أداة المراسلة ، مثل Slack ، أمرًا فعالاً.

يعتبر التمييز بين الاجتماعات الأساسية مقابل الاجتماعات غير الضرورية سمة اتصال افتراضية يجب الحفاظ عليها عند العودة إلى المكتب.

تبادل الأدوار في المحادثات

عدم وجود اجتماعات شخصية يعني أن المشاركين لم يعد بإمكانهم الاعتماد على " وعي النظرة " للتعرف على التدفق الطبيعي للتناوب في المحادثة وعندما يكون من المناسب التحدث بدورهم.

لمعالجة هذا الأمر ، طور المشاركون في الاجتماع مجموعة الوعي والمهارات للتناوب على التحدث أثناء اجتماعات الفيديو. تقلل عادة التواصل المتعمد هذه المواقف المحرجة مثل التحدث مع الآخرين أو مقاطعة المتحدث قبل الأوان.

يساعد الحفاظ على هذه العادة في المكتب على تعزيز المساواة في التواصل ، مما يسمح لمزيد من المشاركين بالمشاركة والتعبير عن آرائهم.

الحفاظ على التنسيقات الافتراضية لبعض اللقاءات

لا يستغرق التجمع شخصيًا وقتًا للاجتماع أو الحدث نفسه فحسب ، بل يعني أيضًا إضاعة الوقت والإنتاجية للسفر من وإلى الاجتماع.

بينما كان العالم مغلقًا ، اعتمدت الاجتماعات الرسمية وغير الرسمية شكلاً افتراضيًا. من العملي عقد الاجتماعات الضرورية شخصيًا للعمال الذين عادوا إلى بيئة مكتبية. ومع ذلك ، وفقًا لدراسة جامعة ستانفورد ، فإن حجز الاجتماعات للمحادثات الأساسية فقط يساعد في الحفاظ على تركيز الموظفين وإنتاجيتهم.

يمكن عقد الأحداث غير المتعلقة بالعمل ، مثل جلسات التدريب أو جلسات المدرسة الإعلامية ، عبر تنسيقات افتراضية ، مثل الفيديو أو Zoom ، على سبيل المثال.

عادات "قبل الأوقات" لاستعادة

وبالمثل ، هناك عدد قليل من عادات ما قبل الجائحة التي تغذي التعاون والعلاقات في مكان العمل.

مجاملات ما قبل الاجتماع

غالبًا ما يتم تنظيم المحادثات في الاجتماعات الافتراضية رسميًا ، حيث يقفز المشاركون فجأة إلى هدف الاجتماع دون "إحماء" للمحادثة. على الرغم من أن هذا النهج الذي يركز على الهدف قد يبدو فعالًا في إدراك قيود الوقت ، إلا أنه يضحي بما يشير إليه باحثو جامعة كاليفورنيا في سانتا كروز على أنه " المعاملة بالمثل في المحادثة ".

تشير المعاملة بالمثل في المحادثة إلى ميل الناس إلى التصحيح الذاتي لتواصلهم لتحقيق محادثة متوازنة. وجدت دراسة حديثة ، نُشرت في Language and Speech ، أن الحاضرين الذين لديهم الوقت للدردشة حول مواضيع غير متعلقة بالعمل قبل بدء الاجتماع رسميًا كان لديهم مستوى أعلى من الاستمتاع بأداء مهام تعاونية.

يمكن أن يؤدي تشجيع التدفق الطبيعي للمجاملات قبل بدء جدول أعمال الاجتماع إلى رفع معنويات الفريق.

محادثة صغيرة في مكان العمل

الحديث الصغير العشوائي في مطبخ المكتب الصغير أو أثناء المشي مع زميل في العمل في اجتماع أسبوعي له تأثير مفيد في مكان العمل . تساهم هذه المحادثات غير الرسمية في ثقافة الشركة وتساعد في بناء العلاقات.

على سبيل المثال ، قد يكون تشجيع "حديث المبرد المائي" مؤثرًا بشكل خاص بالنسبة لعضو الفريق الذي قد يكون لديه قلق اجتماعي في مواقف التحدث الرسمية ، مثل الاجتماع أو وجهًا لوجه مع مدير. توفر الدردشة الاجتماعية العفوية مع الأقران أو القيادة بيئة مريحة لبناء العلاقات والرضا في مكان العمل.

على الرغم من أن الاتصالات الافتراضية لها سلبيات - مثل " إجهاد Zoom " الشائنة - إلا أن هناك فوائد لجلب عادات الاتصال عن بعد المكتسبة إلى مساحة العمل المادية.