كيفية القيام بالمراجعة الأسبوعية: خطوة بخطوة

متى كانت آخر مرة أجريت فيها مراجعة أسبوعية؟

العمل بدون مراجعة أسبوعية هو وصفة للإرهاق والتسويف والتركيز على أولويات الآخرين بدلاً من أولوياتك. إنه جزء أساسي من أي نظام إدارة أو إنتاج جيد للوقت.

بعد كل شيء ، كيف يمكنك أن تعرف إلى أين أنت ذاهب إذا لم تتوقف وتنظر لأعلى من وقت لآخر؟

تعد المراجعة الأسبوعية مفيدة لجميع أنواع المحترفين ، بما في ذلك رواد الأعمال والمبدعين وحتى الكتاب.

اقترح المؤلف David Allen لأول مرة مفهوم المراجعة الأسبوعية في كتابه الشهير للإنتاجية: Getting Things Done (المعروف أيضًا باسم GTD). إنه يتضمن بشكل أساسي مراجعة ما فعلته ، وكيف مر أسبوعك ، وما الذي ستعمل عليه بعد ذلك. ويستغرق إكماله حوالي 30 دقيقة فقط.

في هذه المقالة ، سأشرح ما هو GTD ، وكيفية إجراء مراجعة أسبوعية ، وما إذا كانت هذه الممارسة يمكن أن تساعدك.

ما هو إنجاز الأشياء؟

Getting Things Done هو نظام إنتاجي شائع من تأليف David Allen. في صميم GTD مبدأ واحد:

"عقلك هو امتلاك الأفكار وليس التمسك بها"

كان GTD في الأصل موجهًا لرجال الأعمال ، ولكن في الآونة الأخيرة ، اكتسب عبادة متابعة عبر الإنترنت لأنه يمكّن أي شخص من أن يصبح أكثر إبداعًا وإنتاجية.

إذا كنت ترغب في إنجاز الأشياء أو إنهاء الأشياء:

• قسّم المشاريع إلى مهام أصغر
• سجل هذه المهام في قائمة أو نظام موثوق
• اعمل على المهام في قوائمك يوميًا
• راجع تقدمك ومجالات تركيزك الأوسع أسبوعيًا (ما سنقوم بتغطيته)

ما هي المراجعة الأسبوعية؟

المراجعة الأسبوعية هي مفهوم رئيسي حول GTD. إنها أيضًا طريقة للتحقق من نفسك.

فكر في الأمر على أنه تصغير لأسبوع العمل والمهام اليومية والمشاريع الأخرى لإلقاء نظرة على الصورة الكبيرة. إنها فرصة لتقييم ما إذا كنت تعمل على تحقيق تلك النتائج الأكبر المثالية.

أثناء المراجعة الأسبوعية ، تعرف على جميع العناصر المفتوحة في قوائم المهام والتقويم والملاحظات وغيرها من مجالات عملك. مع تسليم هذه المعلومات ، يمكنك قياس مدى فعاليتك وتحديد أهداف أو أهداف للأسبوع المقبل.

يستخدم خبراء أمراض القلب والأوعية الدموية أيضًا مصطلحات محددة لوصف المجالات الأخرى من حياتهم الشخصية أو المهنية التي يقومون بمراجعتها. فمثلا:

• يشير مصطلح "انتظار" إلى العناصر التي تنتظر بموجبها معلومات أو قرارًا من شخص آخر. أثناء المراجعة الأسبوعية ، ضع في اعتبارك ما إذا كان يجب عليك المتابعة.
• تشير "الإجراءات التالية" أو "عناصر الإجراءات" إلى المهام في قائمة المهام الخاصة بك. أثناء المراجعة الأسبوعية ، حدد الخطوة التالية وخطط لما ستحتاجه خلال الأسبوع المقبل.
• تشير "مساحات العمل" إلى المكان الذي تعمل فيه في مشاريع معينة. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقريرًا ، فهل تحتاج إلى جمع أي مواد لمساحة عملك مسبقًا؟
• يشير "ملف Tickler" إلى المكان الذي تخزن فيه الأوراق والموارد غير المحددة والمعلومات الأخرى المفتوحة التي ستراجعها في مرحلة ما.
• تشير "جداول الأعمال" إلى قائمة بالعناصر التي يجب مناقشتها مع الأشخاص الرئيسيين في فريقك أو في عملك في المرة القادمة التي تراها فيها. قم بتحديثها بانتظام.

الخطوة 1. استعد لمراجعتك الأسبوعية

بشكل أساسي ، مرة واحدة في الأسبوع ، اقضِ 30 دقيقة في مراجعة ما عملت عليه وإلى متى. للتحضير ، احجز وقت المراجعة هذا في التقويم الخاص بك كموعد متكرر والتزم بالحفاظ على موعدك.

يعد كل من ظهيرة الجمعة أو مساء الأحد مثاليين لأن هذه الأجزاء أكثر هدوءًا من أسبوع العمل لأولئك الذين يعملون من الاثنين إلى الجمعة.

ستحتاج إلى العمل أو التركيز في مكان هادئ لمدة 30 دقيقة على الأقل دون انقطاع. أنهِ كل ما تعمل عليه مسبقًا أو أغلقه طوال الأسبوع.

من الناحية المثالية ، سيكون لديك أهدافك وملاحظاتك ومستنداتك الأخرى لتسليمها. يجب أن يكون لديك أيضًا حق الوصول إلى مدير المهام والتقويم وصناديق البريد الوارد أو المجموعات الأخرى.

إذا كان ذلك مفيدًا ، فقم بتشغيل وضع عدم الإزعاج وتعطيل الإشعارات للبريد الإلكتروني والوسائط الاجتماعية. أيضا ، رفض أي اجتماع دعوات تحدث خلال هذه الفترة. يمكنك أيضًا الجمع بين المراجعة الأسبوعية الشخصية والتجارية.

الخطوة الثانية: مراجعة البريد الوارد والالتزامات

أنت الآن جاهز لمراجعة أسبوعك. قم بالمرور على كل صندوق بريد وارد أو دلاء. تشمل الأمثلة ما يلي:

• قوائم المهام أو المهام من الأسبوع الماضي
• بيانات التقويم والأحداث (الماضية والمستقبلية)
• أوراق فضفاضة
• قصاصات الويب غير المصنفة أو غير المميزة بعلامات في أدوات مثل Evernote
• رسائل البريد الإلكتروني مع الإجراءات الجديدة
• ملاحظات الاجتماع وصناديق البريد الوارد الأخرى لتدوين الملاحظات
• خطوات العمل
• المقاييس المتعلقة بأهدافك
• بنود أخرى في جدول الأعمال

أنت تتطلع بشكل أساسي إلى التقاط أكبر عدد ممكن من الحلقات المفتوحة ودمجها ووضعها في مدير المهام الخاص بك. أثناء المراجعة ، قد ترغب في تقديم العناصر المذكورة أعلاه أو فرزها أيضًا. يوضح David Allen في كتابه "Getting Things Done":

يشعر معظم الناس بالراحة تجاه عملهم في الأسبوع الذي يسبق إجازتهم ، لكن هذا ليس بسبب العطلة نفسها. ماذا تفعل الأسبوع الماضي قبل أن تغادر في رحلة كبيرة؟ أنت تنظف وتغلق وتوضح وتعيد التفاوض على جميع اتفاقياتك مع نفسك والآخرين. أنا فقط أقترح عليك القيام بذلك أسبوعيًا وليس سنويًا ".

الخطوة الثالثة: قم بتقييم تقدمك

أثناء مراجعة عناصر من عملك أو حياتك الشخصية ، لا تعمل عليها فعليًا . إذا وجدت أن المراجعة الأسبوعية تستغرق أكثر من 30 دقيقة ، فربما يرجع ذلك إلى أنك تعمل في مهمة أو مشروع بدلاً من مراجعته.

على سبيل المثال ، يعد الفرز عبر مئات قصاصات الويب من Evernote مشروعًا. مراجعة واحدة أو اثنتين كجزء من نظام تدوين الملاحظات مهمة. قم بتقييم تقدمك ، والعوائق ، وما عليك القيام به بعد ذلك.

على سبيل المثال ، إذا كنت كاتبًا أو محترفًا مبدعًا ، فهذه المراجعة ليست الوقت المناسب لكتابة أو تحرير عملك. تريد تقييم عدد الكلمات أو التقدم مع العميل. أثناء المراجعة ، كن صادقًا مع نفسك. اطرح وأجب عن أسئلة مثل:

• ماذا أنجزت أو عملت في هذا الأسبوع؟
• ما الذي سار بشكل جيد / لم يسير على ما يرام؟
• ما هي أهم مهمتي (مهامي) للأسبوع القادم؟
• كم عدد الساعات التي أمضيتها في العمل على أولوياتي؟
• كيف قمت بتسويق أو الترويج لعملي؟
• ما الأحداث الموجودة في التقويم الخاص بي للأيام السبعة السابقة / التالية التي يتعين علي التصرف فيها؟
• ماذا كنت أؤجل؟
• ما الذي يجب أن أتوقف عن فعله أو أقول لا؟
• هل أتحرك نحو أهدافي طويلة المدى أم أبتعد عنها؟

اطرح وأجب عن هذه الأسئلة في مجلة إذا أردت. إذا كان لديك مستند تستخدمه لتتبع المقاييس ذات الصلة ، فقم بتحديثه. قم بتنظيف قائمة المهام الخاصة بك. وإعادة تقييم التزاماتك.

عندما تكون واضحًا بشأن ما يجب عليك فعله بعد ذلك ، يمكنك التوقف عن العمل في عطلة نهاية الأسبوع وأنت واثق من بدء الأسبوع التالي من جديد. في بعض الأحيان ، يجب عليك تسجيل الوصول للمغادرة!

الخطوة 4: التخطيط للأسبوع القادم

استخدم المراجعة الأسبوعية لتوضيح أولوياتك وخطتك للأسبوع التالي.

قد يعني هذا إضافة الأنشطة المفقودة أو المواعيد النهائية القادمة إلى التقويم القادم أو تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى إعادة التفاوض بشأن الالتزامات مع المحرر أو العملاء.

إذا كنت تستخدم قائمة مهام أو مدير مهام ، فهذا هو الوقت المناسب لتحديثها بالعناصر الجديدة وإزالة العناصر القديمة التي ليس لديك نية لإكمالها. وبالمثل ، إذا كنت تبدأ مشروعًا جديدًا ، فيمكنك جمع ما تحتاجه الآن أو تسجيل إجراء للأسبوع المقبل.

أوصي أيضًا بتدوين 1-3 نتائج مثالية للأسبوع المقبل. مثل إلى حد كبير هدف الكتابة ، سوف تركز هذه على العقل.

خلال المراجعة الأسبوعية ، أقوم بتقديم بحثي ، وتنظيم ملاحظاتي ، وقراءة الأفكار التي توصلت إليها بسرعة خلال الأسبوع. يساعدني هذا في تقييم ما إذا كان هناك أي شيء أغفلته أو إذا كانت هناك فكرة يمكنني استخدامها خلال الأيام القادمة في عملي.

أقوم أيضًا بتدوين أو تحديد إنجازات طفيفة خلال الأسبوع ، مثل تحقيق عدد كلمات مستهدف أو إكمال فصل من كتاب.

الخطوة 5: اطرح 3 أسئلة بسيطة

يقول David Allen في كتابه الشهير إن المراجعة الأسبوعية الناجحة تؤدي إلى 3 نتائج:

• كن واضحا ، على سبيل المثال ، هل تعرف ما عليك القيام به بعد ذلك بإجراءات واضحة؟
• احصل على التحديث ، على سبيل المثال ، هل مدير المهام والتقويم وملفات المشروع محدثة؟
• احصل على الاكتمال ، على سبيل المثال ، هل راجعت جميع صناديق البريد الوارد الخاصة بك؟

إذا لم تكن كل هذا صحيحًا ، فلا تقلق. قد يستغرق الأمر بضع جولات من إجراء مراجعة أسبوعية لاحتضان العملية بالكامل.

كن مبدعا مع الاستعراض الأسبوعي الخاص بك

يجب أن تتكيف المراجعة الأسبوعية مع طريقة عملك. تعد المراجعة الأسبوعية جزءًا أساسيًا من نظام الإنتاجية الخاص بي لتشغيل "كن كاتبًا اليوم". ككاتب ، وجدت مراجعة أسبوعية مثالية لتحقيق التوازن بين الكتابة ومجالات العمل الأخرى.

يعطيني الثقة في أنني أكتب الأشياء الصحيحة في الوقت المناسب ، ويساعدني في تسليط الضوء على الأجزاء المهملة من الحرفة.

عادةً ما أراجع كتاباتي وأهدافي الأخرى مساء الجمعة أو الأحد ، ويستغرق الأمر 30 دقيقة فقط. قرأت من خلال ملاحظاتي ، وتقييم عدد الكلمات الخاصة بي للأسبوع ، وإجمالي المدة التي أمضيتها في الكتابة.

أقرر أيضًا ما سأقضي الوقت في كتابته في الأسبوع القادم.

الكلمة الأخيرة في مراجعتك الأسبوعية

لا تستغرق المراجعة الأسبوعية سوى نصف ساعة تقريبًا ، ولكنها ستوفر لك ساعات خلال الأسبوع المقبل. بعد كل شيء ، يقضي القناصون وقتًا أطول في معرفة المكان الذي يجب أن يصوبوا فيه أكثر مما يقضون وقتًا أطول في التصوير.

إنها إستراتيجية إنتاجية قوية ، والتي ، إذا تم استخدامها بشكل صحيح ، ستساعدك على النجاح في عملك ، وتأمين المعرفة بأن لديك الموارد والوقت لإنهاء ما بدأته.