كيفية كتابة رسالة ترحيب لموظف جديد

تحدد الأيام القليلة الأولى للموظف الجديد في الشركة نغمة فترة عمله هناك. رسالة ترحيب دافئة، والتي غالبًا ما يتم إرسالها خلال تلك الأيام القليلة الأولى الحاسمة من الإعداد، تُعلم عضو الفريق الجديد بعمليات الشركة وقيمها وثقافتها. يمكن أن تساعدهم هذه التحية أيضًا على تطوير شبكة معلومات حيث يتعرفون على الفريق ومدى ارتباط دورهم الجديد بالهدف الأكبر.

وفقًا لاستطلاع أجرته شركة Sapling للموارد البشرية ، يمكن أن تؤدي تجربة الإعداد السيئة إلى مضاعفة احتمالية بحث الموظفين الجدد عن وظيفة أخرى في مكان آخر.

مع قيام المزيد من أصحاب العمل بتوسيع العمل عن بعد أو الانتقال إلى ترتيب مختلط طويل الأجل ، فإن الوصول إلى الموظفين الجدد بشكل فعال يمكن أن يؤدي إلى تنمية العلاقات التعاونية بغض النظر عن بيئة العمل.

ما هي رسالة الترحيب أو الرسالة؟

غالبًا ما تتضمن عملية تأهيل الموظفين الجدد مجموعة كبيرة من الأوراق التي يجب التوقيع عليها، وإنشاء حسابات النظام، ومشاركة العمليات، والتدريب، والمقدمات.

يمكن لرسائل الترحيب أن تقدم الموظف الجديد رسميًا إلى مجموعات كبيرة داخل المنظمة، أو يمكن أن تكون مقدمات غير رسمية بين أقرانه. في كثير من الأحيان، تتم مشاركة بعض التفاصيل، والتي يمكن أن تتضمن معلومات حول دورهم السابق وما سيساهمون به في الشركة.

ماذا يجب أن تشمل؟

تعتمد التفاصيل المتعلقة بما يجب تضمينه في التحية الترحيبية، وكذلك اللهجة، على المرسل. فيما يلي أمثلة لما يمكن أن تتضمنه رسائل الترحيب، اعتمادًا على الشخص الذي يرسلها.

الموارد البشرية/المجندين

ستفتح رسائل الترحيب التي يكتبها مسؤول التوظيف أو عضو فريق الموارد البشرية الرسالة بتحية حماسية.

وقد تتضمن بعد ذلك قائمة بالمهام الإدارية التي يجب على الموظف إكمالها في يومه الأول لإعداد نفسه لبدء العمل. على سبيل المثال، يمكن أن تتضمن تعليمات تفصيلية لإنشاء حساب مستخدم للشبكة الداخلية للمؤسسة أو تضمين مرفقات أو روابط للأوراق الأولية التي يجب التوقيع عليها.

قد توفر رسائل الترحيب من مسؤولي التوظيف وأعضاء فريق الموارد البشرية أيضًا مسارًا للاجتماعات للحضور مع رؤساء الأقسام أو مدير التوظيف أو غيرهم من الموظفين كجزء من عملية الإعداد. يمكن أيضًا مشاركة إرشادات المنظمة، مثل قواعد اللباس ومتطلبات الراحة ومعلومات مواقف السيارات ومزايا الشركة والسياسات الأخرى في خطاب الترحيب الخاص بهم.

قد تصدر إدارة الموارد البشرية أيضًا إعلانًا عامًا للشركة عبر البريد الإلكتروني أو البوابة الداخلية مع نظرة عامة على خبرة العمل السابقة للموظف الجديد وما تم إحضاره إلى الفريق لإنجازه.

مديري التوظيف

غالبًا ما يقدم مديرو التوظيف الذين سيعملون بشكل وثيق مع الموظف الجديد مزيدًا من المعلومات حول ما يمكن أن يتوقعه الموظف الجديد في أيامه القليلة الأولى، وربما حتى الأسابيع والأشهر القليلة الأولى. بالإضافة إلى فتح الرسالة بتحية ترحيبية، قد تتضمن الرسالة تقسيمًا يوميًا وكل ساعة للدورات التدريبية أو عمليات القسم المطلوب مراجعتها.

وقد تكون أيضًا فرصة لمديري التوظيف لتسمية أعضاء الفريق الآخرين وأدوارهم. عادةً، سيتم إغلاق الرسالة بدعوة الموظف الجديد لطرح الأسئلة أو طلب التوضيح، إذا لزم الأمر.

زملاء الفريق

قد يشعر أعضاء الفريق أيضًا بأنهم مجبرون على التواصل مع موظف جديد من خلال مقدمة ترحيبية. عادة ما تكون هذه الرسائل غير رسمية من حيث البنية والنبرة والشكل.

على سبيل المثال، قد يكتب أحد الأقران رسالة مباشرة مختصرة على Slack يقدم فيها نفسه وما يفعله في الفريق ويختتم برسالة غير رسمية "مرحبًا بك في الفريق!"

أمثلة على رسائل الترحيب

يمكن أن تتخذ تحية الموظف الجديد في فريقك أشكالًا مختلفة. غالبًا ما تكون هذه المراسلات طويلة أو قصيرة. أما بالنسبة لقناة اتصال العمل التي يجب استخدامها، فعادةً ما يتم إرسال رسائل الترحيب الطويلة عبر البريد الإلكتروني أو كرسالة فعلية بينما قد يتم إرسال الرسائل القصيرة على منصة المراسلة، مثل Slack.

فيما يلي بعض الأمثلة لتوضيح الشكل الذي قد يبدو عليه كل نوع من رسائل الترحيب.

شكل طويل

عزيزي [الاسم الكامل للموظف]،

بالنيابة عن [الشركة/القسم]، أود أن أرحب بكم في الفريق. ستساعدنا خبرتك في [المهارة/الصناعة] في تحقيق أهدافنا في العام المقبل، ونحن نتطلع إلى مساهماتك.

فيما يلي نظرة عامة على جدول يومك الأول والمهام التي يجب إكمالها:

خط سير الرحلة:

• [الوقت] توجيه التوظيف الجديد
• [الوقت] مقدمة إلى الرئيس التنفيذي ومدير العمليات
• [الوقت] الغداء
• [الوقت] وجهًا لوجه مع المدير
• [الوقت] اجتماع تسجيل المزايا

المهام:

• قراءة وتوقيع الأوراق المرفقة
• قم بإعداد حسابات المستخدمين لأدوات الشركة والقسم
• إنشاء ملف التعريف الخاص بك على الإنترانت
• حدد موعدًا لعقد اجتماع تمهيدي مع مرشدك/صديقك

إذا كانت لديك أي أسئلة، فلا تتردد في التواصل معي على [رقم الهاتف/البريد الإلكتروني]. مرة أخرى، نحن متحمسون جدًا لأنك اخترت الانضمام إلى منظمتنا.

يعتبر،

[اسم المرسل]

[عنوان المرسل]

شكل قصير

مرحبًا [الاسم الأول للموظف الجديد]! أنا [الاسم الأول للمرسل] وأنا [العنوان]. أنا أتولى [مهمة XYZ] وسأعمل معك عن كثب، لذلك أردت التواصل معك والترحيب بك شخصيًا في الفريق. اسمحوا لي أن أعرف إذا كان هناك أي شيء تحتاج إلى مساعدة بشأنه أثناء عملية النقل. أتمنى أنك تستمتع بيومك الأول حتى الآن!

ضرب النغمة الصحيحة

من المرجح أن يبقى ما يصل إلى 69% من الموظفين في الشركة لمدة ثلاث سنوات إذا كانت لديهم تجربة تأهيل إيجابية، وفقًا لـ SHRM. يمكن أن يكون للتواصل بلمسة أولى لرسالة الترحيب تأثيرات دائمة على الموظف الجديد.

بغض النظر عمن يكتب رسالة الترحيب أو الرسالة، فإن استخدام النغمة المناسبة قد يكون أمرًا صعبًا. إذا كنت عضوًا في فريق القيادة أو في الموارد البشرية، فقد ترغب في أن تنقل رسالتك نبرة رسمية ولكن مشجعة. قد يرغب الأقران الذين يرحبون بموظف جديد في تحقيق نبرة ودية وتعاونية في رسالتهم.

إذا كنت تواجه صعوبة في العثور على التوازن الصحيح، فيمكن أن تساعد ميزة كاشف النغمات في Grammarly في إزالة التخمين عن طريق تحديد النغمة التي تحاول استخدامها وتقديم اقتراحات الكتابة للحفاظ عليها بشكل متسق طوال رسالتك.