كيف تكتب رسالة ترحيب للموظف الجديد

حددت الأيام القليلة الأولى لموظف جديد في الشركة نغمة فترة عمله هناك. تُبلغ رسالة الترحيب الدافئة ، التي يتم إرسالها غالبًا خلال تلك الأيام القليلة الأولى الحاسمة من الإعداد ، عضو الفريق الجديد بعمليات الشركة وقيمها وثقافتها. يمكن أن تساعدهم هذه التحية أيضًا في تطوير شبكة معلومات عندما يتعرفون على الفريق وكيف يرتبط دورهم الجديد بالهدف الأكبر.

وفقًا لمسح Sapling HR ، يمكن أن تؤدي تجربة الإعداد السيئة إلى زيادة احتمالية أن يبحث الموظفون الجدد عن وظيفة أخرى في مكان آخر بمقدار الضعف.

مع قيام المزيد من أصحاب العمل بتمديد العمل عن بعد أو الانتقال إلى ترتيب هجين طويل الأجل ، فإن الوصول إلى الموظفين الجدد بشكل فعال يمكن أن ينمي علاقات تعاونية بغض النظر عن بيئة العمل.

ما هي رسالة الترحيب أو الرسالة؟

غالبًا ما تتضمن عملية الإعداد للموظفين الجدد هجمة من الأعمال الورقية للتوقيع ، وحسابات النظام للإنشاء ، ومشاركة العمليات ، والتدريب ، والمقدمات.

يمكن أن تقدم رسائل الترحيب الموظف الجديد رسميًا إلى مجموعات كبيرة داخل المنظمة ، أو يمكن أن تكون مقدمات غير رسمية بين أقرانه. في كثير من الأحيان ، تتم مشاركة بعض التفاصيل ، والتي يمكن أن تتضمن معلومات حول دورهم السابق وما سيساهمون به في الشركة.

ماذا يجب أن يشمل؟

تعتمد التفاصيل الخاصة بما يجب تضمينه في الترحيب الترحيبي ، بالإضافة إلى النغمة ، على المرسل. فيما يلي أمثلة لما يمكن أن تتضمنه رسائل الترحيب ، اعتمادًا على من يرسلها.

الموارد البشرية / المجندين

ستفتح رسائل الترحيب التي كتبها مسؤول التوظيف أو أحد أعضاء فريق الموارد البشرية الرسالة بتحية حماسية.

قد يتضمن بعد ذلك قائمة بالمهام الإدارية التي يجب على الموظف إكمالها في يومه الأول لإعداد نفسه لبدء العمل. على سبيل المثال ، يمكنه تفصيل التعليمات الخاصة بإنشاء حساب مستخدم لشبكة الإنترانت الخاصة بالمؤسسة أو تضمين مرفقات أو روابط إلى الأعمال الورقية الأولية التي يجب توقيعها.

قد توفر رسائل الترحيب من المجندين وأعضاء فريق الموارد البشرية أيضًا مسارًا للاجتماعات للحضور مع رؤساء الأقسام أو مدير التوظيف أو غيرهم من الموظفين كجزء من عملية الإعداد. يمكن أيضًا مشاركة إرشادات المنظمة ، مثل قواعد اللباس ومتطلبات الراحة ومعلومات وقوف السيارات ومزايا الشركة والسياسات الأخرى في خطاب الترحيب الخاص بهم.

قد تصدر الموارد البشرية أيضًا إعلانًا عامًا للشركة عبر البريد الإلكتروني أو البوابة الداخلية مع نظرة عامة على تجربة العمل السابقة للموظف الجديد وما تم إحضاره إلى الفريق لإنجازه.

مديري التوظيف

غالبًا ما يقدم مديرو التوظيف الذين سيعملون عن كثب مع الموظف الجديد مزيدًا من المعلومات حول ما يمكن أن يتوقعه الموظف الجديد في الأيام القليلة الأولى ، وربما حتى الأسابيع والأشهر القليلة الأولى. بالإضافة إلى فتح الرسالة بتحية ترحيبية ، قد تتضمن الرسالة تفصيلاً يوميًا وكل ساعة لجلسات التدريب أو عمليات القسم للمراجعة.

قد تكون أيضًا فرصة لمديري التوظيف لتسمية أعضاء الفريق الآخرين وأدوارهم. عادة ، سيتم إغلاق الرسالة من خلال دعوة الموظف الجديد لطرح الأسئلة أو طلب التوضيح ، إذا لزم الأمر.

الزملاء

قد يشعر أعضاء الفريق الفردي أيضًا بأنهم مضطرون للوصول إلى موظف جديد بمقدمة ترحيبية. عادة ما تكون هذه الرسائل غير رسمية من حيث الهيكل والنبرة والشكل.

على سبيل المثال ، قد يكتب الزملاء رسالة مباشرة موجزة على Slack يقدمون فيها أنفسهم وماذا يفعلون في الفريق ويختتمون بعبارة "مرحبًا بك في الفريق!"

أمثلة على رسائل الترحيب

يمكن أن تتخذ تحية موظف جديد لفريقك أشكالًا متنوعة. غالبًا ما تكون هذه التطابقات في شكل طويل أو قصير. بالنسبة لقناة اتصال العمل التي يجب استخدامها ، يتم عادةً ترحيل رسائل الترحيب الطويلة عبر البريد الإلكتروني أو كرسالة مادية بينما قد تحدث الرسائل القصيرة على نظام أساسي للمراسلة ، مثل Slack.

فيما يلي بعض الأمثلة لتوضيح الشكل الذي قد يبدو عليه كل نوع من رسائل الترحيب.

وثيقةطويلة

عزيزي [اسم الموظف الكامل] ،

بالنيابة عن [الشركة / القسم] ، أود أن أرحب بكم في الفريق. ستساعدنا خبرتك في [المهارات / الصناعة] في الوصول إلى أهدافنا في العام المقبل ، ونتطلع إلى مساهماتك.

فيما يلي نظرة عامة على جدول اليوم الأول والمهام التي يجب إكمالها:

مسار الرحلة:

• [الوقت] توجيه الموظف الجديد
• [الوقت] مقدمة إلى الرئيس التنفيذي ومدير العمليات
• [وقت الغداء
• [الوقت] وجهًا لوجه مع المدير
• [الوقت] اجتماع تسجيل الفوائد

مهام:

• اقرأ ووقع الأوراق المرفقة
• قم بإعداد حسابات المستخدمين لأدوات الشركة والقسم
• قم بإنشاء ملف تعريف الإنترانت الخاص بك
• حدد موعدًا لاجتماع تمهيدي مع معلمك / رفيقك

إذا كانت لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التواصل معي على [رقم الهاتف / البريد الإلكتروني]. مرة أخرى ، نحن متحمسون جدًا لأنك اخترت الانضمام إلى مؤسستنا.

يعتبر،

[اسم المرسل]

[عنوان المرسل]

نموذج قصير

مرحبًا [الاسم الأول للتأجير الجديد]! أنا [اسم المرسل الأول] وأنا [اللقب]. أنا أتعامل مع [مهمة XYZ] وسأعمل معك عن كثب ، لذلك أردت التواصل معك والترحيب بك شخصيًا في الفريق. يُرجى إعلامي إذا كان هناك أي شيء تحتاج إلى مساعدة بشأنه أثناء عملية الانتقال. أتمنى أن تكون مستمتعًا بيومك الأول حتى الآن!

استخدم النغمة الصحيحة

من المرجح أن يظل ما يصل إلى 69 في المائة من الموظفين مع شركة لمدة ثلاث سنوات إذا كانت لديهم تجربة تأهيل إيجابية ، وفقًا لـ SHRM. يمكن أن يكون للتواصل بلمسة أولى لرسالة الترحيب تأثيرات دائمة على الموظف الجديد.

بغض النظر عمن يكتب الرسالة أو الرسالة الترحيبية ، قد يكون استخدام النغمة المناسبة أمرًا صعبًا. إذا كنت في فريق القيادة أو في قسم الموارد البشرية ، فقد ترغب في أن تنقل رسالتك نبرة رسمية ولكن مشجعة. قد يرغب الأقران الذين يرحبون بالتعيين الجديد في تحقيق نغمة ودية وتعاونية في رسالتهم.

إذا كنت تكافح للعثور على التوازن الصحيح ، يمكن أن تساعد ميزة Grammarly للكشف عن النغمة في إزالة التخمين من خلال تحديد النغمة التي تحاول استخدامها وتقديم اقتراحات كتابية للحفاظ عليها باستمرار طوال رسالتك.