لماذا تكتب تقريرًا: أهم 10 أسباب لتحسين مهاراتك

لماذا تكتب تقريرا؟ ألق نظرة على دليلنا واكتشف مزايا كتابة أنواع مختلفة من التقارير لتطوير عملك وقدراتك الأكاديمية.

يقدم تقرير أكاديمي أو تجاري أو علمي حقائق حول موضوع معين ويناقشها. تتبع التقارير أيضًا هيكلًا وتضمين الجداول والرسوم البيانية والملاحق لجعل البيانات المقدمة قابلة للفهم للجمهور.

هناك سببان رئيسيان لإلزام المدارس الطلاب بكتابة تقرير: مشاركة ما تعلموه ، وتحسين مهارات التفكير النقدي. هذه مهمة لإعداد الطلاب لمهنهم ومساعيهم المستقبلية.

أهم 10 دوافع لبدء كتابة تقرير

1. لإعلام الجمهور المستهدف

يعرض التقرير نتيجة مشروع بحث لإعلام جمهورك المستهدف. في التقرير ، ستقدم نتائجك بوضوح ودقة ، وقد يكون لديك حتى توصيات لحل مشكلة محددة.

تتطلب كتابة تقرير توثيق كيفية قيامك بمهمة البحث الخاصة بك ، ومناقشة الأساليب المستخدمة ، وتقديم نتائجك. يزود التقرير الناجح قرائه بالمعلومات الضرورية التي يحتاجون إليها في حالة رغبتهم في استخدام تقريرك لمزيد من البحث.

2. إنها أداة عظيمة لصنع القرار

يمكن لفريق البحث استخدام أدوات صنع القرار لتجنب أخطاء مثل الإفراط في التحليل والنطاق الواسع. في البحث العلمي ، يمكن أن يؤدي خطأ في تقرير بحثي إلى افتراضات ضارة. وفي الوقت نفسه ، يؤدي وجود خطأ في تقرير الأعمال إلى حدوث مشكلة في شكل خسائر.

اعتمادًا على أهداف مؤسستك ، يعد التقرير ضروريًا لجمع البيانات لتحديد الخطوات المناسبة والوصول إلى القرار الصحيح. ومع ذلك ، فإن الحصول على بيانات واقعية يمثل تحديًا نظرًا لوجود مصادر مختلفة ، خاصة على الإنترنت.

تجعل كتابة تقرير من الأسهل والأسرع اختيار الأساليب الأكثر فائدة التي يمكن لفريقك استخدامها لتحقيق النجاح. لتضييق نطاق قائمة طويلة من المراجع ، يجب عليك كتابة تقرير يلبي احتياجات جمهور معين بالمعلومات التي يجدها الجمهور ذات صلة بالموضوع. ابحث عن المعلومات المحدثة وابحث عن البدائل الممكنة.

3. لإجراء تحقيق

يمكن للتقرير التحقيق في العديد من المشكلات ، بغض النظر عن حجمها وتأثيرها. إنه يوفر فرصة للمسؤولين للتفكير في مبادرات لحل المشكلات بسرعة لمنعها من التدهور. كما أن وجود تقرير يساعد أولئك الذين يتمتعون بالسلطة على التعرف على جذر المشكلة ويساعدهم في تنفيذ التدابير لتجنب تكرار نفس الأخطاء. يمكن للتقرير الاستقصائي أيضًا تغيير الديناميكية داخل الفريق من خلال جعله أكثر ملاءمة للتغييرات الإيجابية والتعلم.

يجب أن يتضمن تقرير التحقيق الفني ما يلي:

• التحقيق الكامل
• سبب التحقيق
• تم الحصول على معلومات مهمة من الاستكشاف
• النتائج أو الأحكام
• الحلول المقترحة
• تطبيقات

4. لتقييم أعضاء الفريق

تساعد التقارير القادة في تقييم أداء أعضاء فريقهم. تعمل هذه التقارير كسجلات للإشراف على تقدم الفريق وكيف يعيق أحد الأعضاء أو يساهم في نموه. يتيح لك تحديد هؤلاء الأعضاء معرفة من يحتاج إلى مزيد من التوجيه. يجب أن يكون لهذه التقارير فترة محددة لمنح العضو الأضعف فرصة للتحسين.

تظهر تقارير الأداء أيضًا أولئك الذين يقدمون أفضل أداء والذين يعانون. يمكن أن تحفز هذه التقييمات الأفراد على التحسين والسعي لتحقيق النجاح. سوف ينتقل حماسهم إلى الأعضاء الآخرين ويفيد المنظمة. في بيئة الأعمال ، هؤلاء هم الأعضاء الذين يستحقون الترقية.

بشكل عام ، التوازن بين تحسين أعضاء الفريق الأضعف وإلهام من هم في القمة أمر بالغ الأهمية في تقدم المشروع والانتهاء في الوقت المحدد. ومع ذلك ، تذكر أن جميع تقارير التقييم يجب أن تظل عادلة وحقيقية لتجنب التعارضات.

5. للتقدم الوظيفي

تعمل كتابة تقرير على تعزيز مهارات التخطيط والتنظيم لديك ، كما تعمل على تقوية قدرات الاتصال والتنسيق والقدرة على إصدار الأحكام لديك. كما أنه يعزز فهمك لأساليب البحث والعمليات التجارية واتجاهات السوق.

تساعدك كتابة التقارير على أداء المهام اليومية بفعالية ، مما يؤدي إلى فرصة أكبر للتقدم المهني. الترقية في المناصب الأدنى أسهل لأن الأداء الوظيفي الجيد يكون كافياً في بعض الأحيان. ومع ذلك ، تتطلب الإدارة العليا الكفاءة الفكرية للمناصب العليا.

بالإضافة إلى ذلك ، تعد كتابة تقرير يحتوي على معلومات حول مناصبك السابقة وإنجازاتك ومستويات أدائك إحدى الطرق للتعبير عن توافقك مع الإدارة العليا وزيادة فرصك في التقدم.

6. حتى الآن حقائق غير متحيزة

يعد امتلاك وجهة نظر محايدة عند تقديم الحقائق أمرًا حيويًا لإظهار حيادك لجميع الأطراف المعنية. هذا أمر بالغ الأهمية لأنه عندما يكتشف الجمهور التحيز ، فإنهم يشكون في مصداقية الورقة. في الكتابة ، كن حذرًا من أن تبدو وكأنك تنحاز إلى أحد الجوانب ، لأن ذلك يقلل من جودة الورق وموثوقية الكتاب. عند كتابة تقرير ، يجب عليك التأكد من أن جميع البيانات الواقعية يتم بحثها وحسابها وتقييمها بدقة لشرح كل معلومة بشكل صحيح.

تقلل كتابة تقرير من فرص ظهورك وكأنك متحيز لأنه يعرض الإحصائيات والمخططات والإجراءات المستخدمة للوصول إلى نتيجة. يحدد التقرير موضوعًا ويفحصه ، مع مراعاة التفاصيل ذات الصلة. يسعى إلى أن يكون موضوعيًا قدر الإمكان ولا يأخذ في الاعتبار سوى الحقائق بدلاً من الآراء.

7. لتعديلات المشروع

التقرير هو وثيقة حيوية توضح ما إذا كانت العملية والأنشطة قد تحققت بالكامل وفقًا لخطة الفريق وأهدافه. يحدد الروابط الضعيفة التي تسبب تأخيرات أو مشاكل داخل البرنامج والتي تؤثر على الجدول الزمني للمشروع. تساعد كتابة ومراجعة التقارير السابقة في تحديد المشكلات داخل المشاريع بحيث يمكنك تنفيذ الخطوات المناسبة للحفاظ على تقدم المشروع بنجاح.

8. إنها أداة إدارة عظيمة

التقارير ضرورية للتخطيط والتحكم وتحفيز أعضاء الفريق. يحتاج القائد إلى معرفة كيفية إنتاج تقرير لاتخاذ قرار مستنير حول الجوانب المختلفة للمشروع.

على سبيل المثال ، تعد تقارير نهاية الشهر مهمة للشركات حيث يتم استخدامها لوضع خطط للأشهر القادمة. المعلومات الواردة في هذه التقارير ضرورية لتنمية الأعمال وإيجاد المزيد من الطرق لتحسين الخدمة.

في بيئة احترافية ، يؤدي إنشاء تقرير وتقديمه إلى مستويات الإدارة الأخرى إلى تحسين التنسيق وتقليل مسافة القوة بين الموظفين وضمان تلقي جميع أصحاب المصلحة معاملة عادلة.

9. لترتيب المعلومات

تشكل أرشيفات التقارير قاعدة معرفية وتصبح مكتبة معلومات للمنظمة. نظرًا لأن هذه التقارير تحتوي على جميع أنواع الأحداث التي تحدث في وقت معين ، فإنها ستكون مرجعًا مستقبليًا للباحثين أو الإدارة التالية. يسهّل استخدام هذه المراجع على الفرق اللاحقة التغلب على المواقف المعقدة التي قد تنشأ.

يمكن أن تساعد التقارير الإعلامية في تطوير منتجات أو خطط جديدة لتحسين المشروع. هذا صحيح بشكل خاص في التقارير العلمية إذا كانت نتائج الدراسة تختلف عن افتراضات الباحثين. إذا كنت تواجه مشكلات مع مبيعات المنتجات ، فيمكنك الرجوع إلى تقارير الأعمال السابقة للعثور على منتجات متوقفة ولكنها جيدة الأداء. يمكنك إما إعادة إطلاق هذه المنتجات أو تطويرها إلى سلع جديدة وأفضل.

10. لرصد التقدم

في المدرسة ، يقوم الطلاب بإنشاء تقرير لمشاركة ما تعلموه. يساعدك التقرير المكتوب على تتبع الأنشطة وتحديد المشكلات ومراقبة التقدم. بالنسبة للشركات ، فإن كتابة التقارير كل أربعة أشهر على الأقل تتيح لهم معرفة ما يلي:

• ما تم إنجازه
• ما ينقص
• ما الذي يجب تغييره في المنتج أو الإدارة

تساعد التقارير أيضًا في تتبع النفقات والمبيعات ، مما يسمح بوضع ميزانية أفضل وتوفير المزيد من موارد الشركة. عندما يحين الوقت ، يمكنك استخدام هذه التقارير لإنشاء استراتيجيات جديدة ومحسنة وعملية للوصول إلى أهداف الشركة. من خلال كتابة تقرير ، فإنك تنشئ تدريجيًا جدولًا زمنيًا لدراستك أثناء توسعها. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بالبيانات الإحصائية والأنماط الإستراتيجية التي يمكنك استخدامها للتطوير المستقبلي.