كلمات تطهيرها من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

هل تحتاج رسائل البريد الإلكتروني المتضخمة إلى نظام غذائي؟ إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني شديدة الإلزام ، فقد لا يميل المستلم إلى قراءتها بعناية. اجعل رسائل بريدك الإلكتروني مختصرة ونظيفة وفعالة من خلال التخلص من هذه العبارات غير الضرورية.

كلمة واحدة يحتمل أن تكون غير مهذبة

عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني ، لا يستطيع المتلقي رؤية عينيك المتلألئة وابتسامتك الشيطانية. قد تبدو كلمات معينة ، مثل "في الواقع" ، ساخرة أو متعالية أو حتى غير مهذبة. ضع في اعتبارك هذه المحادثات كمثال ، وحدد أيهما يرسل الرسالة الأكثر تهذيباً:

الرئيس: ماري ، لقد طلبت منك تقرير بولدر هذا الصباح. هل يمكنك إحضاره إلى مكتبي في أسرع وقت ممكن؟

الرد 1: في الواقع ، لقد وضعته على مكتبك سابقًا. يجب أن يكون تحت ثقلك الورقي الأخضر. اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت لا ترى ذلك.

الرد 2: لقد وضعته تحت مكتبك في وقت سابق. يجب أن يكون تحت ثقلك الورقي الأخضر. اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت لا ترى ذلك.

هل يبدو الإصدار الأول مقتطفًا بعض الشيء؟ بدلاً من المخاطرة بإساءة فهم كلماتك ، لماذا لا تترك العبارة غير الضرورية "في الواقع" في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟

7 كلمات وعبارات ابن عرس

كلمات ابن عرس تجعلك تبدو غير متأكد أو غير موثوق به. على وجه الخصوص ، هناك سبعة تعبيرات يجب حذفها إذا كنت تريد أن تترك انطباعًا جيدًا لدى القارئ: مثل ، نوعًا ما ، نوعًا ما ، ربما ، ربما ، ربما ، يمكن ، ويمكن. لنلقِ نظرة على نموذج بريد إلكتروني آخر مع ابن عرس وبدونه.

العميل: هل ستصل الشحنة يوم الإثنين؟

الرد 1: قد نتمكن من تسليم الطرد بحلول يوم الاثنين. أنا بحاجة إلى رقم التتبع الخاص بك. ربما إذا قمت بإرسالها ، يمكنني معرفة مكان الحزمة.

الرد 2: لمعرفة مكان الحزمة الخاصة بك بالضبط ، أحتاج إلى رقم التتبع. يرجى إرساله وسأخبرك ما إذا كانت الحزمة ستصل بحلول يوم الاثنين.

الرد الثاني مباشر وصادق. لا يرد صوت واحد متردد؟ إذا كنت تريد إرسال انطباع بأن كل شيء تحت السيطرة ، فتجنب التعبيرات التي تبدو وكأنك تحاول الابتعاد عن شيء ما.

3 إضافة لا شيء الظروف

يكره بعض الكتاب الظروف ، لكن يتفق معظمهم على أن لها مكانها. كتب هنري جيمس "الصفات هي سكر الأدب والظروف والملح." لنقل الاستعارة إلى الأمام ، يعزز الملح طعم الطعام عند استخدامه بالنسب الصحيحة. الكثير من الملح يفسد الطبق. من ناحية أخرى ، لا مكان للملح في بعض الأطعمة. تخيل وضع الملح في عصير الليمون الخاص بك ، على سبيل المثال! الظروف الثلاثة هي أسوأ الأسوأ لأنها لا تضيف شيئًا مهمًا إلى العبارة. تجنب بشكل أساسي وحالي وجدي. ألقِ نظرة على هذه الأمثلة لمعرفة سبب ترك هذه الكلمات الثلاث وراءك بشكل دائم.

الرسالة 1: لقد فكرت بجدية في عرض العمل الخاص بك. في الأساس ، أكتب للرفض لأن لدي حاليًا التزامات تمتد حتى 2 أبريل من العام المقبل. بمجرد أن يتم الوفاء بها ، سأتصل بك مرة أخرى لمناقشة الفرص المتاحة لديك.

الرسالة الثانية: أكتب إليكم لرفض عرض العمل الخاص بك لأن لدي التزامات سابقة تمتد حتى 2 أبريل من العام المقبل. بمجرد أن يتم الوفاء بها ، سأتصل بك مرة أخرى لمناقشة الفرص المتاحة لديك.

إنه عرض عمل! بالطبع كنت تفكر بجدية في ذلك. أنت تكتب بصيغة المضارع. لذلك ، "في الوقت الحالي" هو غريب. تشير كلمة "بشكل أساسي" إلى أن البيان يلخص أهم جوانب موقف معقد. ومع ذلك ، قمت بشرح النقاط الرئيسية. إذا كان القراء بحاجة إلى مزيد من التفاصيل ، فسوف يسألون.

3 جمل مكررة أو غير دقيقة

لقد غطينا العديد من العبارات الزائدة التي لا تفعل شيئًا سوى الكتابة المنتفخة. في رسالة بريد إلكتروني ، حيث يتم تقدير الإيجاز بشكل خاص ، يجب حذف هذه العبارات دون تأخير. دعنا نعيد النظر في عدد قليل من أسوأ المخالفين:

في الواقع

في الواقع يعني "في الواقع". غالبًا ما يستخدمه المتحدثون لتصحيح سوء فهم أو للإشارة إلى خطأ.

المتحدث 1: أنا لا آكل عصيدة من دقيق الذرة لأنني أعاني من حساسية من القمح.

المتحدث 2: في الواقع ، عصيدة من دقيق الذرة هي أحد منتجات الذرة.

تذكر عندما ناقشنا لماذا يجب تجنب "في الواقع"؟ إذا قرأت المحادثة أعلاه بصوت عالٍ ، فربما تتخيل المتحدث 2 يقدم التصحيح مع وضع اليدين على الوركين ولف للعينين. لماذا المخاطرة بالإساءة لقرائك؟ لا تأخذ من المسلم به أنهم سيفهمون دوافعك. من الأفضل دائمًا إجراء تصحيحات أو توضيحات مهمة شخصيًا. إذا كان لا بد من إرسال بريد إلكتروني ، فاختر كلماتك بعناية. القليل من اللباقة يقطع شوطا طويلا.

في عملية

عزيزي العميل ، نحن بصدد إعادة تصميم متجرنا. سيتم إغلاق موقع بيتس حتى إشعار آخر.

هل سيرتبك عملاؤك إذا حذفت عبارة "قيد التنفيذ"؟ هل سيحضرون عند واجهة المتجر حكّوا رؤوسهم؟ إذا أعدت قراءة الجملة دون "قيد التنفيذ" ، فستظل تفهم سبب إغلاق الموقع. لماذا تذكر ما هو واضح؟

لكل النوايا و الأهداف

لجميع المقاصد والأغراض تعني "ساري المفعول". يستخدمه الناس عندما يكون هناك بعض الغموض في بيان الحقيقة. على سبيل المثال ، تخيل أنك مالك شركة تريد التوقف عن تصنيع منتج ما. قمت بتعيين تاريخ وقف الإنتاج. يجب استخدام معظم المواد اللازمة لصنع المنتج بحلول ذلك التاريخ. إذا انتهى بك الأمر بمواد متبقية ، فستستمر في الإنتاج لبضعة أيام أخرى لتجنب الهدر. بدلاً من الخوض في التفاصيل الشاملة مع العاملين لديك ، فأنت تقول: لجميع المقاصد والأغراض ، سيتوقف الإنتاج في 15 أكتوبر.

بدلًا من هذه العبارة اللفظية ، اختر طريقة أكثر دقة للتعبير عن التفاصيل الغامضة. في المثال أعلاه ، يمكن لمالك الشركة أن يقول إنه من المتوقع أن يتوقف الإنتاج في 12 أكتوبر. أو قد تقول إن الإنتاج سيتوقف في منتصف أكتوبر. في كلتا الحالتين ، يفهم العمال الإطار الزمني العام لنهاية الإنتاج.

إذا لم تكن مقتنعًا ، ففكر في مشكلة أخرى تنشأ مع "لجميع المقاصد والأغراض". كثير من الناس يستخدمونه بشكل غير صحيح. بدلاً من المخاطرة بأن تكون واحدًا منهم ، قد ترغب في استخدام مرادف مثل "في الواقع".

اللغة الإنجليزية مليئة بكلمات الحشو غير الضرورية. أفضل رسائل البريد الإلكتروني تكون واضحة ومباشرة ومختصرة. إذا كنت تريد أن تنقل رسائل البريد الإلكتروني الغرض منها ، فتخلص من هذه العبارات الزائدة عن الحاجة.