ما يجب وما لا يجب فعله في آداب الدردشة في العمل

إذا كان يوم عملك يتضمن مراسلة زملائك عبر منصة تواصل مثل Slack، فمن المحتمل أن يكون لديك سبب للتفكير في آداب السلوك المناسبة لمحادثات العمل. من السهل جدًا أن تبدو متهورًا إذا لم تكن حذرًا، لذلك سنقدم لك هنا بعض النصائح المفيدة التي يجب عليك تجنبها.

سواء كان فريقك يستخدم Slack أو شيئًا مشابهًا عبر Teams، أو Hangouts، أو Flock، أو Chanty، أو أي من التطبيقات الأخرى العديدة، فإننا نقدم لك ما يجب عليك فعله - وما يجب تجنبه - لتحسين آداب الدردشة في العمل وتحسينها.

لا تفعل: ابدأ بلعبة التخمين.

عند مراسلة زميل لا تعرفه جيدًا، فإن مجرد البدء بكلمة "مرحبًا" يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر، خاصة في غياب بعض السياق الإضافي أو حتى الرموز التعبيرية. لا أحد يريد أن يخمن ما الأمر، وإذا كانوا مشغولين ويحتاجون إلى الرد لاحقًا، فيجب استئناف المحادثة من البداية غير الملائمة.

افعل: كن واضحًا ومتعمدًا أثناء فتح المحادثات

من الحكمة تقديم بعض المعلومات الأساسية في البداية:ما موضوع هذا؟ضع في اعتبارك أيضًا أن الشخص الذي تراسله من المحتمل أن يكون لديه الكثير من الأعمال الأخرى، وقد لا تكون رسالتك هي الأولوية الأكثر إلحاحًا بالنسبة له. (إذاكانالأمر كذلك في الواقع، فستحتاج إلى توضيح السبب وراء ذلك وبسرعة.)

بخلاف ذلك، فكر في افتتاحية متواضعة وواضحة مثل: "مرحبًا، هل لديك الوقت للتفكير في المحتوى القادم؟"

لا تفعل: فكر بصوت عالٍ، سطرًا واحدًا في كل مرة

إليك فكرة — بينغ! إذا استمر هذا في الحدوث — ping! سوف يصبح قديمًا — بينغ! سريع للغاية - بينغ!

لا تفعل ذلك أيضًا: أرسل للأشخاص رسالة واحدة بطول فصل من الكتاب

وهذا هو عكس العنصر الأخير - حيث يحصل المستلم على رسالة ملحمية مترامية الأطراف تجعل العيون تتلألأ وتغرق القلوب في اللحظة التي تظهر فيها. مجرد قراءتها قد تتطلب فنجانًا آخر من القهوة، واستيعابها بشكل هادف، حسنًا، قد يستغرق ذلك بعض الوقت. أوه، وأثناء انتظار قيام شخص ما بكتابة مثل هذا التأليف، فإن مشاهدة نقاط الترقب إلى الأبد ليس أمرًا ممتعًا أيضًا.

افعل: حاول تحقيق التوازن بين طول الرسالة وحجمها.

هناك عدة طرق للقيام بذلك. إذا كانت أفكارك مشتتة، فخصص دقيقة لتجميعها ومعرفة ما تريد الخروج به من المحادثة، ثم قم بالتنظيم وفقًا لذلك.

إذا كانت لديك مشكلة معاكسة، قم بتقسيم أفكارك إلى أجزاء أصغر. إن مشاركة أفكارك في أجزاء صغيرة يمنح المتلقي فرصة للرد وطرح الأسئلة، والتي قد توضح أيضًا كيفية المضي قدمًا. ويمكن أن يخفف بعض التشويق المذكور آنفاً.

وتذكر أن أدوات مثل Slack ليست مثالية لجميع المناسبات؛ في بعض الأحيان تكون البدائل مثل المحادثة الهاتفية أو المذكرة المكتوبة أكثر عملية.

لا تفعل: أنسى من تتحدث إليه

في بيئة مثل Slack، حيث قد تظهر عبارة "على الرحب والسعة" لصديق العمل كرمز تعبيري يرتدي نظارة شمسية، فمن السهل الانزلاق إلى وضع غير رسمي للغاية مع أشخاص لا تعرفهم حقًا. ولكن ما لم تكن لديك علاقة صريحة بينك وبين رئيسك في العمل، فكر في الاحتراف قبل لصق صورة GIF الخاصة بعائلة Simpsons.

افعل: ضع في اعتبارك جمهورك

لا ينطبق ما سبق على اللياقة فحسب، بل ينطبق أيضًا على اللغة، فلا يتقن الجميع لهجة تخصصك. على سبيل المثال، قد يعرف أحد منتجي البودكاست ما تعنيه إذا قلت أنك "ترتد الجلسة"، ولكن هذه كومة من الكلمات لأي شخص في فريقك لا "يقطع الشريط". من الأفضل أن تقول أنك على وشك الانتهاء من تحرير الحلقة.

قد يكون هناك أيضًا ميل للعادات الناتجة عن محادثات العمل إلى التسلل إلى المحادثات خارج العمل، مع نتائج أقل من ممتازة. على سبيل المثال، لا يريد شريكك أن يتم إخباره عبر رسالة نصية أنك ستعود إلى خطط العشاء أو إمكانيات "المسار الموازي" للطعام الهندي أو البيتزا.

لهذا السبب، حاول أن تقوم بممارسة التحقق مرة أخرى مما تقوله ومن تقوله قبل أن تقوم بمراسلة "الإرسال". وبما أن هذا يصبح طبيعة ثانية بمرور الوقت، فإنه يمكن أن يوفر عليك الكثير من الإحراج.

أخيرًا، حاسم، خذه معك إلى المنزل. افعل: اكتب بأكبر قدر ممكن من التعاطف.

الهدف من أي شيء مكتوب هو أن يقرأه شخص ما ويفهمه، وأفضل ما في الكتابة هو جعل هذه العملية واضحة قدر الإمكان للقارئ. هنا، مفتاح النجاح هو التعاطف، وهو ضروري سواء كنت تكتب رواية أو علامة تحذيرية أو رسالة متواضعة على Slack: كيف سيصل هذا إلى الشخص الذي يقرأها؟

إذا كنت تعتقد أن ما تقوله قد يبدو فظًا أو ساحقًا أو يصعب متابعته، فهذه إشارة قوية إلى أن المراجعات سليمة.