ما يجب فعله وما لا يجب فعله في آداب الدردشة في العمل

إذا كان يوم عملك يتضمن مراسلة مع زملائك عبر منصة اتصالات مثل Slack ، فمن المحتمل أن يكون لديك سبب للنظر في الآداب المناسبة لمحادثات العمل. من السهل جدًا أن تبدو متهورًا إذا لم تكن حريصًا ، لذلك سنقدم لك هنا بعض النصائح المفيدة.

سواء كان فريقك يستخدم Slack أو شيئًا مشابهًا عبر Teams أو Hangouts أو Flock أو Chanty أو أي من العديد من الآخرين ، فقد قمنا بتغطيتك بما يجب عليك فعله - وما يجب تجنبه - لتحسين آداب محادثة العمل وإتقانها.

لا تفعل: ابدأ بلعبة التخمين.

عند مراسلة زميل لا تعرفه جيدًا ، فإن مجرد البدء بكلمة "مرحبًا" يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر ، خاصة في غياب بعض السياق الإضافي أو إلى حد كبير مثل الرموز التعبيرية. لا أحد يريد أن يخمن ما الأمر - وإذا كان مشغولًا ويحتاج إلى الرد لاحقًا ، فيجب أن تعود المحادثة من البداية الصعبة.

افعل: كن واضحًا ومتعمدًا عند فتح المحادثات

من الحكمة تقديم بعض المعلومات الأساسية في البداية: ما هذا؟ أيضًا ، ضع في اعتبارك أن الشخص الذي تراسله لديه الكثير من الأعمال الأخرى ، وقد لا تكون رسالتك هي الأولوية الأكثر إلحاحًا. (إذا كان ، في الواقع ، يجب أن يكون كذلك ، فأنت تريد توضيح سبب ذلك وبسرعة.)

خلافًا لذلك ، ضع في اعتبارك الافتتاحية المتواضعة التي لا تحتاج إلى شرح مثل ، "مرحبًا ، هل لديك وقت لتبادل الأفكار حول المحتوى القادم؟"

لا تفعل: فكر بصوت عالٍ ، سطر واحد في كل مرة

ها هي فكرة - ping! إذا استمر هذا في الحدوث - ping! سوف تصبح قديمة - بينغ! سريع للغاية - ping!

لا تفعل أيضًا: أرسل رسالة واحدة إلى الأشخاص بطول فصل الكتاب

هذا هو عكس العنصر الأخير - يتلقى المستلم رسالة ملحمية واحدة مترامية الأطراف تتسبب في تلألؤ العيون وتغرق القلوب في اللحظة التي تظهر فيها. مجرد قراءته قد يتطلب فنجانًا آخر من القهوة ، وامتصاصه بشكل مفيد ، حسنًا ، قد يستغرق ذلك بعض الشيء. أوه ، وأثناء الانتظار بينما يكتب شخص ما مثل هذا التأليف ، فإن مشاهدة نقاط الترقب للأبد ليست متعة أيضًا.

افعل: حاول تحقيق التوازن بين طول الرسالة وحجمها.

هناك بضعة طرق لفعل هذا. إذا كانت أفكارك مبعثرة ، خذ لحظة لجمعها ومعرفة ما الذي تتطلع إليه للخروج من المحادثة ، ثم نظمها وفقًا لذلك.

إذا كانت لديك مشكلة معاكسة ، قسّم أفكارك إلى أجزاء أصغر. تتيح مشاركة أفكارك في أجزاء صغيرة للمستلم فرصة للرد وطرح الأسئلة ، والتي قد تفيد أيضًا في كيفية تقدمك. ويمكن أن يخفف بعض التشويق المذكور أعلاه.

وتذكر أن أدوات مثل Slack ليست مثالية لجميع المناسبات ؛ في بعض الأحيان تكون البدائل مثل محادثة هاتفية أو مذكرة مكتوبة أكثر عملية.

لا تفعل: انسَ من تتحدث إليه

في بيئة مثل Slack ، حيث قد تظهر عبارة بسيطة "مرحبًا بك" لزميل في العمل كإيموجي يرتدي النظارات الشمسية ، من السهل الانزلاق إلى وضع غير رسمي للغاية مع أشخاص لا تعرفهم حقًا. ولكن ما لم تكن لديك أنت ورئيسك علاقة صريحة تُحسد عليها ، فاحرص على الاحتراف قبل لصق صورة Simpsons GIF.

افعل: فكر في جمهورك

لا ينطبق ما ورد أعلاه على اللياقة فحسب ، بل ينطبق أيضًا على اللغة اللغوية - فليس كل شخص يتقن اللهجة المتخصصة التي تنتمي إليها. على سبيل المثال ، قد يعرف أحد منتجي البودكاست ما تقصده إذا قلت إنك "ترتد الجلسة rn" ، لكن هذه كومة من الكلمات لأي شخص في فريقك لا يقوم "بقص الشريط". من الأفضل أن نقول إنك أوشكت على الانتهاء من تحرير الحلقة.

قد يكون هناك أيضًا ميل للعادات من محادثات العمل للتسلل إلى المحادثات خارج العمل - مع نتائج أقل من ممتازة. على سبيل المثال ، لا يريد شريكك أن يتم إخبارك عبر الرسائل النصية ، فسوف "تعيد دائرة" حول خطط العشاء أو احتمالات "المسار الموازي" للطعام الهندي أو البيتزا.

لهذا السبب ، حاول أن تتدرب على التحقق مرة أخرى مما تقوله ولمن قبل أن تهرس "إرسال". نظرًا لأن هذا يصبح طبيعة ثانية في الوقت المناسب ، يمكن أن يوفر لك الكثير من الإحراج.

افعل نهائيًا وحاسمًا وصافيًا: اكتب بأكبر قدر ممكن من التعاطف.

الهدف من أي شيء مكتوب هو أن يقرأه شخص ما ويفهمه ، وتسعى أفضل كتابة لجعل هذه العملية مباشرة قدر الإمكان للقارئ. هنا ، مفتاح النجاح هو التعاطف ، وهو ضروري سواء كنت تكتب رواية أو ملصق تحذير أو رسالة متواضعة على Slack: كيف ستؤثر هذه القصة مع الشخص الذي يقرأها؟

إذا كنت تعتقد أن ما تقوله قد يبدو وقحًا أو مربكًا أو يصعب متابعته ، فهذه علامة قوية على أن المراجعات صحيحة.