هل يمكنك بالفعل استخدام الرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل؟
نشرت: 2017-09-03من المحتمل أنك تواجه رموز تعبيرية على أساس يومي. تظهر هذه الرموز الرائعة في كل مكان - في النصوص مع الأصدقاء والعائلة ، ومشاركات الوسائط الاجتماعية ، وحتى في السينما.
لكن هل هم في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بعملك؟ و- هذا هو السؤال الأكثر بروزًا- هل ينبغي أن تكون في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل؟
ارتفع استخدام الرموز التعبيرية بشكل مطرد منذ إنشائها في اليابان في أواخر التسعينيات. بالنسبة للكثيرين منا ، هم الآن جزء طبيعي من الاتصالات الرقمية ، لكن هل ينتمون إلى مكان العمل؟ إذا قمت بتضمين رمز تعبيري مبتسم في رسالة إلى رئيسك في العمل ، فهل تقوم ببناء علاقة - أو هل سيعتقد رئيسك أنك غير محترف؟ ماذا عن إرسال كومة من الرموز التعبيرية للبراز إلى زميل؟
سواء كنت تعاني من القلق الذي تتساءل عن الرموز التعبيرية المناسبة ، أو كنت تغمر زملائك بالرموز التعبيرية إلى اليسار واليمين ، فستحتاج إلى مواصلة القراءة.
نحن اليوم نتعامل مع الفروق الدقيقة لاستخدام الرموز التعبيرية في مكان العمل ونقدم بعض الإجابات الحقيقية عن هذا السؤال المتكرر حول آداب العمل.
لماذا نستخدم الرموز التعبيرية؟
إذا كان هناك جدل حول الرموز التعبيرية في الاتصالات التجارية ، فلماذا نشعر بضرورة استخدامها؟ لماذا لا نتنازل عنها تماما؟
الجواب البسيط: نريد أن نفهم بشكل أفضل.
من المعروف أن الاتصال عبر البريد الإلكتروني يمثل مشكلة لأنه يفتقر إلى الإشارات العاطفية التي نعتمد عليها في المحادثات وجهًا لوجه أو عبر الهاتف. بدون نبرة الصوت أو تعابير الوجه لإرشادنا ، هناك مجال كبير لسوء الفهم عندما نقرأ بريدًا إلكترونيًا. غالبًا ما يتم تفسير الرسائل التي يُقصد بها أن تكون إيجابية على أنها محايدة ، ويتم تفسير الرسائل المحايدة على أنها سلبية.
تذكر أن المرة التي كتبت فيها إلى رئيسك رسالة بريد إلكتروني مفصلة ومدروسة جيدًا ، لتتلقى ردًا مقتضبًا من سطر واحد فقط؟ من المحتمل أن رئيسك كان سعيدًا بعملك ، لكن بريده الإلكتروني فشل في نقل الدفء والموافقة التي ستحصل عليها المحادثة وجهًا لوجه أو عبر الهاتف.
لا أحد يريد أن يُساء فهمه أو يُنظر إليه على أنه أحمق ، لذلك اخترعنا طرقًا للتحايل على غموض البريد الإلكتروني. وفقًا لدراسة أجريت عام 2014 ، فإننا نستخدم الرموز في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ليس لنقل المشاعر بشكل مباشر ، ولكن كإشارات للسياق لإظهار المستلم كيفية تفسير رسالتنا. (على سبيل المثال ، تضمين ابتسامة بعد سطر يُقصد به أن يكون مزحة.)
ولكن عندما ترسل رمز winkie إلى رئيسك في العمل ، فهل تتواصل بشكل أكثر فاعلية أم يمكن أن يضر بقضيتك بالفعل؟
لماذا لا يجب عليك استخدام الرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل
قد يكون لدينا أفضل النوايا عندما نستخدم الرموز التعبيرية في اتصالات العمل (مزيد من الدفء ، وعلاقة أفضل!) ولكن الأبحاث الحديثة حول استخدام الرموز التعبيرية قدمت نتائج غير مشجعة.
وجدت الدراسة التي حملت عنوان "الجانب المظلم من الابتسامة: آثار التعبيرات المبتسمة على الانطباعات الأولى الافتراضية " ما يلي:
... على عكس الابتسامات الفعلية ، لا تزيد الوجوه الضاحكة من الإحساس بالدفء وتقلل في الواقع من إدراك الكفاءة. تصورات الكفاءة المنخفضة بدورها قوضت تبادل المعلومات.
لتلخيص ذلك ، إذا كنت تستخدم ابتسامة في التواصل مع شخص لا تعرفه جيدًا ، فهم
- ربما لن ترى رسالتك على أنها "أكثر دفئًا"
- ربما سوف ينظر إليك على أنك "أقل كفاءة".
- من المحتمل أن تتضمن معلومات أقل في ردهم عليك لأنهم يرون أنك غير كفء
أوتش! هذه نتائج عكسية خطيرة. بناءً على هذه المعلومات الجديدة ، هل يجب أن نزيل الرموز التعبيرية من مكان العمل إلى الأبد؟
ليس بالكامل.
وجدت الدراسة أيضًا أن الابتسامة يمكن أن تحل محل الابتسامة الشخصية إذا كانت لديك بالفعل علاقة مع المتلقي.
خاتمة؟ يمكن أن تكون الرموز التعبيرية مفيدة عند استخدامها في السياق الصحيح.
إنه أمر رائع ، لكنك الآن ربما تتساءل عن السياق "الصحيح". للإجابة على هذا السؤال ، قمنا بتجميع بعض الإرشادات والنصائح المتعلقة باستخدام الرموز التعبيرية ، وكل ذلك يعود إلى من هو جمهورك.
عندما لا تستخدم الرموز التعبيرية
يعد استخدام الرموز التعبيرية في السياقات التالية فكرة سيئة بشكل عام:
- مع شخص لم تقم بتطوير علاقة معه
- مع رئيسك في العمل أو رؤسائك الآخرين
- مع عملائك
- مع زملاء العمل لديك علاقة غير مريحة معهم
- في مكان عمل أكثر رسمية بطبيعته (إذا كنت ترتدي بدلة ، فلا يجب أن تستخدم الرموز التعبيرية!)
- لاستبدال الكلمات بالكامل (على سبيل المثال ، استخدام رمز قلب بدلاً من كلمة "حب")
- في رسالة بها أخبار سيئة أو طلب غير مريح (على سبيل المثال ، قد تؤدي إضافة عابس بعد مطالبة شخص ما للعمل خلال عطلة نهاية الأسبوع إلى إزعاج المستلم بدلاً من تسهيل الأمور)
- في الرسائل ذات الصياغة الغامضة (أفضل طريقة لتجنب سوء التواصل هي كتابة رسائل واضحة لا لبس فيها!)
عندما تكون الرموز التعبيرية مفيدة
فيما يلي بعض السياقات حيث يمكنك استخدام الرموز التعبيرية لبناء علاقة:
- مع زملائك في العمل إذا كانت ثقافة مكان عملك غير رسمية (على سبيل المثال ، في معظم الشركات التقنية الناشئة)
- إرسال رسائل بريد إلكتروني سريعة إلى فريقك المترابط
- الدردشة مع فريقك على Slack أو تطبيقات المراسلة الأخرى
- بالمراسلات مع شخص في نفس مستواك الذي يستخدم الرموز التعبيرية أيضًا