كيفية كتابة رسالة الغلاف

خطاب التقديم، المعروف أيضًا باسم خطاب التقديم، هو خطاب شخصي منك إلى الشخص الذي يشرف على عملية التوظيف للوظيفة التي تتقدم لها.

خطاب التقديمليسمثل السيرة الذاتية . في حين أن السيرة الذاتية توفر خريطة واضحة لكل نقطة من حياتك المهنية حتى الآن، فإن خطاب التقديم يحكي الجانب الشخصي من قصة حياتك المهنية. من الناحية المثالية، يكمل خطاب التقديم والسيرة الذاتية كل منهما الآخر، حيث تجيب كل وثيقة على أي أسئلة لدى مسؤول التوظيف حول مهاراتك وخبرتك العملية بعد قراءة الأخرى.

ما الذي يجب أن يتضمنه خطاب التقديم؟

تأكد من أن خطاب الطلب الخاص بك يتضمن كل ما يلي:

• الوظيفة التي تتقدم لها
• كيف وجدت فرصة العمل
• لماذا تريد العمل في الشركة
• لماذا تتقدم إلى الوظيفة المحددة التي تبحث عنها؟
• المهارات والخبرة والسمات الشخصية المتعلقة بالعمل التي تجعلك مناسبًا تمامًا لهذا الدور

إن ذكر الوظيفة التي تتقدم لها وكيف وجدتها أمر بسيط - ما عليك سوى التعبير عن اهتمامك بالمسمى الوظيفي في الجملة الافتتاحية:

• "أنا أكتب ردًا على موقف كاتب المحتوى المنشور على موقع الواقع."

عندما تتحدث عن سبب رغبتك في العمل في الشركة، لا يمكنك أن تكتب "لأنني بحاجة إلى وظيفة". حتى لو كان هذا صحيحًا، فإنه لا يفعل شيئًا يجعلك تبرز كمرشح مؤهل جيدًا لهذا الدور. يجب أن يوضح هذا الجزء من خطاب التقديم الخاص بك كيف تتناسب قيمك المحددة وأهدافك المهنية مع مهمة الشركة. قد تقول شيئًا مثل:

• "باعتباري ناشطًا في مجال حقوق الحيوان طوال حياتي، فأنا متحمس لفرصة العمل مع منظمة تفيد الأنواع المهددة بالانقراض بشكل مباشر."

يجب أيضًا أن يتحدث خطاب التقديم الخاص بك عن كيفية وسبب أهليتك للوظيفة التي تتقدم لها. الجمل التي توصل هذه النقاط يمكن أن تبدو كما يلي:

• "خلال السنوات التي قضيتها في تدريس اللغة الإنجليزية في اليابان، قمت بتطوير مهارات إدارة الفصل الدراسي، والحساسية الثقافية، وقاعدة المعرفة اللغوية اللازمة للنجاح كمدرس للغة الإنجليزية كلغة ثانية."
• "لقد عملت في خدمة العملاء على مدى السنوات السبع الماضية. وخلال تلك الفترة، أصبحت خبيرًا في التواصل الواضح وحل المشكلات وتوجيه العملاء إلى المنتجات الأكثر ملاءمة لهم.

بالإضافة إلى مشاركة سبب اهتمامك بالعمل لدى صاحب عمل محدد وسبب أهليتك لهذا الدور، قم بتضمين القليل عن نفسك وكيف يبرز ذلك في العمل:

• "أنا منظم طبيعي. في أدواري السابقة، ساعدت زملائي على زيادة إنتاجيتهم من خلال تعريفهم بأدوات واستراتيجيات التنظيم المفضلة لدي.

هل خطاب التغطية ضروري؟

في معظم طلبات العمل، ربما تكون قد رأيت عبارة "خطاب تعريفي اختياري".

ولكن هل هو حقا اختياري؟ الإحصائيات حول ما إذا كانت الرسالة التعريفية ستساعدك بالفعل في الحصول على وظيفة أم لا هي إحصائيات مختلطة. وفقًا لتقرير Jobvite Recruiter Nation لعام 2016 ، فإن74%من القائمين على التوظيفلايأخذون في الاعتبار خطاب التقديم عند تقييم ما إذا كانوا سيوظفون المتقدم للوظيفة أم لا. ومع ذلك، أفاد90 بالمائةمن المديرين التنفيذيين من شركة التوظيف روبرت هاف أنهم لا يأخذون في الاعتبار خطابات التقديم فقط في عملية التوظيف، ولكنخطابات التقديم لا تقدر بثمن.

الحقيقة هي أن الرسائل التعريفية أكثر أهمية في بعض الصناعات أو لأدوار معينة مما هي عليه في صناعات أخرى. تعرف على معايير مجال عملك فيما يتعلق بالرسائل التعريفية، والتي يمكنك القيام بها من خلال التحدث إلى المزيد من كبار المتخصصين في مجال عملك ومراجعة إعلانات الوظائف لشغل وظائف مثل الوظيفة التي تبحث عنها. إذا كان إعلان الوظيفة ينص على أن خطاب التقديم مطلوب، فاكتب خطابًا تقديميًا. وإذا لم يحدث ذلك، فاكتب واحدة على أي حال. الأوقات الوحيدة التيلا يجبعليك فيها كتابة خطاب تقديمي هي عندما ينص إعلان الوظيفة صراحةً على عدم إرسال خطاب وعندما لا تسمح لك عملية التقديم بتقديم واحد.

عندما تكون في شك،فمن الأفضل دائمًا أن تكون مستعدًا بشكل مبالغ فيه بدلاً من أن تكون غير مستعد.في حين أن فكرة إرسال خطاب تقديمي لا يقرأه أحد يمكن أن تكون مزعجة، إلا أن تفويت فرصة عظيمة لأنك لم تكتب خطابًا تقديميًا يمكن أن يجعلك تركل نفسك.

كيف تكتب رسالة تغطية جيدة

عندما تتقدم بطلب للحصول على وظيفة، فمن النادر جدًا أن تكون المتقدم الوحيد. في جميع الحالات تقريبًا، أنت واحد من مجموعة، وربما مئات، من المتقدمين.

وهذا يعني أن خطاب التقديم الخاص بك هو واحد من المئات التي قد يقرأها مسؤول التوظيف . ولهذا السبب من المهم جدًا أن تكتب خطابًا تقديميًا يتفوق في ما يلي:

• يجذب انتباه مسؤول التوظيف
• يوضح بشكل فعال سبب كونك مرشحًا مثاليًا لهذا الدور
• يجعلك تبرز من الحشد

تذكر أن هدفك من خطاب التقديم ليس إعطاء مسؤول التوظيف ملخصًا عن تاريخ عملك (يجب أن تحقق سيرتك الذاتية ذلك ولا تريد أن تكون زائدة عن الحاجة)، ولكن إثارة فضولهم بما يكفي ليعرضوا عليك مقابلة .

البحث والعصف الذهني أولا

قبل أن تبدأ في كتابة خطاب التقديم الخاص بك، تعرف على الدور ومتطلباته. اقرأ قائمة الوظائف بعناية واستخرج أهم المعلومات، مثل مهاراتك المحددة التي يجب تسليط الضوء عليها في خطاب التقديم الخاص بك وكيف أعدتك تجاربك لهذا الدور. بعد ذلك، اقض بعض الوقت في زيارة موقع الشركة الإلكتروني للحصول على فكرة قوية عن ثقافة الشركة وقيمها ورسالتها.

بمجرد أن تفهم تمامًا كل ما يستلزمه الدور، فكر في الطريقة الأكثر فعالية لتوصيل مدى ملاءمتك للدور في خطاب التقديم الخاص بك. العصف الذهني هو جزء أساسي من عملية الكتابة . أثناء قيامك بالعصف الذهني، حدد جميع المواضيع التي يمكن تضمينها في خطاب التقديم الخاص بك وطرق التأكيد على كفاءتك لهذا الدور.

إضفاء الطابع الشخصي على التحية

أول شيء سيلاحظه مسؤول التوظيف أو مدير التوظيف في خطاب التقديم الخاص بك هو ما إذا كنت قد وجهته إليهم شخصيًا.

ليس من السهل دائمًا العثور على اسم مسؤول التوظيف أو مدير التوظيف، لكن الأمر يستحق دائمًا وقتك للقيام بذلك. إذا لم يكن اسمه مدرجًا في إعلان الوظيفة، فاستغرق بعض الوقت للعثور عليه. من المحتمل أن تجده على موقع الشركة. إذا لم يؤد ذلك إلى نتائج، فجرّب LinkedIn.

إذالم تتمكن مطلقًامن العثور على اسم ذي صلة، فمن المقبول أن تقول تحية عامة مثل "عزيزي مدير التوظيف" أو "عزيزي فريق [اسم الشركة]". لكن افعل ذلك كملاذ أخير، فمن الأفضل دائمًا مخاطبة الشخص الذي سيتخذ قرار التوظيف مباشرةً.

جذب انتباه القارئ

تمامًا كما يحتاج الكتاب إلى جذب انتباه القارئ خلال الصفحات القليلة الأولى، يجب أن يجذب خطاب التقديم الخاص بك الانتباه خلال الجملة الأولى أو الجملتين. تذكر أن مسؤول التوظيف سوف يقرأالكثير من خطابات التقديم- خطابات تعريفية تحتوي على محتوى مشابه جدًا. إذا لم يجذبهم خطاب التقديم الخاص بك منذ البداية، فقد ينتهي بك الأمر إلى التغاضي عنه.

يمكنك جذب انتباه القارئ من خلال البدء بحقيقة مثيرة للاهتمام عن نفسك:

• "في الجامعتين الأخيرتين اللتين عملت فيهما، انتهى بي الأمر بلعب دور سانتا في حفلة العطلة. ربما لأنني مرحة، وربما لأنني أحب البسكويت، لكني أحب أن أعتقد أن السبب هو أنني قادت حملات العطاء للخريجين الأكثر نجاحًا كل عام.

أو يمكنك تسليط الضوء على الطريقة الفريدة التي أصبحت بها إحدى مهاراتك الوظيفية في متناول يديك:

• "بوصفي مديرًا للمشروع، فأنا لست غريبًا على التواصل بين الأشخاص لمواصلة تقدم المشروعات. لكنني لم أتخيل أبدًا أنني سأبذل جهدًا لدفع قارب عائم على الشاطئ إلى الأمام، حتى رحلة الصيد الخاصة بشركتي في العام الماضي.

فقط تأكد من أن افتتاحيتك الأزيز تتعلق بلياقتك للدور الذي تبحث عنه.

اعرض نقاط القوة والمهارات الأكثر صلة لديك

ربما طُلب منك "الإظهار، وليس الإخبار" في كتابة المهام من قبل. خطاب التغطية الخاص بك لا يختلف. بدلاً من سرد نقاط قوتك ومهاراتك (تذكر أن سيرتك الذاتية تفعل ذلك)، قم بإخبار القصص التي توضح هذه الأصول أثناء العمل.

استخدم نفس الأساليب التي استخدمتها لجذب انتباه القارئ في سطورك الافتتاحية. على سبيل المثال، يمكنك تسليط الضوء على إنجاز مهني كبير من خلال وصف الظروف التي دفعتك إلى اتخاذ إجراء وتحقيق نتيجة محددة أولاً.

توضح مثل هذه الحكايات سبب كونك الشخص المثالي لهذا المنصب.

اجعل الأمر يتعلق بصاحب العمل بقدر ما يتعلق بك

هذا يمكن أن يكون صعبا. المفتاح هنا ليس مجرد كتابة خطاب عن نفسك، ولكنتوصيل المزايا التي تقدمها لصاحب العملأثناء قيامك بذلك.

هذا هو المكان الذي يؤتي فيه بحثك الأولي حول ثقافة الشركة ثماره. الشخص (أو الفريق) المكلف بملء الوظيفة الشاغرة لا يبحث فقط عن شخص يمكنه القيام بهذا العمل؛ إنهم يبحثون عن شخص يتناسب مع هيكل الشركة وثقافتها الحالية. من خلال كتابة خطاب التقديم الخاص بك بطريقة تعكس أسلوب علامتهم التجارية، فإنك توضح أنك تفهم من هم ونوع الشخص الذي يبحثون عنه. إذا كانت النسخة الموجودة على موقع الشركة على الويب تتميز بأسلوب بسيط وبسيط، فالتزم بالكتابة البسيطة والمباشرة المماثلة في خطاب التقديم الخاص بك. إذا كان لديهم شعور أكثر بالورك والإثارة، فلديك مساحة للخروج من الصندوق قليلاً في خطاب التقديم الخاص بك.

إذا أحالك أحد الموظفين الحاليين في الشركة إلى الدور، فاذكر ذلك في خطاب التقديم الخاص بك. لكن لا تذكر اسمه فقط، بل قم بتضمين جملة أو اثنتين حول سبب تواصله معك على وجه التحديد وأوصائك بمتابعة هذا الدور.

أظهر حماسك للدور

خلال خطاب التقديم الخاص بك، استخدم اللغة التي تنقل شغفك بنوع العمل الذي تقوم به. يلعب اختيارك للكلمات دورًا كبيرًا في تشكيل كيفية إدراك مسؤولي التوظيف لموقفك تجاه تجربة عملك وحماسك لهذا الدور.

عند تسليط الضوء على إنجازاتك السابقة، استخدم لغة وكلمات محددة. وانظر الفرق بين هاتين الجملتين:

• كنت مديرًا لفريق مكون من أربعة مندوبي مبيعات.
• لقد قمت بإدارة قسم مبيعات ذكي.

أو فكر في الفرق بين هذه:

• بعد ستة عشر عامًا من العمل كصراف في البنك، قررت أنني أفضل أن أكون كهربائيًا.
• بعد أكثر من عقد من العمل كصراف في أحد البنوك، انتقلت إلى مهنة جديدة وبدأت التدريب المهني الكهربائي.

باستخدام كلمات مثل "ركض" و"ذكيًا" و"متمحور"، فإنك ترسم صورة أكثر ديناميكية مما تفعله بكلمات مثل "كان مديرًا" و"قرر".

إليك طريقة أخرى سهلة لجعل كتابتك أكثر ديناميكية: استخدم الصوت النشط . بدلًا من "تحت قيادتي، تم إعداد 50 قرضًا"، قل "تحت قيادتي، قام فريقنا بإعداد 50 قرضًا".

عندما تستخدم الصوت النشط، فأنت تمتلك إنجازاتك.

اطلب المقابلة

عليك أيضًا أن تطلب إجراء مقابلة. افعل ذلك في فقرتك الأخيرة قبل التوقيع. قد يكون طلب إجراء مقابلة مباشرة أمرًا محرجًا، ولكنه جزء مهم من خطاب التقديم الخاص بك. فيما يلي بعض الطرق لصياغة طلب المقابلة:

• "أود أن ألتقي شخصيا لمناقشة هذا الموقف بشكل أكبر. الرجاء الاتصال بي على [أدخل رقم الهاتف] أو [أدخل عنوان البريد الإلكتروني]."
• "إنني أتطلع إلى الاجتماع معك لمناقشة مدى ملاءمتي لهذا الدور بشكل أكبر."
• "آمل أن تنظر لي لهذا المنصب. من فضلك اتصل بي على [أدخل رقم الهاتف] أو [أدخل عنوان البريد الإلكتروني] لتحديد موعد للمقابلة.

على الرغم من أنك تحتاج إلى أن تكون مباشرًا، تجنب تقديم نفسك على أنك مفترض أو مؤهل في هذا القسم من خطاب التقديم الخاص بك.

عندما يحين وقت تسجيل الخروج، ابقِ الأمر بسيطًا. التزم بأحد الأساسيات، مثل "بإخلاص" أو "الأفضل".

غلاف الرسالة ما يجب فعله وما لا يجب فعله

عندما تكتب خطاب التقديم الخاص بك، ضع هذه النقاط المهمة في الاعتبار:

اجعلالأمر موضوعيًا. أنت لا تطلب منهم توظيفك، بل توضح سبب كونك أفضل مرشح لهذا الدور.

لاتستخدم لغة رسمية أو صارمة أو معقدة بشكل مفرط. على الرغم من أن خطاب التقديم لا ينبغي أن يتضمن أبدًا لغة عامية أو لغة غير رسمية بشكل مفرط، إلا أنه يجب أن يبدو ودودًا وأنيقًا. يمكن أن يساعدك كاشف النغمات الخاص بـ Grammarly في الحصول على مفرداتك وصياغتك المهنية بشكل صحيح.

اطلبمن شخص آخر قراءة خطاب التقديم الخاص بك وتقديم تعليقات بناءة قبل إرساله إلى مسؤول التوظيف. يمكن أن يكون هذا شريكك، أو صديقك، أو والديك، أو أي شخص آخر يعرفك جيدًا. يمكن أن يساعدك هؤلاء القراء المقربون في تحديد مكان إضافة المعلومات أو إزالتها، وكيفية عرض إنجازاتك بدقة ، وأن خطاب التقديم الخاص بك يغطي كل ما هو ضروري للوظيفة المحددة التي تبحث عنها.

لاتعيد استخدام نفس خطاب التقديم لكل وظيفة. يمكن أن تكون رسائل الغلاف الخاصة بك متشابهة، ويمكنك حتى استخدام خطاب تقديمي واحد كقالب للآخرين، ولكن يعرف القائمون على التوظيف متى يقرأون خطابات الغلاف العامة. أظهر لكل مسؤول توظيف أنك قرأت الوصف الوظيفي بعناية وأنك مهتم حقًا بالوظيفة من خلال كتابة خطاب تغطية شخصي يتناول الدور والشركة على وجه التحديد.

قمبعمل الكلمات الرئيسية في خطاب التقديم الخاص بك. يمكنك العثور على هذه الكلمات الرئيسية في قائمة الوظائف. عادةً ما تكون هذه هي المسمى الوظيفي والقسم والصناعة والمهام المحددة. تستخدم العديد من الشركات الكبرى برامج لفحص المتقدمين، وتبحث هذه البرامج عن كلمات رئيسية محددة في خطابات التقديم.

لاتكتب خطابًا تقديميًا طويلًا ومتشعبًا. احتفظ بها أسفل صفحة طويلة تحتوي على فقرات قصيرة يمكن التحكم فيها. يتضمن Grammarly Premium اقتراحات التنسيق، مثل تحديد الوقت الذي كتبت فيه فقرة يصعب متابعتها، واقتراحات المشاركة، والتي يمكن أن تساعدك في إعادة كتابة الجمل لجذب انتباه القارئ بشكل أفضل.

إلى جانب سيرتك الذاتية، فإن خطاب التقديم هو الطريقة التي يمكنك من خلالها توصيل خبرتك ومهاراتك في العمل إلى كل صاحب عمل محتمل. استثمر في حياتك المهنية وزد من احتمالية تسجيلك للمقابلة من خلال إتقان فن خطاب التقديم.

تمت كتابة هذه المقالة في الأصل عام 2013 بواسطة كارين هيرتزبيرج. لقد تم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.