كيف تكتب رسالة تعريفية
نشرت: 2021-05-24خطاب الغلاف ، المعروف أيضًا باسم خطاب التقديم ، هو رسالة شخصية منك إلى الشخص الذي يشرف على عملية التوظيف للوظيفة التي تتقدم لها.
خطاب الغلاف ليس هو نفسه السيرة الذاتية . بينما توفر السيرة الذاتية خريطة واضحة ومفصلة لكل نقطة لحياتك المهنية حتى الآن ، فإن خطاب التقديم يروي الجانب الشخصي من قصة حياتك المهنية. من الناحية المثالية ، يكمل خطاب التغطية والسيرة الذاتية بعضهما البعض ، حيث يجيب كل مستند على أي أسئلة لدى المجند حول مهاراتك وخبراتك في العمل بعد قراءة الآخر.
ما الذي يجب أن تتضمنه رسالة الغلاف؟
تأكد من أن خطاب التقديم الخاص بك يتضمن كل ما يلي:
- الوظيفة التي تتقدم لها
- كيف وجدت الوظيفة الشاغرة
- لماذا تريد العمل لدى الشركة
- لماذا تتقدم إلى الوظيفة المحددة التي تبحث عنها
- المهارات والخبرة والسمات الشخصية المتعلقة بالعمل التي تجعلك مناسبًا جدًا لهذا الدور
إن ذكر الوظيفة التي تتقدم لها وكيف وجدتها أمر بسيط - فقط اذكر اهتمامك بالمسمى الوظيفي في الجملة الافتتاحية:
- "أنا أكتب ردًا على موقف كاتب المحتوى المنشور على موقع إنديد."
عندما تتحدث عن سبب رغبتك في العمل في الشركة ، لا يمكنك فقط كتابة "لأنني بحاجة إلى وظيفة". حتى لو كان هذا صحيحًا ، فإنه لا يفعل شيئًا يجعلك تبرز كمرشح مؤهل جيدًا لهذا الدور. يجب أن يوضح هذا الجزء من خطاب الغلاف الخاص بك كيف تتناسب قيمك المحددة وأهدافك المهنية مع مهمة الشركة. قد تقول شيئًا مثل:
- "بصفتي ناشطًا في مجال حقوق الحيوان مدى الحياة ، فأنا متحمس لإتاحة الفرصة لي للعمل مع منظمة تفيد بشكل مباشر الأنواع المهددة بالانقراض."
يحتاج خطاب الغلاف أيضًا إلى التحدث عن كيف ولماذا أنت مؤهل للوظيفة التي تتقدم لها. الجمل التي تنقل هذه النقاط يمكن أن تبدو كما يلي:
- "خلال السنوات التي قضيتها في تدريس اللغة الإنجليزية في اليابان ، طورت مهارات إدارة الفصل الدراسي ، والحساسية الثقافية ، وقاعدة المعرفة اللغوية اللازمة للنجاح كمدرس للغة الإنجليزية كلغة ثانية."
- "لقد عملت في خدمة العملاء خلال السنوات السبع الماضية. خلال ذلك الوقت ، أصبحت خبيرًا في التواصل الواضح وحل المشكلات وتوجيه العملاء إلى المنتجات الأنسب لهم ".
بالإضافة إلى مشاركة سبب اهتمامك بالعمل لدى صاحب عمل محدد ولماذا أنت مؤهل لهذا الدور ، قم بتضمين القليل عن نفسك وكيف يتألق هذا في العمل:
- "أنا منظم بطبيعتي. في أدواري السابقة ، ساعدت زملائي على زيادة إنتاجيتهم من خلال تعريفهم بأدوات واستراتيجيات مؤسستي المفضلة ".
هل خطاب الغلاف ضروري؟
في معظم طلبات التوظيف ، من المحتمل أنك رأيت عبارة "خطاب التقديم اختياري".
لكن هل هو حقًا اختياري؟ الإحصائيات حول ما إذا كان خطاب الغلاف سيساعدك بالفعل في الحصول على وظيفة أم لا مختلطة. وفقًا لتقرير Jobvite Recruiter Nation لعام 2016 ، فإن 74 بالمائة من المجندين ومع ذلك ، أفاد 90 في المائة من المديرين التنفيذيين من شركة التوظيف روبرت هاف أنهم لا يأخذون في الاعتبار خطابات الغلاف فقط في عملية التوظيف ، ولكن خطابات الغلاف لا تقدر بثمن .
الحقيقة هي أن خطابات الغلاف أكثر أهمية في صناعات معينة أو لأدوار معينة أكثر من غيرها. تعرف على معايير مجالك الخاصة برسائل الغلاف ، والتي يمكنك القيام بها من خلال التحدث إلى المزيد من كبار المتخصصين في مجال عملك ومراجعة إعلانات الوظائف لشغل وظائف مثل تلك التي تبحث عنها. إذا ذكر إعلان الوظيفة أن خطاب الغلاف مطلوب ، فاكتب خطاب تغطية. وإذا لم يكن كذلك ، فاكتب واحدة على أي حال. الأوقات الوحيدة التي لا يجب فيها كتابة خطاب تغطية هي عندما ينص إعلان الوظيفة صراحة على عدم إرسال رسالة وعندما لا تسمح لك عملية تقديم الطلب بتقديمه.
عندما تكون في شك ، من الأفضل دائمًا أن تكون مستعدًا أكثر من اللازم على الأقل. في حين أن فكرة إرسال خطاب تغطية لا يقرأه أحد يمكن أن يكون مزعجًا ، إلا أن تفويت فرصة عظيمة لأنك لم تكتب خطاب تغطية يمكن أن يتركك تطارد نفسك.
كيف تكتب خطاب تغطية جيد
عندما تتقدم لوظيفة ، من النادر جدًا أن تكون المتقدم الوحيد. في جميع الحالات تقريبًا ، أنت واحد من مجموعة ، يحتمل أن تكون المئات ، من المتقدمين.
هذا يعني أن خطاب الغلاف الخاص بك هو واحد من المئات التي يحتمل أن يقرأها المجند . هذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان أن تكتب خطاب تغطية يتفوق في ما يلي:
- يجذب انتباه المجند
- ينقل بشكل فعال سبب كونك مرشحًا مثاليًا لهذا الدور
- يجعلك تبرز من بين الحشود
تذكر أن هدفك من خطاب الغلاف ليس إعطاء المجند ملخصًا لتاريخ عملك (يجب أن تحقق سيرتك الذاتية ذلك وأنت لا تريد أن تكون فائضًا عن الحاجة) ، ولكن لإثارة فضولهم بما يكفي لتقديم مقابلة لك .
البحث والعصف الذهني أولاً
قبل أن تبدأ في كتابة خطاب الغلاف الخاص بك ، تعرف على الدور ومتطلباته. اقرأ قائمة الوظائف بعناية واسحب المعلومات الأكثر أهمية ، مثل أي من مهاراتك المحددة يجب إبرازها في خطاب الغلاف الخاص بك وكيف أعدتك تجاربك لهذا الدور. بعد ذلك ، اقض بعض الوقت على موقع الشركة لتكوين فكرة قوية عن ثقافة الشركة وقيمها ورسالتها.
بمجرد أن تفهم تمامًا كل ما يستلزمه الدور ، قم بالعصف الذهني للطريقة الأكثر فاعلية للتعبير عن مدى ملاءمتك للدور في خطاب الغلاف الخاص بك. العصف الذهني هو جزء أساسي من عملية الكتابة . أثناء قيامك بالعصف الذهني ، حدد جميع الموضوعات المحتملة التي يجب تضمينها في خطاب الغلاف الخاص بك وطرق التأكيد على كفاءتك لهذا الدور.
إضفاء الطابع الشخصي على التحية
أول شيء سيلاحظه مسؤول التوظيف أو مدير التوظيف في خطاب الغلاف الخاص بك هو ما إذا كنت قد وجهته إليهم شخصيًا.
ليس من السهل دائمًا العثور على اسم المجند أو مدير التوظيف ، ولكن الأمر يستحق دائمًا وقتك في القيام بذلك. إذا لم يكن اسمه مدرجًا في إعلان الوظيفة ، فخذ بعض الوقت للعثور عليه. من المحتمل أن تجده على موقع الشركة. إذا لم يؤد ذلك إلى نتائج ، فجرّب LinkedIn.
إذا لم تتمكن مطلقًا من العثور على اسم ذي صلة ، فمن المقبول ترحيبًا عامًا مثل "عزيزي مدير التوظيف" أو "عزيزي فريق [اسم الشركة]". لكن افعل ذلك كملاذ أخير - فمن الأفضل دائمًا مخاطبة الشخص الذي سيتخذ قرار التوظيف مباشرةً.
اجذب انتباه القارئ
تمامًا مثلما يحتاج الكتاب إلى جذب انتباه القارئ في الصفحات القليلة الأولى ، يحتاج خطاب الغلاف الخاص بك إلى جذب الانتباه في الجملة الأولى أو الجملتين. تذكر أن المجند سوف يقرأ الكثير من خطابات الغلاف — خطابات الغلاف التي ستحتوي على محتوى مشابه جدًا. إذا لم يأسرك خطاب التغطية الخاص بك منذ البداية ، فقد ينتهي بك الأمر إلى التغاضي عنك.
يمكنك جذب انتباه القارئ بالبدء بحقيقة شيقة عن نفسك:
- "في آخر جامعتين عملت بهما ، انتهى بي الأمر بلعب سانتا في حفل الإجازة. ربما لأنني مرح ، ربما لأنني أحب ملفات تعريف الارتباط ، لكني أحب أن أعتقد أن السبب في ذلك هو أنني كنت أقود حملات الخريجين الأكثر نجاحًا في تقديم الحملات كل عام ".
أو يمكنك إبراز طريقة فريدة من نوعها أصبحت إحدى مهاراتك الوظيفية مفيدة:
- "بصفتي مدير مشروع ، فأنا لست غريباً على التواصل بين الناس لمواصلة تقدم المشاريع. لكنني لم أتخيل أبدًا أنني سأدير جهدًا لجعل قارب عائم على الشاطئ يتحرك للأمام - حتى رحلة صيد شركتي العام الماضي ".
فقط تأكد من أن الفتح الأزيز الخاص بك يتعلق بلياقتك للدور الذي تبحث عنه.
اعرض نقاط قوتك ومهاراتك الأكثر صلة
ربما قيل لك من قبل أن "تظهر ، لا تخبر" في الواجبات الكتابية. خطاب الغلاف الخاص بك لا يختلف. بدلاً من سرد نقاط قوتك ومهاراتك (تذكر أن سيرتك الذاتية تفعل ذلك) ، أخبر القصص التي تُظهر هذه الأصول أثناء العمل.
استخدم نفس الأساليب التي استخدمتها لجذب انتباه القارئ في سطورك الافتتاحية. على سبيل المثال ، يمكنك تسليط الضوء على إنجاز مهني كبير من خلال وصف الظروف التي دفعتك إلى اتخاذ إجراء وتحقيق نتيجة محددة أولاً.
توضح مثل هذه الحكايات سبب كونك الشخص المثالي للوظيفة.
اجعل الأمر يتعلق بصاحب العمل بقدر ما يتعلق بك
هذا يمكن أن يكون خادعا. المفتاح هنا ليس مجرد كتابة خطاب عن نفسك ، ولكن إيصال الفوائد التي تقدمها لصاحب العمل كما تفعل ذلك.
هنا حيث البحث الأولي الخاص بك في ثقافة الشركة يؤتي ثماره. الشخص (أو الفريق) المكلف بملء الوظيفة الشاغرة لا يبحث فقط عن شخص يمكنه القيام بهذا العمل ؛ إنهم يبحثون عن شخص يتناسب مع هيكل الشركة الحالي وثقافتها. من خلال كتابة خطاب الغلاف الخاص بك بطريقة تعكس أسلوب علامتهم التجارية ، فأنت تقوم بإبلاغك أنك تفهم من هم ونوع الشخص الذي يبحثون عنه. إذا كانت النسخة الموجودة على موقع الويب الخاص بشركتهم تحتوي على أسلوب بسيط وبسيط ، فالتزم بالكتابة البسيطة والمباشرة في خطاب التقديم الخاص بك. إذا كان لديهم المزيد من الإحساس بالورك ، والحركة ، فلديك مساحة للخروج من الصندوق قليلاً في خطاب الغلاف الخاص بك.
إذا أحالك موظف حالي في الشركة إلى الوظيفة ، فذكر ذلك في خطاب التقديم الخاص بك. لكن لا تكتفي بذكر أسمائهم - قم بتضمين جملة أو جملتين حول سبب وصولهم إليك على وجه التحديد ووصيك بمتابعة هذا الدور.
أظهر حماسك للدور
خلال خطاب الغلاف الخاص بك ، استخدم اللغة التي تعبر عن شغفك بنوع العمل الذي تقوم به. يلعب اختيارك للكلمات دورًا كبيرًا في تشكيل كيفية إدراك المجندين لموقفك تجاه خبرتك في العمل وحماسك لهذا الدور.
عندما تقوم بتسليط الضوء على إنجازاتك السابقة ، استخدم لغة معينة وكلمات عمل. ألق نظرة على الفرق بين هاتين الجملتين:
- كنت مديرًا لفريق من أربعة مندوبين مبيعات.
- كنت أدير قسم مبيعات ذكي.
أو ضع في اعتبارك الفرق بين هذه:
- بعد ستة عشر عامًا من العمل كصراف في البنك ، قررت أنني أفضل أن أكون كهربائيًا.
- بعد أكثر من عقد من العمل كصراف في البنك ، انتقلت إلى مهنة جديدة وبدأت التدريب المهني الكهربائي.
باستخدام كلمات مثل "ركض" و "ذكي" و "محوري" ، فإنك ترسم صورة أكثر ديناميكية مما تفعله بكلمات مثل "كان مديرًا" و "قرر".
إليك طريقة أخرى سهلة لجعل كتابتك أكثر ديناميكية: استخدم الصوت النشط . بدلاً من "تحت قيادتي ، تم إعداد 50 قرضًا" ، وقل "تحت قيادتي ، أعد فريقنا 50 قرضًا".
عندما تستخدم الصوت النشط ، فأنت تمتلك إنجازاتك.
اسأل عن المقابلة
عليك أيضًا أن تطلب مقابلة. افعل ذلك في فقرتك الأخيرة قبل التوقيع. قد يكون طلب مقابلة مباشرة أمرًا محرجًا ، لكنه جزء مهم من خطاب طلبك. فيما يلي بعض الطرق لصياغة طلب المقابلة:
- "أود أن ألتقي شخصيًا لمناقشة هذا الموقف بشكل أكبر. الرجاء الاتصال بي على [أدخل رقم الهاتف] أو [أدخل عنوان البريد الإلكتروني]. "
- "أتطلع إلى الاجتماع معك لمناقشة مدى ملاءمتي لهذا المنصب."
- "آمل أن تنظروا إلي في هذا المنصب. الرجاء الاتصال بي على [أدخل رقم الهاتف] أو [أدخل عنوان البريد الإلكتروني] لتحديد موعد مقابلة ".
على الرغم من أنك تحتاج إلى أن تكون مباشرًا ، تجنب تقديم نفسك على أنك مغرور أو مخول في هذا القسم من خطاب التغطية الخاص بك.
عندما يحين وقت تسجيل الخروج ، اجعل الأمر بسيطًا. التزم بأحد الأساسيات ، مثل "بصدق" أو "الأفضل".
خطاب التقديم دوس وما يترك
عندما تكتب خطاب التقديم الخاص بك ، ضع هذه النقاط المهمة في الاعتبار:
لا تحافظ عليها موضوعية. أنت لا تطلب منهم تعيينك ، فأنت توضح سبب كونك أفضل مرشح لهذا المنصب.
لا تستخدم لغة رسمية أو صارمة أو معقدة بشكل مفرط. على الرغم من أن خطاب الغلاف يجب ألا يتضمن أبدًا لغة عامية أو لغة غير رسمية بشكل مفرط ، إلا أنه يجب أن يكون ودودًا وأنيقًا. يمكن أن يساعدك كاشف النغمة في Grammarly في الحصول على مفرداتك المهنية وصياغتك بشكل صحيح.
اجعل شخصًا آخر يقرأ خطاب الغلاف الخاص بك ويعطيك ملاحظات بناءة قبل إرسالها إلى المجند. يمكن أن يكون هذا شريكك أو صديقك أو والدك أو أي شخص آخر يعرفك جيدًا. يمكن أن يساعدك هؤلاء القراء المقربون في تحديد مكان إضافة المعلومات أو إزالتها ، وكيفية عرض إنجازاتك بدقة ، وأن خطاب التطبيق الخاص بك يغطي كل ما هو ضروري للوظيفة المحددة التي تبحث عنها.
لا تعيد استخدام نفس خطاب الغلاف لكل وظيفة. يمكن أن تكون خطابات الغلاف الخاصة بك متشابهة ويمكنك حتى استخدام خطاب غلاف واحد كقالب للآخرين ، لكن القائمين بالتجنيد يعرفون متى يقرؤون خطابات الغلاف العامة. أظهر لكل مسؤول توظيف أنك قرأت الوصف الوظيفي بعناية وأنك مهتم حقًا بالوظيفة عن طريق كتابة خطاب تغطية مخصص له يتناول على وجه التحديد الدور والشركة.
هل تعمل الكلمات الرئيسية في خطاب الغلاف الخاص بك. يمكنك العثور على هذه الكلمات الرئيسية في قائمة الوظائف. عادة ، هم المسمى الوظيفي والقسم والصناعة والمهام المحددة. تستخدم العديد من الشركات الكبيرة البرامج لفحص المتقدمين وتبحث هذه البرامج عن كلمات رئيسية محددة في خطابات الغلاف.
لا تكتب خطاب تغطية طويل ومتجول. احتفظ بها أسفل صفحة بطول فقرات قصيرة يسهل التحكم فيها. يتضمن Grammarly Premium اقتراحات للتنسيق ، مثل تحديد وقت كتابة فقرة يصعب متابعتها ، واقتراحات المشاركة ، والتي يمكن أن تساعدك في إعادة كتابة الجمل لجذب انتباه القارئ بشكل أفضل.
إلى جانب سيرتك الذاتية ، فإن خطاب الغلاف هو كيف يمكنك توصيل خبرتك العملية ومهاراتك إلى كل صاحب عمل محتمل. استثمر في حياتك المهنية وزد من احتمالية تسجيلك للمقابلة من خلال إتقان فن خطاب الغلاف.
تمت كتابة هذه المقالة في الأصل عام 2013 بواسطة كارين هيرتزبيرج. تم تحديثه ليشمل معلومات جديدة.