كيفية كتابة رسالة إلى ممثلك المنتخب

إحدى السمات المميزة للديمقراطية هي قدرة الأفراد على تبادل وجهات نظرهم، وطلب المعلومات أو المساعدة، والسعي إلى إقناع المنتخبين لتمثيلهم. إحدى الطرق الأكثر شيوعًا للتواصل مع المسؤولين المنتخبين هي إرسال رسالة أو بريد إلكتروني.

تساعد الرسائل الشخصية ورسائل البريد الإلكتروني رسالتك على التميز من بين مجموعة الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها ممثلوك المنتخبون كل يوم. إذا كنت تريد أن تحظى رسالتك بمزيد من الاهتمام، فكر في كتابة أو طباعة خطاب لإرساله عبر البريد. ولكن إذا كانت رسالتك تتعلق بأمر حساس للوقت مثل التصويت المعلق، فقد يكون البريد الإلكتروني هو أفضل وسيلة اتصال بالنسبة لك.

سواء كنت تسعى للحصول على محضر اجتماع من جلسة استماع لمجلس المدرسة، أو تطلب من عضو مجلس مدينتك سد الحفر، أو تحاول جذب انتباه عضو مجلس الشيوخ الأمريكي، فإن هذه المقالة ستقدم لك دليلاً لكتابة خطاب أو بريد إلكتروني واضح ومحترم للتعبير عن صوتك. سمع. تابع القراءة لتتعلم كيفية كتابة خطاب إلى المسؤول المنتخب، وما يجب تضمينه، والعثور على أمثلة.

لماذا تكتب رسالة إلى ممثلك المنتخب؟

يعتمد الغرض من الكتابة إلى ممثلك المنتخب على النتائج التي تريد تحقيقها. يمكنك مراسلة ممثلك المنتخب للتعبير عن رأيك، أو مطالبته بالتصرف بشأن قضية معينة، أو الحصول على وثائق عامة.

على سبيل المثال، يمكنك كتابة خطاب إلى عضو مجلس مدينتك تطلب فيه حل مشكلة في منطقتك. أو يمكنك كتابة خطاب إلى عضو الكونجرس لإخباره عن أحد التشريعات التي تهمك.

سواء كنت ترسل خطابًا مكتوبًا بخط اليد أو بريدًا إلكترونيًا، فإن الطريقة الأكثر مباشرة للسماح لممثلك المنتخب بمعرفة ما هو مهم بالنسبة لك هي كتابة رسالة له.

متى تكتب رسالة إلى ممثلك

إذا كان لديك الوقت، فمن المحتمل أن تحظى الرسالة بأكبر قدر من الاهتمام، ولكن يمكن أن يكون البريد الإلكتروني الشخصي فعالًا أيضًا. تعد الرسالة طريقة مناسبة لطلب المعلومات أو التعبير عن رأيك أو نقل عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

فيما يلي بعض الظروف التي يجب عليك فيها الكتابة إلى ممثلك:

• عندما تحتاج إلى معلومات أو خدمات
• عندما تريد لفت الانتباه إلى مشكلة أو حاجة
• عندما تريد أن تشكرهم على معالجة مشكلة أو حاجة
• عندما تريد مشاركة خيبة أملك أو إحباطك بسبب أفعالهم

كيفية كتابة خطاب أو بريد إلكتروني أو رسالة إلى ممثلك

قبل أن تكتب رسالة أو خطابًا أو بريدًا إلكترونيًا، حدد من يجب أن يستلمها. قد يكون هذا عضوًا في المجلس المحلي، أو عضوًا في مجلس الشيوخ أو ممثلًا للولاية، أو عضوًا في مجلس الشيوخ أو الممثل الفيدرالي. بمجرد أن تعرف من تكتب إليه، يمكنك مخاطبته بشكل صحيح.

بعد ذلك، قم بتوضيح ما تكتب عنه وتوصل إلى ثلاث نقاط لدعم وجهة نظرك. إذا استطعت، فكر في قصة شخصية يمكنك مشاركتها لإضفاء طابع إنساني على رسالتك. اشرح كيف تؤثر المشكلة على حياتك.

ما هي قواعد كتابة الرسالة؟

فيما يلي بعض القواعد التي يجب عليك اتباعها عند كتابة خطاب إلى المسؤول المنتخب:

• اجعلها أقل من صفحة واحدة أو خمسمائة كلمة إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا.
• تناول موضوعًا واحدًا فقط في رسالتك.
• قم بتضمين عنوان منزلك.
• إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني، أرسله إلى ممثل واحد فقط في كل مرة.
• اذكر موضوعك بوضوح في سطر الموضوع أو الجملة الأولى من الرسالة.
• قم بتضمين الحقائق.
• تجنب الهجمات الشخصية.

ما هي النغمة التي يجب أن تستخدمها؟

يجب أن تحافظ الرسائل الموجهة إلى المسؤولين المنتخبين على نبرة محترمة وأكثر رسمية . يمكن للمستلمين حفظ الرسائل كمرجع رسمي، أو في بعض المناسبات، يمكنهم حتى قراءتها أمام الكونجرس.

من المهم أن تتذكر أن ممثليك المنتخبين، سواء كانوا محليين أو فيدراليين، هم بشر حقيقيون. إن التعبير عن احترامك وتقديرك لوقتهم باستخدام نبرة مهذبة سيساعد رسالتك في الحصول على الاهتمام الذي تستحقه.

إذا تصرف مسؤولك المنتخب بطريقة تقدرها، سواء قبل أو بعد أن تكتب له خطابًا، ففكر في إرسال خطاب تقدير إليه .

كيف ينبغي هيكلة الرسالة؟

يجب أن تتكون رسالتك من حوالي أربع فقرات ولا تزيد عن صفحة واحدة أو خمسمائة كلمة.

فيما يلي مخطط تفصيلي يمكنك اتباعه عند الكتابة إلى ممثلك المنتخب:

• تحية
• ملخص
• سياق
• قصة شخصية
• إغلاق محترم

ما هي المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها الرسالة؟

إذا كنت تكتب رسالة مطبوعة أو مكتوبة بخط اليد، قم بتضمين التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة في الزاوية اليمنى العليا. إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا، فابدأ ببساطة بالتحية. يجب أن تحدد فقرتك الأولى ، فقرة التلخيص، هويتك، ولماذا تكتب، وما الذي تريد منهم أن يفعلوه. يمكنك تضمين بيانات الاعتماد الخاصة بك - المسمى الوظيفي أو أي تكريم حصلت عليه - إذا كانت ذات صلة بالمشكلة التي تكتب عنها.

في الفقرة الثانية، أعط الممثل بعض السياق. لماذا تعتبر القضية التي تكتب عنها مهمة؟ وبهذه الطريقة، يعرفون بالضبط ما تريد منهم أن يفعلوه بشأن هذه المشكلة. يمكنك أن تطلب منهم التصويت لصالح مشروع قانون معين، أو اتخاذ إجراء بشأن حفرة في مجتمعك، أو إدراج تمويل لمشكلتك في الميزانية.

ثم قم بتقديم ثلاث من أفضل النقاط الداعمة لديك. يمكن أن تكون هذه البيانات أو الأحداث ذات الصلة أو نقاط الأدلة الرئيسية الأخرى. يمكنك تقسيم أدلتك إلى قائمة ذات تعداد نقطي بعد الفقرة الثانية أو تضمينها في الفقرة.

في الفقرة الأخيرة من رسالتك، ساعدهم على التواصل معك. تضمين قصة شخصية يمكن أن يجعل رسالتك أكثر إقناعًا. إذا كان لديك أي اتصال شخصي، أو تعرف شخصًا لديه علاقة، فاسرد قصة عنه. يمكنك إضافة جملة انتقالية في بداية الفقرة الرابعة أيضًا.

في نهاية رسالتك، قم بتضمين خاتمة مهذبة. يمكنك أن تكتب "بإخلاص" أو "شكرًا لك" أو أي شيء من هذا القبيل. يمكنك توقيع اسمك، ولكن تأكد من طباعته أسفل توقيعك أيضًا. يمكنك إضافة لقبك، إذا كان لديك واحد، إلى اسمك.

بعد اسمك، قم بتضمين عنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة، في حالة مشاركة العديد من الهيئات الإدارية، سيعرف ممثلك المنتخب أنك أحد ناخبيه. وسيكون بمقدورهم أيضًا الاتصال بك إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المعلومات. لا تنس تدقيق رسالتك، والتحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والأخطاء النحوية .

أمثلة على رسائل إلى ممثل

لقد كتبنا ثلاثة أمثلة على الرسائل إلى الممثلين على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية والمستوى المحلي.

1 رسالة إلى ممثل الولايات المتحدة

[اسمك] [عنوانك]

سعادة الممثل [الاسم الأخير] مجلس النواب الأمريكي واشنطن العاصمة 20515

عزيزي الممثل [الاسم الأخير]،

اسمي [X] وأقيم في منطقتك. أكتب إليكم لأحثكم على زيادة التمويل لـ [وكالة/برنامج/مبادرة X].

وكما تعلم، فإن [وكالة X] هي المسؤولة عن [X]. مع وجود [حدث X] في ولايتنا، أتمنى أن ترى مدى أهمية مواصلة تمويل [X].

• الحقيقة 1 عن أهمية البرنامج
• الحقيقة 2 حول التأثير في منطقة المسؤول
• الحقيقة 3 حول كيفية تأثيرها على الأشخاص خارج منطقتهم

تساهم الأموال المستثمرة في [X] في دعم المجتمعات في جميع أنحاء البلاد، بما في ذلك ولايتنا، مما يؤدي إلى خلق فرص العمل وتحفيز الاقتصاد المحلي. أنا شخصياً أعرف العديد من الأشخاص في مجتمعي الذين سيستفيدون من [X].

أتمنى أن تفكر في الموافقة على زيادة التمويل لـ [X]. شكرا لك على وقتك والنظر. الرجاء الاتصال بي إذا كنت ترغب في مناقشة هذا الأمر بشكل أكبر.

بإخلاص،

[اسمك] [عنوانك] [بريدك الإلكتروني] [رقم هاتفك]

2 أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى عضو مجلس شيوخ الولاية

عزيزي السيناتور [اسم العائلة]،

بوصفي مديرًا لتحالف إسكان غير ربحي، أكتب إليكم لأحثكم على التصويت بنعم على [رقم مشروع القانون].

كما تعلم، فإن [رقم الفاتورة] هو اقتراح من الحزبين الجمهوري والديمقراطي، محايد للميزانية لبناء المزيد من المساكن بأسعار معقولة في [المنطقة]. الموافقة على مشروع القانون هذا تسمح بتمويل حاسم للإسكان الأساسي لناخبيك.

يعد [رقم الفاتورة] مفيدًا لناخبيك للأسباب التالية:

• ويخلق هذا القانون فرص عمل محلية ويحفز الاقتصاد من خلال تمويل مشاريع الإسكان الجديدة.
• وسيوفر مشروع القانون هذا السكن لأكثر من ألفي أسرة تبحث عن سكن بأسعار معقولة، والعديد منهم لا يسكنون حاليًا.
• سيزيد مشروع القانون هذا من إيرادات ضريبة الأملاك لحكومة الولاية.

من خلال [الاتصال الشخصي أو الخبرة العملية أو الحياتية]، أعرف مدى أهمية تزويد الناخبين بمساكن ميسورة التكلفة ويمكن الوصول إليها. هناك الآلاف من العائلات في ولايتنا تبحث عن منازل يمكنهم تحمل تكاليف استئجارها. أنا أحثكم على التصويت بنعم على [رقم مشروع القانون].

شكرًا لك على الوقت الذي أمضيته في قراءة هذه الرسالة الإلكترونية. وإنني أتطلع إلى الاستماع منك قريبا.

بإخلاص،

[الاسم الكامل]، [الدرجة العلمية إذا كانت ذات صلة] [العنوان] [رقم الهاتف] [البريد الإلكتروني]

3 رسالة إلى عضو مجلس المدينة

[اسمك] [عنوانك]

عضو المجلس [الاسم الأخير] [عنوان العمل]

عزيزي المستشار/عضو المجلس [الاسم الأخير]،

اسمي [اسمك]، من سكان [مدينتك]. أكتب إليكم لأحثكم على زيادة التمويل لقسم الطرق السريعة في ميزانية 2023.

كما تعلم، اجتاحت الحفر وعواصف الصقيع شوارع [مدينتك]. لقد أصبحت أسوأ بكثير هذا العام ويجب إصلاحها قبل أن تتفاقم. يمكن أن تتسبب الحفر في تلف التعليق والمحاذاة والمحور ووعاء الزيت والإطارات في السيارات.

• يتسبب الصقيع والحفر مجتمعة في أضرار تزيد قيمتها عن 200 ألف دولار كل شتاء في شمال شرق الولايات المتحدة.
• تم الإبلاغ عن أكثر من ثلاثين حفرة و150 موجة صقيع متكررة في [مدينتك].
• سيكلف إصلاح الحفر المبلغ عنها في [مدينتك] 1350 دولارًا فقط.

لقد أنفقت شخصيًا أكثر من 1500 دولار على إصلاحات السيارات خلال الاثني عشر شهرًا الماضية بسبب طرقاتنا. وأحثكم على توفير التمويل لإصلاح الحفر. أود أيضًا أن أطلب من مجلس المدينة أن ينظر في إعادة رصف [أسماء الطرق] للتخفيف من حدة الصقيع.

وأنا أقدر وقتك والنظر.

بإخلاص،

[اسمك]

اكتب لممثليك ليتم الاستماع إليهم

العديد من المسؤولين المنتخبين مسؤولون عن أصوات الآلاف من الأفراد. كما أنهم مكلفون بالتنقل في المشهد المتغير باستمرار لقضايا مثل السلامة العامة والميزانيات والرعاية الصحية والتنمية الحضرية والمزيد. ولهذا السبب من المهم أن تأخذ الوقت الكافي للكتابة إلى ممثليك.

إن التفاعل مع ممثليك المحليين من خلال الرسائل والبريد الإلكتروني سيكون له دائمًا تأثير أكبر من الكتابة إلى المسؤولين على المستوى الأعلى. يمثل المسؤولون المحليون عددًا أقل من الأشخاص ولديهم رأي أكبر فيما يؤثر عليك بشكل مباشر.

الرسائل التي لها التأثير الأكبر هي الرسائل المكتوبة بخط اليد والشخصية والموجزة والمدروسة. إن إقامة علاقة مع ممثلك عن طريق الكتابة إليه قد يساعد في إحداث تأثير أكبر لرسائلك. من المهم أن يكون لديك صوت نشط ومشارك في الحكومة إذا كنت تريد المساعدة في إحداث التغيير.