كيف تكتب رسالة إلى ممثلك المنتخب

من السمات المميزة للديمقراطية قدرة الأفراد على مشاركة آرائهم وطلب المعلومات أو المساعدة والسعي لإقناع المنتخبين لتمثيلهم. واحدة من أكثر الطرق شيوعًا للتواصل مع المسؤولين المنتخبين هي من خلال الرسائل أو البريد الإلكتروني.

تساعد الرسائل الشخصية ورسائل البريد الإلكتروني رسالتك على التميز من بين حشد الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها ممثلوك المنتخبون كل يوم. إذا كنت تريد أن تتلقى رسالتك مزيدًا من الاهتمام ، ففكر في كتابة أو طباعة خطاب لإرساله عبر البريد. ولكن إذا كانت رسالتك تتعلق بشيء حساس للوقت مثل التصويت المعلق ، فقد يكون البريد الإلكتروني هو أفضل وسيلة للاتصال بالنسبة لك.

سواء كنت تبحث عن محضر اجتماع من جلسة استماع لمجلس المدرسة ، أو تطلب من عضو مجلس مدينتك ملء الحفر ، أو تحاول لفت انتباه السناتور الأمريكي ، ستقدم لك هذه المقالة دليلاً لكتابة خطاب أو بريد إلكتروني واضح ومحترم للتعبير عن رأيك سمع. تابع القراءة لمعرفة كيفية كتابة خطاب إلى المسؤول المنتخب ، وما يجب تضمينه ، والعثور على أمثلة.

لماذا تكتب رسالة إلى ممثلك المنتخب؟

يعتمد الغرض من الكتابة إلى ممثلك المنتخب على النتائج التي تريد تحقيقها. يمكنك كتابة ممثلك المنتخب للتعبير عن رأيك ، أو مطالبتهم بالتصرف في قضية معينة ، أو الحصول على وثائق عامة.

على سبيل المثال ، يمكنك كتابة خطاب إلى عضو مجلس المدينة تطلب منه حل مشكلة في منطقتك. أو يمكنك كتابة خطاب إلى عضو الكونغرس لإخباره عن تشريع مهم بالنسبة لك.

سواء كنت ترسل رسالة مكتوبة بخط اليد أو بريد إلكتروني ، فإن الطريقة الأكثر مباشرة لإعلام ممثلك المنتخب بما هو مهم بالنسبة لك هي كتابة رسالة له.

متى تكتب رسالة إلى ممثلك

إذا كان لديك وقت ، فمن المحتمل أن تحظى الرسالة بأكبر قدر من الاهتمام ، ولكن البريد الإلكتروني الشخصي يمكن أن يكون فعالًا أيضًا. الخطاب هو وسيلة مناسبة لطلب المعلومات أو التعبير عن رأيك أو نقل دعوة للعمل.

فيما يلي بعض الظروف التي يجب أن تكتب فيها لممثلك:

• عندما تحتاج إلى معلومات أو خدمات
• عندما تريد لفت الانتباه إلى قضية أو حاجة
• عندما تريد أن تشكرهم على معالجة مشكلة أو حاجة
• عندما تريد مشاركة خيبة أملك أو إحباطك من أفعالهم

كيفية كتابة خطاب أو بريد إلكتروني أو رسالة إلى ممثلك

قبل أن تكتب رسالة أو خطابًا أو بريدًا إلكترونيًا ، حدد من يجب أن يستلمها. قد يكون هذا عضوًا في المجلس المحلي ، أو عضوًا في مجلس الشيوخ أو ممثلًا للولاية ، أو عضوًا في مجلس الشيوخ الفيدرالي أو ممثلًا. بمجرد أن تعرف الشخص الذي تكتب إليه ، يمكنك مخاطبته بشكل صحيح.

بعد ذلك ، وضح ما تكتب عنه وتوصل إلى ثلاث نقاط لدعم وجهة نظرك. إذا استطعت ، فكر في قصة شخصية يمكنك مشاركتها لإضفاء الطابع الإنساني على رسالتك. اشرح كيف تؤثر المشكلة على حياتك.

ما هي قواعد كتابة الخطاب؟

فيما يلي بعض القواعد التي يجب اتباعها عند كتابة خطاب إلى المسؤول المنتخب:

• احتفظ بها في صفحة واحدة أو خمسمائة كلمة إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا.
• تناول موضوعًا واحدًا فقط في رسالتك.
• قم بتضمين عنوان منزلك.
• إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني ، فأرسله إلى ممثل واحد فقط في كل مرة.
• حدد موضوعك بوضوح في سطر الموضوع أو الجملة الأولى من الرسالة.
• قم بتضمين الحقائق.
• تجنب الهجمات الشخصية.

ما هي النغمة التي يجب أن تستخدمها؟

يجب أن تحافظ الرسائل الموجهة إلى المسؤولين المنتخبين على أسلوب كتابة محترم وأكثر رسمية . قد يقوم المستلمون بحفظ الرسائل للرجوع إليها رسميًا أو ، في بعض المناسبات ، يمكنهم قراءتها أمام الكونجرس.

من المهم أن تتذكر أن الممثلين المنتخبين ، سواء كانوا محليين أو اتحاديين ، هم بشر حقيقيون. إن التعبير عن احترامك وتقديرك لوقتهم باستخدام نغمة مهذبة سيساعد رسالتك على تلقي الاهتمام الذي تستحقه.

إذا كان المسؤول المنتخب الخاص بك قد تصرف بطريقة تقدرها ، سواء قبل أو بعد كتابتك لخطاب ، ففكر في إرسال خطاب تقدير إليه .

كيف ينبغي تنظيم الرسالة؟

يجب أن تتكون رسالتك من حوالي أربع فقرات ولا تزيد عن صفحة واحدة أو خمسمائة كلمة.

فيما يلي مخطط تفصيلي يمكنك اتباعه عند الكتابة إلى ممثلك المنتخب:

• تحية
• ملخص
• سياق
• قصة شخصية
• خاتمة محترمة

ما هي المعلومات التي يجب أن تحتوي عليها الرسالة؟

إذا كنت تكتب خطابًا مطبوعًا أو مكتوبًا بخط اليد ، فقم بتضمين التاريخ الذي تكتب فيه الحرف في الزاوية العلوية اليمنى. إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني ، فابدأ ببساطة بتحية. يجب أن تحدد فقرتك الأولى ، فقرة التلخيص ، من أنت ، ولماذا تكتب ، وماذا تريد منهم أن يفعلوا. يمكنك تضمين بيانات اعتمادك - المسمى الوظيفي أو أي تكريم حصلت عليه - إذا كانت ذات صلة بالموضوع الذي تكتب عنه.

في الفقرة الثانية ، امنح الممثل بعض السياق. لماذا تعتبر القضية التي تكتب عنها مهمة؟ بهذه الطريقة ، يعرفون بالضبط ما تريد منهم أن يفعلوه بشأن هذه المشكلة. قد تطلب منهم التصويت لصالح مشروع قانون معين ، أو اتخاذ إجراء بشأن حفرة في مجتمعك ، أو تضمين التمويل لقضيتك في الميزانية.

ثم قدم ثلاثًا من أفضل نقاط الدعم لديك. قد تكون هذه البيانات أو الأحداث ذات الصلة أو غيرها من نقاط الأدلة الرئيسية. يمكنك تقسيم أدلتك إلى قائمة نقطية بعد الفقرة الثانية أو تضمينها في الفقرة.

في الفقرة الأخيرة من رسالتك ، ساعدهم في التواصل معك. تضمين قصة شخصية يمكن أن يجعل رسالتك أكثر إقناعًا. إذا كان لديك أي اتصال شخصي ، أو كنت تعرف شخصًا ما يفعل ذلك ، فقم بإخبار قصة عنه. يمكنك إضافة جملة انتقالية في بداية الفقرة الرابعة أيضًا.

في نهاية رسالتك ، قم بتضمين خاتمة مهذبة. يمكنك كتابة "بصدق" أو "شكرًا لك" أو أي شيء من هذا القبيل. يمكنك توقيع اسمك ، ولكن تأكد من طباعته أسفل توقيعك أيضًا. يمكنك إضافة لقبك ، إذا كان لديك واحد ، إلى اسمك.

بعد اسمك ، قم بتضمين عنوانك ورقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة ، إذا تم إشراك العديد من الهيئات الرئاسية ، فسوف يعرف ممثلك المنتخب أنك من ناخبيهم. سيتمكنون أيضًا من الاتصال بك إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من المعلومات. لا تنسَ تصحيح رسالتك ، والتحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والنحوية .

أمثلة على رسائل لممثل

لقد كتبنا ثلاثة أمثلة من الرسائل إلى الممثلين على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية والمستوى المحلي.

1 رسالة إلى ممثل الولايات المتحدة

[اسمك] [عنوانك]

الممثل المحترم [اسم العائلة] مجلس النواب الأمريكي واشنطن العاصمة 20515

عزيزي الممثل [اسم العائلة] ،

اسمي [X] ، وأنا أقيم في منطقتك. أكتب إليكم لأحثكم على زيادة التمويل [وكالة / برنامج / مبادرة].

كما تعلم ، فإن [وكالة X] مسؤولة عن [X]. مع [حدث X] في ولايتنا ، آمل أن ترى مدى أهمية مواصلة التمويل [X].

• حقيقة 1 حول أهمية البرنامج
• الحقيقة 2 حول التأثير في منطقة المسؤول
• الحقيقة 3 حول كيفية تأثيرها على من هم خارج منطقتهم

تساهم الأموال المستثمرة في [X] في المجتمعات في جميع أنحاء البلاد ، بما في ذلك ولايتنا ، مما يخلق فرص عمل ويحفز الاقتصاد المحلي. أنا شخصياً أعرف العديد من الأشخاص في مجتمعي الذين سيستفيدون من [X].

آمل أن تفكروا في الموافقة على زيادة تمويل [X]. شكرا لك على وقتك واحترامك. الرجاء الاتصال بي إذا كنت ترغب في مناقشة هذا أكثر.

بإخلاص،

[اسمك] [عنوانك] [بريدك الإلكتروني] [رقم هاتفك]

2 إرسال بريد إلكتروني إلى أحد أعضاء مجلس الشيوخ

عزيزي السناتور [اسم العائلة] ،

بصفتي مدير تحالف الإسكان غير الربحي ، أكتب إليكم لأحثكم على التصويت بنعم على [رقم الفاتورة].

كما تعلم ، [رقم الفاتورة] هو اقتراح من الحزبين ، ومحايد الميزانية لبناء المزيد من المساكن بأسعار معقولة في [المنطقة]. الموافقة على مشروع القانون هذا يخول التمويل المهم للإسكان الأساسي الأساسي للناخبين.

[رقم الفاتورة] مفيد لناخبيك للأسباب التالية:

• هذا القانون يخلق وظائف محلية ويحفز الاقتصاد من خلال تمويل مشاريع إسكان جديدة.
• سيوفر مشروع القانون هذا السكن لأكثر من ألفي أسرة تبحث عن سكن ميسور التكلفة ، وكثير منهم لا يسكنون حاليًا.
• سيؤدي هذا القانون إلى زيادة عائدات الضرائب العقارية لحكومة الولاية.

من خلال [الاتصال الشخصي أو العمل أو الخبرة الحياتية] ، أدرك مدى أهمية تزويد الناخبين بسكن ميسور التكلفة ويمكن الوصول إليه. هناك الآلاف من العائلات في ولايتنا تسعى للحصول على منازل يمكنهم تحمل كلفة إيجارها. أحثكم على التصويت بنعم على [رقم الفاتورة].

شكرا لك على الوقت الذي قضيته في قراءة هذا البريد الإلكتروني. أنا أتطلع للسماع منك قريبا.

بإخلاص،

[الاسم الكامل] ، [الدرجة إذا كانت ذات صلة] [العنوان] [رقم الهاتف] [البريد الإلكتروني]

3 رسالة إلى عضو مجلس المدينة

[اسمك] [عنوانك]

عضو المجلس [اسم العائلة] [عنوان العمل]

عزيزي المستشار / عضو المجلس [اسم العائلة] ،

اسمي [اسمك] ، من سكان [مدينتك]. أكتب إليكم لأحثكم على زيادة التمويل لقسم الطرق السريعة في ميزانية 2023.

كما تعلم ، ابتليت الحفر ونوافير الصقيع في شوارع [مدينتك]. لقد ساءت الأمور كثيرًا هذا العام ويجب إصلاحها قبل أن تزداد سوءًا. يمكن أن تتسبب الحفر في حدوث التعليق والمحاذاة والمحور وحوض الزيت وتلف الإطارات في السيارات.

• تتسبب حفر الصقيع والحفر مجتمعة في أضرار تزيد عن 200000 دولار كل شتاء في شمال شرق الولايات المتحدة.
• تم الإبلاغ عن أكثر من ثلاثين حفرة و 150 موجة صقيع متكررة في [مدينتك].
• سيتكلف إصلاح الحفر المبلغ عنها في [مدينتك] 1350 دولارًا فقط.

لقد أنفقت شخصيًا أكثر من 1500 دولار على إصلاح السيارات خلال الاثني عشر شهرًا الماضية بسبب طرقنا. أحثكم على توفير التمويل لإصلاح الحفر. أود أيضًا أن أطلب من مجلس المدينة النظر في إعادة رصف [أسماء الطرق] للتخفيف من الصقيع.

أنا أقدر وقتك واهتمامك.

بإخلاص،

[اسمك]

اكتب إلى ممثليك لسماعك

العديد من المسؤولين المنتخبين مسؤولون عن أصوات آلاف الأفراد. إنهم مكلفون أيضًا بالتنقل في المشهد المتغير باستمرار لقضايا مثل السلامة العامة والميزانيات والرعاية الصحية والتنمية الحضرية والمزيد. لهذا السبب من المهم أن تأخذ الوقت الكافي في الكتابة إلى ممثليك.

سيكون للتفاعل مع ممثليك المحليين من خلال الرسائل والبريد الإلكتروني دائمًا تأثير أكبر من الكتابة إلى المسؤولين على مستوى أعلى. يمثل المسؤولون المحليون عددًا أقل من الأشخاص ولديهم رأي أكبر في ما يؤثر عليك بشكل مباشر.

الرسائل التي لها أكبر تأثير هي مكتوبة بخط اليد وشخصية وموجزة ومدروسة. قد يساعد إنشاء علاقة مع ممثلك عن طريق الكتابة إليه على أن يكون لرسائلك تأثير أكبر. من المهم أن يكون لديك صوت نشط ومشارك في الحكومة إذا كنت تريد المساعدة في إجراء تغيير.