كيفية تقديم تعليقات مكتوبة: ما يجب وما لا يجب فعله
نشرت: 2022-12-16يمكن أن تساعد التعليقات البناءة والمباشرة المديرين وزملاء العمل على تحفيز بعضهم البعض مع الاحتفال بالنمو والاعتراف بالتحديات، ويعد نهجنا في مشاركة التعليقات أمرًا بالغ الأهمية لكيفية تلقي زملاء العمل لها.
إن تقديم الملاحظات ليس أمرًا طبيعيًا لدى الجميع، لكن لا تقلق؛ لقد قمنا بتجميع دليل كامل لكتابة التعليقات البناءة. في هذه المقالة، ستجد صيغتنا المكونة من ثلاث خطوات لتقديم تعليقات مكتوبة، ونصائح لكتابة تعليقات احترافية، وأمثلة على التعليقات المكتوبة.
ما هي ردود الفعل المكتوبة؟
التعليقات المكتوبة هي سجل إرشادات يهدف إلى مساعدة شخص ما في مكان العمل على التحسن والتطور المهني. بشكل عام، يمكن أن تتضمن التعليقات المكتوبة الثناء، وإلقاء نظرة على ما يمكن تحسينه، وبعض الخطوات التالية التي يجب على الشخص اتباعها.
يمكن أن تكون التعليقات المكتوبة رسمية أو غير رسمية ويمكن أن تأتي في العديد من الوسائط، بما في ذلك هذه التنسيقات الشائعة:
- المراجعات السنوية
- استرجاع المشروع
- التقييمات
- اجتماعات أسبوعية
- ردود فعل الأقران
- رسائل البريد الإلكتروني
- التعليقات في المستندات أو أدوات إدارة المشاريع أو منصات العمل الأخرى
- طلبات المراجعة
متى يجب تقديم تعليقات مكتوبة
تعد التعليقات المكتوبة طريقة رائعة لترك أثر ورقي يوثق تقدم الشخص ويعطي كلاً من المدير والمتلقي شيئًا للرجوع إليه عند تتبع العمل أو التحرك نحو الهدف (في حين يمكن نسيان التعليقات اللفظية أو تذكرها بشكل خاطئ).
تضع العديد من أماكن العمل ردود الفعل كمجالات للتقدم والتحديات، بدلاً من التقييم الإيجابي والسلبي. قد يكون من الصعب تقديم وتلقي التعليقات التي تنتقد عمل شخص ما أو سلوكه، ولكن تجنبها هو الأسوأ. من خلال حجب التعليقات السلبية، فإنك تلحق الضرر بالشخص: كيف يمكنه التحسن إذا لم يعرف أنه لا يستوفي المعايير؟
قد ترغب في تقديم تعليقات مكتوبة في الظروف التالية.
- المراجعات أو التقييمات التي تطلبها الشركة
- لترك أثر ورقي أو الاحتفاظ بسجل
- المواقف غير المعقدة التي يسهل شرحها
- انتهاكات القواعد المكتوبة
- تقديم التغذية الراجعة بعد وقوع الحدث
متى يجب عليك تأجيل ردود الفعل؟
هناك دائمًا مواقف يجب فيها تأجيل التعليقات أو حجبها.
إذا لم تكن التعليقات قابلة للتنفيذ أو مؤكدة، فاسأل نفسك عن سبب رغبتك في تقديم التعليقات. عندما تكون المشاعر مرتفعة، أو عندما تكون المعلومات التي تريد مشاركتها شخصية، خذ خطوة إلى الوراء وأعد التقييم.
يجب أن تتضمن التعليقات البناءة ملاحظات حول عمل المتلقي أو سلوكه الذي يحتاج إلى تحسين - دليل على ما فعلوه بشكل جيد، وما فعلوه بشكل سيئ، والخطوات التالية الواضحة لتحفيزهم . يجب أن تكون التعليقات الإيجابية محددة ومجانية.
وأخيرًا، يجب عليك تجنب استخدام التعليقات المكتوبة كطريقة التسليم الأساسية إذا كان الموقف الذي تتعامل معه معقدًا للغاية بحيث لا يمكن شرحه كتابيًا، أو إذا كان من الممكن إخراجه من السياق. يمكنك استخدام التعليقات المكتوبة لتدوين المحادثة، ولكن من الأفضل حفظ المواقف الدقيقة للتعليقات الشفهية.
يجب عليك الامتناع عن تقديم الملاحظات المكتوبة في المواقف التالية:
- عندما ترتفع المشاعر
- عندما لا تكون ردود الفعل الشخصية بناءة
- في المواقف الدقيقة
كيفية تقديم ملاحظات مكتوبة
سواء كان الموضوع هو السلوك الذي تريد من المتلقي أن يستمر فيه أو يغيره، يمكنك تقديم تقييمك بشكل إيجابي كتابيًا.
بغض النظر عن نوع التعليقات التي تريد تقديمها، تأكد من وصولها على الفور. يتم تقديم معظم التعليقات المكتوبة بعد وقوع الحدث بالفعل. تتمثل القاعدة الأساسية الجيدة في تسليم التعليقات خلال أسبوع واحد من الحدث ما لم تكن مراجعة سنوية أو تعليقات على المشروع أو أي شكل آخر من أشكال التعليقات المجدولة.
كن محددًا
عندما يتعلق الأمر بالتعليقات، تجنب التعميمات. يجب أن تكون أمثلة تصرفات المستلم وتوصياتك للمضي قدمًا واضحة قدر الإمكان.
كلما كنت أكثر تحديدًا، كلما كان من الأسهل على المتلقي استيعاب المعلومات التي تنقلها. ابدأ بسؤال نفسك: "ما الذي آمل أن أحققه من خلال تقديم هذه التعليقات؟" والعمل إلى الوراء من هناك.
إذا كنت تقدم تعليقات بناءة، فقدم أمثلة على الحالات التي لا يفي فيها عمل الشخص أو سلوكه بالمعايير. ثم أعطهم أهدافًا واضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق لإنجازها في إطار زمني محدد. إذا كنت تقدم تعليقات إيجابية، فأشر إلى إجراء أو نتيجة معينة تريد رؤيتها مرة أخرى.
التأكيد على الأهمية
على الرغم من أنك قد تشعر بأهمية التعليقات التي تناقشها مع المتلقي، إلا أنه قد لا يشعر بنفس الشعور. تقع على عاتقك مسؤولية إيصالسببأهمية ما تشاركه.
يمكنك أن تبين لهم مدى أهمية ذلك من خلال شرح تأثير تصرفاتهم (أو عدم اتخاذهم لهذا الإجراء).
كن متعاطفا
من المرجح أن يتم تلقي تعليقاتك بشكل جيد إذا شاركتها بتعاطف ولطف. التعليقات الطيبة بناءة ومحترمة وداعمة ورحيمة. يمكنك الاعتراف بالتحديات والمؤثرات الخارجية وملاحظة (إذا كان هذا صحيحًا) أنك تقدر جهودهم.
يمكن نقل اللطف عن طريق:
- إتاحة الوقت لهم لطرح الأسئلة عليك.
- استخدام عبارات"أنا"بدلًا من"أنت"، على سبيل المثال، "لقد لاحظت أن المقاييس الأسبوعية تأتي متأخرة" أو "كنت آمل أن أرى عرضًا أكثر دقة لأهداف فريقنا".
- مدح الأشياء التي ترغب في رؤية المزيد منها.
- - الاعتراف بالتحديات الخارجية إن وجدت.
أمثلة على ردود الفعل المكتوبة
مثال على رسالة ردود الفعل الاتصالات
مهلا، ليكس. أتساءل عما إذا كان لديك تحديث لحالة مشروع الفندق. إذا واجهت أية مشكلات، فيرجى إبلاغي بذلك في أقرب وقت ممكن حتى أتمكن من مساعدتك في العودة إلى المسار الصحيح. نظرًا لأننا نقترب من نهاية المشروع، هل يمكنك مراسلتي عدة مرات على مدار الأسبوع حتى أعرف موقفنا؟ شكرًا!
مثال على الرسائل الفورية للتعليقات الإيجابية
هانا – شكرًا لك على انفتاحك ومثابرتك في موقفنا اليوم. لقد ساعدنا تفكيرك الإبداعي في النظر إلى المشكلة بطريقة جديدة، وأنا واثق من أننا سنتمكن من إنهاء المشروع في الوقت المحدد. بعد ذلك، دعونا نركز على إعادة تنظيم آخر سرعتين للوفاء بالموعد النهائي. استمروا في العمل الممتاز!
مثال على ردود فعل المدير
مرحبًا مارثا، هل يمكننا تحديد موعد لمناقشة اتصالاتنا وأهدافي؟ عندما سألت مؤخرًا عن أهداف مبيعاتي، لا أشعر أنني تلقيت إجابات واضحة حول ما يجب أن أهدف إليه. أرغب في اللحاق بك خلال الأسبوع المقبل لتحقيق أهدافي بحلول نهاية الربع. هل أنت حر يوم الأربعاء؟
مثال على البريد الإلكتروني للمراجعة السنوية
مرحبًا إريك،
شكرًا لحضوركم اجتماع المراجعة السنوي اليوم. ستجد مرفقًا نموذج المراجعة الكامل. لقد قمت بتضمين النقاط البارزة أدناه.
ما الذي يسير بشكل صحيح:لقد كنت متواصلاً قويًا وفي الوقت المناسب ومدير مشروع مجتهد ومهتم بالتفاصيل. يشيد بك فريقك (انظر الوثيقة المرفقة)، ولا تمر جهودك التعاونية دون أن يلاحظها أحد!
ما يحتاج إلى تحسين:لقد استوفيت فقط اثنين من أصل ستة مواعيد نهائية لمشروعك هذا العام. يؤدي هذا إلى تجاوز المشاريع للميزانية ويتعارض مع قدرتنا على جدولة المقاولين بشكل صحيح.
الخطوات التالية:كما ناقشنا في اجتماعنا، يرجى تحديد أولويات المواعيد النهائية في العام المقبل. لا تتردد في إخباري إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الموظفين، أو عدد أقل من المشاريع، أو أي موارد أخرى.
أنا هنا من أجلك إذا كنت بحاجة إلى التحدث عن الأمور أو لديك أسئلة أو مخاوف أخرى.
بإخلاص،
لورين
مثال على ردود فعل الأقران
مرحبًا ماك، كان تعاونك مع الفريق رائعًا في الأسبوع الماضي، لكنني شعرت أن مشاريعي الخاصة قد تم تهميشها عندما طلبت مساعدتي في الرسومات الخاصة بحملة البريد الإلكتروني. لقد رأيت ما يكفي من أعمالك في الماضي لأشعر بالثقة في أنه كان بإمكانك التوصل إلى مجموعة رائعة بنفسك. هل تعتقد أنه يمكنك محاولة التعامل معهم بمفردك الأسبوع المقبل؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، اسمحوا لي أن أعرف وسنناقش بعض البدائل.
ردود الفعل هي مفتاح التطوير المهني
صياغة ردود الفعل الفعالة تتطلب العمل. لإنشاء تعليقات منتجة وسهلة الفهم، تأكد من أنها واضحة ومتعاطفة وقابلة للتنفيذ.
أعط أمثلة عندما لم يكن عملهم أو سلوكهم مثاليًا، وقدم أهدافًا واضحة وقابلة للتحقيق للمتابعة. قم أيضًا بالإشارة إلى الإنجازات والتأكيد على أهمية التعليقات. ضع نفسك مكان المستلم وحافظ على تنظيم تعليقاتك المكتوبة. التزم بهذا النهج، وستكون في طريقك لتقديم تعليقات مكتوبة فعالة.
تتطلب التعليقات الإيجابية والسلبية منك الكتابة ببعض اللباقة. لذا ضع هذه الأساسيات في الاعتبار:
- ابدأ بالإيجابيات.
- أشر إلى ما ينقصك، إن وجد.
- انتهي بخطوات تالية واضحة وقابلة للتحقيق.
قد يكون لديك هدف معين في ذهنك عندما تقدم تعليقات مكتوبة. لكن تذكر أن أفضل نتيجة هي أن يقدر الشخص الرؤية ويعرف ما يجب فعله بالمعلومات.