كيفية تقديم ملاحظات مكتوبة: ما يجب فعله وما يجب تجنبه

يمكن أن تساعد التعليقات البناءة والمباشرة المديرين وزملاء العمل في تحفيز بعضهم البعض أثناء الاحتفال بالنمو والاعتراف بالتحديات ، ونهجنا في مشاركة التعليقات أمر بالغ الأهمية لكيفية تلقي زملائنا في العمل لها.

لا يأتي إعطاء الملاحظات بشكل طبيعي للجميع ، ولكن لا تقلق ؛ لقد وضعنا معًا دليلاً كاملاً لكتابة ملاحظات بناءة. في هذه المقالة ، ستجد صيغتنا المكونة من ثلاث خطوات لتقديم ملاحظات مكتوبة ، ونصائح لكتابة ملاحظات احترافية ، وأمثلة على التعليقات المكتوبة.

ما هي التغذية الراجعة المكتوبة؟

التعليقات الكتابية هي سجل إرشادي يهدف إلى مساعدة شخص ما في مكان العمل على التحسين والتطور المهني. بشكل عام ، يمكن أن تتضمن الملاحظات المكتوبة المديح ، وإلقاء نظرة على ما يمكن تحسينه ، وبعض الخطوات التالية التي يجب على الشخص اتباعها.

يمكن أن تكون التعليقات المكتوبة رسمية أو غير رسمية ويمكن أن تأتي في العديد من الوسائط ، بما في ذلك الأشكال الشائعة التالية:

• المراجعات السنوية
• استعادية المشروع
• التقييمات
• اجتماعات أسبوعية
• ملاحظات الزملاء
• رسائل البريد الإلكتروني
• التعليقات في المستندات أو أدوات إدارة المشروع أو منصات العمل الأخرى
• طلبات المراجعة

متى تعطي ملاحظات مكتوبة

التعليقات المكتوبة هي طريقة رائعة لترك أثر ورقي يوثق تقدم الشخص ويعطي كل من المدير والمتلقي شيئًا للرجوع إليه عند تتبع العمل أو الحركة نحو هدف (بينما يمكن نسيان الملاحظات اللفظية أو عدم تذكرها).

تضع العديد من أماكن العمل التعليقات كمجالات تقدم وتحديات ، بدلاً من تقييم إيجابي وسلبي. قد يكون من الصعب إعطاء الملاحظات التي تنتقد عمل أو سلوك شخص ما وتلقيها ، ولكن تجنبها أسوأ. من خلال حجب التعليقات السلبية ، فإنك تلحق الضرر بالشخص: كيف يمكن أن يتحسن إذا لم يعرف أنه لا يفي بالمعايير؟

قد ترغب في تقديم ملاحظات مكتوبة في الظروف التالية.

• المراجعات أو التقييمات المطلوبة من الشركة
• لترك أثر ورقي أو الاحتفاظ بسجل
• مواقف غير معقدة يسهل شرحها
• مخالفات القواعد المكتوبة
• إعطاء الملاحظات بعد الحدث

متى يجب عليك تأجيل ردود الفعل؟

هناك دائمًا مواقف يجب فيها تأجيل الملاحظات أو حجبها.

إذا كانت التعليقات غير قابلة للتنفيذ أو مؤكدة ، فاسأل نفسك لماذا تريد تقديم الملاحظات. عندما ترتفع المشاعر ، أو عندما تكون المعلومات التي تريد مشاركتها شخصية ، خذ خطوة إلى الوراء وأعد تقييمها.

يجب أن تتضمن التعليقات البناءة ملاحظات حول عمل المتلقي أو سلوكه الذي يحتاج إلى تحسين - دليل على ما فعلوه بشكل جيد ، وما فعلوه بشكل سيئ ، وخطوات واضحة بعد ذلك لتحفيزهم . يجب أن تكون التعليقات الإيجابية محددة ومتكاملة.

أخيرًا ، يجب أن تتجنب استخدام الملاحظات المكتوبة كطريقة أساسية للتسليم إذا كان الموقف الذي تتعامل معه معقدًا للغاية بحيث لا يمكن شرحه كتابةً ، أو إذا كان من الممكن إخراجها من السياق. يمكنك استخدام الملاحظات المكتوبة لتدوين محادثة ، ولكن من الأفضل حفظ المواقف الدقيقة للتعليقات اللفظية.

يجب الامتناع عن الملاحظات المكتوبة في المواقف التالية:

• عندما ترتفع المشاعر
• عندما لا تكون التعليقات الشخصية بناءة
• في المواقف الدقيقة

كيفية تقديم ملاحظات مكتوبة

سواء كان الموضوع هو السلوك الذي تريد أن يواصل المتلقي أو يغيره ، يمكنك تقديم تقييمك بشكل إيجابي كتابيًا.

بغض النظر عن نوع التعليقات التي تريد تقديمها ، تأكد من وصولها على الفور. يتم تقديم معظم التعليقات المكتوبة بعد وقوع الحدث بالفعل. من القواعد الأساسية الجيدة أن يتم تسليم التعليقات في غضون أسبوع واحد من الحدث ما لم تكن مراجعة سنوية أو تعليقات على المشروع أو نموذجًا مجدولًا آخر من التعليقات.

كن دقيقا

عندما يتعلق الأمر بالتغذية الراجعة ، تجنب التعميمات. يجب أن تكون أمثلة إجراءات المتلقي وتوصياتك للمضي قدمًا واضحة قدر الإمكان.

كلما كنت أكثر تحديدًا ، كان من الأسهل على المستلم استيعاب المعلومات التي تنقلها. ابدأ بسؤال نفسك ، "ما الذي أتمنى تحقيقه من خلال تقديم هذه التعليقات؟" والعمل للخلف من هناك.

إذا كنت تقدم ملاحظات بناءة ، فقدم أمثلة على الوقت الذي لا يتوافق فيه عمل الشخص أو سلوكه مع المعايير. ثم امنحهم أهدافًا واضحة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق لتحقيقها في إطار زمني محدد. إذا كنت تقدم ملاحظات إيجابية ، فأشر إلى إجراء معين أو نتيجة معينة تريد رؤيتها مرة أخرى.

التأكيد على الأهمية

بينما قد تشعر أن التعليقات التي تناقشها مع المستلم مهمة ، فقد لا يشعر بنفس الشعور. تقع على عاتقك مسؤولية نقل سبب أهمية ما تشاركه.

يمكنك أن تبين لهم أنه مهم من خلال شرح تأثير أفعالهم (أو قلة العمل).

كن متعاطفا

من المرجح أن يتم تلقي ملاحظاتك بشكل جيد إذا كنت تشاركها بتعاطف ولطف. ردود الفعل اللطيفة بناءة ومحترمة وداعمة ورحيمة. يمكنك الاعتراف بالتحديات والتأثيرات الخارجية ولاحظ (إذا كان هذا صحيحًا) أنك تقدر جهودهم.

يمكن نقل اللطف من خلال:

• إتاحة الوقت لهم لطرح الأسئلة عليك.
• باستخدام عبارات I بدلاً من عباراتك ، على سبيل المثال ، "لقد لاحظت أن المقاييس الأسبوعية تأتي متأخرة" أو "كنت أتمنى رؤية عرض تقديمي أكثر صقلًا لأهداف فريقنا".
• مدح الأشياء التي ترغب في رؤية المزيد منها.
• الاعتراف بالتحديات الخارجية إن وجدت.

أمثلة على الملاحظات المكتوبة

مثال على رسالة تعليقات التواصل

مرحبًا ، ليكس. أتساءل عما إذا كان لديك تحديث لحالة مشروع الفندق. إذا واجهتك أية مشكلات ، فيرجى إبلاغي بها في أقرب وقت ممكن حتى أتمكن من مساعدتك في العودة إلى المسار الصحيح. مع اقتراب نهاية المشروع ، هل يمكنك مراسلتي عدة مرات على مدار الأسبوع حتى أعرف أين نقف؟ شكرًا!

مثال على رسالة فورية للتعليقات الإيجابية

هانا - شكرًا لك على انفتاحك ومثابرتك في موقفنا اليوم. لقد ساعدنا تفكيرك الإبداعي في النظر إلى المشكلة بطريقة جديدة ، وأنا واثق من أننا سنكون قادرين على إنهاء المشروع في الوقت المحدد. بعد ذلك ، دعنا نركز على إعادة تنظيم آخر سباقين لدينا للوفاء بالموعد النهائي. استمروا في العمل الممتاز!

مثال على تعليقات المدير

مرحباً مارثا ، هل يمكننا تحديد موعد لمناقشة اتصالاتنا وأهدافي؟ عندما سألت عن أهداف مبيعاتي مؤخرًا ، لا أشعر أنني تلقيت إجابات واضحة حول ما يجب أن أهدف إليه. أرغب في اللحاق بك في غضون الأسبوع المقبل لتحقيق أهدافي بنهاية الربع. هل أنت متفرغ يوم الأربعاء؟

مثال على البريد الإلكتروني للمراجعة السنوية

مرحبا ايريك ،

شكرا لحضور اجتماع المراجعة السنوي لدينا اليوم. مرفقًا ، ستجد نموذج المراجعة الكامل. لقد قمت بتضمين النقاط البارزة أدناه.

ما الذي يحدث بشكل صحيح: لقد كنت متواصلاً قويًا وفي الوقت المناسب ومدير مشروع مجتهد وموجه نحو التفاصيل. يشيد بك فريقك (انظر المستند المرفق) ، ولا تمر جهودك التعاونية مرور الكرام!

ما الذي يحتاج إلى تحسين: لقد أوفت مرتين فقط من أصل ستة من المواعيد النهائية لمشروعك هذا العام. هذا يؤدي إلى تجاوز الميزانية للمشاريع ويتعارض مع قدرتنا على جدولة المقاولين بشكل صحيح.

الخطوات التالية: كما ناقشنا في اجتماعنا ، يرجى إعطاء الأولوية للمواعيد النهائية في العام المقبل. لا تتردد في إخباري إذا كنت بحاجة إلى المزيد من الموظفين ، أو مشاريع أقل ، أو أي موارد أخرى.

أنا هنا من أجلك إذا كنت بحاجة إلى التحدث عن أشياء أو لديك أسئلة أو مخاوف أخرى.

بإخلاص،

لورين

مثال على ملاحظات الزملاء

مرحبًا ماك ، كان تعاونك مع الفريق رائعًا في الأسبوع الماضي ، لكنني شعرت أن مشاريعي الخاصة قد تم تهميشها عندما طلبت مساعدتي في الرسومات الخاصة بحملة البريد الإلكتروني. لقد رأيت ما يكفي من عملك في الماضي لأشعر بالثقة في أنه كان من الممكن أن تبتكر مجموعة رائعة بمفردك. هل تعتقد أنه يمكنك محاولة معالجتها بمفردك الأسبوع المقبل؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأعلمني وسنناقش بعض البدائل.

التعليقات هي مفتاح التطوير المهني

تتطلب صياغة ردود فعل فعالة الكثير من العمل. لإنشاء ملاحظات مثمرة وسهلة الهضم ، تأكد من أنها واضحة ومتعاطفة وقابلة للتنفيذ.

أعط أمثلة عندما لم يكن عملهم أو سلوكهم مثاليًا ، وقدم أهدافًا واضحة وقابلة للتحقيق للمتابعة. أيضًا ، أشر إلى الإنجازات وشدد على أهمية التعليقات. ضع نفسك مكان المستلم وحافظ على تنظيم ملاحظاتك المكتوبة. التزم بهذا النهج ، وستكون في طريقك لتقديم ملاحظات مكتوبة فعالة.

تتطلب كل من الملاحظات الإيجابية والسلبية أن تكتب ببعض اللباقة. لذلك ضع هذه الأساسيات في الاعتبار:

1. ابدأ بالإيجابيات.
2. أشر إلى ما ينقصك ، إن وجد.
3. أنهِ بخطوات تالية واضحة وقابلة للتحقيق.

قد يكون لديك هدف معين في الاعتبار عند تقديم ملاحظات مكتوبة. لكن تذكر أن أفضل نتيجة هي أن الشخص يقدر البصيرة ويعرف ماذا يفعل بالمعلومات.