10 Tipps zur E-Mail-Etikette im Umgang mit Reportern

Senden Sie Ihren Pitch per E-Mail an einen Reporter? Halten Sie sich unbedingt an diese einfachen Verhaltensregeln:

1. Beenden Sie mit den Großbuchstaben in der Betreffzeile. Versuchen Sie, in der Betreffzeile Aufregung zu zeigen? Lassen Sie mich Ihnen versichern, dass die Verwendung von Großbuchstaben nicht der richtige Weg ist. Vergessen wir die ganze Idee, dass Kappen in der Welt des Messaging als Schreien gelten. Darüber hinaus müssen Sie bedenken, dass die Posteingänge von Reportern mit Spam gefüllt sind. Und eine Betreffzeile mit Großbuchstaben wird ihnen Spam zurufen. Und selbst wenn nicht … na ja, es ist einfach nur nervig.
2. Nix die Ausrufezeichen. Übermäßige Ausrufezeichen sind das Kennzeichen eines Anfängers. Die Leute scheinen zu glauben, dass sie durch ihre wiederholte Verwendung vermitteln, wie interessant und aufregend ihre Nachrichten sind. Ähnlich wie bei den Großbuchstaben ist es jedoch einfach irritierend, zu viele Ausrufezeichen zu verwenden. Und ganz zu schweigen davon, dass sie bei wiederholter Verwendung ihren Wert verlieren. Ein oder zwei gut platzierte Ausrufezeichen können jedoch die Aufregung hinzufügen, nach der Sie suchen. Platziere sie einfach mit Bedacht.
3. Setzen Sie die besten Informationen in die Betreffzeile. Es ist einfach unhöflich, die Zeit eines Reporters zu verschwenden. Und wenn Ihr E-Mail-Titel ihnen nichts bietet, wird er sicher gelöscht. Stellen Sie jedoch sicher, dass Ihre E-Mail-Betreffzeile die wichtigsten Informationen enthält. Lassen Sie sie nicht arbeiten, um herauszufinden, warum sie sich Ihren Pitch anhören sollten, weil sie es nicht tun werden, sei es aus Zeitmangel oder schlichter Arroganz. Was auch immer der größte "na und"-Teil Ihres Verkaufsgesprächs ist, machen Sie es so klar wie einen Tag, bevor sie überhaupt die Möglichkeit haben, darauf zu klicken.
4. Rechtschreibprüfung. Wirklich. Die Tage der Ausreden für Rechtschreibfehler sind vorbei. Unsere E-Mail erledigt das im Grunde für uns. Selbst wenn Sie nicht auf die Schaltfläche für die Rechtschreibprüfung klicken, werden die Rechtschreibfehler normalerweise hervorgehoben. Wenn Sie es nicht korrigieren, sagt der Reporter, dass die E-Mail für Sie nicht sehr wichtig ist.
5. Sei nicht schick. Ich habe die Faszination der Leute für E-Mail-Hintergründe und Schriftarten nie verstanden. Für mich sieht es einfach nur jugendlich aus. Denn es ist! Schauen Sie, wenn Sie anfangen, die Textfarbe zu ändern und Grafiken hinzuzufügen und all das, lenken Sie sie nur ab und machen Ihre Präsentation schwieriger zu lesen. Sie sind in Ihren süßen Schriftarten nicht interessant. Kommen Sie einfach auf den Punkt. Und um Gottes willen, verwenden Sie keine Comic Sans.
6. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anhang tatsächlich angehängt ist. „Bitte finden Sie das angehängte Dokument…“ bedeutet sehr wenig, wenn das angehängte Dokument nicht wirklich vorhanden ist. Sie haben bereits großes Glück, dass der Reporter Ihre E-Mail überhaupt geöffnet hat, geschweige denn versucht hat, Ihren Anhang herunterzuladen. Und wenn Ihr Anhang nicht wirklich da ist, werden sie wahrscheinlich nicht einmal nachsehen, wenn Sie es herausfinden und erneut senden, weil sie denken, dass Sie inkompetent sind.
7. Sag Nein zu Emoticons. Eine weitere Möglichkeit, einem Reporter auf die Nerven zu gehen und wie ein Neuling zu wirken. Schauen Sie, die Idee hier ist, dass sie Sie und Ihren Pitch ernst nehmen. Aber seien wir mal ehrlich: Wer nimmt schon jemanden ernst, der seiner Unterschrift drei Smileys folgt? Behalte das bei den SMS, die du mit deinen Freunden machst.
8. Höflich sein. Sie haben keinen Anspruch auf Jack. Das heißt, sei bescheiden und höflich. Sag bitte und danke."
9. Senden Sie nicht mehrere E-Mails. Nachfassen ist in Ordnung und alles, aber wenn Sie keine Antwort erhalten, ist das Versenden von E-Mails, um zu sehen, ob „sie Ihren Pitch bekommen haben“, nicht nur nutzlos – es ist Spam. Wenn Sie also auf die schwarze Liste gesetzt werden möchten, brechen Sie diese Regel.
10. Wenn sie antworten, stellen Sie sicher, dass Sie den Gefallen erwidern. Sie haben dir eine E-Mail zurückgeschickt? Toll! Was jetzt? Haben sie dir eine Frage gestellt? Wollen sie ein Vorstellungsgespräch? Was auch immer sie verlangt haben, tun Sie es sofort. Sie waren so freundlich, es zu bemerken, also lassen Sie sie nicht darauf warten.

Können Sie sich weitere Regeln zur E-Mail-Etikette vorstellen, die ich meiner Liste hinzufügen sollte? Füllen Sie mich aus!

Dieser Artikel wurde von Mickie Kennedy, dem Gründer von eReleases (https://www.ereleases.com), dem Online-Führer für den kostengünstigen Vertrieb von Pressemitteilungen, verfasst. Holen Sie sich Ihr kostenloses 160-seitiges Exemplar des Big Press Release Book – Press Releases for Every Occasion and Industry hier: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/