4 bessere Möglichkeiten, „Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten“ per E-Mail auszudrücken

Niemand genießt es, schlechte Nachrichten zu überbringen – vor allem nicht schriftlich. Wenn wir eine unglückliche Nachricht, einen Fehler oder eine enttäuschende Wendung der Ereignisse mitteilen, neigen wir dazu, einen bestimmten Satz einzubauen, um den Schlag abzumildern: „Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.“ Die Versuchung, diesen Satz zu verwenden, ist verständlich. Aber es wird oft überbeansprucht, egal, ob wir ein kleines Ärgernis melden, etwa die Änderung der Uhrzeit einer Besprechung, oder etwas Bedeutenderes, etwa die Stornierung eines wichtigen Vertrags.

Aber selbst wenn man sie ernsthaft anwendet, ist diese abgedroschene Wendung so weit verbreitet, dass sie ironischerweise unaufrichtig klingen kann. Besonders wenn Ihr Empfänger die Unannehmlichkeiten als großes Ärgernis empfindet, kann die vorgefertigte Entschuldigung wenig Reue vermitteln; Sie riskieren, unaufrichtig oder unsensibel zu klingen.

Es gibt bessere Möglichkeiten, sich zu entschuldigen. Manchmal gibt es einen passenderen Weg, sein Bedauern auszudrücken, insbesondere wenn es außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Vielleicht geht es darum, einen Entschuldigungsbrief zu schreiben . Zu anderen Zeiten – wenn Sie wirklich reuigsindund die Schuld tragen – gibt es stärkere Möglichkeiten, es auszudrücken. Hier haben wir eine Handvoll Alternativen für verschiedene Situationen zusammengestellt, denen Sie begegnen könnten.

1 „Ich verstehe Ihre Frustration.“

Besonders in kundenorientierten Rollen im beruflichen Umfeld ist es einfach, „Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten“ als Sammelentschuldigung zu verwenden (z. B. ein verlorenes Paket, verpasster Termin oder fehlerhafter Service). In diesen Fällen kann der Ausdruck abwertend oder unprofessionell wirken, anstatt fürsorglich zu sein. Dies kann die Frustration verstärken.

Es ist wichtig, Antworten zu formulieren, um zu zeigen, dass Sie die Perspektive Ihres Empfängers verstehen und Fehlverhalten wiedergutmachen möchten. Anstatt ihre Beschwerde als bloße „Unannehmlichkeit“ abzutun, führt die Anerkennung ihrer Gefühle und die Übernahme der Schuld eher zu einer Wiedergutmachung. Die Verwendung von „Ich verstehe Ihre Frustration“ leitet die Reaktion mit Empathie an. Dies ist hoffentlich ein wirksamerer Weg, um erhöhte Emotionen abzubauen – und eine Lösung zu finden, die beiden Parteien ein gutes Gefühl gibt.

2 „Mir ist klar, dass das enttäuschend ist.“

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind erschöpft von einer arbeitsreichen Woche und müssen einen Termin zum Abendessen absagen. . . dreißig Minuten bevor es losgeht. Das Senden von „Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten“ ist eine unpersönliche Art, diese Nachricht zu übermitteln. Auch wenn unsere Kommunikation immer digitaler wird, sind wir keine Roboter. Denken Sie daran, dass am anderen Ende der Korrespondenz eine Person steht.

Der Schlüssel dazu liegt darin, Enttäuschungen zu erkennen und Verantwortung zu übernehmen. Zeigen Sie, dass Sie an ihre Perspektive denken. Versuchen Sie stattdessen, Ihren Text mit etwas in der Art zu beginnen: „Mir ist klar, dass dies kurzfristig ist und wir uns die ganze Woche darauf gefreut haben, uns in Ihrem Lieblingsrestaurant zu treffen.“ . .“ Damit übernehmen Sie Verantwortung. Auch die Einbeziehung persönlicher Daten kommuniziert Fürsorge.

Wenn Sie Ihrem Empfänger mitteilen, dass Sie sich Ihrer Fehler bewusst sind und versuchen, die Probleme zu beheben, wird dies Vertrauen in die Beziehung aufbauen, sei es privat oder beruflich.

3 „Vielen Dank für Ihre Geduld.“

Bedauern und Reue sind nicht dasselbe. Manchmal passieren Dinge, die unglücklich oder bedauerlich sind, aber außerhalb unserer Kontrolle liegen. Diese Umstände rechtfertigen eigentlich keine Entschuldigung. Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind Buchungsbegleiter einer Fluggesellschaft und ein winterlicher Schneesturm verursacht eine stundenlange Flugverspätung. Sie sind nicht für das extreme Wetter verantwortlich. In diesem Fall kann die Verwendung von „Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten“ Ihnen selbst die Schuld geben, wenn es keine gibt.

Wenn Sie sich entschuldigen, riskieren Sie, die Verantwortung für etwas zu übernehmen, das außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Verlagern Sie stattdessen die vorhandene Emotion von Reue zu Dankbarkeit. Sich für Ihr Verständnis zu bedanken, dreht das Drehbuch um und löst wahrscheinlich genau dieses Gefühl auch beim Empfänger aus. Versuchen Sie: „Vielen Dank für Ihre Geduld. Wir hoffen, dass bald sichere Startbedingungen herrschen.“ Dadurch weiß der Empfänger, dass Sie Mitgefühl für seine Verzweiflung haben und diese verstehen.

4 „Lass mich helfen.“

Anstatt sich zu entschuldigen, bieten Sie eine Lösung an. Menschen beschweren sich, wenn sie enttäuscht sind, weil sie gehört werden wollen oder wollen, dass ihr Problem gelöst wird. „Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten, Rotwein auf deine weiße Hose zu verschütten“ wird den Fleck nicht entfernen. Auf der anderen Seite gilt: „Lassen Sie mich Ihre chemische Reinigung bezahlen.“

Das Bewusstsein, im Problemlösungsprozess proaktiv zu sein, wird Ihrem Empfänger beweisen, dass Sie danach streben, eine verantwortungsbewusstere Person zu sein. Dieser Ansatz kann Ihnen spätere Kopfschmerzen ersparen. Wenn es das nächste Mal ein Problem gibt, das in Ihrer Macht steht, bieten Sie an, es zu beheben.