4 bessere Wege, um „Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten“ in E-Mails auszudrücken

Niemand ist gerne Überbringer schlechter Nachrichten – schon gar nicht schriftlich. Wenn wir unglückliche Nachrichten, einen Fehler oder eine enttäuschende Wendung der Ereignisse kommunizieren, neigen wir dazu, einen bestimmten Satz einzufügen, um den Schlag abzumildern: „Entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten.“ Die Versuchung, diesen Satz zu verwenden, ist verständlich. Aber es wird oft überstrapaziert, egal ob wir ein kleines Ärgernis melden, wie die Änderung der Uhrzeit eines Meetings, oder etwas Wichtigeres, wie die Kündigung eines Großvertrags.

Aber selbst wenn man es ernst nimmt, ist diese abgedroschene Redewendung so alltäglich geworden, dass sie ironischerweise unaufrichtig klingen kann. Besonders wenn Ihr Empfänger die Unannehmlichkeiten als großen Ärger empfindet, kann die vorgefertigte Entschuldigung wenig Reue vermitteln; Sie riskieren, unaufrichtig oder unsensibel zu klingen.

Es gibt bessere Möglichkeiten, sich zu entschuldigen. Manchmal gibt es einen angemesseneren Weg, sein Bedauern über eine Situation auszudrücken, besonders wenn es außerhalb deiner Kontrolle liegt. In anderen Fällen – wenn Sie wirklich reuig und schuldig sind – gibt es stärkere Möglichkeiten, es auszudrücken . Hier haben wir eine Handvoll Alternativen für verschiedene Situationen zusammengestellt, in denen Sie sich möglicherweise befinden.

1 „Ich verstehe Ihren Frust.“

Besonders in kundenorientierten Rollen in professionellen Umgebungen ist es einfach, „Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten“ für eine Reihe von Problemen zu verwenden (z. B. ein verlorenes Paket, einen verpassten Termin oder einen fehlerhaften Service). In diesen Fällen kann der Ausdruck als entwertend oder unprofessionell landen, anstatt fürsorglich. Dies kann Frustration eskalieren.

Es ist wichtig, Antworten zu formulieren, um zu zeigen, dass Sie die Perspektive Ihres Empfängers verstehen und Fehlverhalten wiedergutmachen möchten. Anstatt ihre Beschwerde als bloße „Unannehmlichkeit“ abzutun, führt es eher zu einer Reparatur, wenn sie ihre Gefühle anerkennt und Schuld akzeptiert. Die Verwendung von „Ich verstehe Ihre Frustration“ leitet die Antwort mit Empathie. Es ist ein stärkerer Weg, um hoffentlich erhöhte Emotionen zu deeskalieren – und eine Lösung zu finden, bei der sich beide Parteien wohl fühlen.

2 „Mir ist klar, dass das enttäuschend ist.“

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind erschöpft von einer anstrengenden Arbeitswoche und müssen eine Verabredung zum Abendessen absagen . . . dreißig Minuten vor Beginn. Das Senden von „Entschuldigung für die Unannehmlichkeiten“ fühlt sich wie eine unpersönliche Art an, diese Nachricht zu überbringen. Auch wenn unsere Kommunikation zunehmend digital ist, sind wir keine Roboter. Denken Sie daran, dass sich am anderen Ende der Korrespondenz eine Person befindet.

Enttäuschungen zu erkennen und Verantwortung zu übernehmen, ist hier der Schlüssel. Zeigen Sie, dass Sie an ihre Perspektive denken. Versuchen Sie stattdessen, Ihren Text mit etwas in der Art zu beginnen: „Mir ist klar, dass dies kurzfristig ist und dass wir uns die ganze Woche darauf gefreut haben, uns in Ihrem Lieblingsrestaurant zu treffen . . . „Damit übernehmen Sie Verantwortung. Das Einfügen persönlicher Daten vermittelt auch Fürsorge.

Wenn Sie Ihren Empfänger wissen lassen, dass Sie sich Ihrer Fehler bewusst sind und darauf abzielen, die Dinge zu beheben, wird Vertrauen und Zuversicht in der Beziehung aufgebaut, ob persönlich oder beruflich.

3 „Danke für Ihre Geduld.“

Bedauern und Reue sind nicht dasselbe. Manchmal passieren Dinge, die unglücklich oder bedauerlich sind, aber außerhalb unserer Kontrolle liegen. Diese Umstände rechtfertigen Ihre Entschuldigung nicht wirklich. Zum Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Flugbegleiter und ein Winterschneesturm verursacht eine stundenlange Flugverspätung. Sie sind nicht verantwortlich für das extreme Wetter. In diesem Fall kann die Verwendung von „Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten“ Ihnen die Schuld geben, wenn es keine gibt.

Wenn Sie sich entschuldigen, riskieren Sie, die Verantwortung für etwas zu übernehmen, das außerhalb Ihrer Kontrolle liegt. Verlagern Sie stattdessen die vorhandene Emotion von Reue zu Dankbarkeit. Sich für das Verständnis zu bedanken, dreht das Skript um und weckt wahrscheinlich auch beim Empfänger genau dieses Gefühl. Versuchen Sie: „Vielen Dank für Ihre Geduld. Wir hoffen, dass die Bedingungen bald sicher für den Start sind.“ Dies zeigt dem Empfänger, dass Sie sich in seine Verzweiflung einfühlen und verstehen.

4 „Lass mich helfen.“

Statt dich zu entschuldigen, biete eine Lösung an. Menschen beschweren sich, wenn sie enttäuscht sind – nicht, weil sie gern jammern, sondern weil sie gehört werden wollen oder weil sie wollen, dass ihr Problem gelöst wird. „Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten, Rotwein auf Ihre weiße Hose zu verschütten“ wird den Fleck nicht entfernen. Auf der anderen Seite wird "Lass mich für deine chemische Reinigung bezahlen".

Das Bewusstsein zu haben, im Problemlösungsprozess proaktiv zu sein, wird Ihrem Empfänger beweisen, dass Sie danach streben, eine verantwortungsbewusstere Person zu sein. Dieser Ansatz kann Ihnen später Kopfschmerzen ersparen. Wenn es das nächste Mal ein Problem gibt, das Sie lösen können, bieten Sie an, es zu beheben.