Eine Sammlung von 10 einfachen Beiträgen in einfacher Sprache

Writers Write ist eine Ressource zum Schreiben in einfacher Sprache. In diesem Beitrag haben wir einige unserer grundlegenden Klartext-Beiträge aus dem Jahr 2012 auf einer leicht lesbaren Seite zusammengefasst.

Wir begannen, über einfache Sprache zu schreiben, weil sie in Südafrika Gesetz wurde.

Wir haben diese Pressemitteilung veröffentlicht: Kommunizieren Sie klar oder stellen Sie sich den Konsequenzen

Als Ergänzung zu unseren eigenen Beiträgen zu diesem Thema haben wir dann eine Rechtsexpertin, Michele van Eck, gebeten, eine Reihe kurzer Artikel zu diesem Thema zu schreiben. Dies sind ihre Beiträge, die auf einer Seite zusammengefasst sind.

1.) Wie das Gesetz einfache Sprache definiert

Das Parlament hat damit begonnen, Anforderungen an die einfache Sprache in die Gesetzgebung aufzunehmen. Obwohl Compliance nicht der einzige Vorteil für die Verwendung von einfacher Sprache ist, ist sie dennoch ein wichtiger Aspekt bei der Kommunikation.

Der National Credit Act , der Companies Act und der Consumer Protection Act haben im Wesentlichen die gleichen Anforderungen an eine einfache Sprache. Sie geben Klarheit über die Erwartungen an die Verwendung von einfacher Sprache in Dokumenten.

1. Ein Dokument gilt als in einfacher Sprache verfasst, wenn eine gewöhnliche Person mit durchschnittlichen Lese- und Schreibfähigkeiten und minimaler Erfahrung auf diesem Gebiet das Dokument verstehen kann.
2. Im Wesentlichen müssen Sie Ihr beabsichtigtes Publikum berücksichtigen und auf der Lese- und Wissensebene Ihres Publikums kommunizieren.
3. Das Gesetz sagt weiter, dass eine Person in der Lage sein muss, den Inhalt, die Bedeutung und die Wichtigkeit des Dokuments zu verstehen, und nur dann gilt ein Dokument als in einfacher Sprache verfasst.

Unternehmen können es sich nicht leisten, die Erfordernisse einer einfachen Sprache zu ignorieren und sollten diese Anforderungen bei der Kommunikation berücksichtigen.

2.) 3 Möglichkeiten, in einfacher Sprache zu schreiben

Halte es kurz und einfach

Ein Dokument hat nicht mehr Wert, weil es länger ist. Das Wiederholen von Informationen macht sie nicht wichtiger. Die Verwendung von Jargon macht die Botschaft nicht bedeutsamer.

3.) 8 Faktoren, die Leichte Sprache beeinflussen

Wenn Sie geschäftlich schreiben, müssen Sie in einfacher Sprache schreiben.

Der National Credit Act, der Companies Act und der Consumer Protection Act haben einige Richtlinien für die einfache Sprache. Diese bestimmen, ob Ihr Dokument in einfacher Sprache vorliegt.

Sie sind:

1. Der Inhalt des Dokuments . Was sagt das Dokument?
2. Der Verständlichkeitsgrad des Dokuments . Was versteht Ihr Publikum beim Lesen des Dokuments?
3. Die Konsistenz der Informationen . Werden die Informationen im Dokument einheitlich und konsistent verwendet?
4. Organisation und Stil des Dokuments . Ist das Layout des Dokuments leicht verständlich?
5. Das verwendete Vokabular . Wäre Ihr Publikum in der Lage, die Sprache zu verstehen, die Sie in dem Dokument verwendet haben?
6. Die Satzstruktur . Sind die Sätze kurz, prägnant und gut lesbar?
7. Überschriften . Haben Sie Überschriften verwendet, um Ihr Publikum durch das Dokument zu führen?
8. Illustrationen und Anschauungshilfen . Haben Sie Abbildungen oder Diagramme verwendet, um Ihren Zuhörern das Verständnis des Dokuments zu erleichtern?

4.) Wie man eine Wahl im Klartext verliert

Experten sagten Ärger voraus, aber die Politiker machten trotzdem weiter. Viele Wähler haben die Anweisungen auf den Stimmzetteln falsch verstanden. Einige Wähler füllten die Stimmzettel wie bei früheren Wahlen aus. Insgesamt wurden 147.000 Stimmzettel (4%) verdorben und abgelehnt. In einigen Wahlkreisen führte dies zu einer Mehrheit für einige politische Parteien.

Die Regierungspartei wurde mit einem einzigen Sitz geschlagen. Die 4 % vernichteter Stimmzettel hätten zu einem anderen Wahlergebnis führen können.

Quelle: Oxford guide to plain English von Martin Cutts, Oxford University Press

5.) Warum Leichte Sprache beliebt ist

1. Leichte Sprache funktioniert.
2. Menschen ziehen es vor, zu verstehen, was sie lesen.
3. Die Kommunikation in verständlicher Sprache zeigt Respekt gegenüber Ihrem Leser.

Es gibt ein Missverständnis, dass einfache Sprache der Prozess der „Verdummung“ von Sprache ist. Das ist nicht der Fall. Die Botschaft ist nicht weniger wirksam wegen der einfachen Sprache. Tatsächlich ermöglicht einfache Sprache ein besseres Verständnis. Leichte Sprache kommuniziert mit dem Leser im Sinn. Es bringt die Botschaft schnell und effektiv rüber.

Die Effektivität Ihrer Kommunikation wird gesteigert, wenn Sie:

1. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Lesers; und
2. Gehen Sie davon aus, dass der Leser nichts über das Thema weiß.

6.) So schreiben Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen in einfacher Sprache

Kennen Sie die Vertragsbedingungen Ihres Handyvertrags?

Die Klarheit in juristischen Dokumenten kann verbessert werden durch:

1. Verwendung von Pronomen, zum Beispiel: ich, wir, du.
2. „Dubletten“ entfernen, zum Beispiel: „Regeln und Vorschriften“ oder „akzeptiert und stimmt zu“.
3. Entfernen von zusätzlichen Wörtern.
4. Kürzere Sätze verwenden.
5. Vertikale Listen verwenden.

Der folgende Absatz stammt aus den Geschäftsbedingungen eines südafrikanischen Telekommunikationsunternehmens. Ist es in Leichter Sprache?

Hast du es verstanden?

„Der Abonnent akzeptiert und erklärt sich damit einverstanden, dass diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen für ihn ab dem Anfangsdatum verbindlich werden, d. h. sobald das Unternehmen das Antragsformular verarbeitet und zugestimmt hat, dem Abonnenten den ausgewählten mobilen Dienst und die ausgewählten mobilen Waren bereitzustellen. , das als Anfangsdatum bekannt ist. Mit anderen Worten, die Vereinbarung beginnt am Anfangsdatum.“
Wir haben einige Änderungen nach den Prinzipien der einfachen Sprache vorgenommen.

Verstehst du diese Version?

Sie stimmen diesen Bedingungen zu. Sie sind ab dem Datum des Inkrafttretens an diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gebunden. Das Anfangsdatum beginnt, wenn wir Folgendes haben:

1. Bearbeitung Ihres Bewerbungsformulars; und
2. zugestimmt haben, Ihnen die von Ihnen ausgewählten Waren und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen.

7.) Sind E-Maut-AGB im Klartext verfasst?

Ist das in Leichter Sprache geschrieben?

Einige Bereiche, die im Dokument Verwirrung stiften:

1. Es gibt 26 definierte Begriffe, was das Dokument schwer verständlich macht.
2. Die Verwendung von Akronymen wie „ANPR“ (Automatic Number Plate Recognition Technology), TCH (Transaction Clearing House), VLN (Motor Vehicle License Plate Number) und VPC (Violations Processing Center).
3. Die Verwendung von Rechtssprache.
4. Verwendung des Passivs.
5. Lange und komplizierte Sätze.

Die Verwendung von einfacher Sprache verbessert die Klarheit des Dokuments.

Beispiele:

„ 5. Als registrierter Benutzer werden dem Benutzer gemäß der VLN des Benutzers oder seines E-Tags aufgezeichnete Mauttransaktionen in Rechnung gestellt und haftet er .“

Im Klartext : Für das Kennzeichen oder den E-Tag Ihres Fahrzeugs müssen Sie Mautgebühren entrichten.

„ 6.6. Der Benutzer versteht und stimmt zu, dass seine Mautpflicht entsteht, wenn sein Kraftfahrzeug eine Mautstelle passiert. Die Höhe der Maut wird in Bezug auf die Mautstelle berechnet und nicht in Bezug auf die zurückgelegten Kilometer, bevor der Benutzer die Mautstelle erreicht hat .“

Im Klartext : Sie müssen die Mautgebühr bezahlen. Die Mautgebühr wird beim Passieren einer Mautstelle ermittelt. Die gefahrenen Kilometer bestimmen nicht die Mautgebühr.

8.) Leichte Sprache ist ein demokratisches Recht

Der Artikel Rund um die Welt in einfachen Worten erklärt, dass einer der Fehler bei der Verwendung von einfacher Sprache von der Regierung herrührt.

Die fortgesetzte Verwendung verstümmelter und unklarer Sprache in der Gesetzgebung schafft Unsicherheit. Probleme entstehen im Zusammenhang mit Interpretationsfragen. Der Artikel besagt, dass die Fähigkeit zu verstehen, was kommuniziert wird, insbesondere von der Regierung an ihre Bürger, ein demokratisches Recht ist.

In Südafrika haben Gesetze wie das Verbraucherschutzgesetz Unternehmen verpflichtet, bei der Kommunikation mit ihren Kunden eine einfache Sprache zu verwenden.

„ Kommunikation bleibt das Herzstück unserer sich verändernden Gesellschaft. Unabhängig davon, ob die Nachricht zwischen zwei Personen oder mehreren Ländern ausgetauscht wird, muss sie mit einer Sprache beginnen, die dem beabsichtigten Publikum vertraut und angemessen ist .

Quelle: The European Policitcal Newspaper, „Around the world in plain words“ von Marie Clair (Plain English Campaign) 8. April 2012.

9,) Leichte Sprache – Kennen Sie Ihr Publikum

Es gibt ein Missverständnis über einfache Sprache. Die Leute denken, es geht nur darum, komplizierte Wörter durch einfache zu ersetzen.

Dazu gehört auch die sorgfältige Untersuchung Ihres Zielpublikums und die Gestaltung der Kommunikation, um sicherzustellen, dass sie verstanden wird.

Hier sind vier Aspekte, die Sie in Bezug auf Ihr Publikum berücksichtigen sollten:

1. Alter: Das Durchschnittsalter Ihres Publikums beeinflusst, wie leicht Ihre Botschaft gelesen und verstanden wird.
2. Bildung : Die Bildung Ihres Publikums beeinflusst die Verwendung von Jargon, branchenspezifischer Terminologie und das Sprachniveau in Ihrer Kommunikation. Beispielsweise unterscheidet sich die zwischen Ärzten verwendete Sprache stark von der zwischen einem Arzt und einem Patienten verwendeten Sprache.
3. Lese- und Schreibfähigkeit: Die durchschnittliche Lese- und Schreibfähigkeit Ihrer Zielgruppe wirkt sich auf deren Fähigkeit aus, Ihre Botschaft zu verstehen.
4. Sprache : Die Art und Weise, wie Sie Ihre Kommunikation gestalten, wird davon beeinflusst, ob Englisch die erste, zweite oder sogar dritte Sprache Ihres Publikums ist.

10.) Warum Sie sich für einfache Sprache entscheiden sollten

Die Zeiten haben sich geändert. Der Druck auf Unternehmen steigt ständig, bei der internen und externen Kommunikation einfache Sprache zu verwenden.

Einfach ausgedrückt ist einfache Sprache die Verwendung einer Sprache, die klar, effektiv und ohne viel Aufhebens geschrieben ist. Es wird vom Publikum verstanden, wenn es zum ersten Mal gelesen oder gehört wird. Es ist die effektivste Art zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass die Botschaft nicht missverstanden wird.

Für ein Unternehmen hat die Verwendung von Leichter Sprache folgende Vorteile:

1. Das Publikum versteht, was kommuniziert wird, was wiederum Unsicherheit und Frustration reduziert.
2. Zeit- und Kosteneinsparungen sind messbar. Es hat sich gezeigt, dass die Verwendung von einfacher Sprache Helpdesk-Anrufe, Rückfragen und Doppelarbeit reduziert. Die Zeitersparnis hat einen handfesten Kostenvorteil für ein Unternehmen.
3. Einhaltung der Gesetze und Vermeidung unnötiger Rechtskosten. Das Consumer Protection Act, das National Credit Act und das Companies Act (um nur einige zu nennen) haben die Verwendung von einfacher Sprache für Unternehmen zur Pflicht gemacht.

Es ist an der Zeit, dass Unternehmen ihre Art der Kommunikation überdenken. Sie müssen den Gebrauch von einfacher Sprache ernst nehmen. Leichte Sprache ist gekommen, um zu bleiben.

Wir hoffen, dass diese Beiträge Ihnen geholfen haben, Klartext etwas besser zu verstehen.

Die Serie wurde von Michele van Eck geschrieben. Michelle hat einen BComm in Betriebswirtschaft und Recht sowie einen LLB und einen LLM. Mit Spezialqualifikationen im Gesellschafts- und Vertragsrecht schreibt Michele für De Rebus und ist Co-Autor von Artikeln für TSAR (eine Zeitschrift für südafrikanisches Recht).

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