Ein Leitfaden zum richtigen Pressemitteilungsformat für Veranstaltungen

Es gibt keinen besseren Weg, Ihr Unternehmen ins Rampenlicht zu rücken als durch eine Veranstaltung. Einflussreiche Menschen in einem Raum zusammenzubringen und sich zu vernetzen, bietet unvergleichliche Möglichkeiten.

Aber lassen Sie nicht zu, dass die ganze Veranstaltungsplanung bei einem halbleeren Raum scheitert. Nutzen Sie die Werbung, um Ihre Veranstaltung zu der Erfolgsgeschichte zu machen, die Sie sich vorgestellt haben.

Das beginnt mit Ihrer Pressemitteilung. So erstellen Sie das perfekte Pressemitteilungsformat für Veranstaltungen.

Die Schlagzeile

Ganz oben auf der Vorlage für eine Pressemitteilung Ihrer Veranstaltung steht Ihre Überschrift. Es sollte prägnant sein. Streben Sie etwa sechs bis zwölf Wörter an. Es muss aber auch beschreibend sein.

Denken Sie daran, dass es dazu da ist, die Aufmerksamkeit der Medien und Leser zu fesseln, also muss es ein Gleichgewicht zwischen informativ und spannend finden.

Es sollte genügend Informationen liefern, damit Personen, die sich nicht weiter mit der Pressemitteilung befassen, den Kern dieser Veranstaltung verstehen.

Versuchen Sie, einige Wörter einzumischen, die dabei helfen, die Aufregung hervorzurufen, die die Leute beim Lesen dieser Überschrift empfinden sollen. Hier ein paar Beispiele:

• Preisgekrönt
• Premiere
• Exklusiv
• Allererstes
• Enthüllung
• Debüt
• Jährlich
• Prestigeträchtig

Denken Sie daran, dass die Überschrift den Ton für alles Folgende vorgibt. Behalten Sie also den Schreibstil der restlichen Pressemitteilung bei, um die richtige Zielgruppe anzusprechen.

Eine optionale Unterüberschrift

Es ist schwierig, alle Ihre Veranstaltungsbotschaften in einer kurzen Überschrift zu vermitteln, weshalb es Zwischenüberschriften gibt. Diese fügen Details und Kontext hinzu und bieten weitere Hinweise, die den Leser davon überzeugen können, den Rest der Pressemitteilung zu lesen.

Die Unterüberschrift liegt zum leichteren Überlesen unter der Überschrift. Ihre Wortanzahl ist etwas länger als Ihre Überschrift, also sollten Sie zwischen zehn und zwanzig Wörter anstreben.

Es gibt einige Blickwinkel, die Sie mit dieser Unterüberschrift einnehmen können. Sie können wichtige Details zur Veranstaltung angeben, z. B. Uhrzeit, Ort und Datum.

Oder Sie können die Unterüberschrift verwenden, um einige der einzigartigeren oder aufregenderen Aspekte der Veranstaltung hervorzuheben. Denken Sie daran, dass die Unterüberschrift eine Brücke ist, die Ihre Überschrift mit dem Rest Ihrer Pressemitteilung verbindet.

Datum und Veranstaltungsort

Der nächste Teil der Pressemitteilung Ihrer Veranstaltung sind die Veranstaltungsdetails. Hier fassen Sie Datum und Uhrzeit zusammen. Sie notieren auch den Veranstaltungsort und den Ort, einschließlich Stadt und Bundesland.

Machen Sie die Formatierung dieser Informationen deutlich sichtbar, um sie hervorzuheben, indem Sie sie beispielsweise in Fettschrift einfügen. Dies bedeutet, dass Leser jederzeit auf die Pressemitteilung zugreifen und schnell die benötigten Veranstaltungsdetails erhalten können, ohne das gesamte Dokument durchsuchen zu müssen.

Geben Sie das Datum genau an und geben Sie den Wochentag und das Jahr an. Das hilft, Verwirrung zu vermeiden, wenn in ein oder zwei Jahren jemand über Ihre Pressemitteilung stolpert.

Es lohnt sich auch, das Land hinzuzufügen, wenn Sie ein internationales Publikum haben.

Der einleitende Absatz

Der erste Absatz legt den Rahmen für Ihre Veranstaltung fest. Es handelt sich um eine Übersicht, die viele der wichtigsten Informationen Ihrer Pressemitteilung enthält. Es antwortet auf das Wer, Was, Wo, Warum und Wann.

Es geht um die Organisatoren hinter der Veranstaltung und die Art der Veranstaltung selbst. Dies wird auch auf einige der aufregendsten Highlights und Aktivitäten der Veranstaltung hinweisen.

Im Abschnitt zum Veranstaltungsort werden spezifische Details zum Veranstaltungsort hinzugefügt. Möglicherweise haben Sie dies jedoch bereits im vorherigen Abschnitt behandelt. Wenn ja, können Sie hier weitere Details hinzufügen, z. B. wie Sie zur Veranstaltung gelangen.

Gleiches gilt für Zeit und Ort. Sie können hier weitere Details hinzufügen oder sich auf den Datums- und Uhrzeitbereich Ihrer Pressemitteilung verlassen.

Der vielleicht wichtigste Teil der Einleitung ist die Erläuterung der Motivation für die Veranstaltung. Es hilft dem Leser besser zu verstehen, warum das Ereignis faszinierend und aktuell ist.

Die übrigen Absätze

Nach den einleitenden Absätzen können Sie einige Details konkretisieren. So sollten Sie die restlichen Absätze formatieren.

Kurz und prägnant

Formatieren Sie die restlichen Absätze so, dass sie leicht lesbar sind. Halten Sie die Absätze kurz und fügen Sie gegebenenfalls Aufzählungspunkte oder Listen hinzu.

Geben Sie Hintergrundinformationen an

Nach der Lektüre des einleitenden Absatzes werden Ihre engagiertesten Leser einige Anschlussfragen zu Ihrer Veranstaltung haben. Diese verbleibenden Absätze geben Ihnen die Möglichkeit, diese Fragen zu beantworten.

Verwenden Sie es, um weitere Hintergrundinformationen bereitzustellen, z. B. ob die Veranstaltung schon einmal stattgefunden hat und wer daran teilnehmen wird.

Sprechen Sie über die Ziele

Jede Veranstaltung sollte ein Ziel haben. In diesem Abschnitt haben Sie die Möglichkeit, über Ihre Ziele zu sprechen. Machen Sie es unterhaltsam, ansprechend und voller Leidenschaft. Die Leute sollten es lesen und verstehen, warum dieses Ereignis für Sie und andere wichtig ist.

Glaubwürdigkeit hinzufügen

Stellen Sie Informationen bereit, die Ihrer Veranstaltung Glaubwürdigkeit verleihen. Sie könnten beispielsweise über Hauptredner, Prominente und hochkarätige Gäste sprechen. Vielleicht wurde Ihre Veranstaltung in der Vergangenheit schon einmal ausgezeichnet.

Wenn es eine nennenswerte Sponsoringvereinbarung gibt, können Sie dies hier erwähnen. Es kann sich auch um eine Wohltätigkeitsveranstaltung handeln. Wenn ja, können Sie diesen Bereich nutzen, um mehr über die Wohltätigkeitsorganisation zu sprechen und darüber, warum Sie sie unterstützen.

Fügen Sie Einzigartigkeit hinzu

Sie möchten, dass Ihre Pressemitteilung zu Ihrer Veranstaltung auffällt. Schauen Sie sich Ihre Arrangements an und notieren Sie den aufregendsten und einzigartigsten Aspekt Ihrer Veranstaltung. Erwähnen Sie dies in den verbleibenden Absätzen und erklären Sie, warum es Ihre Veranstaltung anders macht.

Zitate hinzufügen

Einige gut platzierte Zitate verleihen Ihrer Pressemitteilung mehr Autorität und helfen dabei, ein besser lesbares Format zu schaffen.

Stellen Sie sicher, dass sich diese Zitate vom Rest des Absatzes abheben. Beim Schreiben der Quelle des Zitats ist auch die Rolle oder Berufsbezeichnung erwähnenswert.

Fügen Sie Ihr Foto hinzu

Erfolgreiche Veranstaltungen haben immer einen optischen Reiz. Wenn Sie Ihrer Pressemitteilung ein Foto hinzufügen, wählen Sie ein Bild, das dem Erscheinungsbild Ihrer Veranstaltung gerecht wird.

Wenn Sie die Veranstaltung noch nie durchgeführt haben und daher keine Bilder haben, können Sie ein Modelldesign des Erscheinungsbilds der Veranstaltung verwenden. Alternativ können Sie das Foto auch nutzen, um einige bekannte Teilnehmer zu zeigen.

Wenn es bei Ihrer Veranstaltung um etwas Visuelles geht – etwa um Kunst – können Sie das Bild verwenden, um einige der besten Kunstwerke zu zeigen, die die Leute auf der Veranstaltung sehen können.

Gute Fotos in einer Pressemitteilung zu einer Veranstaltung stechen in der Regel hervor, so dass sie die Leute aus der Fassung bringen, wenn sie online durch eine Seite scrollen. Berücksichtigen Sie dies daher bei der Auswahl Ihres Modells.

Die Boilerplate

Ein Boilerplate ist eine leicht lesbare Beschreibung des Unternehmens oder der Person, die hinter einer Veranstaltung steht. Verwenden Sie ein prägnantes Format mit fettem Text, um dies in Ihrer Pressemitteilung hervorzuheben.

Es sollte zusammenfassende Informationen zum Namen und Firmennamen des Veranstalters enthalten. Es sollte den Hintergrund und die wichtigsten Erfolge des Unternehmens umfassen. Möglicherweise möchten Sie auch ein Leitbild hinzufügen, falls Sie eines haben.

Das Boilerplate ist Ihre Gelegenheit, Ihre Autorität als Marke zu demonstrieren. Sorgen Sie dafür, dass es eindrucksvoll aussieht.

Fügen Sie einen mutigen Call-to-Action hinzu

Vergessen Sie nicht den Grund für die Veröffentlichung einer Pressemitteilung für Ihre Veranstaltung.

Sie möchten, dass die Leute Tickets kaufen und dass Ihre Veranstaltung ein ausverkaufter Erfolg wird. Sie haben also einen starken Aufruf zum Handeln, der möglichst viele Menschen dazu bringt, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, nachdem sie die Pressemitteilung gesehen haben.

Gute Handlungsaufforderungen sprechen den Leser persönlich an und sind leicht zu befolgen. Lassen Sie also die subtilen Andeutungen hinter sich und seien Sie direkt.

Sagen Sie den Lesern, dass sie etwas verpassen werden, wenn sie nicht sofort handeln. Sie könnten beispielsweise erwähnen, dass die Anzahl der Tickets nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ begrenzt ist.

Die Ereigniszusammenfassung

Am Ende Ihrer Pressemitteilung ist es eine gute Idee, alles zusammenzufassen, was davor stand. Aber paraphrasieren Sie Ihre Pressemitteilung nicht. Heben Sie die wesentlichen Punkte hervor.

Dies bedeutet, dass der Leser die benötigten Informationen mitnehmen kann, ohne zum Anfang der Pressemitteilung zurückkehren zu müssen. Formatieren Sie es mit Fettdruck und Aufzählungszeichen, um es hervorzuheben.

Zu den wichtigsten Angaben müssen Datum, Uhrzeit und Ort gehören.

Sie sollten auch Informationen über den Veranstalter und einige der wichtigsten Highlights oder Teilnehmer hinzufügen. Wenn die Tickets noch nicht im Verkauf sind, geben Sie in diesem Feld das Datum an, ab dem sie bestellt werden können.

Kontaktinformationen

Sie müssen in Ihrer Pressemitteilung Kontaktinformationen angeben. Dies ermöglicht es den Medien, Ihrer Pressemitteilung weitere Fragen zu stellen.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer Ihres Hauptkontakts angeben. Wenn Sie eine PR-Agentur haben, können Sie deren Kontaktdaten hier verwenden.

Geben Sie auch eine Berufsbezeichnung an, damit die Leute mehr über den Kontakt erfahren. Es ist auch hilfreich, in diesem Abschnitt anzugeben, ob Sie Interviews oder tiefergehende Anfragen von Journalisten begrüßen oder nicht.

Ein professionelles Pressemitteilungsformat für Veranstaltungen

Nehmen Sie sich die Zeit, das Pressemitteilungsformat für Veranstaltungen perfekt zu gestalten.

Es sieht professionell aus und wird eine größere Wirkung auf Ihren Empfänger haben. Es ist also wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Reichweite steigern, wenn Sie es an die Medien verbreiten.

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