Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen der perfekten Pressemitteilungs-E-Mail

Sie haben eine großartige Pressemitteilung geschrieben und sie ist bereit, an die Medien gesendet zu werden. Aber wie können Sie so erreichen, dass Ihre Pressemitteilung gelesen und beschrieben wird?

Heute befassen wir uns mit dem wichtigen Schritt der Kontaktaufnahme mit den Medien. Wir besprechen, wie Sie eine Pressemitteilung per E-Mail versenden, die Ihnen die gewünschten Ergebnisse liefert!

E-Mails mit Pressemitteilungen

Hoffentlich haben Sie Ihre Pressemitteilung bereits fertig, aber es ist wichtig, ein paar Dinge im Hinterkopf zu behalten.

Eine Pressemitteilung ist eine der besten Möglichkeiten, der Welt etwas Neues mitzuteilen. Ob es um eine Veranstaltung, ein neues Produkt oder ein wichtiges Update geht, es muss die richtige Länge haben. Es sollte Informationen enthalten, die dem Leser Inhalt und Mehrwert bieten.

Das Ziel besteht offensichtlich darin, die Aufmerksamkeit von Journalisten und Medienunternehmen zu erregen, damit diese über Ihre Nachrichten sprechen.

Wie lang sollte eine gute Pressemitteilung in einer E-Mail sein? Sie denken vielleicht, dass Sie die Länge ändern müssen. Aber auch wenn eine E-Mail Teil einer E-Mail ist, sollte es Ihr Ziel sein, dafür zu sorgen, dass derjenige, der sie liest, alle wichtigen Details erhalten kann, ohne sich überfordert zu fühlen.

Eine gute Pressemitteilung umfasst in der Regel etwa 300 bis 400 Wörter, unabhängig davon, wie Sie sie versenden. Dies ist ausreichend Platz, um das Gewünschte zu sagen, ohne das Interesse des Lesers zu verlieren.

Pressemitteilungen haben sich in den letzten Jahren durch das Internet und die sozialen Medien stark verändert. Früher wurden sie meist an Zeitungen und Fernsehsender verschickt.

Jetzt können sie online geteilt werden und so in kurzer Zeit viel mehr Menschen erreichen.

Erstellen einer Medienliste

Wenn Sie Neuigkeiten teilen möchten, möchten Sie, dass diese Menschen erreichen, die wirklich interessiert sind. Hier kommt eine Medienliste ins Spiel.

Eine Medienliste ist eine Sammlung Ihrer Kontakte in der Medienwelt. Dies können Journalisten, Blogger oder Influencer sein, die Themen im Zusammenhang mit Ihren Nachrichten behandeln.

Das Erstellen einer Medienliste erfordert ein wenig Recherche. Suchen Sie zunächst nach Leuten, die über Ihre Branche schreiben. Idealerweise können Sie Personen hinzufügen, die Interesse an ähnlichen Geschichten gezeigt haben.

Sie können sie finden, indem Sie Artikel lesen oder sich in den sozialen Medien umsehen. Sie können auch Mediendatenbanken nutzen, die Journalisten nach Schlagwort oder Interessengebiet auflisten.

Der nächste Schritt besteht darin, ihre Kontaktinformationen zu sammeln, bei denen es sich normalerweise um ihre E-Mail-Adressen handelt. Manchmal finden Sie diese Informationen auf der Website, auf der sie ihre Arbeit veröffentlichen.

Möglicherweise müssen Sie soziale Medien nutzen oder sogar das Medienunternehmen anrufen, um nachzufragen.

Es ist wichtig zu bedenken, dass nicht alle Medienkontakte perfekt zu jeder Geschichte passen. Deshalb ist es wichtig, Ihren Ansatz individuell anzupassen.

Möglicherweise senden Sie nicht dieselbe E-Mail an einen Reporter einer lokalen Zeitung und an einen Journalisten einer überregionalen Zeitschrift.

Wenn Sie verstehen, worüber sie normalerweise schreiben, können Sie Ihre Botschaft so anpassen, dass sie eher ihr Interesse weckt.

Der Aufbau einer soliden Medienliste ist ein Prozess. Es geht darum zu verstehen, wer wahrscheinlich an Ihren Nachrichten interessiert ist und warum. Mit einer guten Liste in der Hand sind Sie der Verbreitung Ihrer Geschichte einen Schritt näher gekommen.

Vorbereiten Ihrer E-Mail

Wenn es an der Zeit ist, Ihre Pressemitteilung an die Medien zu senden, ist die E-Mail, die Sie schreiben, genauso wichtig wie die Pressemitteilung selbst.

Ihre E-Mail ist das Erste, was ein Journalist sieht. Es entscheidet darüber, ob sie sich Ihre Pressemitteilung überhaupt ansehen. Deshalb ist es wichtig, von Anfang an einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist Ihre erste Chance, Aufmerksamkeit zu erregen. Es sollte klar und interessant sein und dem Journalisten einen guten Grund geben, mehr zu lesen.

Vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben oder zu vielen Ausrufezeichen. Dies sind oft Anzeichen dafür, dass es sich bei der E-Mail um Spam handelt. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, das Thema prägnant und informativ zu formulieren. Dies wird dazu beitragen, dass Ihre E-Mail in einem überfüllten Posteingang hervorsticht.

Der Text Ihrer E-Mail sollte mit einer persönlichen Begrüßung beginnen. Verwenden Sie den Namen des Journalisten, wenn Sie ihn kennen.

Das verleiht eine persönliche Note und zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben. Stellen Sie sich nach der Begrüßung kurz vor und erklären Sie, warum Sie Kontakt aufnehmen. Halten Sie es kurz und auf den Punkt.

Fahren Sie dann mit der Zusammenfassung Ihrer Pressemitteilung fort. Heben Sie die wichtigsten Punkte hervor und warum sie für das Publikum des Journalisten relevant sind.

Interesse wecken

Dieser Teil ist vielleicht der wichtigste. Sie möchten ihr Interesse an Ihrer Geschichte wecken. Wenn Ihre Pressemitteilung beigefügt ist, erwähnen Sie dies und ermutigen Sie sie, diese für weitere Einzelheiten zu lesen.

Wenn sich die Pressemitteilung im Text der E-Mail befindet, stellen Sie sicher, dass sie deutlich gekennzeichnet und leicht zu finden ist.

Beim Versenden von Pressemitteilungen kommt es auf das richtige Timing an. Vermeiden Sie geschäftige Zeiten wie Montagmorgen oder Freitagnachmittage. Dies sind Zeiten, in denen Ihre E-Mails eher im Chaos untergehen.

Versuchen Sie, die Wochenmitte und den Vormittag zu wählen, um die beste Chance zu haben, wahrgenommen zu werden.

Halten Sie Ihre E-Mail professionell, aber freundlich. Sie möchten eine Beziehung zum Journalisten aufbauen und nicht nur ihn ansprechen. Eine gut gestaltete E-Mail kann die Tür für zukünftige Kommunikation öffnen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre Pressemitteilung aufgegriffen wird.

Übermittlung und Nachbereitung von Pressemitteilungen

Nachdem Sie Ihre Pressemitteilung verfasst und Ihre E-Mail vorbereitet haben, besteht der nächste Schritt darin, sie zu versenden und anschließend nachzufassen.

Das Versenden einer Pressemitteilung mag einfach erscheinen, aber wenn Sie effektiv sein möchten, steckt noch etwas mehr dahinter.

Zunächst müssen Sie entscheiden, wie Sie Ihre Pressemitteilung versenden. Sie können es direkt per E-Mail an die von Ihnen als relevant identifizierten Journalisten und Medienunternehmen senden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen Pressemitteilungsdienst zu nutzen. Diese Dienste können Ihre Pressemitteilung an ein breites Netzwerk von Medienkontakten verteilen. Dies kann Ihre Chancen erhöhen, bemerkt zu werden, ist jedoch mit Kosten verbunden.

Nach dem Absenden Ihrer Pressemitteilung beginnt das Warten. Aber lehnen Sie sich nicht einfach zurück und warten Sie auf Antworten.

Nachfassen ist wichtig. Warten Sie ein paar Tage und senden Sie dann eine höfliche E-Mail, um den Erhalt Ihrer Pressemitteilung zu bestätigen. Fragen Sie, ob sie weitere Informationen benötigen.

Dieses Follow-up kann einen großen Unterschied machen, denn es zeigt, dass Sie es mit Ihren Neuigkeiten ernst meinen. Es hilft auch, eine Beziehung zu den Medien aufzubauen.

Aber es ist ein schmaler Grat zwischen Hartnäckigkeit und Belästigung.

Sie möchten sicherstellen, dass Sie es nicht übertreiben. Wenn Sie nach ein oder zwei Folgeanfragen keine Antwort erhalten, ist es Zeit, weiterzumachen. Es wird noch weitere Möglichkeiten geben.

Die Verfolgung der Wirkung Ihrer Pressemitteilung ist ein wichtiger Teil dieses Prozesses. Notieren Sie sich, welche Medien Ihre Geschichte aufgegriffen haben und wie viel Aufmerksamkeit sie erhalten hat.

Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihren Ansatz für das nächste Mal zu verfeinern. Jede Pressemitteilung ist eine Gelegenheit zum Lernen. Indem Sie analysieren, was funktioniert hat und was nicht, können Sie Ihre Erfolgschancen in der Zukunft verbessern.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Ein großer Fehler besteht darin, Ihre E-Mails nicht zu personalisieren. Es mag effizient erscheinen, allen die gleiche Nachricht zu senden, aber es ist nicht sehr effektiv.

Reporter und Redakteure erhalten täglich unzählige E-Mails. Eine personalisierte Notiz kann Ihre Notiz hervorheben.

Erwähnen Sie, warum Ihre Geschichte Ihrer Meinung nach zu ihrem Rhythmus oder den früheren Geschichten passt, die sie geschrieben haben. Es zeigt, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und sich um ihre Arbeit kümmern.

Auch beim Timing kann man leicht einen Fehler machen. Sie haben vielleicht die beste Geschichte, aber wenn Sie sie verbreiten, während die Medien mit anderen Nachrichten überschwemmt werden, kann es sein, dass sie übersehen wird.

Nicht weiterzuverfolgen ist eine verpasste Chance. Sicherlich haben Sie vielleicht Angst, lästig zu wirken. Das ist eine sehr verständliche Sorge. Gleichzeitig schätzen Menschen oft einen sanften Anstoß.

Außerdem zeigt es, dass Sie engagiert sind und an Ihre Geschichte glauben.

Es ist ein weit verbreitetes Versehen, die Bedeutung einer guten Betreffzeile in Ihrer E-Mail zu ignorieren. Ihre Betreffzeile ist das Erste, was ein Journalist sieht. Machen Sie sie also interessant und klar. Es sollte ihnen einen Grund geben, Ihre E-Mail zu öffnen.

Und vergessen Sie nicht, wie wichtig es ist, Beziehungen aufzubauen. Beim Versenden von Pressemitteilungen geht es nicht nur darum, Ihre aktuelle Geschichte zu verbreiten. Es geht darum, dauerhafte Verbindungen zu den Medien herzustellen.

Seien Sie höflich, professionell und gehen Sie respektvoll mit ihrer Zeit und Arbeitsbelastung um. Diese Beziehungen können für zukünftige Geschichten von Vorteil sein.

Auch wenn es schwierig ist, die aktuelle Pressemitteilung, die Sie versenden, zu übertreffen, können Sie die Gelegenheit nutzen, um ihnen zu zeigen, dass Sie ein Profi sind. Sie machen deutlich, dass Sie ein anderes Mal zurückkommen, um ihnen hochwertige Informationen zu präsentieren.

So versenden Sie eine Pressemitteilung per E-Mail

Sich in der Welt der Medien zurechtzufinden, kann schwierig sein, aber mit der richtigen Anleitung zum Versenden einer Pressemitteilung per E-Mail kann Ihr Pitch erfolgreich sein.

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