So schreiben Sie ausgefeilte, professionelle E-Mails mit KI

Die Verbesserung der E-Mail-Produktivität ist nur eines von vielen Dingen, die KI tun kann, egal, ob Sie nicht wissen, was Sie sagen sollen, oder nicht sicher sind, in welcher Reihenfolge Sie die Informationen anordnen sollen. Aber die E-Mail-Schreibtechnologie kann Ihnen nicht helfen, wenn Sie nicht wissen, wie Um es zu verwenden, erklärt dieser Leitfaden die Besonderheiten des Schreibens von E-Mails mit KI.

Was ist KI-E-Mail?

Eine KI-E-Mail ist jede E-Mail, die vollständig oder teilweise von KI verfasst wurde. Das Schreiben von E-Mails mit KI kann Zeit und Energie sparen, die E-Mail-Produktivität steigern und Ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben geben. Das ist die Stärke der generativen KI: Untergeordnete Aufgaben zu automatisieren und mehr Zeit für fortgeschrittene Aufgaben einzuräumen, die die KI noch nicht bewältigen kann.

Die meisten Menschen brauchen keine Hilfe beim Schreiben von E-Mails an ihre Freunde und Familie, aber formelle E-Mails sind etwas schwieriger. Wenn Sie nicht wissen, was Sie sagen sollen, kann das KI-gestützte E-Mail-Schreiben bei folgenden Punkten hilfreich sein:

• So starten Sie eine E-Mail
• So beenden Sie eine E-Mail
• Schlechte Nachrichten überbringen
• Einen Bericht zusammenfassen
• Stornierung oder Umplanung
• Stellen Sie sich in einer kalten E-Mail vor (eine E-Mail an jemanden, den Sie noch nie zuvor getroffen haben)

Obwohl es verlockend ist, eine direkt kopierte KI-E-Mail zu senden, müssen Sie sie dennoch überprüfen und umformulieren. Das Kopieren von KI-Texten ist ein Plagiat, daher ist es am besten, die Formulierung ein wenig zu ändern und den Text zu Ihrem eigenen zu machen.

E-Mail-Verfassen mithilfe von KI-Schreibaufforderungen

Der erste Schritt bei allen KI-Schreibaufgaben ist die Eingabeaufforderung. KI-Schreibaufforderungen sind die Befehle, die ein Benutzer in das KI-Nachrichtenfenster eingibt und die ihm sagen, was er tun soll. In Aufforderungen müssen alle gewünschten Details enthalten sein, z. B. Thema, Länge, Zielgruppe und sogar der Ton.

KI-Aufforderungen zum Schreiben von E-Mails müssen nicht ausgefallen sein. Die meisten KIs sind darauf ausgelegt, einfache, lockere Sprache zu verstehen, sodass Sie mit ihr wie mit einem Kollegen sprechen können.

Schreiben Sie eine E-Mail an Dr. Martens, um unseren Termin am Mittwoch, den 13. März, zu bestätigen.

Wenn Sie jedoch eine kompliziertere E-Mail haben, geben Sie unbedingt alle erforderlichen Informationen an, da die KI-Tools für E-Mail diese sonst nicht enthalten.

Schreiben Sie eine E-Mail an Dr. Martens, um unseren Termin am Mittwoch, dem 13. März, um 13 Uhr zu bestätigen. Teilen Sie ihm mit, dass der Husten verschwunden ist, die Bauchschmerzen jedoch weiterhin bestehen. Sagen Sie ihm außerdem, dass ich um 16 Uhr eine Besprechung habe und bis dahin fertig sein muss. Verwenden Sie einen formellen und höflichen Ton, betonen Sie jedoch die Dringlichkeit.

Darüber hinaus fügen einige KI keine E-Mail-Betreffzeilen ein, es sei denn, dies wird angefordert. Sie können dazu am Ende Ihrer Eingabeaufforderung einfach eine kurze Zeile hinzufügen.

. . . Fügen Sie eine Betreffzeile ein.

Außerdem ist es am besten, alle Details in derselben Nachricht hinzuzufügen, da einige KI jede neue Nachricht als separate Sitzung behandeln.

E-Mail-Schreibtechnologie: KI und Geschäftskommunikation

KI eignet sich hervorragend für geschäftliche E-Mails wie E-Mail-Bewerbungen, Verkaufsbriefe oder Folge-E-Mails, indem sie eine Vorlage oder einen groben Entwurf für das bereitstellt, was Sie sagen müssen. Anstatt sich darum zu kümmern, alles einzubeziehen und gleichzeitig professionell zu klingen, ist es einfacher, einfach einen vorgefertigten Entwurf mit allen Details zu überarbeiten und ihn so zu überarbeiten, dass er wie Ihre Stimme klingt.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine E-Mail für die Arbeit zu schreiben, bitten Sie AI, einen Entwurf zu entwickeln und sehen Sie, ob Sie das inspiriert. Denken Sie daran, dass die Technologie zum Verfassen von E-Mails noch neu und fehleranfällig ist. Daher sollten Sie KI-E-Mails immer noch einmal überprüfen, bevor Sie sie senden.

Um zu sehen, was eine gute Arbeits-E-Mail ausmacht, schauen Sie sich unsere professionellen E-Mail-Beispiele an.

KI-gestütztes E-Mail-Schreiben für den persönlichen Gebrauch

Auch wenn E-Mails, die nicht geschäftlicher Natur sind, von einer persönlichen Note profitieren, können Sie KI dennoch nutzen, um häufige E-Mail-Fehler zu vermeiden und Sie bei der Entscheidung zu unterstützen, was Sie sagen sollen. Unabhängig davon, ob es sich um eine berufliche oder private E-Mail handelt, gelten die gleichen Regeln: Geben Sie in der Aufforderung an, was Sie erwähnen möchten, und überarbeiten Sie die KI-E-Mail so, dass sie mehr nach Ihnen klingt.

Beachten Sie beim Verfassen der Aufforderung die E-Mail-Etikette. Das bedeutet unter anderem, dass man besonders auf die richtige Rechtschreibung und Grammatik achten muss, aber es gibt noch andere Aspekte, die man bei KI berücksichtigen muss. Stellen Sie insbesondere sicher, dass Sie in der Eingabeaufforderung allesenthalten, was Sie möchten, z. B. die Betreffzeile der E-Mail, den Namen des Empfängers, bestimmte Verabschiedungen oder eine Zeile mit der Erwähnung eines Anhangs.

Achten Sie auch darauf, den richtigen Ton zu treffen. Wenn Sie beispielsweise einem Kind schreiben, können Sie eine KI-E-Mail erstellen, die in einer kindgerechten Sprache verfasst ist.

Wenn Sie immer noch nicht weiterkommen, sehen Sie sich unsere Tipps zum E-Mail-Schreiben an, um weitere Ratschläge zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen zu KI-E-Mails

Wie nutzen Sie KI-gestütztes E-Mail-Schreiben?

Sie können eine AI-E-Mail erstellen, indem Sie eine detaillierte Eingabeaufforderung in das AI-Nachrichtenfenster schreiben. Wir empfehlen, KI-E-Mails als Gliederung oder Rohentwurf zu verwenden. KI macht immer noch Fehler, daher ist es immer eine gute Idee, den Entwurf vor dem Senden zu überprüfen und zu überarbeiten.

Was sind die besten KI-Schreibaufforderungen für E-Mails?

Das Schreiben von E-Mail-Eingabeaufforderungen durch KI kann so einfach sein wie„Eine E-Mail schreiben über…“. Allerdings erzielen Sie bessere Ergebnisse, wenn Sie Details wie Thema, Länge, Zielgruppe und Ton angeben. Versuchen Sie, alle Informationen in einer einzigen Nachricht zusammenzufassen, da einige KI neue Nachrichten als eine andere Sitzung behandeln.

Welche Tipps gibt es zum Schreiben von E-Mails mit KI?

Achten Sie genau auf Ihre KI-Schreibaufforderung, denn die KI wird nur das aufnehmen, was Sie ihr sagen. Die Angabe des Tons und der Zielgruppe ist sinnvoll, sodass Sie Ihre Sprache an die entsprechende Umgebung anpassen können. Überprüfen Sie den Entwurf wie immer vor dem Versenden auf Fehler – nicht nur auf Rechtschreibung und Grammatik, sondern auch auf sachliche Fehler einer verwirrten KI.